Word、excel常用功能简介-fcl.ppt

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1、基于OFFICE 2003 的word、excel、PPT常用功能简介,目 录,Word常用功能,1,Excel常用功能,2,PPT作图功能,3,Word常用功能,Word的打开方式方案分级功能介绍及格式调整方案中项目符号和编号的设定与选择Word目录的生成及更新Word文档中表格的插入与调整Word文档中图片的插入Word文档中图片中文本框的插入页眉页脚的添加Word文档中页面横向设置Word全文特定内容查找、替换与定位Word文档的加密与解密,Word的常用功能-Word的打开方式,Word的打开方式有3种：普通、页面和大纲。普通模式：点击菜单栏“试图（V）”按钮 鼠标左键选择“普通”此方

2、式不常用，无特殊功能。页面模式：点击菜单栏“试图（V）”按钮 鼠标左键选择“页面”此方式是默认的Word打开方式，是最常用的方式。大纲模式：点击菜单栏“试图（V）”按钮 鼠标左键选择“大纲”此方式是编写方案时最常用的方式。,Word的常用功能-方案分级功能介绍及格式调整,方案的编写建议采用“先框架后内容”的写法，即先写好分级框架，再逐级填充内容。级别的选择与调整：大纲模式下，将鼠标光标放在需要调整级别的内容的某个位置或选定全部内容 鼠标左键单击菜单栏上的“、”按钮调整相关内容的显示级别。：直接升级到一级：逐级升级：逐级降级：直接降级到正文文本同级别格式的调整：鼠标光标放在已经调整好格式的位置

3、鼠标左键单击“格式刷”鼠标光标移动到需要调整格式的位置即可。,Word常用功能-方案中项目符号和编号的设定与选择,光标移动到添加位置 鼠标右键单击选择“项目符号和编号”1、“项目符号”设定：切换到“项目符号”选项卡 选择任意一种符号格式 点击右下方的“自定义”按钮 打开“自定义项目符号列表”选择满意的“项目符号字符”调整“字体”及“字符”等 确定；2、“编号”设定：切换到“编号”选项卡 选择相似的编号格式 点击右下方的“自定义”按钮 打开“自定义编号列表”在“编号格式”中修改格式（灰色区域不修改，通过“起始编号”设置）其它设置 确定；3、“多级符号”设定：切换到“多级符号”选项卡 选择任意一种

4、符号格式 点击右下方的“自定义”按钮 打开“自定义多级符号列表”选择“级别”修改“编号格式”（灰色区域不修改，通过“起始编号”设置）其它设置 确定。备注：通过格式刷重复输入项目符号和编号。,Word常用功能-Word目录的生成及更新,Word目录的生成 大纲模式下 鼠标光标放在需要生成目录处 输入“目录”两个字 鼠标左键点击“居中”按钮 选择菜单栏上“插入”按钮 鼠标左键点击“引用”鼠标左键单击“索引和目录”选择“目录”根据具体需求选择相关选项 确定。Word目录的更新 将鼠标光标放在目录的任何位置 点击鼠标右键选择“更新域”点击左键 选择“更新整个目录”确定。Word目录后的分页设置 将鼠标

5、光标放在目录的最后位置 点击功能表上的“插入”按钮 左键点击“分隔符”选择“分页符”确定。,Word常用功能-Word文档中表格的插入与调整,Word文档中表格插入的建议 Word文档中需要添加的表格，建议先在excel表格里面做好，然后把相关内容粘贴到Word文档的指定位置。Word文档中表格的插入 在excel表格里，按下鼠标左键不放选定相关内容 按下“ctrl+C”键 打开需要添加表格的Word文档 将鼠标光标放在需要添加的位置 按下“ctrl+V”键即可插入表格。Word文档中表格的调整 鼠标左键点击表格左上角的小方框，让整个表格变黑 单击鼠标右键 选择“自动调整”根据需要选择“根据内

6、容调整表格”、“根据窗口调整表格”、“固定列宽”,Word常用功能-Word文档中图片的插入,Word文档中图片插入的方式 方式一：选择需要添加的图片 鼠标右键“复制”鼠标 光标移到Word文档中的指定位置 鼠标右键“粘贴”。方式二：菜单栏中选择“插入”按钮 下拉菜单选择“图片”选择“来自文件”方式一的弊端：部分添加的图片在Word文档进行格式调整时，会出现图片消失或图片位置不自动随变化修改的情况，建议采用方式二添加图片。Word文档中图片的调整 鼠标左键单击选中图片 根据需要调整图片的大小,Word常用功能-Word文档图片中文本框的插入,在图片中插入文本框的用处 需要在添加的图片中显示文本

