毕业典礼暨学位授予仪式会务服务 投标方案(技术方案).docx
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1、毕业典礼暨学位授予仪式会务服务投标方案(技术方案)招标编号:投标方案第一章技术响应文件31.1. 项目需求理解31.1.1. 采购需求响应31.1.2. 实施原则41.1.3. 其他要求51.2. 具体服务要求61.2.1. 项目理解6第二章会务服务策划方案92.1. 目标92.1.1. 基本原则92.1.2. 会务人员选聘92.1.3. 会务人员培训102.1.4. 会务服务操作规程112.2. 会务服务人员仪表、仪态要求152.2.1. 会务服务需求确认:202.2.2. 座谈会座位安排:292.2.3. 设备调试312.3. 会议会务统筹能力、质量控制352.3.1. 营销部352.3.
2、2. 前厅部532.3.3. 餐饮部602.3.4. 工程部712.3.5. 保安部752.3.6. 财务部81第三章视频拍摄方案833.1. 前期准备833.1.1. 中期拍摄843.1.2. 后期制作843.1.3. 动画制作853.2. 整体策划方案873.2.1. 制作组与需求方初次沟通,了解需求.883.2.2. 与客户亲密接触,详尽了解需求方要求883.2.3. 制片组和创意人员做出初期创意脚本方案和报价893.2.4. 项目应急措施IO1.3.2.5. 项目质量保障体系及措施1043.2.6. 现场管理应遵守的原则1053.2.7. 技术服务106第四章后勤保障方案1074.1.
3、 会议安全保证措施1074.1.1. 会议活动安全管理措施1084.1.2. 安全用品及备用物料管理1084.1.3. 项目安全人员管理1094.1.4. 安全应急预案管理1104.2. 其他需要补充的内容1124.2.1. 服务承诺112第一章技术响应文件1.1.1. 需求理解1.1.2. 采购需求响应(我方完全理解并响应)项目基本概况项目名称:XX协和医学院2021屈毕业典礼暨学位授予仪式会务服务服务地点:东单三条九号及首都剧场,以最终确定地点为准举办时间:2021年7月3日-4日(上午半天),以最终确定时间为准进场筹备(设备安装及彩排)时间:2021年7月3日(暂定,具体以实际通知为准)
4、项目背景及内容:毕业典礼是院校一年一度的大型学生活动,是协和文化教育的重要组织形式,对于学生来说是一生难忘的重要时刻。本次采购拟选聘一家合格的供应商,能够承担或协调解决舞台幕及背景板制作、背景板、展板制作、导引牌制作、胸卡、邀请函、议程、典礼手册制作等;灯光音响电子屏幕租赁、现场直播、摄像、录制及剪辑、发布、摄影师、导播师、音响师等;椅子、讲台、车辆等租赁;会场速记、化妆师、矿泉水物资、大合影场地平整等工作。会务服务内容:会务服务工作主要涵括如下方面(包括但不限于):(1)领导和嘉宾的接待及交通等;(2)设计创作会议通知、参会证件、参会须知等会议材料;(3)全程高清摄影摄像,并提供同步在线直播
5、(视具体情况而定);(4)协调专项活动场地安排、提供相应设施设备租赁等;(5)设计、制作、发放参会嘉宾证、工作人员证、参会证、车辆通行证、邀请函等各类票证:(6)会场报到接待(提供相应人员、设施设备);(7)会场现场统筹管理服务;(8)礼仪人员管理(9)策划营造落实会场氛围,宣传制作;(10)设计、制作胸卡、议程、毕业典礼手册、背景板、展板、大合影场地平整等物料;(11)安排工作人员提供全程会务保障服务。1.1.3. 实施原则会务服务的周到性和贴身性。会议材料的准确性和时效性。实施费用的合理性及节约性。供应商须具有举办同类大型活动经验,能够快速响应,熟悉院校活动风格,设计制作、视频拍摄等精美质
