电子表格软件在会计中的应用.pptx
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1、,电子表格软件在会计中的应用主讲老师:老慢,一、电子表格软件概述 二、数据的输入与编辑 三、公式与函数的应用 四、数据清单及其管理分析,【整章内容为新大纲新增】,本章构成:,电子表格,又称电子数据表,是指由特定软件制作而成的,用于模拟纸上计算的由横竖线条交叉组成的表格。,一、常用的电子表格软件,第一节 电子表格软件概述,Excel2003的默认用户界面,Excel2013的默认用户界面,电子表格软件的主要功能有:(1)建立工作簿;(2)管理数据;(3)实现数据网上共享;(4)制作图表;(5)开发应用系统。,二、电子表格软件的主要功能,Excel软件启动后,即可按照要求建立一个空白的工作簿文件,
2、每个工作簿中含有一张或多张空白的表格。在Excel 2003中,每个工作簿默认含有3张工作表,每张工作表由65 536行和256列组成;在Excel 2013中,每个工作簿默认含有l张工作表,该工作表由1 048 576行和16 384列组成。默认的工作表不够用时,可以根据需要予以适当添加。每个工作簿含有工作表的张数受到计算机内存大小的限制。,(一)、建立工作簿,用户通过Excel不仅可以直接在工作表的相关单无格中输入、存储数据,编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格,而且可以利用计算机,自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类
3、、汇总等操作,还可以运用运算公式和内置函数,对数据进行复杂的运算和分析。,(二)管理数据,通过Excel,用户可以创建超级链接,获取局域网或互联网上的共享数据,也可将自己的工作簿设置成共享文件,保存在互联网的共享网站中,让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。,(三)实现数据网上共享,Excel提供了散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。Excel不仅能够利用图表向导方便、灵活地制作图表,而且可以很容易地将同一组数据改变成不同类型的图表,以便直观地展示数据之间的复杂关系;不仅能够任意编辑图表中的标题、坐标轴、网络线、图例、数据标志、背景等各
4、种对象,而且可以在图表中添加文字、图形、图像和声音等,使精心设计的图表更具说服力。,(四)制作图表,Excel自带VBA宏语言,用户可以根据这些宏语言,自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统,有效运用和扩大Excel的功能。,(五)开发应用系统,1点击“开始”菜单中的 Excel 快捷命令2点击桌面或任务栏中 Excel 的快捷方式图标 直接点击(单击或双击)位于桌面的 Excel 快捷方式图标,(一)Excel 软件的启动,三、Excel 软件的启动与退出,3通过“运行”对话框启动 Excel 软件4打开现成的 Excel 文件,三、Excel 软件的启动与退出,1点击标题栏最右边的关
5、闭按钮2点击“关闭窗口”或“关闭所有窗口”命令3按击快捷键“Alt+F4”注意:如果当前有多个工作簿文件在运行,按击“Alt+F4”键后,光标所在的文件被关闭,其他处于打开状态的Excel文件仍在运行,Excel软件并未退出。,(二)Excel 软件的退出,Excel 软件的默认用户界面因版本不同而有所区别。1.Excel 2003 及以下版本的默认用户界面基本相同,由标题栏、菜单栏、工具栏、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成;2.Excel 2007 及以上版本的默认用户界面基本相同,主要由功能区、工作表区和状态栏等要素组成;,四、Excel 软件的用户界面,Excel2003的默认用户界
6、面,主要包括:(一)Excel 文件的新建与保存(二)Excel 文件的关闭与打开(三)Excel 文件的保密与备份(四)Excel 文件的修改与删除,五、Excel 文件的管理,1Excel 文件的新建(1)敲击快捷键“Ctrl+N”键;(2)打开“文件”菜单,点击“新建”菜单命令,选定其中的空白工作簿模板;(3)点击工具栏中的“新建”按钮(Excel 2003 为常用工具栏,Excel 2013 为快速访问工具栏)。,(一)Excel 文件的新建与保存,2Excel 文件的保存(1)通过敲击功能键“F12”键进行保存(2)通过敲击快捷键“Ctrl+S”键进行保存(3)通过单击常用工具栏(适
7、用于 Excel2003)或快速访问工具栏(适用于 Excel 2013)中的“保存”或“另存为”按钮进行保存(4)通过“文件”菜单(或 Excel2003“工具栏”菜单)中的“保存”或“另存为”命令进行保存,(一)Excel 文件的新建与保存,1Excel 文件的关闭(1)点击“工具栏”中的“关闭”按钮或命令。(2)点击“文件”菜单中的“关闭”命令。(3)敞击快捷键“Ctrl+F4”。上述三种方法关闭的均是当前文件,其他处于打开状态的Excel文件仍处于打开状态,Excel软件仍在运行,并可通过按击“Ctrl+N”键等方式创建新工作簿。,(二)Excel 文件的关闭与打开,2Excel 文件
8、的打开(1)通过直接点击Excel文件打开。(2)通过快捷菜单中“打开”命令打开。(3)通过Excel“文件”菜单中的“打开”命令进行打开。(4)通过常用工具栏(适用于Excel2003)或快速访问工具栏(适用于Excel 2013)中的“打开”按钮进行打开。(5)通过按击快捷键“Ctrl+O”键进行打开。,(二)Excel 文件的关闭与打开,1Excel 文件的保密(1)打开“另存为”对话框;(2)在“另存为”对话框中,点击“工具”下拉菜单中的“常规选项”;(3)在打开的“保存选项”对话框中根据需要输入Excel文件的打开权限密码或修改权限密码,也可以勾选“建议只读”,点击“确定”;(4)保
