浅谈旧城改造项目工程档案管理探述.docx

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1、浅谈旧城改造项目工程靡蜀S探述引言：近年来，市场经济体制的建立、房地产业的崛起以及城市经济的进步，加快了城市化建设的步伐，在此背景下，旧城改造也顺应时代发展，提上了城市规划的日程。旧城改造档案作为城市建设的原始资料，其健全与否影响着城市未来的规划与发展，因此，如何做好档案管理工作成为了档案管理人员面临的难题。1.旧城改造项目工程档案资料的重要性1.1 是城建档案的重要组成部分城建档案是城市建设中应该进行归档管理的文字、图表以及声像等记录性质的文件材料。而旧城改造档案是对城市历史容貌的真实记录，反映着一座城市随着时代更迭的发展变迁以及文化形态的发展轨迹，是新城建设档案馆藏应该保存的重要遗产。另外

2、，旧城改造项目工程的档案中记载着的大量城市规划、设计、拆迁以及人员安置等档案信息资料，将会成为日后城市发展管理中可作为凭证的历史依据以及相关问题亟待解决可作为参考的文献材料。1.2 是维护拆迁当事人合法利益的切实保障旧城改造不仅仅是国家推动城市化进程的重要举措，更是有助于改善民生，为人民谋福利的民心工程，旧城改造工作的贯彻与落实和人民群众的生活息息相关。旧城改造并不是一项简单的对城市进行“破而后立”的工作，这其中也蕴含着多方面难以妥善处理的问题。例如，在部分旧城区中存在着诸多文化遗产，珍贵的文物古迹，具有丰富的历史文化内涵1。还有部分旧城的棚户区中人口密度高，土地资源紧张，房屋产权问题混乱等现

3、象存在。针对产权问题，弄清拆迁范围之内的房产实际信息，维护拆迁当事人的产权利益是改造工作开展的前提。但是在实际工作进行中，拆迁双方更倾向于利益的调解和拆迁的实际进程，反而忽视了拆迁安置档案的调查与收集，从而未能有效解决产权纠纷。拆迁安置档案信息的记录作为旧城改造的重要档案资料，对人民的拆迁安置利益纠纷的解决，化解矛盾，保障人民切实利益方面具有重要的作用。1 .3是房屋登记管理的重要证明旧城改造项目工程的档案资料对国家房屋管理相关部门进行房产登记具有证明作用。房屋登记管理部门需要通过旧城改造档案的详细信息来确认被拆迁地域的房屋产权归属，保证产权所属与拆迁户实际署名相匹配，保障人民的房屋产权合法权

4、益。随着城市建设的步伐大大加快,越来越多的旧城改造工作纷纷落实、棚户区改造的进度也大幅加快2。相关拆迁档案信息资料将会是房屋产权登记业务办理的重要佐证材料。2 .工程项目档案管理工作中存在的问题2.1 对档案管理重视度不够由于传统的思维模式，一些工程项目中的档案管理被忽略了，导致其被局限在一个特定的角色，而且一些领导只是把精力集中到某一个特定的职能，这就导致了档案管理人员缺乏主动性、活力和创新精神。除了职责划分的模糊之外，一些较小的工程项目的负责人由于缺乏必要的资金、物资和人力，导致档案管理无法与其内部发展紧密联系，从而影响了整个项目的进度和质量。2.2 工程项目的档案管理体系存在问题随着时间

5、的推移，工程项目的管理制度不断改革和完善，内部机制也得到了一定的提升。然而，仍然存在着传统的管理方式，例如管理流程和模式的滞后性和混乱性，导致档案管理工作的落后，未能及时进行优化和调整。由于缺乏完善的档案管理制度，工作效率大幅下降，使得职责无法得到有效执行。2.3 档案管理相关的人才素质存在问题在工程项目中，档案管理人员的结构和部门组织往往不够专业，他们往往承担多种职责。为了实现优化发展，档案管理工作需要一支专业人才队伍来支持。由于档案管理工作人员缺乏专业知识和技能，在工作中存在一定的挑战。此外，由于项目本身对档案管理缺乏重视，缺乏有效的资源投入，比如培训资源投入不足，这限制了档案管理人员的业