7、内容，含横排和竖排显示两种。文本框的插入 单击菜单栏中的“插入”按钮 选择“文本框”选择“横排”或“竖排”格式插入文本框。文本框的调整 光标放在文本框边缘处成十字形 按住鼠标左键拖动文本框到指定位置 输入文本 设置字体格式 选中文本框 在边框位置单击鼠标右键 单击“设置文本框格式”命令 切换到“颜色与线条”选项卡 在“填充”选项区中设置“颜色”为“无填充颜色”在“线条”选项区中设置“颜色”为“无线条颜色”单击“确定”。,Word常用功能-页眉页脚的添加,普通页眉页脚设置 选择菜单栏上的“视图”按钮 鼠标左键单击下拉菜单中的“页眉页脚”出现“页眉页脚”工具栏 输入页眉中的相关内容，通过键盘上的空

8、格键和工具栏上的“左对齐”、“右对齐”调节页眉内容的显示 左键点击“页眉页脚”工具栏中的“插入页码”按钮 鼠标左键单击工具栏上的“居中”按钮，使页码居中显示。特殊页眉页脚设置 常用特殊设置包含：页眉页脚中增加“机密”、“日期”、“作者”、“第X页 共Y页”等 如上所示出现“页眉页脚”工具栏 鼠标左键点击”插入自动图文集（S）”下拉菜单 选择需要的设置即可。,Word常用功能-页面横向设置,单个页面横向设置 按住鼠标左键不放选中需要设为横向的内容 打开菜单栏上的“文件”菜单 下拉菜单选中“页面设置”页边距设置中方向选择“横向”页边距设置中预览选择应用于“所选节”确定。从某插入点往后全部横向设置

9、把光标放在选定位置 打开菜单栏上的“文件”菜单 下拉菜单选中“页面设置”页边距设置中方向选择“横向”页边距设置中预览选择应用于“插入点之后”确定。,Word常用功能-全文特定内容查找、替换与定位,Word文档特定内容查找 打开菜单栏上的“编辑”菜单 下拉菜单选中“查找”在查找内容中输入“要查找的内容”“选中”突出显示所有在该范围找到的项目 鼠标左键点击“查找全部”（不关窗口）Word文档特定内容替换 打开菜单栏上的“编辑”菜单 下拉菜单选中“替换”在查找内容中输入“要替换的内容”在替换为中输入“替换后的内容”点击“全部替换”或“查找下一处”（不关窗口）Word文档特定内容定位 打开菜单栏上的“

10、编辑”菜单 下拉菜单选中“定位”在定位目标中选择定位项 在右侧输入定位内容 点击“下一处”,Word常用功能-文档的加密与解密,文档的加密 单击菜单栏上的“工具”按钮 单击“选项”命令 切换到“安全性”选项卡 输入“打开文件时的密码”输入“修改文件时的密码”确定 在“请再次输入打开文件时的密码”中输入密码 在“请再次键入修改文件时的密码”中输入密码。文档的解密 双机鼠标左键打开文档 在弹出的“密码”对话框中输入打开文档时的密码 在再次弹出的“密码”对话框中输入修改文档时的密码（或不输入密码，选择以只读形式打开文档，只读形式下打开的文档，修改后的内容不能直接保存，需修改文件名重新保存才可）确定。

11、,Excel常用功能,内容筛选、窗口冻结特定行、列的隐藏与隐藏取消加法、乘法公式应用快速了解函数用法用填充柄自动填充表格表格内容显示设置表格行高设置单元格加斜线利用记录单添加、删除和查找记录表格倒置与排序表格加密与解密添加下拉列表选择功能图表的生成与调整,Excel常用功能-内容筛选、窗口冻结,内容筛选 鼠标左键单击选中需要增加筛选功能的行/内容 单击菜单栏上的“数据”按钮 选择“筛选”选择“自动筛选”即可。窗口行冻结 鼠标左键单击选中需要冻结行的下面一行 单击菜单栏上的“窗口”按钮 选择“冻结窗格”即可。窗口行、列同时冻结 鼠标左键单击需要冻结的行和列交叉点右下方的单元格 单击菜单栏上的“窗

