Execl高级应用技巧.ppt

《Execl高级应用技巧.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Execl高级应用技巧.ppt（103页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、2023/11/7,Execl 高級應用技巧,2023/11/7,目 录,2023/11/7,输入数据要先行,学透 Execl 2000/XP,2023/11/7,一、EXECL界面简介,工具栏,名称框,全选按钮,工作表,状态条,工作表标签,编辑栏,任务窗格,标题栏,菜单栏,2023/11/7,单击名称框可以给一个或一组选定的单元格命名，此后只要打开下拉列表就可以定位到已命名的单元格。工作表是放置数据、图表、和计算结果等内容的，其中D5表示列标为D、行标为5 的单元格，单击列标（或行标）就可以选中整列（或整行）。鼠标单击标签可以更改工作表的名称。,小提示,2023/11/7,二、文本和数字输入

2、技巧,直接输入单击选中单元格就可以输入数据。系统默认回车向下，Shift+回车向上；Tab键向右，Shift+Tab键向左。,小提示,如果你输入单元格的文本或数字长度超过列宽，按住Alt键回车可以使单元格内的数据换 行。另外还有一种让Execl表格自动换行的方法：先选中单元格，然后选择菜单“格式/单元格”，选择“对齐”标签，在对话框中勾选自动换行的复选框，确认后，文字就自动换行了。,2023/11/7,2.批量输入如果多个单元格需要输入同一数据或公式，采用直接输入的方法效率不高，此时可以采用批量输入的方法：首先选中需要输入数据或公式的所有单元格（如果单元格不相邻，可以按住Ctrl键逐个选中）。

3、然后单击Execl编辑栏，在其中输入数据或公式。完成后按住Ctrl键回车，公式或数据就会被填充到所有选中的单元格。,2023/11/7,3.选择列表输入如果单元格需要输入的文本(或文本与数字混合)在其上方输入过(两者之间不能有空白单元格),可以采用以下的方法简化输入:选中单元格后按ALT键（也可用鼠标右键单击需要输入数据的单元格，选择快捷菜单中的“选择列表”命令）打开内容列表。用上下方向键选中列表中需要的内容回车，或直接用鼠标单击需要的内容，数据就会被入单元格。,2023/11/7,4.记忆输入与选择列表输入相似，如果单元格上方已经输入过某个数据，只要你再次输入它的头几个字符（其中必须含有文本

4、），Execl2000/XP就会自动显示剩余部分，回车表示接受，否则可继续输入，Execl提供的记忆内容就会被修改。如果你的Execl没有这一功能，可以打开“选项”对话框中的“编辑”选项卡，将“记忆式键入”项选中即可。,2023/11/7,5.小数点或零自动输入Execl具有自动输入固定位数的小数点或固定个数的零的功能。具体设置方法如下：单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选项。如果需要自动填充小数点，应在“位数”框中输入（或选择）小数点右面的位数。如果需要在输入的数字后面自动填充零，则应在“位数”框中输入减号和零的个数（如“-4”）。若采用前一种设置

5、，则输入568后显示5.68。若采用后一种设置，则输入568后显示5680000。,2023/11/7,6.选择粘贴输入此法可以将公式的计算结果或Word表格文本等输入至一个或多个区域，具体操作方法是：先将需要输入的对象复制到剪贴板，然后选中需要填充该对象的所有单元格。在选中的区域内单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“选择性粘贴”对话框，根据需要选择“粘贴”下的某个项目（粘贴Word表格文本时应选“文本”），单击“确定”按钮完成输入。,2023/11/7,7.快速移动输入如果你要将某一区域的数据移动到工作表的其他位置，可以按以下方法操作：选中待移动数据的单元区域，再将鼠标移动到数据区域的边界（即黑

6、色边框处）。按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动，其间Execl会提示数据将被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可，如果你要将一个工作表中的数据移动到另一个工作表，可以按下Alt键，只要将数据移到后者的标签处，Execl就会自动打开该工作表供你操作。,2023/11/7,8.快速复制输入如果你要将某一区域的数据复制到工作表的其他位置，可以按以下方法操作：选中提供数据的单元区域，再将鼠标移动到数据区域的边界（即黑色边框处）。按下Ctrl键(此时光标上有一个小加号)拖动向其目标位置移动，其间Execl也会提示数据将被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。两个工作表之间的复制同上。,9.行（列）重