6、量达到高标准。供应商提供详细的会务服务策划方案,整个大会活动的工作流程、工作时间表。供应商应提供详细的项目实施方案(包括拟投入的项目实施管理及技术人员、设备配置、承诺完成时间等。在成交后至活动开始之前,如采购人要求供应商对有关服务方案及设计方案进行修改或调整,供应商必须积极配合执行,方案必须经采购人确认后方可实施。供应商必须按采购人的要求,统一规划、设计、制作好展场内相关所有活动项目所需会务服务内容。供应商面对有关工作需与相关单位对接时,应主动做出沟通及执行,并服从采购人对对接工作的安排。供应商负责其投入本项目使用的设备的保管、维修维护,在服务期间,应安排技术管理人员在场,随时处理质量或故障问
7、题。1小时内无法修复的,必须免费更换。供应商工作人员如出现意外均由供应商负责。为保障疫情防护措施,供应商应为京内单位。供应商负责大会活动全程会务服务,保证按期、保质完成;全过程的服务费以经过采购人审核确认的最终实际发生的会务服务需求清单及报价明细,作为木项目固定单价合同的结算依据,且最终结算价不得超过供应商的比选报价。本项目作为协和医学院举办的活动,供应商必须严格执行采购人为本项目制定的有关管理规定、办法和制度。供应商在项目实施过程中,与采购人意见不一致时,应以采购人意见为最终决定加以实施。1.21. 项目聊签到布置专人负责签到、领餐券、身份证复印、办理入住等细节,减少入住等待时间。人员安排签
8、到安排四人,分别负责签到、证件复印、入住分房、领取礼品等环节。布置:1.ED、灯光,舞台、灯光、讲台贴、踏步、IQGO灯;桌布除绿色外,有灰色桌布;长条桌等物料。场地安排 首选户外,如没有合适台阶,则搭建拍照阶梯。拍照保障 保证高度适宜,留有过道或阶梯,方便上下,保障安全系数。领导站位 提前定好领导站位,确保核心领导中心位置。即时送达 合影当天送达每位嘉宾,人手一份,无遗漏。照片包装(筒装) 照片包装美观、特别。时间安排活动接待日、会议日当天均安排相关人员各2名摄影及摄像质量保障由专人负责安排指导,拍摄相关素材布置细节一、签到布置:专人负责签到、领餐券、身份证复印、办理入住等细节,减少入住等待
9、时间。二、会场布置:除正常布置外,每个会议桌增加一盆绿植,使会议环境更填生机。三、房间布置:客房内,为贵宾准备小零食(饼干、薄荷糖等)、新鲜水果、当地旅游指南、当地餐饮指引、应急药品、励志书籍等。指引标识处处见,让目的地轻松到达一、指示标识:根据酒店的场地实际情况,安排路引或指示牌,努力做到与会嘉宾可以根据指示轻松到达各处。二、人力指引:除指示标识外,增设人力,进行友好指引。三、酒店平面图及各区指示图提前到达各嘉宾手中。四、用餐区提前安排明显标识,并设有V1.P用餐专区。第二章会务服务策划方案会议整体服务为进一步强化参与者的亲身感受,我们将在会议的仪式感、科技感、参与性、创新性、极致服务等五方
10、面,进行重点打造。2.1. 目标伴随会议管理专业化及物业服务需求多元化的发展趋势,会议服务需求逐渐增多。公司通过发挥自己的专业优势,深入挖掘会务服务需求,规范会务接待行为,统一会务服务标准,提高会务服务水平,为参会者创造良好的会议环境。2.1.1. 基本原则2.1、 专业化:会务服务应向规范化、标准化方向发展,以提高会务服务的质量。2.2、 人性化:物业服务组织在提供相应的服务时,应以“以人为本”为出发点,为服务对象提供相应的特色服务和个性化服务。2.3、 信息化:物业服务组织应充分利用信息技术,提升会务服务的效率和质量。2. 1.2会务人员选聘选聘会务服务人员时,主要考虑下述事项: 受教育程
11、度; 实际工作经验、技能; 身高、形象; 沟通表达、应变能力; 其他行为素质等21.3会务人员培训4.1、 培训内容应包括但不限于以下方面: 组织的服务理念、组织文化; 会务管理和会务服务的理论知识;一保密制度;一会务服务人员仪表、仪态,会务服务人员的仪表、仪态; 会务服务人员操作技能; 会务服务人员心理素质; 应对常见会务突发事件; 其他行为素质等。4.2、 培训方式培训方式应采用但不限于以下方面:利用组织制定的服务手册,聘请教师授课; 聘请专业培训机构; 组织内部指导;IO 定期进行演练、考试等。2. 1.4会务服务操作规程2.1、 需求确认:进行会务需求了解时,针对本组织可以提供的会务服