6、务能力和综合素质的提高。然而，由于工程项目档案管理的薪酬水平远远不及其它职位，因此很难招聘到具有良好职业道德的优秀人才。3 .旧城改造项目工程档案的管理分析3.1 旧城改造档案的收集工作3.1.1 明确旧城改造档案的信息收集范围旧城改造区域大，问题复杂3。这就决定了相关档案管理人员在收集档案信息时，要对旧城改造档案的收集范围进行明确。（1）拆迁阶段的文本性材料拆迁阶段的有关文本材料主要包括三方面的内容，一方面是拆迁改造的可行性报告、相关地域拆迁的申请、批复文件、拆迁安置计划与补偿条例等内容。另一方面是后续的选址定点审批、建设规划许可文件证明、地形图和计划文本材料等内容。另外包括与拆迁户相关的档

7、案材料，主要是房屋的所有权证明，如：房契、买卖协议证明、遗产继承证明和土地使用证、房屋新旧程度评估证明、补偿协议、民事判决书等能够帮助拆迁户依法维护自身合法权益的档案材料。（2）建设施工资料建设施工资料的归档主要包括了两方面，一方面是施工流程材料，如旧城改造工程的地质报告、工程设计任务书、施工合同、招投标文件、财务预算与决算材料备份、工程竣工的验收报告以及工程交接的证明等。另一方面是施工的技术质量保证资料，如施工中所采用的钢材、水泥等基础性原材的质量证明、各个施工配件的合格证明以及与施工技术相关的工程隐蔽性验收证明材料等。(3)竣工图竣工图中的内容记录了实际旧城改造施工中的施工细节，是工程竣工

8、后的真实反映。如果需要对工程某部分细节进行变更，需要在施工图中进行及时的修改与补充，如果变更情况过多或更改内容过大，需要重新绘制竣工图来展示施工竣工情况。(4)声像档案声像档案材料的记录不仅需要对旧城的原本样貌以录音、录像和拍照的形式进行记录，而且还要对改造完成的城区进行同等方式的声像录制。相关档案收集人员在进行资料拍摄时，要做到有主次之分、轻重缓急，例如拍摄内容可以对旧城的文化遗产或历史建筑进行拍摄，拍摄内容要全面、内外结构要展示充分并附以相关的文字说明。文化建筑拍摄结束之后，要对需要进行拆迁的房产进行拍摄,记录拍摄之前的房产样貌和建设完成的新房产样貌。如果部分房产中存在所有权争议的，档案收

9、集人员更要重视拍摄的必要性，拍摄内容将会成为解决新房产争议的重要图像证明材料。3.1.2 保证旧城改造档案材料收集的质量因为旧城改造的档案材料实际工作的任务量比较大，所以档案材料的收集工作并不是由单一部门完成的，而是需要多个单位、不同人员配合完成的，这就说明了旧城改造档案材料的来源存在多样化的特征。正因为档案管理工作由不同部门、不同人员来完成，那么相关人员的材料收集水平对档案材料收集的质量具有直接性的影响。因此，相关部门需要对从事档案收集人员的业务能力进行必要的培训，做到档案收集的真实性、可靠性和全面性，保证旧城改造档案材料收集的质量。3.1.3 制定收集旧城改造档案材料的相关制度因为旧城改造

10、档案将会是有效解决拆迁户房产纠纷问题的重要原始资料凭证，具有不可替代和无法弥补的特征，因此以制度的形式对档案材料进行保护是有必要的。相关的旧城改造档案制度体系可以包括如下几点：旧城改造招标文件中的档案人员介入制度；档案人员收集档案职责制度；档案执法检查监管制度；旧城改造档案归档验收制度以及旧城改造档案的查阅制度等诸多制度条例，给予旧城改造档案信息材料全方位、多层次等保护方式，强化保护力度。3.2 旧城改造档案的管理工作3.2.1 建立旧城改造工程档案管理体系档案管理体系的建立健全是旧城改造工程项目档案管理工作贯彻执行的重要保隙4。待改造城区应该坚持统一领导、专职部门、专职人员的档案管理工作体系

