公文写作讲座必读宝典.ppt

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1、公文写作研讨中山大学中文系 陈 希 2011年4月广东省天然气管网有限公司,演讲人简介：陈希，中山大学中文系教授，文学博士、博士后，主要从事中国现当代文学、写作学的教学、研究和公文写作。在文学评论等重要刊物发表论文100多篇，主持并完成国家和省部级科研项目5项，出版著作选择与变异、岭南诗宗黄节、中国现代诗学范畴等，合著中国现代文学研究史、20世纪中国文学与西方现代主义思潮，主编实用写作教程等。曾在省委机关从事公文一线写作多年。为中国作家协会会员、中国现代文学研究会理事、广东省鲁迅研究会理事。荣获广东省委宣传部优秀论文奖，广州市首届京剧票友大赛优秀奖；担任凤凰卫视、广州电视台、广东电台、南方日报

2、等媒体节目策划和嘉宾主持。,讲授方法：一个中心（启发）两个基本点（基础知识、基本能力）。结合实例，注重实践，利用多媒体教学，讲授和讨论结合，注重效果（收获）。,概 论,一、公文写作的总体要求公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件，属于机关应用文的一个重要组成部分。约翰奈斯比特大趋势：在新世纪的五件大事中，有一件是“在这个文字密集的社会里，我们比以往更需要具备基本的文字技巧”。,1、写作是为了交流，是为了他人而写（日记写作除外）2、写作追求表达效果（我什么也看不见春天来了，可是我什么也看不见）3、文章是改出来的,4、公文写

3、作是因公务活动而写，为工作需要而写，不是为欣赏而写，为抒情而写。肇庆将军山关公像事件5、公文特点：权威性（法定、不可随意更改、作者）、规范性（制作、格式、语言、文种）、实用性（工具、简短）邢部主事茹太素上书朱元璋，报告五件事，文件长一万七千字，读到六千三百七十字，还不知主旨是什么，朱元璋发火，命人把茹太素痛打了一顿。,史上最雷人公文,2010年4月14日，肇庆市市政管理局发出公文，称要将将军山关公像拆移，原因是“关公像以傲视万夫的姿态俯视端城，甚为不妥”。一来，“关公是英雄，应进庙受万民膜拜，不宜暴露于室外”;二来，“以一武财神傲视所有党政机关，有失君行”。这篇公文被网友扫描公布后，迅速被多家

4、网站转载，很多网友认为，因所谓的风水原因而拆除如此巨型的关公像，劳民伤财，多有不妥。而肇庆市市政管理局的公文被称为史上最雷人公文。,肇 庆 市 城 市 综 合 管 理 局 关于限期迁移关公塑像的通知将军山旅游有限公司：据调查，贵公司在将军山顶塑造了一尊关公造像，以傲视万夫的姿态俯视端城，我局认为甚为不妥：1、关公为英雄，应进庙受万民膜拜，不宜暴露于室外。2、端城为肇庆市首府重地，党政财军民首脑俱在此工作生活，以一武财神傲视所有党政机关，有失君行。有鉴于此，请以自检自律的态度从速迁移关公塑像至屋内，时间为一个月，逾期将遭天谴人责并承担一切责任。肇庆市城市综合管理局（代章）二一年四月十四日抄报：市

5、委谭卫东书记、市府郭峰市长、郑剑戈副市长。,公文分析,所谓“风水之说”过于牵强，似乎拆关公像的真相原因是个别领导认为山头立关公像破坏风水，拆掉以保官运亨通，这实在荒唐。作为一级国家行政执法机关市政管理局变成了“风水衙门”了？行政执法者成为“风水判官”了？映射当前一些地方官员严重存在着“不问民生问鬼神”的荒唐倾向或“只关心官位不关心群众”的畸形心态！山东省泰安市原市委书记胡建学曾因相信命理缺“桥”而改道已按计划施工的国道。最近，河北省高邑县政府 大门正对大街，风水不好，县政府领导建雕塑堵住主路口，上面还摆着报废了的战斗机作飞天状。宽阔平整的大路成了丁字断头路。有网友称关公像建造方和景区投资者伪造

6、政府文件向当地施压。投资3000多万、高达38米的刚落成的纯铜关公像，建立起来才半年时间。,实际情况是，关公像属于没有规划、未经批准的违法建筑，依法必须拆除。巨型关公像并不属于“必要的风景点”，将军山旅游风景区所在林地应当“严禁进行其他建筑开发”，其建设对生态环境和植被已造成严重不良影响。10月23日晚9点40分左右，广东省肇庆市将军山景区关公巨像被爆破拆除，并被当成废铜被切割成片。有关部门出动数量警车、消防车参与爆破拆除行动，爆拆现场用警戒线封锁，并有城管24小时执勤。,6、写好公文的要求：关起门来当领导，放下架子当学生，壮起胆子当参谋。做到“六知”、“四心”、“三识”和“三解”。“六知”：

