西安市社区档案管理办法.docx

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1、西安市社区档案管理办法第一章总则第一条为了加强和规范社区档案管理，有效地保护和开发利用档案信息资源，更好地为社区发展和城市管理服务，根据中华人民共和国档案法、陕西省档案管理条例和西安市档案管理条例及有关法律法规，结合我市社区档案工作实际，制定本办法。第二条本办法适用于西安市行政区域内城市社区档案管理工作。第三条本办法所称社区档案是指社区党群组织、社区居民代表大会、社区居民委员会、社区居民监督委员会等各类组织和社区居民（家庭）等在社区建设各项实践活动中直接形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式和载体的历史记录。第四条社区应按照集中统一管理的原则，建立、健全社区档

2、案工作，确保社区档案完整、安全和有效利用。任何单位和个人不得将档案据为己有或擅自销毁。第五条社区档案工作是发展社区基层民主、维护社区居民切身利益、推进社区各项建设的重要基础性工作。社区各级组织应当重视档案工作，加强领导,明确责任人和工作职责，并将其纳入社区建设内容，保障档案工作与社区各项工作同步协调发展。第六条社区档窠工作所需的必要经费从社区办公经费列支，并根据社区工作的发展逐步递增。第七条社区档案工作在业务上接受街道办事处（镇人民政府）以及区、县档案行政管理部门、组织部门和民政部门的监督与指导。第二章档案机构及其职责第八条社区应依法建立健全档案工作，设立综合档案室，配备档案人员，配置档案保管

3、设施设备，集中统一管理社区档案，开展档案利用服务工作。社区应建立档窠人员岗位责任制及各项档窠管理规章制度。社区档案管理人员应经过档案业务培训，掌握档案管理基本知识和基本技能。第九条社区综合档案室应具备以下基本条件：有兼职档案工作人员；有档案管理制度；有档案保管柜架；有档案实体保存；有档案检索工具。第十条社区档案工作的基本任务：（一）宣传、贯彻和执行党和国家有关档案工作法律法规和标准规范，制定档案收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、利用和保密等工作制度，编制本社区档案分类方窠、归档范围、保管期限表并组织实施；（二）收集、整理、鉴定、统计、保管社区的各种门类和载体的档案及有关资料，维护档案的完整与

4、安全；（三）编制档案检索工具及有关参考资料，积极开展档案利用工作，为社区各项工作服务和居民生活服务；（四）监督、指导、协调本社区各类组织机构文件材料的归档、整理和移交工作。第十一条区县人民政府、街道办事处（镇人民政府）和社区居委会对社区档案工作成绩突出的人员应给予表彰和奖励，对工作失职造成档案损失的，应视情节轻重给予批评教育或行政处分；构成犯罪的要移交司法部门依法追究刑事责任。第三章文件材料的归档与整理第十二条凡是反映本社区工作活动、具有查考保存价值的各种文件材料，都应由社区档案管理人员或有关人员负责收集、整理，定期移交本社区综合档案室集中管理。鼓励社区、居民向当地档案馆捐赠、寄存或转让其所有

5、的、对国家和社会具有保存价值的档窠。第十三条归档时间:（一）文书类文件材料一般按年度于次年3月底前归档。其中，社区服务活动中形成的文件材料要根据其流动性特点采用随办随归的方式适时归档；（二）基建类文件材料在基建项目竣工、验收后3个月内归档；（三）设备类文件材料在设备开箱验收后及时归档，安装及维修材料在工作结束后归档；（四）会计文件材料由会计人员按年度整理归档，在财务部门保存1年后向档窠部门移交；（五）声像档案由拍摄者、制作者在拍摄、制作后1个月内向档案室移交;（六）电子文件由形成者或信息管理人员定期向档案室移交，逻辑归档实时进行，物理归档与纸质文件归档同时进行；（七）社区居民医疗保险档案、居民

