电子表格处理软件(Excel)基本操作.ppt

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1、1,电子表格处理软件（Excel）基本操作,主讲人：业务拓展部 郑航,2011年8月1日,长乐市农村信用合作联社,2,Excel概述,Excel是Windows环境下的电子表格软件，是Office成员之一。基本功能方便的表格制作强大的计算能力（11类函数、自定义公式）具有数据库管理能力（排序、筛选、分类汇总等）提供丰富的图表,3,Excel 2003工作界面,4,工作簿Excel文件就称为工作簿默认名为book1、book2扩展名为.xls工作表一个工作簿默认有3个工作表，最多可由255个工作表组成。,工作簿（Excel文件）和工作表（SHEET）,5,单元格（Cell),单元格是工作表中的最

2、基本单位单元格接受两种类型的数据：常数和公式。常数主要有：字符、数字、日期和时间等。字符的输入数字的输入日期和时间的输入分数的输入,6,选定操作,选取单元格：单击该单元格。编辑单元格：双击该单元格。选取整行（列）：单击行号或列标。选取整个工作表：单击“全选”按钮。选取某区域：拖动鼠标单击起始单元格后按下Shift单击最后一个单元格。选取不连续的区域：按下Ctrl键，然后单击所要选取的单元格。按条件选定单元格：编辑-定位,7,单元格的引用,单元格有两种地址表示方式绝对地址相对地址引用方式有三种相对引用：列标和行号的直接组合。表示与公式位置相关的单元格引用。如A1绝对引用：在列标和行号前加上“$”

3、。表示指向特定位置单元格的单元格引用。如$A$1混合引用：相对列与绝对行，如A$1；绝对列与相对行，如$A1在复制公式时，相对引用会根据单元格位置的改变自动调整，但绝对引用不会。相对引用和绝对引用的切换：F4,8,函数的使用,Excel提供了300多个函数，包括数学与三角函数、文字函数、逻辑函数、日期与时间函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数和信息函数。常用的函数有：SUM、Average、Count、MAX、MIN、If、Len、Left、Mid、Right,9,公式的使用,以“=”开始，由常数、单元格引用、函数和运算符组成（若输入公式时少了“”号，则输入内容就变成了字符串）。运算符算

4、术运算符：+、-、*、/、%、关系运算符：=、=、文本运算符：&（连接）,10,单元格的操作,单元格内容的修改、删除（即清除）单元格的插入、删除插入行/列、删除行/列表格转置隐藏/显示行/列单元格移动、复制 选择性粘贴批注查找/替换,11,合并、拆分单元格只能合并连续区域的单元格，只能拆分已经合并过的单元格。当合并的单元格区域内单个单元格有数据时，该数据仍保留在合并过的单元格中；当合并的单元格区域内多个单元格有数据时，只能保留该区域中最左上角的数据。拆分单元格时，若该区域内有数据，数据会保存在该区域中的左上角单元格中。格式单元格对齐合并单元格,12,自动填充单元格原单元格中无公式复制：可复制格

5、式、数值、附注等。可复制到不连续的区域。拖动填充柄：可选中拖动一个或两个单元格。当拖动一个单元格，原单元格为数值、日期、时间时复制后的内容不同。拖动两个单元格时，按变化规律填充。仅复制到连续的区域。原单元格有公式当原单元格的公式中引用的地址是相对地址时，填充到目标单元格后公式会根据单元格位置的改变而发生改变；绝对单元格地址则保持不变。,13,错误信息及其含义,#：单元格中输入的数据或计算结果的长度超出规定范围，致使该单元格容纳不下数据。将日期或时间做减法时出现负值也会出现这个提示#VALUE！：在需要数字或逻辑值时却输入了文本数据，导致数据类型不匹配；在需要赋单一数据的运算符或函数时，却赋给了

6、一个数值区域#DIV/O！：除法公式出了问题，应该检查一下除数是否为0，或者除数是否指向了一个空单元格#NAME？：这是在公式中使用了Excel不能识别的文本而产生的错误，也可能是删除了公式中一些正在使用的数据名称或使用了不存在的数据以及出现拼写错误#N/A：在函数或公式中用到的数值不存在而产生的错误#REF！：单元格引用无效的结果。比如删除了有其他公式引用的单元格，或者把移动单元格粘贴到了其他公式引用的单元格中,14,窗口的冻结、分割与缩放,1、冻结窗口,窗口,冻结窗口,2、分割窗口,窗口,拆分窗口,3、缩放窗口,常用工具栏中的缩放控制,要对第1行（列）进行冻结，须选定第2行（列）。,15,

7、格式设置,一、单元格格式数据格式：字符：单元格内输入数值型字符（文本）时，可用下列两种方法加单引号输入数值后，格式单元格数字文本数值：可设定小数位数，格式单元格数字数值日期：格式单元格数字日期时间：格式单元格数字时间在Excel中，输入数字序列，默认为数值类型；输入“/”、“”和“年”、“月”、“日”等分割的数字序列，默认为日期；输入“：”默认为时间；输入非数字和非分隔符号的其它字符序列，默认为字符序列。,16,二、条件格式的应用根据设置的条件给出定义的格式格式条件格式一次可同时设置三个条件,17,创建图表,一、图表的概念 图表使数据更直观、形象。1、图表类型2、数据源：作图的数据区域。3、图

8、表选项：图表中的各个对象。图表区、图形区、分类轴、图例、背景等。4、图表位置：嵌入式图、独立图表。二、创建图表,选中数据源,插入,图表,18,数据排序排序方向有升序和降序两种。默认排序次序是根据单元格的数值而不是格式。排序依据：数字：按大小符号：字典序文本：按ASCII码序逻辑值：FalseTrue简单排序：用工具栏按钮复杂排序：数据排序（一次排序最多可指定3个关键字，如对4个以上关键列排序，需多次排序来完成）,19,分类汇总：前提条件是排序分类汇总：数据分类汇总分类字段汇总方式清除分类汇总：数据分类汇总全部删除数据筛选筛选符合条件的记录，不满足条件的记录被隐藏，并不被删除。分类自动筛选数据筛选自动筛选全部、自动筛选前10项、自定义（与、或）取消筛选：再次选择“自动筛选”,20,数据透视表对数据清单从不同的角度进行统计分析，生成一个视图。数据数据透视表,21,工作表的操作,插入工作表删除工作表移动或复制工作表重新命名工作表,22,数据保护,隐藏/显示行或列保护工作簿：工具选项安全性,23,打印工作表,页面设置文件页面设置，或者视图页眉页脚打印区域设置文件打印区域设置打印区域,24,Excel文件与其它文件之间的关系,Word表格和Excel表格的互换复制粘贴文本文件导入Excel文件打开文本文件类型数据导入外部数据文本文件,25,谢谢大家！,