7、上知政策，下知民情，外知信息，内知心态，近知全局，远知趋势。“四心”：大其心容天下之物，虚其心受天下之善，平其心论天下之事，定其心应天下之变。“三识”：知识产生动力，见识产生能力，胆识产生魅力。“三解”：悟解上头、理解下头，了解外头。,二、公文的分类和格式 国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法规定行政机关公文主要有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。这些公文，依据行文方向可分为上行文、下行文、平行文和广行文。上行文有报告、请示，另外意见、会议纪要兼有上行功能。下行文有命令、决定、通知、通报、批复、

8、意见、会议纪要。平行文有函（平行为主，也可上行下行）、意见、议案。广行文有公告和通告。,1、公文的分类 按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文、广行文。按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。按其时限要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。按物质载体形式，可分为纸质文书、感光介质文件（以感光胶片、相纸等感光材料为载体的文件，如照片、影片、缩微胶片等文件），磁介质文件（以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件，如录音录象文件、磁盘文件等），电子文件（借助计算机生成、传输和处理的文件）党政公文有些微区别,我国现行党政机关使用的文种,我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个

9、：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的公文种类有13个:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的有9个，其中属党的机关的有5个，即：公报、指示、决议、条例、规定；属国家行政机关有4个，即：命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。,2、公文格式和要求完整公文由文头、行文和文尾三部分组成,注：右上角的收文机关全称，编号，日期

10、，存档号为收文处理标记，是由收文机关在收到公文后加盖收文得理章并填写的。,文头部分,公文格式代码份 号秘密程度紧急程度 文件名称 发文字号，签发人,行文部分,标题主送机关正文附件印章成文时间附注,文尾部分,主题词抄送机关印发机关,公文写作常见问题,行文、文体、标题、格式、内容、语言、表达一、行文问题 1、行文应当确有必要，注重效用，一文一事（主题）。2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。3、公司内设机构除办公室外不得对外正式行文。4、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。各部门行文，应由部门领导签署明确意见后，报总公司办呈总公司领导审批。,5、按照权限进行

11、公文审签。公文处理办法第二十八条和细则第三十一条、第三十二条作了以下规定：“以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发”。“签发公文，签批人应当明确签署意见，并签署姓名和时间”。“部门不应将代拟稿直接送本级政府负责人签批。未经发文机关文秘部门审核的文稿，负责人原则上不予受理签发。”,联合行文是指两个或两个以上的平级机关和单位为处理同一事项而共同发文，其目的在于使各联办单位步调一致，协同动作，从而增强公文的权威性，并可有效地精简文件。一、联合行文各单位的级别不具有对等性。联合行文的各个单位之间

12、必须是同一级别，这是联合行文应当遵循的一条重要原则。对此，2000年8月24日国务院公布的国家行政机关公文处理办法（以下简称办法）第十六条明确规定：“同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。”据此可以看出，联合行文的各单位之间必须是同级关系，亦即对等关系，级别高的单位不能与级别低的单位联合行文。,二、联合行文的单位过多过滥。既然是联合行文，当然其主体至少要有两个，但最多是多少却没有明确的量化限制。尽管如此，也要注意把握其必要性

13、与适度性。办法第十三条规定：“行文应当确有必要，注重效用。”联合行文时尤应遵循这一原则，而决不能不视具体情况，不看有否必要，只是为了广造声势，扩大影响，动辄以联合行文形式发布，其结果只能事与愿违，出现“版头排列，文号成串，图章扎推”。正确的做法是，因此例所涉及的联办单位太多，故而可只标识主办单位一家的版头，而将其他协办单位名称纳入标题或者公文的开头部分，就显得较为科学、合理了。,三、联合行文所用文种不恰当。尽管联合行文的方向是多向性的，但其所涉及的公文种类却相对较为稳定。属于联合行文的公文名称，通常是“通知”、“决定”、“报告”和“函”等等。行文时必须根据行文的目的、联合行文各单位的职权范围和