6、（家庭）档案等专门档案应根据其形成规律进行收集，整理完毕后向综合档案室归档。第十四条归档要求：（一）归档的文件材料应齐全完整，手续完备，载体和书写材料符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用圆珠笔、彩色笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等书写材料；（一）归档的文件材料必须做到分类清楚，排列有序，保管期限划分准确,档窠目录填写清楚无误，整理规范；（三）归档的声像材料必须是原版、原件，底片和正片相符，图像、声音清晰，底片不得磨损；（四）电子文件应与打印出的纸质文件一并归档，电子文件应使用不可擦除型光盘作为载体形式进行存储。第十五条归档文件材料的整理：社区档案一般由文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档

7、案、电子档案、专门档案等不同门类、载体构成。（一）文书档案按社区工作内容可设党群工作、自治工作、社区服务、民政事务、人口计生、环境卫生、综合治理、文化宣传等类目。文书档案可根据社区档案工作实际情况增减或合并类目。依据西安市归档文件整理细则要求，按保管期限-年度-问题或保管期限-年度进行分类排列编号；（一）科技档案设有基本建设档案和设备档案两大类。基建档案按工程项目分类整理，按项目一时间排列编号；设备仪器档案按型号分类整理，按型号-时间排列编号:（三）会计档案按年度一类别（报表、账簿、凭证、其他）分类整理并排列编号；（四）声像档案按载体形式进行分类整理，设有照片、录像带、录音带、光盘等。按载体形

8、式一年度进行排列编号；（五）实物档窠以件为单位，按时间顺序跨年度大流水编号整理；（六）电子档案以盘为单位，按年度整理。每盘上面应注明形成单位、形成时间、所存文件标题、产生电子文件的软、硬件技术设备型号等项目；（七）社区居民医疗保险档案、居民（家庭）档案等专门档案应根据其形成规律进行整理、分类、编号。第四章档案信息化管理第十六条社区综合档案室应积极采用计算机等先进技术，应用市、区县档案行政管理部门认可的档案管理应用软件管理和利用档案，逐步实现档案管理的信息化、现代化。第十七条社区应积极开展电子文件的形成、收集、整理、归档工作，并应采取可靠存储介质进行离线备份。第五章档案的统计、鉴定、销毁和移交第

9、十八条社区档案室应建立各种档案统计台账，对档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况进行及时、准确统计和登记，并按规定向乡镇机关或街道办事处报送档案工作基本情况统计表。第十九条社区应开展档案鉴定工作，根据西安市社区文件材料归档范围及档案保管期限表（见附件），对应归档的文件材料确定保管期限，对已到保管期限的档案进行鉴定。对失去保存价值的档案，应清点核对，编制档案销毁清册，经社区党支部书记、居委会主任批准，报街道办事处（镇人民政府）审批后，核准销毁。第二十条严禁擅自销毁档案。销毁档案应按以下要求办理：（一）在指定地点销毁，注意保密：（一）不得出卖或用作其他用途；（三）应指定监销人、经办

10、人，两人以上共同执行，同时在销毁清册上签名，以示负责；（四）销毁清册应归档保存，并报街道办事处（镇人民政府）备案。第二十一条社区合并、拆分、撤销时应明确档案的归属和流向，做好移交工作。社区档窠管理人员调离工作岗位时，应在离职前办妥档案交接手续。第二十二条对列入地方综合档案馆进馆名册的社区档案，自形成之日起满十年后，连同档案目录等检索工具一并向所在地档案馆移交。第六章档案的保管和利用第二十三条各社区应根据档案工作的要求，采取必要的保管和保护措施，不断改善档案保管条件，确保档案的完整与安全。形成档案数量多、有条件的社区应设置专用库房保管档窠。第二十四条社区存放档案要有适宜的柜架，具备防盗、防火、防