12、口”按钮 选择“冻结窗格”即可。,Excel常用功能-特定行、列的隐藏与隐藏取消,特定行的隐藏 单击鼠标左键选中该行或者该行的某个单元格 鼠标左键单击菜单栏上的“格式”按钮 选择“行”选择“隐藏”。特定列的隐藏 单击鼠标左键选中该列或者该列的某个单元格 鼠标左键单击菜单栏上的“格式”按钮 选择“列”选择“隐藏”。特定行的隐藏取消 将鼠标放在该行行号位置，待鼠标呈现“”状态 双击鼠标左键/按住鼠标左键向下拖拉至下一行结束位置放开。特定列的隐藏取消 将鼠标放在该列列号位置，待鼠标呈现“”状态 双击鼠标左键/按住鼠标左键向右拖拉至下一列结束位置放开。,Excel常用功能-加法、乘法公式应用,加法公式

13、应用 如左图所示，要实现C1=A1+B1;C2=A2+具体数字；鼠标左键单击C1单元格 输入“=单击A1单元格+单击B1 单元格”按“回车键”即可。鼠标左键单击C2单元格 输入“=单击A1单元格+具体数字”按“回车键”即可。多与公式套用联合应用。乘法公式应用 如左图所示，要实现C1=A1*B1;C2=A2*具体数字；鼠标左键单击C1单元格 输入“=单击A1单元格*单击B1 单元格”按“回车键”即可。鼠标左键单击C2单元格 输入“=单击A1单元格*具体数字”按“回车键”即可。多与公式套用联合应用。,Excel常用功能-快速了解函数用法,常用函数列举 SUM（求和）、AVERAGE（求算数平均值）

14、、IF（条件）、COUNT（求个数）、MAX（求最大值）、MIN（求最小值）等。函数功能快速了解 鼠标左键单击菜单栏上的“插入”按钮 鼠标左键单击“fx 函数”弹出“插入函数”对话框 函数类别选择默认为“常用函数”鼠标左键单击“选择函数”栏里的函数 对话框下方会出现此函数的作用和功能描述。,Excel常用功能-用填充柄自动填充表格,用填充柄填充内容 在第一个单元格输入起始数据 选中单元格 将光标指向单元格右下方 光标成“十字形”时，沿要填充的方向拖动填充柄 在右下方小框格中选择“以序列方式填充”。用填充柄填充格式 在第一个单元格输入起始数据 选中单元格 将光标指向单元格右下方 光标成“十字形”

15、时，沿要填充的方向拖动填充柄 在右下方小框格中选择“仅填充格式”。用填充柄实现相间条纹 按要求填充好第一行的红色和第二行的黄色 按住鼠标左键同时选中第一行和第二行 向下拖动右下方的填充柄到指定行即可。,Excel常用功能-表格内容显示设置,单元格格式设置 鼠标左键单击/单击拖拉选中需要区域 光标放在选定区域内单击鼠标右键 选择“设置单元格格式”选择“数字”、“对齐”、“字体”等设置。“数字”设置说明：常用于特殊数字显示，如身份证号码、金额等；身份证号码设置方法：打开“单元格格式”对话框 选择“数字”在分类栏选择“文本”确定 输入“身份证号码”即可。金额设置：方法1：打开“单元格格式”对话框 选

16、择“数字”在分类栏选择“货币”选择“小数位数”确定 输入“金额”即可。方法2：输入“金额”打开“单元格格式”对话框 选择“数字”在分类栏选择“货币”选择“小数位数”确定。“对齐”设置说明：打开“单元格格式”对话框 选择“对齐”选择“文本对齐方式”选择“文本控制”选择“文字方向”确定。“字体”设置说明：打开“单元格格式”对话框 选择“字体”对话框 选择“字体”、“字形”、“字号”、“下划线”、“颜色”、“特殊效果”确定。备注：字体的设置可以直接通过工具栏上的相关按钮设置。,Excel常用功能-表格行高设置,单行行高设置 方法一：鼠标左键单击行标选中该行 将鼠标光标放在该 行行标下线 按住左键下拉

17、至需要位置 释放 左键。方法二：单击“格式”菜单 选择“行”选择“行高”输 入“行高”数字/选择“最合适行高”确定。连续多行行高设置 按住鼠标左键，下拉选中需要改变行高的连续行标 拖动任意一个被选中的行标分界线，到适当高度释放鼠标即可实现所有选定行行高的改变。不连续多行行高设置 按下Ctrl键，选中不连续的多行 拖动任意一个被选中的行标分界线，到适当高度释放鼠标即可实现所有选定行行高的改变。,Excel常用功能-单元格加斜线,文本输入 如左图所示含斜线的单元格，其文本输入方 式如下：单击鼠标选定该单元格 输入“科目”按“Alt+Enter”键 输入“姓名”按回车键结束文字输入 当前行自动改变行

