销售合同及订单管理制度.docx

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1、销售合同管理制度为加强销售合同管理，规范公司各类销售合同的签署、履行、变更、终止、解除等行为，明确职责，防范风险，预防、减少和及时解决销售合同纠纷，维护公司合法权益，保障经营活动的顺利进行，特制定本管理制度。第一章总则本制度适用于集团总部各部门及各分/子公司，在生产经营过程中与法人、自然人或其他经济组织相互之间签订的各类销售合同的管理。销售合同签订时应遵守合法性原则、事前签订原则、利益明晰原则、书面销售合同原则。第二章部门职责1、营销部负责组织合同评审、评审产品成本、保管评审记录及合同建档留存。原则上使用公司统一的合同文本，当特殊文本时需要对合同约束条款进行商定。2、生产部负责评审生产能力技术

2、要求。3、质检部负责评审产品质量保证能力，并确保出厂质量控制。4、运营部负责评审材质、工艺、交期、储存、运输能力。5、财务部负责评审资金保障能力，信用额度执行标准。6、应重点关注价格、支付方式、产品材质、交期、产品质量异议、违约责任等条款。第三章销售合同分类销售类销售合同，销售部门签订的对外销售产品的销售合同，包括、等销售合同。序号合同分类定义金额备注1小额合同单次签订、长期供货的合同合同金额小于拾万2普通合同金额较大的合同合同金额大于拾万3重大合同公司与大客户签订的合同第四章销售合同内容一、销售合同内容一般应包括但不限于以下条款：1 .销售合同双方身份信息：名称或者姓名、住所、联系方式、身份

3、证号等;2 .标的：销售合同对标的物的描述应清晰无歧义；3 .数量：销售合同的数量条款应清晰准确，数量的单位也应清晰；4 .质量：销售合同的质量条款应根据标的针对性的明确的约定规格型号、款式等。5 .价款或者报酬：销售合同价款应明确商品的价格及总价。6 .履行期限、地点和方式：明确销售合同履行的时间段、时间点及销售合同履行的地点，并落实操作的可行性；付款的条件必须可以实现，且容易判断及操作，付款的时间必须明确并有利于公司的资金安排。7 .违约责任：违约条款包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式等8 .解决争议的方式：协商不成的解决方式选择诉讼的，管辖法院原则上应约定由我方

4、所在地法院管辖。9 .根据销售合同性质与客观需要，销售合同内容还可以有保修、保密、权利归属等条款。二、销售合同标准文本：销售合同标准文本指公司为重复使用而就某类业务预先拟定的销售合同文本，包括标准条款和补充条款两部分内容。补充条款在标准文本中为空白部分，由具体业务的销售合同双方当事人协商加入。1 .销售合同标准文本（主要是标准条款）由相关业务部门起草，报法务会同相关部门共同讨论修改，由法务综合各部门意见确定最终文本后交经办部门，报公司审批后执行。2 .公司签订的销售合同，有标准文本的，应采用标准文本。采用标准文本的，经双方协商，可以对标准条款进行修改，也可增加补充条款。3 .公司尚未制定或不宜

5、采用销售合同标准文本的，应参照以往的销售合同或最相类似的销售合同标准文本或销售合同示范文本另行拟定销售合同。三、格式销售合同文本：参加招投标时，客户招标文件中明确指定销售合同文本的，应在投标前就销售合同文本进行评审。如需调整更改的，业务承办人员应与客户协商，最大限度满足评审意见；如未能与客户就销售合同文本修改达成一致的，经总经理批准后方可参与投标。第五章销售合同定立一、调研准备定立销售合同前，销售合同承办部门负责对销售合同相对方的订约资格与履约能力进行审查。审查项目包括但不限于以下事项：1 .销售合同相对方为法人的，应提供真实有效的营业执照、法人证明、开户信息，非法定代表人签约的需要提供法人授