11、潮、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫等防护措施，以维护档案的完整与安全。第二十五条社区应制定档案借阅制度，根据档案的内容确定不同的利用范围和审批程序。借阅利用时应遵循借阅利用手续，并及时做好档案借阅登记和档案利用效果登记。利用者不得涂改、污损档案，不得泄密，未经批准，不得擅自抄录、复制档案。第二十六条社区档案室应根据社区各项工作的需求，除涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等不得向社会公开的档案外，积极为社区居民和社会公众做好档案提供利用工作。第二十七条社区应编制适应利用需要的档案检索工具，并编写社区大事记、组织沿革、基础数字汇编和专题参考资料，积极开发档案信息资源，为社区建设和各项工作服务。第二十

12、八条社区档案的开发与提供利用，必须严格遵守保密制度。第七章附则第二十九条本办法由西安市档案局负责解释第三十条本办法自颁布之日起施行，西安市档案局、西安市民政局2003年10月21日发布的西安市社区档案管理办法同时废止。西安市社区文件材料归档范围及保管期限表文书档案1党群工作类1.1社区党员代表大会材料1.1.1请示、会议日程、代表名单、领导讲话、工作报告、选举方案、选举结果、成员分工、大会决议、上级党委的批复等永久1.1.2哀记录、代表登记表30年1.2社区党组织、社区工、青、妇等群团组织、社区社会组织等各类组织的换届选举材料、上级批准或登记备案材料永久13上级党组织关于党的建设、党组织工作的

13、通知、规定、办法、制度重要的永久一般的10年1.4社区党组织召开的工作会议1.4.1会议通知、领导讲话、工作总结、表彰决定、名单永久1.4.2先进集体、先进个人名册及经验材料30年1.5社区党组织关于本社区党员党风廉政建设、民主评议、党员教育培训等的通知、报告、决定、总结、记录重要的永久一般的10年1.6社区党组织及党员、干部表彰的通知、通报、决定受县级（含）以上表彭、奖励的永久受县级以下表彰、奖励的30年1.7社区党员、干部处分的通知、通报、决定受到警告（不含）以上处分的永久受到警告处分的30年1.8社区党组织工作计划、总结及专题报告、典型调查材料年度及年度以上的或综合的30年年度以下的或阶

14、段性的10年1.9社区党组织制定的各项制度30年1.10社区党、团员名册及统计报表永久1.11社区发展党员、团员的文件材料永久1.12社区党、团组织关系介绍信及存根永久1.13社区工、青、妇等群团组织、社区社会组织、志愿者等各类组织代表大会的会议记录、报告、专题材料重要的永久一般的10年1.14社区工、青、妇等群团组织、社区社会组织、志愿者等各类组织机构人员名册、统计报表永久1.15社区工、青、妇等群团组织、社区社会组织、志愿者等各类组织工作计划、总结等10年2自治工作类2.1社区居委会换届选举的方案、选民登记册、候选人名单、选票、公告、结果、总结等永久2.2社区居民（代表）大会、协商议事会等

15、各种重要会议2.21请示、会议通知、会议日程、代表名单、开幕词、领导讲话、工作报告、选举方案、选举结果及上级批复等永久2.22社区组成单位及社区委员会候选人登记表、代表议案30年2.3社区召开的居民听证会、民主恳谈会、民主评议、民主协商、矛盾纠纷调解、民情民意反映等会议的通知、名单、议程、总结、纪要等30年2.4社区协商议事委员会讨论社区重大事项的决议永久2.5社区居委会领导班子#1义记录永久2.6社区居委会的徽标、社区概况和平面示意图、大事记、组织沿革、自治章程等永久2.7社区印信启用和作废、机构设置、撤并、更名、人员编制、任免等文件材料永久2.8社区开展的专项活动形成的文件材料重要的（如创

16、先争优、文明创建等）30年一般的（如文艺体育、科普教育、环保卫生、健康等）10年2.9上级机关关于社区居委会自治管理工作的文件材料重要的（政策、法规性文件）30年一般的（一般性的通知）10年2.10社区成员（代表）大会会议记录永久2.11社区居委会年度工作计划、总结、报告永久2.12社区居委会专题报告、典型调查、经验材料及在上级会议上的发言材料重要的永久一般的30年2.13社区制定的各项规章、制度、规范、公约等30年2.14上级领导、人民代表视察社区工作的讲话、题词和留言材料30年2.15社区房产、土地凭证，固定资产凭据永久2.16社区与其他单位、个人签订的合同、协议等文件材料重要的永久一般的