18、高以容纳两行文字 将此单元格内容左对齐 在第一行文字加适当空格使其右对齐。斜线添加 单击鼠标选中单元格 单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”打开“边框”对话框 预置选择“外边框”边框选择需要的“斜线”框 选择“线条”确定。,Excel常用功能-利用记录单添加、删除和查找记录,图1 图2 利用记录单添加记录 图1 图2的生成：将光标放在表格中图1所示区域 单击菜单栏上的“数据”按钮 选择“记录单”弹出“表格名称”对话框 单击“新建”按钮 输入新记录的相关内容 单击“下一条”输入下一条记录 添加完成后单击“关闭”按钮。利用记录单删除记录 将光标放在表格中图2所示区域 单击菜单栏上的“数据”按钮 选

19、择“记录单”单击“下一条”按钮，查找需要删除的记录 单击“删除”按钮 弹出提示对话框 单击“确定”按钮，删除记录。利用记录单查找记录 将光标放在表格中图1所示区域 单击菜单栏上的“数据”按钮 选择“记录单”单击“条件”按钮 输入查找记录的条件 单击“下一条”按钮，查找满足条件的数据 可以在记录单中进行修改编辑等。,Excel常用功能-表格倒置与排序,表格倒置 鼠标左键单击/拖拉选择需要进行粘贴的内容 鼠标右键选择“复制”/按“Ctrl+C”复制 光标移动到开始粘贴的单元格 鼠标右键单击起始单元格 选择“选择性粘贴”打开选择性粘贴对话框 选择对话框下面的“转置”确定。单列表格排序 选择需要进行排

20、序的表格 鼠标左键单击工具栏上的“升序排列”或“降序排列”按钮 出现“排序警告”选择“排序依据”确定。备注：1、排序依据对话框中“扩展选定区域”是指对选定区域旁边的数据也同时进 行排列，默认按照最左一列排序；2、排序依据对话框中“以当前选定区域排序”是指仅对选定区域排序，其它 数据顺序不变。多列表格排序 鼠标左键拖拉，选择需要进行排序的表格 鼠标左键单击工具栏上的“升序排列”或“降序排列”按钮。备注：1、鼠标从左往右拖拉时，排序操作默认为按照最左侧一列排序；2、鼠标从右往左拖拉时，排序操作默认为按照最右侧一列排序。,Excel常用功能-表格加密与解密,表格加密 打开表格 鼠标左键单击菜单栏上的

21、“工具”菜单 选择“选项”打开“安全性”对话框 分别输入“打开权限密码”和“修改权限密码”确定 确认密码对话框输入“打开权限密码”弹出确认密码对话框“重新输入修改权限密码”确定。表格解密/密码删除 打开表格 鼠标左键单击菜单栏上的“工具”菜单 选择“选项”打开“安全性”对话框 分别删除“打开权限密码”和“修改权限密码”确定即可。,Excel常用功能-添加下拉菜单选择功能,简单下拉菜单生成 鼠标左键单击列标，选定需要增加下拉菜单功能的列 左键单击菜单栏上的“数据”菜单 选择“有效性”在“数据有效性”对话框中 有效性条件“允许”选项列表中选择“序列”在“来源”中输入选择项，不同选择项间用逗号隔开

22、选定“提供下拉箭头”确定 备注：在“来源”中用逗号隔开不同选择项时，要注意输入法 的切换。,Excel常用功能-图表的生成与调整,图表示例 图1：Excel表格里的原始数据 图2：生成的图标图表生成与调整 在Excel表格里选中如图1所示区域 单击菜单栏中的“插入”选择“图标”命令 打开“标准类型”选项卡 在“图标类型”列表中选择“柱形图”选择“簇状柱形图”单击“下一步”在“系列产生在”选项区中选中“行”单击“下一步”在“图表选项”对话框中切换到“标题”选项卡 输入“标题名称”在“图例”选项卡中选择图例的位置 单击“下一步”单击“完成”选中图表 调整位置及大小 备注：选中图表后，单击右键选择图