11、。由负责旧城改造建设的领导为主工作带头人，向档案管理部门明确档案管理工作的职责和划分，保证档案管理部门掌握旧城档案管理的精髓和要点。再由档案管理部门的专职档案人员和其他业务部门中的兼职档案人员构成档案管理网络。相关单位以土地流转手续、自建安置房建设手续和回迁安置资料等方面的内容来完成旧城改造项目工程档案的归档目录编制。在确定档窠目录内容之后,将任务分解下发到各个业务人员手中，相关业务人员在专业档案管理人员的指导和监管下，确保将旧城改造的工作人员和参建单位的旧城档案信息资料汇总完整,根据旧城改造档案的相关标准整理完毕之后向专业档案人员完成归档移交流程。并设立相应的责任问责机制，对于工作中疏忽导致

12、档窠材料缺失或损害的业务人员要给予一定的惩处。旧城改造工程项目档案管理体系的构建，明确了档窠人员的职责分工，确定了责任主体和各参与部门的责任落实，使档案管理工作在工程的不同阶段和单位内部形成统一、有序的归档流程，在很大程度上提高了档案信息材料工作的系统化和标准化，保证了档案信息材料的真实性和完整性。3.2.2 为专职和兼职档案管理人员进行业务培训由于旧城改造档案材料具有无法弥补的特性，所以对档案管理人员的档案管理水平提出了更高的要求。从事档窠管理工作的人员在技能水平上不仅精通文字工作，而且要掌握一定的计算机科学技术，掌握的知识能力和技术能力更加全面化。在档案工作中，档案的分类整理是必不可少的环

13、节，这就要求了相关档案人员还需要有良好的分类管理化思维。相关单位应该以旧城改造项目工程的实际情况为基础，制定相应的管理业务规范和档案分类纲要、档号分类细则以及保管期限等内容。在对档案管理人员进行培训时，要对旧城改造工作中能够形成不同类型的文件材料进行介绍，那些档案材料具有保存价值，需要进行及时归档，并针对档案范围进行细致的讲授。另外，在培训中还要强调在每一个归档的类别中，都要将资料进行整理、组卷和装订成册，使旧城区改造的档案管理工作走向规范化，保证专业和兼职档案管理人员对旧城改造档案管理工作的流程和细节具有充分的了解。3.2.3 引进科学信息技术(1)采用计算机系统化管理当前有不少旧城改造单位

14、的档案管理部门缺少与工程建设部门之间的联系，二者沟通交流频次较少，各自为政，没有做到良好的团结协作，对于旧城改造城市建设来说，是一种严重的损失。旧城改造档案可以通过工程材料归档，将线下的档案材料转化成线上的档案资源，然后这些资源通过档案管理人员服务于城市的规划建设。因此，相关单位应该在旧城改造档案管理工作中引进计算机系统化管理，实行科学化、信息化和技术化管理，改变原有的查阅模式，建立起新型的快速服务和跟踪服务为主的服务模式，大大提高了信息资源查询的效率。以大数据技术和检索工具基础，建立旧城改造档案资料库，实现旧城改造档案资源在工程建设单位内部的共享。(2)搭建信息化平台旧城改造管理并不是固态化

15、、一成不变的过程，而是一个具有动态化、发展性质的过程，在这个过程中相关单位可以通过建立建设信息管理平台和远程监控系统实现对旧城改造档案的管理。随着社会经济的进步和科学技术的发展，在大数据和云计算等信息技术蓬勃发展的时代下，实现旧城改造项目工程档案管理的信息化是时代发展的必然要求，也是当下大型城市建设项目的实际需要，对现阶段的旧城改造档案管理工作的管理具有重要的意义。在大型的旧城改造项目工程的档案工作中，档案涉及的文件材料、信息数据等内容与常态化的旧城改造档案材料相比会显得更加庞大。这就意味着如果只依靠传统的人工管理不仅会影响档案管理工作进行的效率，延误工程建设的工程工期，而且无法保障档案管理的

16、准确性，如果发生档案管理工作上的失误，对工程的施工进度与工程建设的成本投入造成极大的影响。因此，在旧城改造管理工作中推行信息化管理，可以在很大程度上规避人工管理存在的弊端，满足旧城改造和城市建设的实际需要。信息化管理平台建设可以从以下两个方面入手：第一，搭建高效的信息管理平台。科学技术的迅猛发展为旧城改造项目工程的档案管理工作信息化提供了客观条件。在项目建设过程中，将产生的相关文件资料档案、数据和信息等录入到指定的信息管理系统中，改变传统的被动整理形式,形成事前和事中的档案管理汇总形式,对档案的管理手段进行了创新。另外，以授权访问为基础，可以对不同的旧城改造的档案信息进行了解，获取不同种类的信