7、复数据输入如果你要要某行（或列）内重复输入数据，可以按以下方法操作：在第一个单元格内输入数据并将其选中，然后将鼠标移至所选区域右下角的填充柄（小黑点）处，当光标变为小黑十字时按下鼠标左键拖过所有需要输入的单元格（如果被选中的是数字或日期等数据最好按住Ctrl键拖动鼠标，这样可以防止以序列方式填充单元格）即可。,2023/11/7,10.单元格周围数据输入如果你要输入的数据与周围单元格（或区域）中的相同，可使用以下方法输入：按住CtrlD键，可以将上方的数据填入当前单元格，按住Ctrl键，将左侧的数据填入当前单元格；单击“编辑填充”子菜单中的“向上填充”命令，可将下方的数据填入当前单元格；单击“

8、编辑填充”子菜单的“向左填充”命令，可将右侧的数据填入当前单元格。如果要填充的是一个区域，可先将含有数据的区域选中，再按上述方法操作。,11.简单序列输入数字（如2、4、6、8）和日期（如2002-11-1、2002-11-2）等简单序列可以利用以下方法输入：在起始单元格内输入序列的初值，然后在下方或右侧的单元格中输入序列的第二个值，这两个值的差就是序列的步长。然后选中已输入的两个单元格，将鼠标移至选区域右下角的填充柄（小黑点）处，当光标变为小黑十字时按下鼠标左键沿表格的行或列拖动。若要使序列升序排列，应由上而下或由左而右拖动。反之，则应由下而上或由右至左拖动。,2023/11/7,12.自定

9、义序列输入如果你要输入的序列比较特殊，可以事先加以定义，然后像简单序列那样输入了。自定义序列的方法是：单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡。在“输入序列”框中输入自定义序列的全部内容，每输入一条就要按一下回车键，完成后单击“添加”按钮。整个序列输入完毕后，单击对话框中的“确定”按钮。此后你只要输入自定义序列的前两三项，就可以按前面介绍的方法将其填入单元格。,如果Execl工作表中有你需要的序列，就可是以将其选中，打开“自定义序列”选项卡，然后单击“导入”按钮，这个序列就会进入自定义序列供你使用了。,2023/11/7,13.其他序列输入假若你要输入“20

10、02-11-182002-11-29”这样的等差序列，可以按照以下方法操作：首先输入该序列的初值2002-11-18，然后将该单元格选中，再按Execl“编辑/填/序列”命令，打开“序列”对话框，根据需要选中“序列产生在”下的“行”或“列”以及“类型”下的“日期”，在“步长值”后输入“1”，“终止值”后输入“2002-11-29”，“确定”以后，就会自动产生这样的序列。,2023/11/7,14.工作表重复输入如果你想一次在多张工作表中输入相同数据，省略多次复制、粘贴的繁琐操作，可以采用以下方法：首先选中需要填充相同数据的工作表。若要选中多张相邻的工作表，可先单击第一张工作表的标签，按住Shi

11、ft键单击最后一张工作表的标签；若要选中多张不相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按住Ctrl单击要选中的其他工作表的标签。然后在已选中的任意一张工作表内输入数据，则所有被选中的工作表的相同单元格均被“克隆”。如果选中工作表以后又想取消上述功能，可用鼠标右键单击任意一张工作表的标签，选择快捷菜单中的“取消成组工作表”命令即可。如果需要将某工作表中已有数据快速填充到其他工作表，可采用以下方法：按下Ctrl键选中含有数据的工作表和待填充数据的工作表，再选中含有数据的单元格区域，最后单击“编辑/填充”子菜单下的“至同组工作表”命令，在对话框中选择要填充的内容（“全部”、“内容”或“格式”）后“确

12、定”。,2023/11/7,15.记录单输入如果Execl工作表中的列项目超过了屏慕宽度，输入数据就要上下左右滚动表格。使用“记录单”可以避免此类不便，具体做法是：选中工作表的列标题，再单击“数据”菜单下的“记录单”命令，就可以打开一个以工作表标签命名的“记录单”，你就可以在其中输入数据了，输完一行以后按Tab键跳行到下行。待一个“记录单”的数据输入完毕回车，就会显示新的空白记录单让你继续输入。,2023/11/7,16.右键拖动输入在复制数据或格式等场合，使用鼠标右键快捷菜单具有方便灵活的特点，其操作方法是：选中需要复制数据的单元格区域，将鼠标移到数据区域边界后按下鼠标右键。拖动数据区域向目