17、10年2.17社区物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招投标、购置等文件30年2.18社区居委会国有资产（登记、统计、核查清算、交接凭证）文件材料重要的永久一般的10年2.19社区专职工作人员的培训、考核、社区志愿者登记等文件材料10年2.20本社区编辑、编写的文件材料大事记、组织沿革等永久简报、情况反映、工作信息等10年3社区服务类3.1社区服务工作目标责任状、与有关单位签订的合同、工作规划及管理办法30年3.2社区开展服务工作的计划、总结和报告10年33社区服务网点设置、服务内容、服务机构名单、运营情况等文件材料30年3.4社区各类服务组织和人员登记表10年3.5社区组织志

18、愿者开展服务活动的记录和服务对象名册10年3.6上级机关关于社区服务项目的规定、通知10年3.7社区居民申请廉租房、经济适用房申请、登记材料30年3.8社区居民老年证办理的申请、初审及证明材料30年3.9社区居民办理医疗、养老、失业、生育保险的申请材料30年3.10社区失业人员情况、求职情况登记表30年3.11社区服务业、物业管理机构注册登记、年检、变更、注销等文件材料永久3.12社区公益事业经费筹集办法、资金及使用情况的报告30年4民政事务类4.1上级机关关于低保、双拥、兵役、助残、扶贪、养老、救灾、殡葬工作的规定、意见、通知30年4.2社区关于各项民政事务工作的会议记录、典型材料30年4.

19、3社区关于残疾人、低保户的登记、名册及办理材料，生活保障金发放登记等材料永久4.4社区居民服兵役、预备役人员登记名册永久4.5社区扶斐救灾捐款、捐物人员名册、统计表30年4.6社区开展双拥、助残、扶贪、养老、救灾的慰问活动的材料10年4.7社区关于低保、双拥、兵役、助残、扶釜、养老、救灾等的工作计划、总结10年4.8社区内下岗职工的劳动技能情况登记表、名册、就业证明等10年4.9社区开展再就业培训及安置就业情况统计报表10年4.10本社区企业退休人员社会化管理服务登记台账、企业离退休人员管理服务社会化档案卡、工作计划、总结30年5人口计生类5.1社区人口和计划生育工作计划、总结、报告10年5.

20、2社区居民、各类人口（家庭）登记、统计材料永久5.3上级机关关于人口和计划生育工作的通知、意见、规定10年5.4社区育龄妇女、计生审批等登记、统计材料30年5.5社区暂住人口计划生育管理材料30年5.6社区计划生育情况年度统计报表永久5.7社区计划生育药品管理、技术服务文件材料30年5.8社区独生子女证登记表、独生子女费发放登记表30年6环境卫生类6.1社区卫生工作的计划、总结、报告及统计报表10年6.2社区卫生服务站建设的材料30年6.3.社区开展疾病预防、医疗、保健、康复、健康教育、生防疫工作的材料10年6.4社区环境工作的计划、总结、报告及统计报表10年6.5社区为整治环境开展的绿化、净

21、化、美化和治理三废等工作形成的材料重要的30年一般的10年6.6社区在开展环境卫生、市场管理的创卫达标和检查评比活动中形成的材料IO年6.7对社区内的物业管理、绿地养护及违章建筑进行监督和评议的材料10年7综合治理类7.1社区治安、综合治理工作的计划、总结、报告及基本情况统计报表10年7.2上级机关关于治安、调解工作的政策、法规、批示、通知30年7.3社区综合治理网络、警务责任区等治安防范体系建设材料30年7.4社区各种民事调解、纠纷处理的文件材料涉及房产、资产的永久影响重大的30年一般的10年有领导批示和处理结果的永久其他有处理结果的30年7.6社区治安防范人员名单，重点部位、重点人口监控记