17、息资源，促进了档案工作人员提取信息的时效性，逐渐淘汰了以往档案文件需要经过不同层级流转的办公形式。而且大数据和云计算等科学技术的普及与应用实现了档案管理的动态化，针对同一文件可以异地登录同时进行协作管理，打破了档案管理工作的空间限制。第二，可以依托互联网信息技术搭建远程视频监控系统来实现档案工作的实施管理。政府部门应该重视当地的旧城改造档案管理的信息化建设，以先进的科学技术和设备为媒介，在待改造城区建设动态图像监控系统，相关档案管理人员不仅可以通过该系统实时获取档案文件材料，而且可以通过监控系统对施工现场的施工工作进行检查，例如在部分旧城的文化建筑方面进行施工改造时，档案管理人员可以通过监控系

18、统及时发布提示消息，提醒施工建设人员在施工过程中不能对文化建筑物造成损害。3.2.4 对旧城改造档案管理工作实行超前指导旧城改造项目工程的工程从项目申报开始，一直到工程建设竣工，期间的工程建设量和各类型的文件资料都比较复杂，而且数量繁多，所涉及到的部门与相关人员也比较广泛，如果档案管理人员在工作中出现疏忽，就有可能造成档案材料出现缺失，对旧城的某一部分的介绍就会出现残缺。而且，由于旧城改造项目的周期短、施工速度快，建设过程中形成的文件材料数量较少，部分档案人员可能会对其缺乏足够的重视，相应的归档工作没有切实落实。有的施工队伍的人员流动性比较大，某一工程的任务刚竣工，临时组建的施工队伍就会立刻解

19、散，导致档案人员不能获取应有的档案材料。因此，为了保证档案管理人员能够及时获取旧城改造建设的档案材料，必须要改变以往的事后档案整理，要逐渐向上文提到的事前、事中过程靠拢。充分发挥个人的主观能动性，积极了解旧城改造工程建设中的建设流程和不同阶段的工作部署。对此，档案管理人员可以采用两种方式来完成档案的管理工作，其一是进行跟踪归档，跟踪归档适用于建设周期短、形成档案材料速度快的旧城改造工程，档案管理人员可以进入到施工现场对相关技术部门进行指导，有针对性地对档案材料进行收集整理。其二是进行分阶段归档，分阶段归档适用于施工周期长、形成档案材料速度慢的旧城改造工程，档案管理人员坚持与其他部门内的兼职档案

20、管理人员进行联系，及时掌握工程建设的实际进展，并在专业和兼职管理人员的指导下，保证档案原始信息资源的完整性和可靠性，防止档案信息资源的缺失。这两种档案管理的工作方式对旧城档案管理工作的有效落实具有重要的意义。3.2.5 加强验收控制，及时发现问题并整改(1)为了确保项目的顺利实施，档案人员应该定期审核和检查施工和监理单位的档案，并严格遵守基础设施项目的档案规范，以便在项目结束后及时、准确、全面、有序地将所有文件转交给相关部门。为了确保工程质量，档案室将严格遵守文件规定和相关验评标准，制定统一的表格，管理施工过程中产生的文件。此外，我们还将加强与施工、监理、设计、调试等部门的沟通，密切跟踪工程项

21、目的进展，并对每个部门的文件材料进行实时检查，以确保其质量。我们还将对每个部门的工程档案的收集、整理、归档等过程提供监督和指导。对于违反规定的情况，我们将立即向相关参与方提出纠正意见，并加强对质量的监督，从根本上确保项目文件的准确性和完整性。（2）在工程完成的验收阶段，档案管理人员会仔细审核所有的竣工资料，一旦发现有任何不符合规定的内容，将会拒绝在验收单上签字，并且经营部也将无法支付工程款。结语：综上所述，旧城改造项目工程的档案承载着城市在不同阶段的发展信息，记录着城市的原始档案资料，是一个城市变革更迭的重要象征，更是保障人民产权利益的重要佐证材料。因此及时采取科学有效的档案管理措施，做好旧城改造档案管理工作，对城市未来的规划发展与管理具有深远的影响。