13、标位置移动，其间Execl会提示数据被填充到区域，到达指定位置后松开鼠标，根据需要选择快捷菜单中的合适命令即可。,2023/11/7,THEEND,2023/11/7,单元格与公式编辑,学透 Execl 2000/XP,2023/11/7,一、单元格的编辑,用EXECL处理数据，除了文本和数字输入以外，单元格与公式编辑也是基本功。.直接输入输入数据时“丢三拉四”在所难免，假若你要在输入过的单元格中插入数据，可以采取以下两种方法：将单元格选中后按F2键，光标就会出现在原数据的尾部，直接输入新的数据后回车即可。如果你要想在单元格的任意位置插入数据，可以将单元格选中，然后将鼠标移动到编辑栏，用“I”

14、型光标单击需要插入数据的位置，即可输入新数据。,小提示,插入数据后回车，光标向默认方向移动（在“选项/编辑”选项卡中设定），按方向键即可使光标上下左右移动。,2023/11/7,2.文本换行在Execl表格中输入文字时，如果文字较多，当然希望能像在Word中一样会自动换行。不过在默认的情况下，Execl是不会自动换行的，实现这种效果的方法是：选中数据所在的单元格，单击“格式”菜单下的“单元格”命令，打开“单元格/对齐”选项卡，将文本控制下的“自动换行”项选中。此后，只要输入的内容超过了单元格的宽度，文本就会自动换行。,小提示,输入过程中按住Ait键，Execl会在光标处强制换行。,2023/1

15、1/7,3.及时“返悔”假若数据输入时发现了错误，只要没有回车（光标跳到其他单元格），就可以按“Esc”键撤消刚才的输入。如果已经敲了回车，办能按CtrlZ键（或单击“撤消”按钮）撤消输入。,2023/11/7,4.竖排数据知道吗？Execl单元格内的数据也可以竖排，你只须选中它所在的单元格，然后打开“单元格格式/对齐”选项卡，将“方向”下的“文本”选中并确定即可。,小提示,单击如图“度”左边的小按钮，或用鼠标单击“文本”框内的“刻度”（或用鼠标拖动文本指针），就可以改变数据在单元格内的排列方向了。,2023/11/7,6.输入文本数字不知你注意过没有，单元格中的数字一律靠右存放（包括“电话号

16、码”这样的文本），说明EXECL 2000/XP将它作为数值处理。如果你想将数字作为文本处理，除了将单元设置为“文本”以外，还有一种简单的方法：只要在数字前加一个“”（单引号），数字即会在单元格中靠左存放（表示这是文本而非数字）。,5.输入分数Execl2000/XP不能直接输入分数，例如要在单元格内显示“1/10”，必须将单元格格式设置为“分数”，否则将“1/10”显示为1月10日。如果你输入的最大分母不超过99，输入分数时选输入一个“0”和一个空格（位于0与分数之间），即可将分数按原样显示（处理时按小数）。,2023/11/7,二、公式编辑,公式是EXECL处理数据的重要工具，我们经常使用

17、的输入方法有以下两种。1.插入函数对话框“插入函数”对话框是EXECL 2000/XP输入公式的重要工具。以公式“=IF(AVERAGE(A1:D1)100,SUM(A1:D1),0)”为例，EXECL 输入该公式的步骤是：,第一步：选中存放计算结果的单元格，例如“E2”。第二步：由于上述公式以函数开始，只要单击编辑栏（或工具栏）中的“fx”按钮，则表示公式开始的“=”出现在单元格和编辑栏，同时“插入函数”对话框自动打开。,2023/11/7,小知识,公式是处理工作表数据的等式。它以等号（=）开始，包括函数、引用（包括分隔符）、运算符和常量等对象的部分或全部。函数是EXECL 内置的公式，它使

18、用名为参数的对象按特定顺序或结构执行计算。参数则是数字、文本、逻辑值（如TRUE或FALSE）、数组、错误值（如#N/A）以及单元格引用（如a1：c8）等的集合。它是EXECL 函数的执行对象。,2023/11/7,第三步：滚动“选择函数”列表，从中选择“IF”。如果你需要的函数不在里面，可以在“搜索函数”框内输入你的要求，如“求和”、“逻辑判断”等，单击“转到”使符合要求的函数显示在对话框中。如果你知道函数所属的类别，也可以打开“或选择类别”下拉列表寻找。,小提示,选中“选择函数”列表中的某个函数，它的语法和用途就会显示在对话框下面，这种设计有助于初学者选择和运用函数，这是“插入函数”的一个