12、务内容,设计标准问卷以引导会议主办方更准确的提出会务需求。对会务需求进行书面登记并与会议主办方确认。2.2、 服务策划:根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划,形成实施方案,其中宜包含但不限于以下方面: 职责分工;时间安排;场地安排; 会务用品及硬件设施配备; 突发事件应对措施: 会议秩序及安全等。2.3、 会前准备将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分,并制定相应的标准,以保证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需求,会务服务中可能涉及的各项服务内容可包含但不限于以下方面: 布置导引; 布置签到; 布置横幅与大背景;检查会议用桌、椅,主席台布置,座位格局和座次安排; 布置台
13、布; 制作并摆放座席牌; 摆放不同类型麦克风; S放花卉; 制作与佩戴胸花; 提供纸笔; 提供毛巾、纸巾; 调试灯光;调试音响; 调试投影;调试空调;一一准备茶具(水); 准备果盘; 检查安全、消防设施及疏散通道; 了解会议程序及个性化服务需求;备用物品:电源转换插座、万能充电器、插电板等。5.4 会中服务:将会中服务涉及的内容进行细分,并制定相应的标准保证会务服务人员按要求提供服务。会中服务涉及的内容宜包含但不限于以下方面:导引;续茶、茶具的准备;会场巡视;会场、洗手间、通道保洁;会议现场温度、灯光、音响等随时进行调节;突发事件处理,突发事件处理程序可参见附录H;咨询受理。5.5 、会后整理
14、:将会后整理内容进行细分,并制定相应标准。会后整理内容包含但不限于以下方面:问收可重复使用的用品,清点数量并记录等,将座席牌、桌椅等归位。用品的清洗、存放和消毒要求可参见附录I;清理会务设施设备,检查有无缺失或损坏,清洁后归位或返还,做好相应记录;检查会议厅(室)是否有客人遗失的物品,如有遗失应立即还送给客人,如未能及时送还,应妥善管理,做好记录,同时立即通知会议主办方;检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏,及时报告会议主办方或业主,协助追补损失,做好记录;对会议期间的丢弃物进行打扫;对会议室洗手间进行适当保洁;关闭会议厅(室):包括音响、空调、灯光、门、窗、窗帘。2.2.会务服务人员仪表、
15、仪态要求仪表要求服装要求一般要求根据实际情况选择与制作会务人员服装与配饰,选择款式相同的工鞋;保证会务人员的服装、配饰的颜色、样式统-*0工装外不应显露个人物品:衣袋、裤袋整理平整,勿显鼓起;保持工装干净、平整,无明显污迹、破损。着装要求女士着装应统一,身着裙装时,西裙宜配长袜和工鞋,西裙长度于膝盖上3厘米;着裤装时,西裤应烫直,折痕清晰,长及鞋面。男士着装应统一,身着西装时,西裤应烫直,折痕清晰,长及鞋面;衬衫领口应扣好,不应敞开;着长袖时,袖口应扣好,不应挽袖。工作牌佩戴要求工作牌宜佩带在左胸;工作牌距离肩缝18厘米,距中线5厘米,不应斜戴。工鞋宜穿黑色皮鞋(以软底鞋为宜);鞋上饰品不宜过
16、多,皮鞋表面.保持光亮。丝袜女士看西裙时宜穿长筒肉色丝袜,并保持丝袜干净、完好,不宜穿短袜或不穿。男士直穿深色长袜,禁止着浅色短筒袜。饰品女士不宜佩戴夸张饰品、彩绳;可佩戴耳钉、黄金或白金项链等饰品,佩饰不宜过多。男士除佩戴手表、婚戒之外,不宜佩戴其他饰品。妆容发式简洁,面容清爽;女性可着淡妆,香水味不宜过浓,可涂抹透明指甲油。仪态要求站姿女士站姿上身正直,头正目平,挺胸收腹,腰直肩平;双手搭握,稍向上提,放于小腹前;双脚可前后略分开,一只脚略前,一只脚略后,前脚的脚跟稍稍向后脚的脚背处靠拢。男士站姿双眼平视前方,颈部挺直。双肩自然放松端平且收腹挺胸。双臂自然下垂,处于身体两侧,右手轻握左手的