14、与受文单位之间的行文关系准确确定使用相应的文种，不可粗疏。例如某市三大百货商场拟联合举办“迎新春商品交易洽谈会”，向市有关单位行文，其标题为关于联合举办“迎新春商品交易洽谈会”的通告，这里用“通告”文种是不恰当的，因为它是下行文或广行文，用于向社会各有关方面公布应当遵守或者周知的事项，具有强制性质，而告知有关单位举办商品交易洽谈会，联合行文的各单位与受文单位之间属于不相隶属的关系，所以不能使用“通告”，而应用“函”。,四、联合行文各相关格式要素的标识不合规范。一是各联办单位的排列次序不当。按照办法的规定，联合行文时应将主办机关的名称排列在前。但在实践中，有些联合行文却违反了这一规定，如县林业局

15、拟就制止乱砍滥伐森林一事与县公安局联合行文，按规定其版头部分应将县林业局的名称排在前面，但在正式行文时却按职能大小把县公安局排列在前，显欠规范。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关和人民团体联合行文，则要注意按规定依照党、政、军、群的顺序排列，而不可拘泥主办机关排列在前的做法。其二是发文字号的标识不当。按照办法规定，联合行文时，只需标明主办单位的发文字号，避免繁琐。其三是用印不符合规范。对于联合行文的用印，应当视其行文方向的不同而有所变化。办法规定：“联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。”其中，对联合上报的公文作出只加盖主办单位印章的规定，目的在于简

16、化手续，提高工作效率，但实践中不少上行文唯恐不加盖印章就显得不够郑重或者不负责任，于是就无一遗漏地全部加盖。,四成文时间的确定和标识不合规范。联合行文时，因其文稿需经各方的领导同志签署意见并签字，“中转”时间可能较长，那么成文时间如何确定？办法中明确规定；“联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。”但在实践中有些联合行文却以主办单位领导人的签发日期为准，是有悖规定的；还要注意对于成文时间的标识必须依照国家行政机关公文格式的规定写公元全称，而且要用汉字数字（“零”写为“”）；如系两个机关联合行文，应将成文时间拉开，左右各距版心7个字，以便加盖印章。加盖印章时要将主办单位印章在前，两印章间互

17、不相交或相切，相距不能超过3mm；如系三个以上机关联合行文，则要将各联办单位名称（可用简称）在正文与成文时间之间列出，每排最多排3个印章，最后如余一个或两个印章，均居中排布，然后在其右下侧标识成文时间,二、文体问题通告和通知：隶属关系、受文对象 公告和通告：知晓范围、重要程度、使用权限 通报和通告：范围、形式、内容会议纪要和会议记录：时间、原始性、会后处理函与书信、便函：公务信件/一般联系、标题、印章请示和报告：行文时间、内容、答复,例文 公司通令嘉奖 为表彰先进、激励创新与自主创业，公司通令嘉奖中国石化总公司第四届“挑战杯”销售创业计划竞赛中取得优异成绩的团队成员和表现出色的工作人员。现将名

18、单公布如下：通令嘉奖的名单：火箭创业团队 给力创业团队 通报表扬的名单：参赛人员：孙梓光、王宏伟、李波、何丽苹、严争光 工作人员：乐映霞、王琬琼、刘伟,评析这份嘉奖令有很多错误。首先，它的标题就违背了有关公文标题的写作要求，一无“作者”，二无“事由”，三无“文种”，是一个不伦不类的标题。说“公司”是“作者”但没有具体的名称；说“通令嘉奖”是“事由”却没有被嘉奖的对象；说“通令”是文种，而文种却跑到了“事由”所处的位置。其次，从内容上看，主要是对中国石化总公司第四届“挑战杯”销售创业计划竞赛中取得优异成绩的团队成员和表现出色的工作人员进行表扬，本可以使用“表扬性通报”，这样可与内容相匹配，却使用

19、了所谓的“嘉奖令”，显然错用了文种。何况公司作为企事业单位也无权使用“令“来发布相关事宜。,文种不伦不类,1、并用文种：如关于的请示报告，关于同志任职批复的通知。2、混用文种：关于命名省级文明单位的申请；3、生造文种：如关于给资助活动经费的批文,分析下面公文中存在的问题，并加以改正 关于抓紧归还借款的通知市工具一厂:你厂于去年从我处借去5万元资金，当时议定当年年底归还，现归还期已过三个月，为不影响我厂财务工作的顺利进行，特要求你厂务必将所借之款于4月20日前归还我厂，不得一拖再拖。特此通知。市工具二厂 2009年9月27日原因：1文种不对，厂与厂之间是平行关系，不能用“通知”，应该用“函”。2