9、存Excel文件。,(三)Excel 文件的保密与备份,2Excel 文件的备份(1)打开“另存为”对话框;(2)在“另存为”对话框中,点击“工具”下拉菜单中的“常规选项”;(3)在打开的“保存选项”对话框中,勾选“生成备份文件”选项,点击“确定”;(4)保存Excel文件。,(三)Excel 文件的保密与备份,1Excel 文件的修改Excel文件的修改通常在已打开的Excel文件中进行,包括修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序、增删工作表和调整工作表顺序等。2Excel 文件的删除(1)选中要删除的Excel文件,按击“Delete”键进行删除。(2)用鼠标右键点击要删
10、除的Excel文件,选择删除命令。,(四)Excel 文件的修改与删除,第二节 数据的输入与编辑,本节构成:一、数据的输入 二、数据的编辑 三、数据的保护,(一)数据的手工录入 Excel 中,数据的输入和修改都在当前单元格或者对应的编辑栏中进行。1在单个单元格中录入数据2在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据3在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的数据4在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据,一、数据的输入,1相同数据填充。2序列填充3填充序列类型的指定 利用自动填充功能填充序列后,可以指定序列类型,如填充日期值时,可以指定按月填充、按年填充或者按日填充等。,(
11、二)单元格数据的快速填充,Excel 可以获取 SQL Server、Access 等数据库的数据,实现与小型数据库管理系统的交互。,(三)导入其他数据库的数据,1数据的复制和粘贴2数据的剪切与粘贴,二、数据的编辑,(一)保护工作簿 Excel 可以为重要的工作簿设置保护,限制进行相应的操作。1限制编辑权限2设置工作簿打开权限密码(二)保护工作表在 Excel 2013 中,可以对工作表进行编辑权限设定,限制他人对工作表的编辑权限,如插入行、插入列等。取消权限保护需输入正确的密码。(三)锁定单元格(1)启用保护工作表;(2)选定需要保护的单元格或单元格区域,依次单击“开始”、“单元格”、“格式
12、”和锁定单元格”,完成保护单元格设置。,三、数据的保护,第三节 公式与函数的应用,本节构成:一、公式的应用 二、单元格的引用 三、函数的应用,(一)公式的概念及其构成公式是指由等号“=”、运算体和运算符在单元格中按特定顺序连接而成的运算表达式。运算体:是指能够运算的数据或者数据所在单元格的地址名称、函数等;运算符:是使 Excel 自动执行特定运算的符号。,一、公式的应用,1公式的创建Excel 中,创建公式的方式包括手动输入和移动点击输入。手动输入公式的具体步骤为:(1)选定目标单元格。(2)在目标单元格或其对应的编辑栏中输入等号“=”,输入的内容在单元格和编辑栏中同步显示。(3)输入第一个
13、运算体、第一个运算符、第二个运算体,以下类推,直至最后一个运算体。如有小圆括号,应注意其位置是否适当以及左括号是否与右括号相匹配。(4)确认新创建的公式。,(二)公式的创建与修改,公式编辑和修改的方法有:(1)双击公式所在的单元格直接在单元格内修改内容。(2)选中公式所在的单元格,按“F2”键后直接在单元格内更改内容。(3)选中公式所在的单元格后单击公式编辑栏,在公式编辑栏中做相应更改。,2公式的编辑和修改,对于只由一个运算符或者多个优先级次相同的运算符(如既有加号又有减号)构成的公式,Excel 将按照从左到右的顺序自动进行智能运算;但对于由多个优先级次不同的运算符构成的公式,Excel 则
14、将自动按照公式中运算符优先级次从高到低进行智能运算。,(三)公式的运算次序,1查看公式中某步骤的运算结果(1)选中公式所在的单元格,双击或按“F2”键进入编辑状态(2)选中公式中需要查看其运算结果的运算体和运算符,按“F9”键后,被选中的内容将转化为运算结果,该运算结果同时处于被选中状态。(3)按“Esc”键或者“Ctrl+Z”组合键(或单击“撤销”按钮),运算结果将恢复为公式表达式的原来内容。需注意的是,所查看内容必须以一个运算体(或左小圆括号)为起点、另外的运算体(或右小圆括号)为终点,否则按“F9”键后无法运算,自动弹出报错对话框。,(四)公式运算结果的显示,(1)在单元格显示运行结果时
15、,选中单元格,按“Ctrl+”组合键或者点击“显示公式”菜单命令(适用于Excel 2013),可切换为显示公式内容。Excel 2003中,依次点击“工具”、“公式审核”、“公式审核模式”,切换为显示公式内容。(2)在单元格显示公式内容时,选中单元格,按“Ctrl+“组合键或者点击“显示公式”(适用于Excel 2013,Excel 2003中点击“公式审核模式”)菜单命令,可切换为显示运行结果。,2公式默认显示方式的改变,将公式运算结果转换为数值,是采用复制粘贴的方法将公式原地复制后,进行选择性粘贴,但只粘贴数值。选择选择性粘贴,选择“数值”,3将公式运算结果转换为数值,(一)引用的类型1
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- 电子表格 软件 会计 中的 应用
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