23、表类型可修改图表的显示等诸多内容。,PPT作图功能,图例如下：,文本1,文本2,文本3,文本4,机房,搬迁前,you,1,2,3,4,5,5,文本5,PPT作图功能1-分隔线的画法,“表格和边框”工具栏的生成 打开工具栏上的“视图”菜单 选中“工具栏”选中“表格和边框”“绘图”工具栏的生成 打开工具栏上的“视图”菜单 选中“工具栏”选中“绘图”分隔线的画法 法一：在“表格和边框”工具栏中，点击“表格（A）”选择“插入表格”输入“行数和列数”点“确定”根据需要调整表格大小 选中不需要的边框线，点击该工具栏上的“擦除”选中剩余边框线 点击该工具栏上的“边框线型”，选择需要的线型即可。法二：选择“绘

24、图”工具栏上的“直线”点击“绘图”工具栏上的“虚线线型”选择需要线型。,PPT作图功能2-方框或其他图形的画法,“绘图”工具栏的生成 打开菜单栏上的“视图”菜单 选中“工具栏”选中“绘图”方框或其他图形的画法 在“绘图”工具栏上鼠标左键单击需要的图形（如果展开的图形中没有需要的图形，鼠标左键单击“绘图”工具栏上的“自选图形”，点击“基本形状”，鼠标左键单击选中需要的图形）将鼠标光标移动到PPT作图区域 单击鼠标左键即将选中的图形引入PPT页面 鼠标左键选中图形拖动到需要的位置 调整图形大小,PPT作图功能3-框内文本的添加与调整,文本的添加 方法一：鼠标左键单击需要添加文本的方框或其他图形 直

25、接输入需要添加的文本内容即可。方法二：鼠标右键单击（或左键单击选中图片，再右键单击）需要添加文本的方框或其他图形 选择“编辑文本”即可。文本的左右对齐和居中设置 打开菜单栏上的“视图”菜单 选中“工具栏”选中“格式”鼠标左键单击选中需要调整文本的方框 左键单击“格式”工具栏上的“左对齐”、“居中”、“右对齐”调整文本的显示方式。文本的自动换行设置 鼠标右键单击图形 选择“设置自选图形格式”选择“文本框”选择“自选图形中的文字换行”即可。,PPT作图功能4-箭头的画法与宽度调整,普通箭头画法（A点 B点）在“绘图”工具栏上鼠标左键单击“箭头”光标移动到PPT的A点，成十字形 按住鼠标左键从A点直

26、到B点 放开鼠标左键即可。非普通箭头画法（A点 B点）在“绘图”工具栏上左键单击“自选图形”选择“箭头总汇”鼠标左键单击选择“需要的箭头”光标移动到PPT的A点，成十字形 按住鼠标左键从A点直到B点 放开鼠标左键即可。箭头宽度调整 单击左键选中需要调整宽度的箭头 鼠标左键单击“绘图”工具栏上的“线型”鼠标左键单击“所需要的线型”即可。,PPT作图功能5-图形外字体的添加,艺术字形式添加 在“绘图”工具栏上鼠标左键单击“插入艺术字”鼠标左键单击选中一种艺术字形式 点击确定 选择输入“字体”、“字号”及“文字”点击确定。注：需要竖排显示的文字或字母，也可以通过“回车”的方式实现。图形中文本形式添加

27、 如前面所述，添加一个方框，输入文本 鼠标左键选中方框 右键单击选择“设置自选图形格式”选择“颜色和线条”对话框 线条颜色选择“无线条颜色”左键单击确定即可。注：此种方式建议少用。,PPT作图功能6-字体、边框、箭头等颜色的选择,字体颜色选择 方法一：鼠标左键按住不放选中需要变色的文字 鼠标左键单击“格式”工具栏中的“字体颜色”选择变换的颜色即可。方法二：鼠标左键按住不放选中需要变色的文字 鼠标左键单击“绘图”工具栏中的“字体颜色”选择变换的颜色即可。边框、箭头颜色选择 鼠标左键单击需要变色的边框或箭头 鼠标左键单击“绘图”工具栏中的“线条颜色”选择变换的颜色即可。图形填充颜色选择 方法一：鼠标左键单击选中需要变色的图形 鼠标左键单击“表格和边框”工具栏中的“填充颜色”选中需要的颜色。方法二：鼠标左键单击选中需要变色的图形 鼠标左键单击“绘图”工具栏中的“填充颜色”选中需要的颜色。,让我们共同携手实现资源共享谢谢,