20、.“务必”、“不得一拖再拖”语气不恭。改：1.将标题中的“通知”改为“函”，将文尾的“特此通知”改为“特此函告”。3.将“特要求你厂务必”改为“请你厂将所借之款于4月20日前归还我厂。”将后面的“不得一拖再拖”去掉。4.结尾署名日期阿拉伯数字改为汉语形式,标题问题,标题很重要（夺人眼球，标题党）标题是文章的“眼睛”，要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，拟制时必须精心对待，不可马虎。办法规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”规范的公文标题一般由“发文机关+事由+文种”构成，又称“三要素

21、”式，如中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重大问题的决定，也可由“两要素”构成或由“文种”构成。但“两要素”的或由“文种”构成的一般应是下发的带有固定版头，或对外公布可张贴的，如交通管理局通告、公告等,一、改正下列公文标题的错误,广东省公安厅政治部关于谢长青同志的考察报告缺少必要介词，意义含混、不准确，可误解谢为施动。应该在“关于”前加“对”关于对章发云进行欺骗伪造证件的通报介词重复、不当，误章为受害者，“对”和“进行”去掉，关于组织青少年支援甘肃采集树种的通知词语搭配不当，改为开展，采集树种活动的通知广州市公安局关于严禁打架斗殴和收缴武器的通告 词语搭配不当广州市航运管理局航行通告缺少

22、必要介词”关于”，关于航行的通告关于一九年收缴税收的决定的通知文种重复关于开展纪念抗战80周年图片展览问题的请示函分行关于公开选聘支行行长的公告公告改为启事(注意不是启示),2002年度全国职称外语等级考试公告公告改为通告大学自学考试报名通告缺少必要介词，关于自学考试报名的通告县公安局关于偷猎国家珍稀野生动物的通知改为：关于严禁偷猎等七个单位关于自费出国留学的请示含义不完整，应该改为关于自费出国留学问题的请示广东省人民政府关于转发国务院办公厅关于加强中小学收费管理工作的通知的通知改正：A、广东省人民政府关于转发国务院办公厅加强中小学收费管理工作的通知 B、广东省人民政府转发国务院办公厅关于加强

23、中小学收费管理工作的通知,一位网友晒出偶然看到的一份真实文件，文件名是：中共上海市教育纪律检查工作委员会关于转发中共上海市纪委监察委关于转发中共中央纪委监察部关于转发北京市纪委监察局关于严明纪律确保非典型肺炎防治工作顺利进行的紧急通知的通知的通知的通知（见2010年9月3日广州日报报道）。一份通知的标题中，竟然套了三层书名号，有三个“转发”、四个“通知”，想一口气念完会喘不过气来，无疑让人叹为观止、啧啧称奇。,原文 关于转发中共四川省委组织部关于转发中共中央组织部关于在纪念抗日战争胜利50周年期间开展走访慰问老干部、老党员及有关活动的通知的通知的通知各乡镇党委、县属各部门党组织：现将中共四川省

24、委组织部关于转发中共中央组织部的通知转发给你们，请遵照执行。中共县委组织部 一九九五年九月二十日,评析 例文选自北京某出版社2008年2月出版的一部公文写作书籍，是该书推荐给读者的一篇范文。例文无论是标题还是内容都出现了“通知的通知的通知”字样，这种写法很繁琐，具有“八股”气味。对于这种情况，按照惯例，可以省略中间层次的“通知”，只保留文件发源处的一个文种“通知”；再有，例文标题中缺少作者名称，而且在“转发”前面加“关于”二字和“事由”加书名号也是多余的。,改稿一中共县委组织部转发中共中央组织部关于在纪念抗日战争胜利50周年期间走访慰问老干部、老党员及有关活动的通知各乡镇党委、县属各党组织：近

25、接中共四川省委组织部发来中共中央组织部关于在纪念抗日战争胜利50周年期间开展走访慰问老干部、老党员及有关活动的通知，现转发给你们，请遵照执行。中共县委组织部 一九九五年月日,改稿二中共县委组织部转发中共四川省委组织部关于落实中共中央组织部开展在纪念抗日战争胜利50周年期间走访慰问老干部、老党员及有关活动的通知各乡镇党委、县属各党组织：近接中共四川省委组织部发来中共中央组织部关于在纪念抗日战争胜利50周年期间开展走访慰问老干部、老党员及有关活动的通知，现转发给你们，请遵照执行。中共县委组织部 一九九五年月日,公文的格式,1公文格式的组成公文格式的组成要素包括：（1）发文机关标识（版头、红头）（2

