秘书基础第二章会议组织与管理.ppt

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1、,广东省职业技术教研室省编教材,秘书基础教学课件,书名：秘书基础主编：曾思燕 张祥民出版社：世界图书出版广东有限公司书号：ISBN 978-7-5100-3701-6/C0006 如需全书ppt课件请联系 020-87213881-621（分机）QQ：10121082制作方：广东圣贤智本书目录第一章：秘书职业概述第二章：会议组织与管理第三章：办公室事务管理第四章：公文写作与文书处理第五章：秘书的职业生涯规划与自我管理,秘书做些什么,畅所欲言,第二章 会议组织与管理,2.1 会议概述,2.2 会议准备工作,2.3 会间工作管理,2.4 会后工作,教学目的,知识目标（1）了解会议的概念、功能、要素

2、、种类、规则；（2）学习和掌握会前准备工作的具体操作方法；（3）学习会间管理工作的做法；（4）学习怎样做好会后工作。能力目标（1）能够策划会议方案、发送会议通知、安排会议日程、（2）掌握布置会场、迎宾签到、会间服务的工作方法（3）能够清理会场、安排与会者返程、整理会议文件。,教学的重点与难点,一、教学重点 1.会前准备工作 2.会间签到工作 3.会后安排与会者返程 二、教学难点 1.会议的种类 2.会议策划方案的制定 3.会议通知、会议纪要的拟写,2.1 会议概述 2.1.1 会议的功能 看了秘书与会议案例后，想一想以下问题：（1）会议的功能是什么？（2）会议的种类有哪些？（3）秘书与会议有何

3、关系？,讨论交流,（1）会议的含义 会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。会议特征：2人以上、有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导、目的是议事，解决问题（2）会议的功能 1.信息交流 2.发扬民主 3.科学决策 4.检查监督 5.沟通协调 6.树立权威 附属功能,知识讲解,（3）会议的要素,（4）会议的类型,（4）秘书工作会议的内容,（1）会议的含义是什么？（2）说说会议有什么功能作用？（3）投票箱属于会议的什么要素？（4）某一部门定期召开，由本部门全体员工参加的会议是什么会议？,请回答,2.2会议准备工作（1）看了会务工作案例后，你认为应该怎样做好会前的准备工作？（2）什么是会议的议

4、程与日程？（3）如何发送会议通知？（4）怎么样布置会场？（5）常见的会议文件有哪些？,讨论交流,2.2.1 会议策划方案设计 1.会议策划书的一般内容（1）会议的目标、指导思想和会议名称。（2）会议的议题、议程和日程安排。（3）邀请的领导、贵宾，出席和列席会议的人员，会议的规模。（4）会议的时间。（5）会场的地址、规格及布置要求。（6）会议组织机构，如主席团、组织委员会、执行委员会、学术委员会、秘书处、筹备组等。,知识讲解,（7）会议的方式和技术手段。（8）会议的后勤保障措施以及辅助活动的安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等。（9）会议的宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送

5、新闻稿件等。（10）会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。（11）其他应当说明的事项。,2.会议策划程序,2.2.2 会议议程与日程安排1.会议议程的内容,2.会议日程的内容,（1）会议策划书的一般包括哪些内容？（2）会议议程和日程的有什么作用？（3）议程和日程有什么联系？（4）请你拟写一卡片式会议通知。（5）如何安排主席台坐位？（6）会议主题文书有哪些？,想一想,2.2.3会议通知 1.会议通知的内容。（1）会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络信息、报到事宜及有关要求等。（2）会议相关材料。（3）回复时需要的信封、邮票等。（4）有关票证。（5）会议地点

6、、交通工具、线路等。,2发送会议通知的方法,（1）口头通知与书面通知。口头通知。口头通知即当面或电话通知。小型会议或与会人员集中居住的会议，适用当面口头通知。参加人数较多且来不及或不方便发书面通知的，适用电话通知。书面通知。书面通知即书面印制的通知或板报、网络上发布的通知。参加人数较多或者比较重要的会议，宜发书面通知。,（2）正式通知和非正式通知。,3发送会议通知的程序,2.2.4 会场选择及布置,1会议地点的选择要求（1）交通便利。（2）会场的大小应与会议规模相符。（3）场地要有良好的配置设备。（4）场地应不受外界干扰。（5）会议地点宜有停车场地。（6）场地租借的成本必须合理。,2布置会场和