6、权委托书原件及委托代理人的身份证明；销售合同相对方为自然人的，应提供身份证明。以上资料除授权委托书外应查验原件后留存复印件。2 .销售合同标的应与供方营业执照载明的经营范围相符，涉及专营限制许可的，应要求对方出示相应的生产许可证、经营许可证或者资质证明。3 .销售合同相对人具有相应的履约能力，应正常运营且现金流健康，具有与销售合同标的相称的支付能力、生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、资信证明等履约能力证明文件。4 .有担保的销售合同，要审查担保人的担保能力、担保资格、授权委托书。5 .具有履约信用：重销售合同、守信用，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济案件。小额销售合

7、同，主要审查1、2、3项；其他销售合同，须严格审查对方的主体资格和资信。对于与长期合作的公司，每年应至少审查一次1、2、3项。二、洽谈签约：1.采用公司标准文本销售合同、格式销售合同的，由签约承办人根据双方协商结果填写完整。6 .其他销售合同条款的起草、磋商原则上由承办人负责，必要时与其他相关部门、法务会商拟定。7 .重大销售合同或其他重要销售合同，由公司指定部门会同相关业务部门、法务共同负责起草、磋商。必要时可由公司法律顾问根据谈判要点起草和修正。8 .销售合同洽谈的过程中，承办人应在合理合法的范围内，力争做到公司利益的最大化。在招投标、协商或谈判过程中，凡对方承诺的各种对公司有利的事项必须

8、写入销售合同条款。三、销售合同编号：销售合同草拟完成报审前应进行编号，编号规则：按照“公司部门-日期+三位数字”的形式进行顺序编号（示例：XHYX-20170705001）o销售合同签订后针对原销售合同的补充协议、采购订单等，在原销售合同的编号上加“一三位数字”顺序编号（示例：XHYX-20170705001-002）o四、签字盖章：1 .原则上要求所有的销售合同由对方先行盖章，我方加盖“合同专用章二2 .销售合同审批通过后，由销售合同承办人或公司指定人员在销售合同的我方签字处签字，需盖公司印鉴的，凭销售合同评审单至行政中心加盖合同专用章。第六章销售合同审批一、审批流程：1、采用公司标准文本销

9、售合同、法定或政府审定的格式销售合同的：原则上由承办部门经理负责审核，行政中心会同业务负责人进行监督检查。部门经理可酌情与相关部门、法务会商。但是补充条款中增加我方违约责任的、销售合同金额（或客户信用额度）超过20万的或者部门经理认为有必要的,应按照普通销售合同审批流程进行报批。2、公司专门制定有评审流程或者需要前置审核的销售合同，按照相应的规定进行评审。3、未采用公司标准文本、格式销售合同的：销售合同起草完成后，销售合同承办人员填写销售合同评审单连同销售合同文本、对方证照复印件等相关资格按如下流程进行报送审批：序号合同类别流程合同终审1小额合同承办人f承办部门负责人T审计f分管领导f分管领导

10、2普通合同承办人一承办部门负责人一审计一法务T分管领导T集团总经理f集团总经理3重大合同承办人一承办部门负责人一会签一审计一法务一分管领导f集团总经理f集团总经理评审流程说明:1、分管领导根据我方签订部门的不同进行界定：分公司签订的销售合同分管领导为分公司总经理。2、销售合同审核流程中，因承办部门不同等原因导致某一岗位负责一个以上审核、审批环节的，在其负责的任一环节进行一次审批即可。3、到期续签的销售合同或补充销售合同等销售合同核心条款（交货付款方式、违约责任等涉及双方权责界定的条款）已经法务审核的销售合同，核心条款未作更改的（减少我方违约责任的可视同未作更改），可不经法务审核。4、销售合同审

11、核过程中，审核部门应在销售合同评审单中签署评审意见，也可以单独出具审查意见书附于销售合同评审单后。单独出具审核意见的，需在销售合同评审单中注明“审查意见后附”并签字、注明评审时间。5、销售合同如需根据评审意见进行修改的，由销售合同承办人就条款修改事宜与对方进行磋商。经磋商仍无法满足评审要求的，承办部门可提出处理方案，报请销售合同终审审批。6、需要加盖公司印鉴的销售合同，销售合同审批通过后交行政中心负责人签批盖章。二、其他事项：销售合同审批人员如遇出差、请假等不能参与销售合同审批的，应授权其他人代为审批。如遇公司紧急销售合同需审批时，销售合同承办人可与审批人电话沟通后先送下一部门审批，销售合同承