26、）公文份数序号（3）密级（4）发文字号（5）签发人（主要用于请示）（6）标题（7）主送机关（内发可省略）（8）正文（9）附件（10）发文机关署名（11）成文日期（12）印章（13）附注（此件发至 XX级）（14）主题词（15）抄送单位（16）印刷机关和印刷时间印刷用纸和技术要求：用A4型纸（297X210），正文用3号仿宋体，每页22行，每行28个字。,2发文字号编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位，不加第。3.主送、抄送(抄报)办法规定“主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。”,4成文日期成文日期确定原则：（

27、1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。（2）领导签发的，以签发日期为准。（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。（4）法规性文件以文件批准日期为准。（5）一般信函、电文以实际发出日期为准。成文日期必须写年月日，且要用汉字。,5主题词条例和方法都明确规定：上报的文件应当按照上级的要求和公文主题词表标注主题词。上海市人民政府公文主题词表使用说明中规定：（1）一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。如上海市人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知，先标类别词“农业”，再标反映

28、公文内容的类属词“扶贫”，最后标反映公文形式的类属词“通知”。（2）一份公文有两个以上主题内容时，先集中对第一个主题内容标注，再对第二个主题内容进行标注，最后标文种。（3）根据需要，可将不同类主题词进行组配标引。（4）在公文主题词表中找不到准确反映公文内容的类属词时，可用类别词替代。,用印一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。国标国家行政机关公文格式规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。,公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文中乱用标点符号主

29、要表现在：A.转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。B.不必用其他标点符号而随意使用。如关于对1999年“全民文明礼貌月活动”安排的通知。,内容问题,1、引言繁琐冗长，多套话。如根据精神，在指导下，在关怀下等2、正文出现描述性语言和客套话。3、提法不当有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。4、名称表述混乱公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。请示：请求的事项和理由通报：叙述事实，分析阐发,引用公文不当在公文写

30、作中，常常引用公文说明行文依据。正确引用公文成为公文写作规范化极其重要的一个环节。办法规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号”在操作时，正确的做法是：先用书名号引标题，后用圆括号引发文字号，例如：你行关于调整货币政策委员会及任免的请示(银发200013号)收悉。”而写作中不正确引用公文的现象比比皆是，例如：你公司关于成立通洲集团中心拍卖行的请示悉7月20 日通告停止了省交通厅交计字20001号文件中规定的“双排座小货车载客养路费”的收取 你院月X日请示收悉 在粤府199638号文“关于拨款修建办税大厅的批复”中例只引标题而没引发文字号；例只引了发文字号而没引标题；例既没引标题也没引发文字号

31、；例虽然公文的标题和发文字号都有，但标题与发文字号顺序颠倒，且标题用成了引号，所引发文字号未加圆括号。,结构层次序数对于篇幅较长，内容较丰富，层次较多的公文，写作时常常要标注序数，分条列项，以显得眉目清楚，易于阅读、理解和执行。办法规定：“结构层次序数，第一层为一，第二层为(一)，第三层为1，第四层为(1)。”只有一个结构层次时，就用“一”，而不用其它序数。中共中央 国务院关于反腐败斗争近期抓好几项工作的决定(1993年10月5日)，内容有两个结构层次，第一层标为“一、二、三”，第二层标为“(1)、(2)、(3)”，很明显第二层序数标注错误，应标为“（一）、(二)、(三)”或“1、2、3”。,

32、公文组成要素不全 A.上行文缺签发人，“请示”缺联系人姓名、电话。B.缺附件说明。C.成文日期不全，如“二OO六年一月”、“06年1月14日”等。D.缺主题词或主题词不全，如缺类别词、文种等。,三、指出并改正下一文件在内容和格式上的不妥之处 广州市恒生进出口公司 关于在法国举办洽谈会的请示报告广州市外经贸局、广州市外事办：为了扩充我市鲍鱼产品对法国的输出，我公司想于2008年9月20日至10月6日北京奥运会之后，在法国巴黎开办洽谈会，洽谈会摊位共200平方米。代表团共12人，有我公司派人组成，我公司总经理刘洪文带头，于9月19日出外，经费自负。另，我公司拟与广州市海鲜业协会联合在番禺举办一次展

33、销会，时间估计在2008年12月。以上请示，如有不妥，请速速批准为要。广州市恒生进出口公司 二OO七年8月24日,4、改正下面书信的措辞和表达和：你们好！惊悉你们两人考上重点名校中山大学，非常高兴，谨向你们致以忠心的祝贺和敬意！说来惭愧，我们三人曾同学三年，独我落选。不过，鄙人虽然这次高考不幸名落深山，但决不灰心，决意明年再考，即使再考不上也不悲观，学府之外自学成才的不是大有人在吗？时至今日，学习计划已初具雏形，诸君学习成效显著，有何经验之谈或者锦囊妙计，望抛砖引玉，切莫保守，来信告我。余不赘陈，愿我们在学习的道路上比翼双飞。,关于邀请校长、书记参加“10356211”工程奠基仪式并致辞的请示