7、安排座次（1）会场整体布局的要求。庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。会场的整体布局要和谐。中大型会场要有一个绝对的中心，多采用半圆形、方形的形式，以突出主持人和发言人；中大型会场还要注意进、退场的方便。小型会场要注意布置的集中和方便。（2）会场的布局形式。,（3）主席台的座次安排。,依职务的高低安排座次,为方便工作，会议主持人有时需在前排边座就座，有时按职务顺序就座。,主席台座次应编制成表，先报上级主管审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上标明。,在主席台每个座位的左侧放置姓名台签。,（4）场内其他人员的

8、座次安排。,小型会场座位安排。,一要考虑与会者就座的习惯，同时突出主持人、发言人。二要注意分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座，反之，为下座。,中大型会场内座位的安排，如图2-12 所示。,2.2.5 会议文件的准备,1会议文件的类型,2准备会议文件的程序,2.2.6 会务工作分工,会务工作要按照会议筹办机构内部设置及会议的实际需要来进行明确的分工，主要通过设立若干工作小组来实现。以大中型会议为例，可以设立以下工作小组，见表2-5。,1安排会议餐饮（1）根据会议经费和人员情况决定会议餐饮的标准。（2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，分自助餐制和分餐制。（3）提前

9、与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。,2.2.7 后勤服务安排,（4）提前设计就餐的凭证。（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要干净、卫生、美味可口、品种齐全。（6）提前准备好干净的饮食用具。（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。（8）做好饮用水、饮料的供应。,2安排会议住宿,（1）安排方式的选择。,（2）预订会议住宿的程序。,通过会议回执，掌握到会人数和订房规格。,向宾馆、酒店预订会议用房。,（3）确定会议住宿的程序。,（4）会议住宿的房间安排。,同参会人员确认。,与饭店或酒店确认预订。,来宾和主办方的领导要特殊照顾。年龄较大的与会者或女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。,

10、注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择。预订住宿地点一定要留出余量，预订数量上应略有余。,2.3会间工作管理谭红为什么没能接到客人？接站牌应该写清哪些信息？,讨论交流,1.接站工作（1）接站前要做好充分准备（2）接站的车辆安排（3）企业的信息枢纽（4）接站的工作程序,知识讲解,2.3.1 会务接站与报到,2.报到工作,报到的方式一般是要求与会者本人持会议通知亲自报到。在报到处周围设立引导牌，注明报到位置。报到接待人员要热情主动地迎接与会者，向报到者表示欢迎，在证实报到人员身份后，将预先准备好的文件袋（包括文件

11、、证件、餐券、住宿房间号码、文具等）发给报到人员,2.3.2 会议签到,1签到工作的内容与意义签到工作通常包括迎宾、签到登记、交费、领取会议资料和各种票证等。组织与会人员签到和登记，然后引导与会者尽快就座，其目的是及时了解到会人数。签到对于各类有选举、表决内容的法定性会议尤为重要，它关系到是否达到法定人数，选举、表决结果是否有效,2会议签到的方式,2.3.3 会议记录,1会议记录的作用,（1）为日后查考提供依据。,（2）有利于会议信息的汇总、交流和总结。,（3）为形成会议的最后文件打好基础。,（4）便于传达和宣传会议精神。,2会议记录的内容,（1）会议描述。包括会议类型、时间、日期、地点。（2

12、）与会者姓名。主席的名字在最前面，办事员的名字在最后。（3）缺席者请假条。（4）宣读上次会议记录。（5）由会议记录中产生的问题。,（6）通讯情况。（7）一般事务（决议应包括会议上的确切措词）。（8）其他事务（按在会上进行的顺序记录）。（9）下次会议日期。（10）主席签名。会议记录在主席签名后应写上日期。,3会议记录的要求,会议记录要求真实、准确、完整。,2.3.4 会间调度,1车辆服务,2应急措施,（1）会议车辆数量、类型。根据会议规模与内容安排确定车辆数量及类型。（2）会议车辆管理制度。车辆管理任务繁重，责任重大，情况复杂，所以必须建立严格的会议车辆管理制度，保证会议期间的正常使用。（3）租