12、办人应在审批表上注明原因并签名确认，未审核部门在事后补签。第七章销售合同的履行销售合同签订后，由承办部门负责组织、协调我方义务的全面履行；及时跟进、督促检查，确保销售合同对方义务的履行。一、销售合同承办部门在销售合同履行过程中所做的工作，均应完整记录并保留有效凭证。支付销售合同款项的、交付货物的，应要求对方提供有效的收款、收货凭证等。二、销售合同承办部门应及时催告对方按约定履行义务。发现对方的交付不符合约定的，应及时向对方提出书面异议。对方延期付款或有可能不履行或不能履行付款义务的，首先应以对帐等方式取得对方对债务的书面确认,然后以法律许可的方式积极予以催收并保留催收的证据。三、对应验收的标的

13、物，应由有关部门验收后签署验收证明。对验收不合格或与销售合同规定不符的标的物，应由承办部门在即日提出书面意见，按国家规定或销售合同约定的时间向对方提出异议，采取适当措施解决；四、凡不按销售合同规定的结算方式办理收款和支付手续的，财务部有权拒绝办理。财务部应随时督促销售合同承办部门保障销售合同双方按时全额履行销售合同的收付款义务。第八章销售合同的变更及解除变更或解除销售合同应采用书面形式，由销售合同承办部门负责办理。一、销售合同履行过程中，销售合同各方需变更、补充或解除销售合同的，按销售合同签订程序办理。二、销售合同的变更或补充经审查通过后，原销售合同签字人员应在变更或补充的销售合同上签字并办理

14、用印手续，原则上签字人员前后不得更换,确需变更的需在变更或补充的条款中有所说明。三、因变更、解除销售合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律规定应免除责任的，相对方均应承担赔偿责任，并在变更、解除销售合同的协议书中明确规定。四、变更、解除销售合同的协议在未达成或未批准之前，原销售合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。第九章销售合同争议的处理一、销售合同各方在销售合同履行过程中发生纠纷时，应首先按实事求是的原则，平等协商解决。二、在一定期限（一般为一周）内无法就纠纷的处理达成一致意见或对方无意协商解决的，承办人员应及时书面报告部门领导、法务人员，相关人员回上海后提出处理方案，报公司

15、领导批准后执行。三、涉及销售合同纠纷已提起诉讼或仲裁的，销售合同主办部门应及时将销售合同的签订、履行、纠纷的成因以及处理情况整理成书面材料连同所有有关证据原件，移交公司行政中心，由行政中心提出应对方案，报公司领导批准后执行。四、对于重大疑难的案件，确需聘请律师代理的，由行政负责与外聘律师的沟通。第十章销售合同归档管理一、行政中心法务负责对销售合同承办部门的销售合同归档工作进行检查、指导、监督。二、行政中心负责重大销售合同的归档保管工作；其他销售合同由销售合同承办部门安排专人负责归档保管，销售合同保管人应负起保密责任，严格按照公司保密制度要求做好保密工作。三、销售合同的归档保管部门须建立销售合同

16、台账，对本部门组织签订和履行的销售合同作详细的记录，并妥善保管销售合同文本资料。销售合同档案内容包括：1.客户资质证明等相关资料；2 .销售合同、补充变更协议、订购单、附件、审查意见书等原件；3 .销售合同履行记录：客户出具的收货回执、收据发票回执等原件；4 .销售合同纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。5 .其他销售合同相关的资料原件、复印件。第十一章奖惩一、对于积极推进公司销售合同管理，遵守销售合同管理相关规章规范的，奖励如下：1.在公司履约过程中，主动进行风险管理，发生履约风险时积极上报、协调处理，挽回公司经济损失的，奖励200-2000元。2 .发生销售合同违约后，积极搜集证据，挽回公