34、报告校长办公室、党委办公室并呈校长、书记：根据“校长办公会议决”，我院成立了专门的“10356211”工程指挥小组，在校领导的指导和指挥小组的努力下，前期准备工作已经就绪。现定于十月二十一日举行工程奠基仪式，届时想请校长、书记参加仪式并致辞，请校长办公室提供方便。热切盼望校长、书记的到来！此致 敬礼！附件一：讲话稿；附件二：议程。资环学院2010年10月11日,一、标题:误用标点、人物不清，排序不当 项目不宜使用代号、混用文种二、主送机关:多头请示,不能送个人三、正文1.引文不全。引用的的“校长办公会议决”缺少时间和议决题目。2.数字不规范。正文中除一些约定俗成的叫法外（如华东师范大学“十五”

35、规划），数字应用阿拉伯数字，“十月二十一日”应为“10月21日”。3.用词不当。公文讲究公事公办，不需要过度客气，行文应力求客观。“请校长办公室提供方便。热切盼望校长、书记的到来！”这些含有感情色彩的话尽量不用。,4.信息不准确。公文所涉及的时间、地点、人物应尽量做到准确具体，上文中举行奠基仪式的时间不够具体，地点也没说明，在公文写作中要注意避免。5.结尾不当。公文有自己的结尾用词，请示一般用“以上请示，请予批复”结尾，而不用私人信件中常用的“此致”、“敬礼”。6.缺少联系人。请示一般应有联系人和联系电话。四、附件：格式不对，附件名称后不加标点，附件名称过于简单五、落款与日期：发文单位不能用简

36、称。发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反，发文日期要用汉字。,六、广东万发电力有限公司和越南平南电力公司就合作开发越南A电网公司达成意向协议，广东万发电力有限公司总经理张有才邀请越南平南电力公司董事长阮得利率团来中国访问考察。请你代万发电力有限公司起草邀请函。邀请函尊敬的阮得利董事长：为了加强贵公司与我公司之联系，进一步商讨和尽快启动合作开发越南A电网公司之项目，我公司及本人诚邀阮先生阁下，以及另外三位同仁，于2008年9月拨冗莅临广州作工作考察和访问。期约4天，往返飞机票以及在广州膳宿、交通、翻译等均由本公司负担，来访贵宾有游览观光等兴致要求，本公司亦可照顾满足，以尽东道主之谊。至于

37、贵公司来粤签证手续，劳烦贵公司及早办理，我公司在越南河内设有办事处，可酌情协助。祈早赐复，并汇寄贵公司来粤成员名单及职级，以便本公司及早安排。我们在广州盼望并恭候您以及贵公司同仁的光临。敬颂 财祺！广东万发电力有限公司（章）董事长：张有才（签名）二二年四月二十九日,语言问题,公文语言：准确、简练、庄重、朴实一字入公文，九牛拔不出。为求一字稳，耐得半宵寒。意少一字则意阙，句长一句则辞伤。十届人大第四次会议的政府工作报告仅仅语句曾修改多次，最后经代表讨论改17处，如：原 句：促进节约使用和合理利用资源。修改句：促进资源合理开发和节约使用。原句：逐步建立长期稳定的西部开发资金渠道。修改句：快速建立长

38、期稳定的西部开发资金渠道。,A：“寒冷的冬天就要到了，我们处里还没有取暖电器，希望你们资产处尽量调拨给我们，好用来满足紧急需要。是不是可以，等待你们迅速答复。”B：“严冬在即，我处尚无取暖电器。请速调拨配给，以应急需。可否，盼复。”A和B两篇例文，谁更简练，一目了然,二、改正下列公文措词不当之处1.各所要在办税服务厅内或其宣传窗开辟宣传“优质税收服务与深化征管改革”主题的专栏，宣传活动内容及开展情况，宣传税收政策、公示服务内容等。改为：各税所均须在办税服务厅内或宣传窗（栏）开辟宣传“优质税收服务与深化征管改革”主题的专栏，宣传税收政策、公示服务内容等等。2.在广泛征集纳税人对地税部门服务质量的