22、录、台账30年7.7社区开展释放、劳教、监管人员的矫正、帮教、服务、管理工作的文件材料30年7.8普法宣传、教育，法律咨询、援助、调解工作形成的计划、总结、活动记录、简报10年8文化宣传类8.1社区文化教育工作的计划、总结、报告10年8.2社区文化站、活动室、文化广场等设施建设情况的报告及统计表30年8.3社区举办板报、宣传专栏和开展宣传活动形成的材料10年8.4社区开展老年人活动、青少年教育培训及妇女保护工作形成的材料10年8.5社区开展政治思想教育、科学文化教育活动形成的材料10年8.6报刊等新闻媒体刊载的反映本社区情况的文字材料30年科技档案1基本建设类1.1社区工程项目可行性研究报告、

23、计划任务书永久1.2社区关于基建投资、征地项目等方面的批复、请示、报告等永欠1.3工程立项的文件材料永久1.4工程选址及征地的报告、请示与批复、土地使用证永久1.5工程计划、审批材料、协议、合同永久1.6工程设计依据性文件、基础资料及开发工程报告永久1.7工程施工图长期1.8施工设计说明、计算书、预算书、工程设计总目录永久1.9施工设计变更通知单、现场修改、补充文件和图样永久1.10工程施工的承包合同、协议书、执照、方案、开工报告、图纸会审记录、施工措施、预算书等永久1.11工程施工中的各种记录及监理材料永久1.12竣工图、竣工验收证明书、资料及批复永久1.13工程预算书、竣工验收证明书永久1

24、.14工程项目使用、管理、维护、改造、扩建中形成的文件材料永久2设备仪器类2.1社区购置的电器设备、办公设备、汽车等重要设备仪器的使用说明书、原理图纸、产品合格证、有关参数图表、装箱单及维修等情况记载设备报废后保管5年2.2社区公共服务设施的购置（引进）合同、协议以及合格证书、使用说明、图纸等30年会计档案1会计凭证类1.1原始凭证15年1.2记账凭证15年1.5涉及外事的凭证永久2会计账簿类2.1总账（包括日记总账）15年2.2明细账15年2.3日记账15年（现金和银行存款日记账保管25年）2.4固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年2.5辅助账簿15年3财务报告类3.1月、季度财务报告（包

25、括文字分析）3年3.2年度财务报告（包括文字分析）永久4其他类4.1会计移交清册15年4.2会计档案保管永久43会计档案销毁清册永久5年4.4银行余额调节4.5银行对账单5年音像档案1照片类1.1上级领导来本社区指导、视察工作形成的照片永久1.2本社区召开重要会议及开展文化、体育等重要活动的照片永久13报刊、电台等新闻媒体宣传反映本社区建设和发展的照片及文字永久1.4本社区主要领导和著名人物的照片永久1.5本社区荣获的各种证书、奖状、锦旗、奖牌、奖品等照片省级以上的永久市级以下的30年1.6本社区概貌及所属基础设施的照片永久2.1上级领导来本社区指导、视察工作中形成的录音带、录像带和光盘等永久

26、2.2反映本社区历史概貌及重要活动、重大会议的录音带、录带和光盘等永久2.3社区为宣传、记录、介绍为目的拍摄录制的录音录像资料30年实物档案1.1社区获得的各种奖状、奖杯、奖章、锦旗、荣誉证书等重要的永久一般的30年1.2对外交流活动获得的具有保存价值纪念品、物品、手迹、字画、牌匾、票证（具有凭证、教育、宣传和欣赏价值的）等重要的永久一般的30年13上级领导、著名人物来社区视察、指导时留下的题词、签名、书画等重要的永久14已停止使用的印信（章）永久电子档案1.1社区各类文件材料形成的光盘、磁盘1.2社区使用的各种应用软件光盘、磁盘（电子档案的保管期限与拷贝到光盘、磁盘中的文件、图形、图像等文件的保管期限相一致）