13、车管理。当本单位车辆不足时，可向租车公司租用，租车前要调查租赁公司的资质、信誉、服务情况、价格及车辆状况等。,制订会间医疗、安全等应急方案，可与当地医院、公安部门联系，防止会间中毒、疾病、恶性突发事件的发生。,2.4 会后工作 案例中的刘伶为什么会得到了与会人员的连连称赞？,讨论交流,1清点与会人员借用的物品 2恢复会议室原貌3清还各种视听设备及用品 4揭去会场、会议室标示物 5锁好会议室门窗,知识讲解,2.4.1 会场清理,2.4.2 与会人员离会工作,（1）提早登记与会人员返程所需车、船、飞机票，并及时分发给与会人员。,（2）对于重要宾客和远道客人，秘书应协助组织召开一定范围内的欢送会或送

14、别宴会。（3）分批送站，调配车辆。,（4）清理结算与会人员的相关费用支出，帮助与会人员及时与会务组结算并办理付费事宜，开具收据发票。坚持财务管理制度，对于不符合开支规定的项目可以拒付。（5）妥善安排暂留人员。对于尚未离会，还需短时间留住的与会人员，也应妥善安排食宿。,2.4.3 费用结算与报销,1会议的收费与付费方法,（1）收款的方法。有些会议需要由与会人员向主办方支付一些必要的费用（如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等），收款时应注意如下事项。在会议通知或预订表格中，详细注明收费的标准和方法，注明可采用的支付方式（如现金、支票、信用卡等）。如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。开具发票的

15、工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。另外，如果有些项目无法开具发票，应与会议代表协商，开具收据或证明。,（2）付款的方法和时间表，见表2-8。,2会议付费的要求（1）会议经费的名称要规范。（2）遵守公司零用现金、费用报销的各种财务制度和规定。,2.4.4 会议简报,会议简报是反映会议动态、进程和主要成果的内部简要报道，也被称为会议信息，大多是在会议活动的过程中编写的，有时也在会议活动结束后编写。,会议简报的要求如下。（1）真实准确。（2）短小精悍。（3）及时快速。（4）生动活泼。,2.4.5 会议纪要 会议纪要与会议记录有什么区别？,讨论交流,1.会议纪要的种类（1

16、）办公会议纪要。（2）工作会议纪要。（3）协调会议纪要。（4）研讨会议纪要。,知识讲解,2会议纪要的拟写要求 经过领导签发的会议纪要是会议的正式文件。这种文件应当简短扼要、观点鲜明、确切说明事项，不必发表议论。具体要求有以下3 点。（1）实事求是，忠于会议实际。（2）内容集中概括，提炼归纳。（3）有条理，使人一目了然。,3会议纪要的工作程序会议纪要的工作程序：完善会议记录起草、编写会议纪要确定印发范围接收者确认领导签字打印成文印制、分发和归档保存。,4注意事项（1）绝密级会议纪要只印发与会领导。（2）一般级会议纪要可印发与会人员，并视情况加发内容涉及的部门。（3）有些保密性强的会议，只需部门知

17、道有关会议决定事项，印发会议决定事项通知，即决办通知。会议纪要、决办通知都要标明密级，进行编号。,会议纪要工作程序如何？,想一想,2.4.6 会议文书整理 会议结束后，秘书要做好哪些会议文件资料的收集、整理和归档工作？,讨论交流,1.收集会议文件资料的要求,知识讲解,（1）确定会议文件资料的收集范围。会前分发的保密文件要按资料的清退目录和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退死角。（2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。（3）选择收集文件资料的渠道，运用不同方式方法收集文件资料。（4）与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续。认真

18、检查文件资料是否缺件、缺页、缺损，及时采取措施补救毁损的文件资料。（5）收集整理过程要注意保密。,2需收集整理的文件资料（1）会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。（2）会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。（3）会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。,3会议文件的立卷归档 会议文件资料的立卷归档是指会议结束后依据会议文件的内在联系加以整理，分门别类地组成案卷，归入档案。,会后需收集整理的文件资料有哪些？,想一想,2.4.7 会议催办 什么是催办工作？,讨论交流,1.会议催办工作的含义和意义,知识讲解,催办是指秘书对有关单位和部门落实会议决议事项办理情况的检查和催促。会后催办对传达贯彻会议精神，落实各项决定具有重要意义。,催办工作要做到以下几点。,（1）明确催办人员。,（2）健全登记制度，建立催办登记簿，逐项列出检查催办的事项，并由催办人员根据实际情况，定期记载进展状况。,（3）建立汇报制度。催办人员可采用口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式向领导落实情况，对一些重大问题不能自作主张，要听从领导的指示。,在催办工作中碰到一些重大的问题，秘书应该怎么做？,想一想,