39、意见和建议，为提高今后的办税服务和整个地税工作质量提供参考。改为：在广泛征集纳税人对地税部门服务质量的意见和建议的基础上，制定出今后提高办税服务和地税工作质量的具体措施袭。3、我局税收工作借改革春风，象穿云燕子，飞向百尺竿头。曾几何时，今春以来，却又似冰山开花，一泻千里。说明：报告所表述的事件,应该是看得见摸得着的事情,而“原稿”所表述的虽然文字生动,却不切实际,是典型的“华而不实”。读者阅读了全文却不能说出切实的事物或情况来。从这段文字中可以体会到公文写作的语言必须准确、平实、简要,同文学语言大不相同。,通 知 院20072号各处、系：学院第七次院长办公会议讨论了院绿委会、宣传部、卫生处提出

40、的关于开展春季绿化种树活动的设想，院长办公会议对此做了认真的研究，基本上同意所提的主要要求，望动员、组织全体师生员工逐条贯彻、严格落实。绿化植树是一件与国与民都十分有益的大好事情，是精神文明建设的一项重要内容，既体现了自己的精神美德，又造福于子孙后代，希望引起各级领导同志的重视，指定一位同志专抓此项工作，为了使全体师生员工都能充分重视这一活动，行动前要把此件原原本本向大家进行传达，并组织讨论，让大家充分发表意见，以利统一思想、统一行动、统一意志。附件：关于开展春季绿化种树活动的设想 2007年月日,评析上面这份通知的结构层次还是比较清楚的，符合批转、转发、公布性通知的一般写作层次要求，即正文要

41、首先表明批转（或转发、批准公布）文件机关的态度，然后强调被转批（或转发、公布）事项的意义，最后提出要求和希望。但是，这份通知也存在一些比较严重的毛病。（1）文字不精炼，语言罗嗦。例如：第一自然段开头的“院长办公会议对此做了认真的研究”一语，与开头第一句话的含意是重复的，可合并到开头那句话中另写成“第七次院长办公会议批准了院绿化委员会等三个部门（在引述几个单位联合行文时，只引一个有代表性的部门名称即可）提出的关于”。这样不仅可节省不少文字，而且语言也显得通顺。又如第二个自然段的“行动前统一意志”一段话，其含意与第一自然段开发的末尾的“望动员、组织严格落实”一段是相同的，同样的话反复说，故显得语言

42、罗嗦。另外，四个“统一”的提法，在公文写作中适用于较大的场合（如涉及党和国家的路线、方针、政策等重大问题上），不适用于一般事宜。而且，文中有关四个“统一”的写法，也不符合逻辑的顺序。,（2）通知不能没有完整的标题，除文种外还应有“事由”。用“通知”、“通知如文”等省略的写法是不妥当的。（3）有的提法、要求自相矛盾。例如第一个自然段中说“基本上同意所提的主要要求”、而接着又说“逐条贯彻，严格落实”，岂不自相矛盾，使下级难于办理。又如在第一自然中提到要“逐条贯彻、严格落实”，而在末尾处又说：“并组织讨论，让大家充分发表意见”，显然是自相矛盾。（4）作为处理一般性事务的公务文书，不宜有“原原本本向大

43、家进行传达”的提法，这种要求只适用党和国家用以解决重大问题的文件。（5）绿化植树不单属于精神文明建设方面的事情，也属于物质文明建设的内容，应从“两个文明建设”的角度去强调其意义。（6）原通知中院绿委会上报告给学院的文种是“设想”，这与文中的内容是很不相通相称的，应改用“意见”或“安排”。“意见”、“安排”是计划性文体中一种时间比较短和就某一具体事项所提出的完整计划，而“春季植树”正是一件具体事项，故在文种上应选用“意见”或“安排”。（7）按一般要求，“通知”的正文中已提到被批转（或转发公布）的文件名称时，为避免重复，文末不必再标注附件。（8）行政公文的年月日应使用小写汉字，不宜用阿拉伯数码。（

44、9）发文字号编排可以，但位置与标题上下颠倒，欠妥,改稿按照前面评改的意见，对原通知进行改写。改写后的通知只有130多个字，不但字数较原通知减少了“80多个，而且文字简练，中心突出。修改后通知如下：市学院文件 院发20072号关于开展春季植树活动的通知各处、系：第七次院长办公会议批准了院绿化委员会等三个部门提出的关于开展春季植树活动的意见，请各部门结合实际情况认真贯彻实施。绿化植树是搞好“两个文明建设”的重要内容，既有利社会、有利于我们每一个人，又造福于子孙后代。为此，望全体师生员工提高认识，并在行动上扎扎实实地落实各项指标和措施要求。二七年月日,原文 县教育局关于购买计算机的请示县人民政府：目

