公文格式课件.ppt

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1、公文格式,依据：1党政机关公文处理工作条例（2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发该条例，自2012年7月1日起施行）2党政机关公文格式（GB/T 9704-2012，2012年6月29日发布，2012年7月1日实施）,一、公文概述二、公文格式,公文格式,一、公文概述（一）公文的含义 公文，是公务文书的简称，有广义和狭义之分。广义的公文，指党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中形成并使用的各类应用文书。狭义的公文，党政机关公文处理条例（中办发201214号）规定，党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公

2、布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。,（二）公文的法定文种,2012年4月6号颁布的党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）规定党政公文的法定文种共计为15个：决议；决定；命令（令）；公报；公告；通告；意见；通知；通报；报告；请示；批复；议案；函；纪要。,公文种类决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。公报：适用于公布重要决定或者重大事项。,

3、(二）公文种类公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。,(二）公文种类报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用于答复下级机关请示事项。议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。,（二）公文种类函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复

4、问题、请求批准和答复审批事项。纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。,讨论：近似文种辨析,二、公文格式,公文格式，一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式三大部分组成。,公文文面格式 党政机关通用公文的文面格式由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明（附件名称）、发文机关署名、成文日期、印章、附注（印发传达范围）、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成。,（一）版头部分：公文首页红色分隔线以上的部分。包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。,公文文面格式要素划分,公文版

5、头示意图,1.份号 涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，编虚位补齐，即第一份公文份号编为“000001”，不应编为“1”或“01”。如“000015”。2.密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心 左上角第二行。绝密30年，机密 20年，秘密 10年。3.紧急程度 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，密级和保密期限下方。紧急公文标注特急、加急；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。,（一）版头部分,4.发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边

6、缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。,（一）版头部分,4.发文机关标志 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。,（一）版头部分,5.发文字号 由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布或左下方。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“

7、”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。平行文或下行文的发文字号居中编排。,（一）版头部分,6.签发人 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。上行文行当标注签发人姓名。,（一）版头部分,（二）主体部分：是公文最主要的部分。公文首页红色分隔线（不含）以

8、下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件,公文文面格式要素划分,1标题 由发文机关名称、事由和文种组成，用2号小标宋体字，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。,（二）主体部分,2主送机关 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。,（二）主体部分,3正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下

9、一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。,（二）主体部分,4附件说明 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。,（二）主体部分,5发文机关署名 署发文机关全称或规范化简称。（1）加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机

10、关署名；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，上下并排，等距撑开，长度相同。,（二）主体部分,X X X X X X X X X 2012年X月X日,7印章 公文中发文机关署名的，应当加盖发文机关印章；有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。,（二）主体部分,（二）主体部分,8附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。,9附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。,（二）主体部分,（三）版记部分：公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。包括：版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。,公文文

11、面格式要素划分,1版记中的分隔线 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。,（三）版记部分,首末两条粗线，中间细线，最后一条与正文边框重合,2抄送机关 除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”

12、外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。,（三）版记部分,3印发机关和印发日期 公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。翻印的文件，在印发机关和印发日期下标注翻印机关和翻印日期，格式相同。,（三）版记部分,4页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字

13、。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。,（三）版记部分,信函格式：发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗）。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线。命令（令）格式：发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20 mm，推荐使用红色小标宋体字。纪

14、要格式：纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。,公文的特定格式,三、行文规则条例第四章第十三条、第十四条、第十五条、第十六条、第十七条都此有专门规定。,三、行文规则行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。按发文机关数量分

15、，有两类：单独行文、联合行文。公文行文一般有三种方向、四种方式。三种方向：上行文、下行文、平行文四种方式：逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文。,四、公文处理 公文处理工作，条例中第四条作出了十分明确的规定，指公文的拟制、办理、管理等系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作内容一般来讲包括三个方面：一是文件的制发，如文件的撰写、核稿、签发、复核、缮印、用印、登记、封发等。二是收文的处理，如签收、登记、审核、分办、拟办、批办、传阅、承办、催办等。三是文件的管理，如平时归卷、年终立卷、查阅、归档等。,公文处理程序示意图 起草 公文拟制 审核 签发 签收 登记 初审 收文办理 承办 传阅公文处理

16、 催办 答复 公文办理 复核 登记 发文办理 印制 核发 根据档案法律法规、收集齐全 整理归档 联合行文、主办归档 公文管理 专门文秘部门或专人管理、密(级)件管理(文件汇编)公文撤销、废止、公文清退、销毁，新设立机关 发文立户,公文处理的基本要求 根据条例第五条规定要求，“公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则”，做到准确、及时、安全、保密。1.及时、迅速，不拖拉、不积压。在制文、办文上实行“一二三四”制度。一是收文要日清、日结、日分发；二是核稿、拟办不过两天；三是签发、批办不过三天；四是打印、发出不过四天。2.准确、周密，办文要保证质量。3.集中、统一，办文要力求

17、规范。4.安全、保密，确保不丢不失。机要文件在做到“四个一”，即进出一个口、拆封一只手、登记一本账、传阅一个点。,办文程序常见问题1.未按程序收文：内设机构收到上级或外单位来文后，直接予以办理。2.未按程序发文：（1）未经部门主要负责人审核；（2）应该会签而未经有关部门会签；（3）未经办公室审核直接送领导签发或先送领导签发再返回办公室核稿。3.未按保密要求发文：（1）密件横向传阅；（2）“密来明去”,（一）收文办理 收文办理主要程序包括7个环节：签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。（二）发文办理 发文办理主要程序包括4个环节：复核、登记、印制、核发。（三）整理归档,公文办理,1.登记部门

18、一收了之。不分来文单位对不对、是不是送给自己的文件、来文有没有明显的错误，不加审核、照单全收，没有做“初审”，没有把好收文关。2.登记部门一转了之。只顾把公文转出去，不去跟踪传阅、办理进展情况，“催办”工作形同虚设。3.承办部门一推了之。认为不属于自身职责，不愿接、不想办，推诿扯皮。4.承办部门一拖了之。接手后动作很慢、拖拖拉拉、迟迟不办，导致超出办理时限，影响了时效性，甚至导致误事。,收文办理常见错误,发文办理主要程序包括4个环节：复核、登记、印制、核发。各环节要循序渐进、步步推进，不能随意漏了某个程序，也不能乱了程序、顺序颠倒。如先签后核，会造成公文“倒流”。,（二）发文办理,1.起草文件时一抄了之。2.送签文件时一急了之。3.审核文件时一签了之。重签字、轻审核，没有一道一道把好关、尽好责，致使一些文件在内容和格式上“千疮百孔”、“漏洞百出”。在工作中，核稿要尽心尽职、合情合理、有礼有节、戒骄戒躁，既要做啄木鸟，又要当老黄牛。4.文件印发后一发了之。不下功夫去跟踪督促落实、不注重实际发文效果。文件印发后要跟踪问效，狠抓落实。,发文办理常见错误,