销售数据的排序与筛选.pptx

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1、任务四 销售数据的排序与筛选,一、任务描述,小王自从任职销售部经理后，利用Excel工具的帮助，工作越来越出色，通过Excel统计得到的数据能帮助他做出更好的决策。但是小王在最近的工作中又遇到了问题。小王需要掌握以下数据：华东地区的销售数据华东地区国产品牌的销售数据各品牌的销售排名情况华东进口品牌的销售数据及销售总量在90台以上、120台以下的数据但是销售部的数据实在是太多了，小王要从众多的数据中找出以上这些数据，如果一条一条地去找，要匹配各个条件，需要花很多时间。有什么办法可以帮助小王在众多的数据中提取他所需要的数据呢？,二、问题分析,归纳小王的需求可以发现，小王要从大量的数据中提取所感兴趣

2、的或比较关注的数据。传统的做法是对数据逐一查看，并且在查看的过程中对比条件，如果符合条件的，就把该条数据记录下来。这种做法费时耗力，而且采用人工的操作方法，难免会出现差错。对销售情况进行排名，传统的手工操作的做法是逐一记录去查看，把记录最大值的记录记为第一，其它名次的做法类似。例如，如果有100条数据，那么则需要100*100=10000次，才能得出最终的排名，相当费时耗力。,三、解决方案,使用排序的方法，把数据按一定的规律排好，使得需要的数据相对集中，即可获得数据。使用数据筛选的方法，设定需要筛选的条件，即可获得满足条件的数据。使用条件格式，把符合条件的数据显性的展现出来，较为直观地反映出所

3、需要的数据。使用排序的方法，把销售数据按销售业绩比高到低排好，即可得到销售排名情况。或者使用Rank函数进行排名计算，得到排名情况。,四、操作步骤,（一）使用排序的方法获取销售数据步骤1 打开工作簿步骤2 单列排序与多列排序,双击”灵通商贸有限公司第二季度销售数据表.xlsx”工作簿文件即可打开该工作簿,排序是按照某种规律安排数据排列的先后顺序，其目的是将一组“无序”的记录序列调整为“有序”的记录序列。在对数据排序时，需选择需要排序的数据或把光标定位到数据区域。如果排序操作是希望对全部数据进行排序，而数据项又较多的情况，则采用光标定位到数据单元格即可。如果排序操作是要对某一部分数据进行操作，而

4、数据项又不是很多的情况，那就要选择要进行操作的数据区域了。一定要注意，在实际操作过程中对一个表格排序时选择的数据区域必须覆盖记录的所有列，否则可能会由于局部数据排序后修改了原有数据，导致数据出错。,四、操作步骤,对数据进行排序的方法常用有以下两种：一是使用“数据”选项卡的“排序和筛选”组中的“升序”和“降序”进行单列排序，二是使用“排序和筛选”组中的“排序”进行多列排序。,方法一：单列排序的操作步骤（1）单击需要排列的列号，如对地区进行排序，单击“C列”。（2）在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中单击“升序”或“降序”（3）在弹出的“排序提醒”对话框中选择“扩展选定区域”。如果其他列的数据也需

5、要参加排序，则选择“扩展选定区域”，如只需要排单列数据，则选择“以当前选定区域排序”，单击“排序”按钮后即可完成。,四、操作步骤,方法二：使用多列排序在Excel中支持多列数据进行排序，具体操作步骤如下：（1）把光标定位到数据区域中或选择排序单元格区域A2:J13，在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中单击“排序”（2）在弹出的“排序”对话框中，设置主要关键字为“地区”，排序方式设为“降序”，第一行为标题行，不需要参加排序，因此勾选“数据包含标题”。如果第一行也需要作为数据进行排序，则去除勾选。单击“添加条件”按钮，次要关键字设置为“产地”，排序方式设置为“降序”。,四、操作步骤,步骤3 新建一

6、个工作表,方法一：移动鼠标至工作表标签处，右击，在快捷菜单中单击“插入”。在弹出的“插入”对话框中选择“工作表”后单击“确定”按钮。,方法二：直接单击工作表标签处右侧的“插入工作表”按钮，或使用“Shift+F11”快捷键插入新工作表。完成后，在“第二季度销售数据表”工作表前会新增一个工作表，系统自动命名为“Sheet1”,点击插入工作表按钮,四、操作步骤,步骤4 移动工作表步骤5 更改工作表名,移动鼠标至需要移动的工作表标签处，这里移动的是“Sheet1”工作表，按住鼠标左键不放，拖动“Sheet1”工作表标签至“第二季度销售数据表”标签后，松开鼠标即可,双击“Sheet1”工作表标签名字，

7、输入“华东地区的销售数据”，按“Enter”键确定输入。,四、操作步骤,步骤6 复制单元格,四、操作步骤,（二）使用筛选的方法获取销售数据步骤1筛选,（1）把光标定位到数据区域中或选择排序单元格区域A2:J13。（2）在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中单击“筛选”。完成后，在数据的第一标标题行处出现倒三角的按钮。（3）设置筛选的条件。单击“地区”右下角的箭头，在下拉列表中单击“文本筛选”中的“等于”或“自定义筛选”，也可以直接在复选框中勾选需要筛选的数据。如果选择“等于”或“自定义筛选”，则还需进行下一步操作,四、操作步骤,步骤2 新建工作表并更改工作表名步骤3 复制筛选的结果,在“第二季度