45、前，计算机发展迅猛，已经成为当今世界不可或缺的办事工具。为让我县学生跟上时代潮流，掌握先进的技术，应该在中小学普及计算机教育。我局现已定凡四年级以上班级都要开设微机基础课，购买计算机需要资金，望政府予以支持拨款。特此请示。县教育局 二二年月日,此文存在的错误：1.请示的原因表述不简洁。2.请示事项不具体：缺少购买计算机需要县政府拨款的具体数额。3、表述不准确：“我局现已定”表述不准确。4、结束语使用错误：“特此请示”不符合请示的格式。修改为：县教育局关于购买计算机的请示县人民政府：为了在中小学普及计算机教育，经我局讨论研究，拟定四年级以上班级开设微机基础课。购买计算机需要资金300万，望政府予

46、以拨款支持。以上请示妥否，请批示。县教育局 二二年月日,原文 关于召开销售工作会议的通知直属各分公司：目前我公司的销售工作开展不利，今年滞销产品400万元，为解决这一问题，总公司决定召开全公司销售工作会，现将有关事项通知下：1.开 会时间定于下星期三，时间为1天。2.开会地点定于总公司。3.开会前，请准备你分公司销售情况统计资料。总公司办公室 2004年7月日,此文存在的错误：1.标题中缺少发文机关名称。2.通知事项不明确：召开会议的时间、地点不详细；参加会议的人员不具体。3.有些句子有语病：“目前我公司的销售工作开展不利”中的“开展”与“不利”搭配不当；“请准备你分公司销售情况统计资料”表述

47、不准确。4.成文日期用的是阿拉伯数字。修改为：总公司关于召开销售工作会议的通知直属各分公司：目前我公司的销售工作开展不顺利，今年上半年滞销产品400万元。为解决这一问题，总公司决定召开全公司销售工作会议，现将有关事项通知下：1.会议参加人员：为各分公司经理及负责销售工作的副经理23人。2.时间、地点：会议定于七月日（下星期三）上午8：30在总公司三楼大会议室召开，时间为1天。3.开会时，请各分公司将今年上半年销售情况的统计资料带来，以在会议上进行交流、讨论。总公司办公室 二三年七月日,谋篇立意练习,“意”是主题，是文章的“灵魂”。一篇好的公文要有好的立意，要贴近需求，提出的想法要具备高度和跨度

48、；要透过现象看本质，结合时代背景、国家宏观政策及经济、政治形势确定文章的主旨。好的立意要通过准确的达意表达出来，要满足宽度与深度，把握角度与力度，根据掌握的资料准确表述“是什么”、分析“为什么”、回答“怎么办”。精妙的“灵魂”需要完美的“躯体”来表现，谋篇布局就犹如文章的“躯体”，要善于组织、归纳、取舍素材，处理好全局与局部的关系、整体与个例的关系、绝对数与相对数的关系，做到结构清晰、重点突出。,1、下面的文字是打乱顺序的天津市人民政府关于进一步加强政务督查工作的意见（津政发20084号）的开头部分，请选择修改意见中正确的一项，使之恢复原貌。根据市委、市政府印发的关于在全市党政机关建立健全执行

49、责任体系的意见（津党发200719号）和市领导要求，为深入贯彻科学发展观，全面落实党的十七大精神和市委九届三次全会部署，围绕实现“一二三四五六”奋斗目标，大力发扬真抓实干的作风，高标准高水平地完成每一项工作，实现我市科学发展和谐发展率先发展，按照“两个走在全国前列”和“一个排头兵”的重要要求，现就进一步加强政务督查工作提出以下意见：修改意见，调整后的顺序是：ABC D,2、以下是国务院关于做好促进就业工作的通知（国发20085号）的开头部分，请按照原文排序党的十七大提出坚持实施积极的就业政策，实现社会就业更加充分的奋斗目标。当前及今后一个时期，我国劳动者充分就业的需求与劳动力总量过大、素质不相

50、适应之间的矛盾依然存在，促进就业任务十分繁重。近年来，各地区和有关部门认真贯彻落实党中央、国务院关于就业再就业的方针政策，取得显著成绩，体制转轨遗留的下岗失业人员再就业问题基本解决。就业促进法对促进就业工作做出了法律规范。各地区、各部门要根据新的形势和工作要求，切实做好促进就业工作。现就有关问题通知如下：ABC D,3、主题提炼和概括（一）、法国科幻小说大师凡尔纳刚开始写作的时候，处女作接连被15家出版商退回来，他想一把火烧掉书稿，幸亏妻子劝说，鼓励，才把稿子送给第16位出版商，终于得到发表。从此，他名胜越来越大。爱因斯坦上小学时，有次上劳作课，同学门都交上了自己的作品：泥鸭、布娃娃等，但爱因