商务信函格式PPT讲义版.ppt

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1、什么是外贸英语函电？,在国际商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函和电讯文书。,电讯文书,电报Telegram 电传Telex 传真Fax电子邮件E-mail,商洽函 询问函 答复函 请求函 告知函 联系函,信函类型,外贸英语函电的特点？,1、独特的语言风格和较正式用语 We are in the market for silk blouses and should be pleased if you kindly quote us your price for the goods listed below:enquiry,offer,外贸英语函电的特点？,2、夹杂大量的

2、贸易术语、缩略语、缩写词 FOB,CIF Shanghai B/L,L/C,BRGDS,TKS,ASAP,YL11/11RVD,外贸英语函电的特点？,3、与外贸业务实践密切相关 immediate shipment 国际惯例 30天内 美国 10天内,China National Cereals,Oils and Foodstuffs Imp&Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajieBeijing 10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:15th November,20-Our Ref.Y

3、our Ref.556 EastcheapLondon,E.C.3,EnglandAttention:Import Dept.Dear Sirs,Subject:Aquatic Products We thank you for your enquiry of 5 November.In compliance with your request,we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference.All prices are subjec

4、t to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season.Therefore,we would suggest that you advise us by a fax in case of interest.We await your early favorable reply.Yours truly,China National Cereals,Oils and Foodstuffs Imp&Exp Corp.Sig._(Manager)Enclosurescc our Shanghai

5、 Branch OfficeP.S.We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.,一、商务书信的组成部分(Text B)Parts of a Business Letter,1、信头（Letter Head）2、封内地址(Inside Address)3、称呼(Salutation)4、事由(Subject)5、正文(Body of the Letter)6、结尾套语（Complimentary Close）7、签名（Signature）8、附件（Enclosure）,1、信头 letter head,

6、发信人的名称、地址、邮编、电话号码、传真号码、电子信箱等联系方式；发信日期（Date）信函编号（Reference Number）,China National Cereals,Oils&Foodstuffs Imp&Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajiehBeijing 10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:15th November,20Our Ref.Your Ref.,2、封内地址 inside name and address,收信人姓名和地址 一般列于信笺的左上方，信头之下

7、空2行处,经办人如收信人为某公司，而发信人要求该公司某特定人收阅和经办，则可写上Attention(缩写为Attn.)：,位置：1.收信人名称地址之下 2.齐头式靠左，缩格式居中 3.一般要加下划线例 1.Attention:Mr.Smith，Export Manager 2.Attention of Mr.Smith 3.To the attention of Mr.Smith,3、称呼写信人对收信人的称呼,位置：封内地址下，空两行，必须齐头写法：对男士（正规）：Dear Sir，Dear Sirs,或Gentlemen:对女士（正规）：Dear Madam,Dear Mesdames,对关

8、系密切的商业伙伴：Dear Jack,词首字母全大写，结尾用逗号,Gentlemen后用冒号,4、事由 subject line,位置：1.称呼和正文之间 2.齐头式靠左，缩格式居中 3.要加下划线例 1.Re:Your Order No.463 for1,000 Wide-screen TV Sets 2.SHEEP WOOL,5、正文 Body,函件只写在信纸的一面，很少两面都用。如果正文较长，一页纸不够，第二页应至少有三行正文，不可没有正文而只有一个签名。第一页最后一行的右边写上to be continued。第二页信纸不用信头，第一行要写上收信者单位、页数和日期，如：xxx Compa

9、ny,2 March 24,2009,6、结尾套语 complimentary close,位置：齐头式靠左对齐，缩格式偏右正规场合下常用：1.Yours faithfully,2.Yours truly,3.Faithfully yours,4.Truly yours,第一个单词首字母大写，末尾用逗号,7、签名 signature,结尾套语,手写签名,打印签名,职务,公司名称,8、附件 enclosure,签名落款之下，左对齐Enc./Encl.复数形式Encls,【例】Encls：1.Annual Report 2 copies2.Bill of Lmercial invoices,抄送（Carbon Copy）,位置：附件之下，左对齐表示该信件同时抄送给他人,【例】C.C/cc：Mr Smith cc to：Mr Smith Copy to:Mr SmithCopies to:Mr Smith,附言（Postscript/P.S.）,用于补写要叙述的事情一般地说，正式信件最好少用或不用。可用来强调或提醒一些信中特别重要的内容,必要部分,信头封内地址称呼正文结尾套语签字,附加部分,经办人信函编号事由附件抄送附言,