8、销售数据表”工作表后插入新工作表，并更名为“华东地区的销售数据”。,在“第二季度销售数据表”工作表后插入新工作表，并更名为“华东地区的销售数据”。,四、操作步骤,（三）使用条件格式显示销售数据使用条件格式显示销售数据,（1）选择数据区域。按住鼠标左键拖动选择数据区域A2:J13。（2）单击“开始”选项卡中的“条件格式”，在下拉列表中单击“新建规则”。在弹出的“新建格式规则”对话框中选择“使用公式确定要设置的单元格”，并在“为符合此公式的值设置格式”的文本框中输入公式“=$C2=华东”。（3）单击“格式”按钮，在弹出的“设置单元格格式”话框中选择“填充”选项卡，并选择需要突显的颜色作为背景色。完

9、成后华东地区的销售数据就一目了然了。,四、操作步骤,（四）多个条件排序获取销售数据多个条件排序,（1）把光标定位到数据区域中或选择排序单元格区域A2:J13。单击“数据”选项卡中的“排序”。在弹出的“排序”对话框中，设置主要关键字为“地区”，排序方式设为“降序”，第一行为标题行，不需要参加排序，因此勾选“数据包含标题”。如果第一行也需要作为数据进行排序，则去除勾选。单击“添加条件”按钮，次要关键字设置为“产地”，排序方式设置按“数值”“降序”排序。（2）完成后可看到数据先按地区排序，在地区中再按产地排序,四、操作步骤,（五）“自动筛选”选择多条件数据“自动筛选”选择多条件数据,1）和前面的筛选

10、操作方法一样，先完成第一个条件“华东地区”的数据筛选2）再单击第二个条件“产地”右下角的箭头，在下拉菜单中选中“国产”或“自定义筛选”复选框，选择“国产”则得到华东地区国产品牌的销售数据，如果选择自定义，则在弹出的对话框“自定义自动筛选方式”中，条件设置为“等于”、“国产”,四、操作步骤,（六）使用排序完成销售量排名步骤1 按销售量对数据进行排序,把数据按销售量进行降序排序,四、操作步骤,步骤2 插入列步骤3 使用填充完成名次输入,单击I列列标，在“开始”选项卡的“单元格”组中单击“插入”，在下拉菜单中单击“插入工作表列”，或右击，在弹出的快捷菜单中单击“插入”。在单元格I2中输入“名次”。,

11、四、操作步骤,（七）使用Rank函数计算名次,使用排序的方法可以很方便得到销量的排名，但是有两个缺陷，一是如果销售出现相同的情况，名次应该一样才对，二是一旦销售数据发生变化，则需要重新排序及输入名次，极其麻烦。最好的解决方法是使用Rank函数根据销售量自动计算出名次，这样一旦销售数据发生变化，名次也会自动变化，不需要重复性劳动。,Rank函数格式：=Rank(Number,Ref,Order)函数功能：返回某数字在一列数字中相对于其它数值的大小排位参数说明：Number是要进行计算的数值，Ref是一列数组，Order是排序的方式，0或不填，为降序排序，非零值为升降排序。,四、操作步骤,步骤1

12、插入一列步骤2 使用Rank函数计算名次,单击I列列标，在“开始”选项卡的“单元格”组中单击“插入”，在下拉菜单中单击“插入工作表列”，或右击，在弹出的快捷菜单中单击“插入”，然后在单元格I2中输入“名次”。,Rank函数参数设置,四、操作步骤,步骤3 使用填充快速完成其它名次的计算,单击单元格I3，将鼠标移至单元格右下方处，鼠标形状变成“黑色十字”形，按住鼠标左键不放，拖动到需要产生的数据单元格I13处，自动填充计算公式，即可完成名次的计算。,四、操作步骤,（八）使用高级筛选获取多复合条件数据,对于获取“华东进口品牌的销售数据及销售总量在90台以上，120台以下的数据（含 90，不含 120

13、）”这种要求符合多复合条件的数据，如采用上述的排序或自动筛选的方法操作，也可获取到相关数据，但是无法直观地看到筛选所使用的具体条件。对于这种多复合条件的数据获取，最好的解决办法是采用数据的高级筛选。,高级筛选的大概操作步骤：（1）建立筛选条件区。（2）使用高级筛选。在建立筛选条件区时要注意以下几点：条件区由一行字段名行和若干条件行组成。可以放置在工作表的任何空白位置，一般放在工作表的正上方或正下方。条件区字段名行中的字段名排列顺序可以与数据区域的不同，但对应字段名称必须完全一样，最好是从数据区复制字段名过来条件区的第二行开始是条件行，其中单元格存放的是条件式，同一条件行的不同单元格中的条件式互

14、为“与”的逻辑关系，即满足其中所有条件式才算符合条件；不同条件行单元格中的条件互为“或的逻辑关系”。即满足其中任何一个条件式就算是符合条件。,四、操作步骤,步骤1 设置条件区域步骤2 执行高级筛选命令,在A19:L21区域设置条件区域,四、操作步骤,步骤3 设置高级筛选参数,五、拓展知识,（一）使序号不参加排序步骤1 插入空列步骤2 选择右侧数据进行“排序”,五、拓展知识,步骤3 完成后删除空列,五、拓展知识,（一）在高级筛选中使用通用符,六、任务成果,通过本任务的学习，学会了如何在Excel中通过使用数据的排序、筛选、RANK计算获取相关的数据，并掌握对工作表的操作方法。,七、总结与评价,八、课后作业,使用“自动筛选”功能，在“灵通商贸第二季度销售数据表”中选出华东地区，产地为进口，并且季度销售量大于100的数据。,