17、腕部,左手握拳,放在小腹前,脚跟并拢,脚呈“V”字型分开,两脚尖间距约一个拳头的宽度;或双脚平行分开,与肩同宽。会务服务人员站姿可参见图A.1。a)女士站姿示意图b)男士站姿示意图图A.1会务服务人员站姿示意图行姿身体重心应稍向前,头朝正前方,眼睛平视,面带微笑;上身正直不动,两后相平不摇,两臂摆动自然,步幅适中、匀速。会务服务人员行姿可参见图A.2。总台查看一下房间是否已提前B1.OCK,并且准备好钥匙,由大堂副理夜间核查确认。大堂副理通知好客房中心查看房间做好相应的准备。客房预订、总台应控制好,预估第二天的出租情况,排房时应灵活运用,避免锁房冲突,为酒店争取最高利益。2、会议入住当天总台需
18、知晓用餐地点及相关情况。总台具体到店的客房数量和时间。大堂副理V1.P或特殊要求及特殊付款的相关情况要了解清楚。大堂副理应了解会议当中的特殊要求:会议室有否更改,会议室的布置,签到台及绿化的布置要求,幕布及指示牌有否特殊要求,会议中茶水点心的提供,用餐的具体要求,是否需要做好叫醒服务等。大堂副理了解会议团队一天活动情况。大堂副理将有关情况通知好相关部门及负责人。M客人的行李运送房号。V1.P客人抵达酒店当客人抵达时大堂副理应先用目光与客人接触,然后微笑着问候客人,说:“你好!MrMrs.XX,欢迎您光临明日大酒店。”如果是常客,说:“欢迎再次光临。”同时,应主动与客人握手问候(如果客人不是反对
19、的话)。并且自我介绍:“我的名字是XX,我是酒店大堂副理,我将带您入住酒店。”如果有总经理或其他经理在周围,你可以介绍给客人,说:“这是我们酒店的总经理MRS.XX,”并将客人介绍给总经理。介绍房间设施给客人大堂副理介绍房内照明开关和空调开关。大堂副理介绍留言系统。大堂副理介绍客房小酒吧。大堂副理介绍电视节目。大堂副理紧急安全设施(如消防示意图,保险箱,门的安全链等)。将酒店内其他服务大堂副理介绍,如:我们有中餐厅,早项目和设施介绍给客人茶餐厅等,是否帮您订位子?”大堂副理介绍“我们有24小时的洗衣服务,随时为您服务。”大堂副理介绍“您是否需要预定或确认机票,我们可以为您预定和确认。”祝贺客人
20、介绍完毕后,应有礼貌的祝贺客人居住愉快,说:MR./MRS.XX,我是XX,如您需要服务,敬请吩咐,我们将很乐意为您服务,祝您居住愉快。”(三)、引领重要客人程序标准1、引领重要客人去房间大堂副理向客人介绍酒店。大堂副理向客人介绍酒店各营业场所和营业时间,如客人需要,可为客人预订。大堂副理向客人介绍紧急消防道。大堂副理进入电梯或房间时,应让客人在前面,但需提前为客人开门。大堂副理牢记介绍和走路时不要太快。2、进入房间介绍大堂副理插入钥匙为客人打开房门使用安全门吸使门保持开启状态。大堂副理给客人演示如何使用磁卡门锁和“请勿打扰”牌、电源开关。大堂副理介绍房内设施。大堂副理介绍小冰箱和保险箱。3、
21、房内登记大堂副理拉出椅子,让客人入座。大堂副理取出登记夹放置在客人前面。大堂副理让客人填写或帮助客人填写相关项目。大堂副理与客人确认离店日期和时间。大堂副理与客人确认付款方式,并记录在登记单上。4、退出客人房间大堂副理轻轻地离开房间并轻轻地关闭房门.离开时,说:MR.MRS.XX,还有什么需要我做的吗?.祝您居住愉快。”(四人会议指示牌安排程序标准1、查询隔天入住的会议礼宾部每天上午查询第二天到店的会议情况;如有会议撑牌和横幅要求的,应及时联系美工、预订。4、会议结束后礼宾部会议结束后,及时收回相关撑牌。礼宾部夜班核对数目并做好记录。总台与会务组核对全部费用,确保费用的正确。2.3.3.餐饮部
22、会议服务会议前期服务:程序标准1、签到台的服务根据会议订单,提前四小时将签到台布置到位。台布台围干净挺括,椅子摆放整齐。签到处指示牌干净无手印。为客提供精致的名片盘(如有必要)。2、会议席位卡的服务根据会议通知单,将客人提供的名单按客人的要求打印后,放入塑料三角牌内,上桌前检查正反两面是否一致。3、会议文具的服务将会议形式布置完毕后,把纸、笔放于席位的正中方,与茶杯距离ICm,与铅笔的距离为2cm,笔斜置于信签巾篮,毛巾接缝口朝下,竖放于席位的右下方,距台沿2cm处。摆放信签、笔,信签放于席位的正中方,与茶杯距离ICm,与沿的距离为2cm,笔斜置于信签的第一页上,如客人自带会议资料,则将笔置广
- 配套讲稿:
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