17、司损失者，奖励200-2000兀O3 .表现突出、挽回公司损失款项巨大的由所在部门报请公司给予额外奖励。二、除有明确规定的条款，如有违反本管理规定的，相关责任人处罚如下：1.销售合同未经审批直接签订的，罚款500元。4 .未对新开发客户进行订约资格、履约能力调查的，罚款200元。5 .对长期合作客户未按要求定期对其进行订约资格、履约能力复查的罚款200元。6 .销售合同标的、质量、数量、规格型号、交货时间、付款节点、违约责任等关键事项约定不明的，罚款200元。7 .销售合同台账登记不全、更新不及时的，罚款50元；销售合同原件、资质、相关凭据未按规定上交存档的，罚款100元；丢失、损毁销售合同原

18、件及相关凭据的，罚款200元。8 .因违反本制度的有关规定给公司造成损失的，应赔偿公司的全部损失。三、对于负有领导责任的部门领导、分管领导：1 .员工违反本管理规定的，其部门领导应制定并落实整改措施；违规次月起三个月内，本部门有员工违反同一规定被罚款的，给予直属领导同等处罚。2 .部门员工月累计违反本管理规定三次及以上的，从员工第三次违规开始，对负有领导责任的直属领导、上级部门负责人，处以同等处罚。3 .部门员工违反本管理规定给公司造成较大损失的，对负有领导责任的直属领导、上级部门负责人分别罚款200ToOo元。部门员工违反本管理规定给公司造成巨大损失的，对负有领导责任的直属领导、分管领导罚款

19、100O元以上，并视情节轻重给予调岗、降职直至辞退。公司订单管理制度1、目的：1.1 为更好地规范订单管理流程的编制、改订与执行，特制订本制度文件。1.2 为提高订单管理的效率和协同工作，为使公司销售部工作正常有序地运行，为公司带来更高的经济效益，根据需要明确并细化销售部人员的各项工作职责及内容。2、范围：2.1 本制度适用于有限公司的订单的发注、订购及审核的管理。2.2 本制度适用于销售部各级人员（包括总监、各科长、具体担当及负责者）。3、职责：3.1 销售部相关负责人负责订单受注、并监控到审核和到货整个过程。3.2 销售部总监负责召集：工厂长、总经理、生产管理、技术研发、品质各部门负责人订

20、单的有效性，进行评审并最终确认。3.3 生产管理根据订单内容制定加工、出货计划；3.4 销售部相关负责人负责订单货款的请付；4、主要内容：4.1 根据业务内容划分成：采购订单、加工订单，共两部分。5、具体职责:5.1 采购订单5.1.1 对于客户提出的采购订单，经与客户确认无误之后，转至销售总监;5.1.2 销售总监负责召集总经理、工厂长、生管、采购、品质、制造等相关部门，对订单内容进行评审，确认并得出结论；5.1.3 销售部相关负责人将评审结果联络客户，OK则由生管部门，安排加工出货计划；NG则终止；5.1.4 该批订单完成加工发出时，由销售部门相关人员通知客户；5.1.5 销售部相关人员负

21、责账款的对和催缴；5.2 加工订单5.2.1 对于客户提出的加工订单，经与客户确认无误之后，转至销售总监;5.2.2 销售总监负责召集总经理、工厂长、生管、品质、制造等相关部门，对订单内容进行评审，确认并得出结论；523销售部相关负责人将评审结果联络客户，OK则由生管部门，安排加工出货计划；NG则终止；5.2.4 销售部负责联络对方对支给品的供应；5.2.5 该批订单完成加工发出时，由销售部门相关人员通知客户；5.2.6 销售部相关人员负责账款的对和催缴;6、相关文件及记录;6.1 销售流程图；6.2 加工流程图；6.3 订单评审表订单评审表顾客名称联系人产品名称规格型号订货数量交货日期单价产品执行标准产品主要要求评审部门评审意见签名评审结论及措签订日期主持评审部门主持评审人审批意见签名：年月日