19、重要作用。,2023/11/7,第四步：单击“插入函数”对话框列表中的“确定”按钮，“函数参数”对话框打开，你就可以在参数框中输入参数了。,上述公式中的isnumber(A1:B1)是IF函数的Logical_test参数，Sum(A1:B1)是IF函数的Value_if_true参数，而“”（被英文双引号引起来的空格）是IF函数的Value_if_false参数。上述函数名称、引号和空格必须用键盘输入，而单元格引用和分隔符可以用鼠标拖动的方法输入。,小提示,如果“函数参数”对话框影响观察，可以单击参数框右端的按钮将其折叠。,2023/11/7,第五步：所有参数输入完毕后“确定”，IF函数的括

20、号会自动加入公式，计算结果同时出现在公式所在的单元格。,小提示,“函数参数”对话框是了解函数功能的好工具。你只要将光标放入对话框的参数框，就可以看到有关参数的描述，得知函数的格式、功能和计算结果等信息。,2023/11/7,2.编辑栏输入如果你要套用某个现成的公式，或者输入一些嵌套关系复杂的公式，得用编辑栏输入更加快捷，EXECL高手更喜欢这样做。,第一步：选中存放计算结果的单元格。第二步：鼠标右击EXECL 编辑栏，按照公式的组成顺序输入。为了克服编辑栏输入公式不能看到函数格式和参数提示的问题，EXECL XP增加了函数提示功能。以上面的示例公式为例，当你输入“=IF（”后，公式下方会显示黄

21、色的函数及参数提示条，显示函数和参数的语法信息。单击其中的函数名可以打开帮助获得更多信息。,第三步：公式输入完毕后，单击编辑栏中的“输入”（即“”）（或回车）执行计算。,2023/11/7,3.公式与结果切换存入单元格的公式执行后显示的是计算结果，按CTRL+键（位于键盘左上角与“”为同一键）可以显示公式内容与结果之间切换。,4.单元格引用公式或函数引用单元格（区域）的目的是确定计算范围，手工输入引用分隔符（逗号）容易出错。此时，可以采用下面这种方法引用：假若你要输入公式“=SUM（C2:C9，D6:D12，B15:C16）”可以打开如图所示的对话框,让光标停在“Number”参数框，然后用鼠

22、标拖过你要引用的单元格。如果这些单元格不连续，可以按住CTRL键操作。,如果公式是手工输入的，可以用鼠标在函数名（如SUM）后的括号里单击，然后用相同的方法拖过你要引用的单元格。被引用的单元格和分隔符也会出现在公式里。,2023/11/7,小提示,EXECL XP的“插入函数”对话框在在EXECL 2000中称为“粘贴函数”，它俩的外观等也有差别，但使用方法和主要功能基本相同。此外，EXECL 2000编辑栏没有“插入函数”按钮，却有一个“编辑公式=”按钮，单击该按钮可以在编辑栏中输入等号，“名称栏”所在位置显示函数框（列出最近使用过的函数）。,2023/11/7,三、复制公式,复制是将公式应

23、用于其他单元格的操作，复制公式也有不少“道道”：,1.拖动复制它是最常见的一种公式复制方法：你只要选中存放公式的单元格，移动空心十字光标至拖动柄处，待小实心十字光标出现后，按住鼠标左键沿列（对行进行计算）或行（对列进行计算）拖动，到达数据结尾处同时完成公式复制和计算。你也可以选中存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格的边框处。待光标变成指针形状时按下CTRL键，待指针旁的小加号出现后，再按住鼠标左键沿列或行拖动，到达数据结尾完成公式复制和计算。,小提示,在多个不相邻单元格中使用同一公式可使用以下方法：在按住CTRL键逐个选中单元格，单击EXECL编辑栏，按常规方法在其中输入公式或数据。输入

24、完成后按住CTRL键回车，公式就会被复制到所有选中的单元格。,2023/11/7,2.选择性粘贴EXECL中的“选择性粘贴”内容更加丰富，它是复制公式的有力工具：你只要选中存放公式的单元格，单击EXECL工具栏中的“复制”按钮。再选中需要使用该公式的所有单元格，单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。选择“粘贴”下的“公式”项“确定”，剪贴板中的公式即粘贴到选中单元格。,2023/11/7,数据格式设置,学透 Execl 2000/XP,2023/11/7,一、常规格式设置,小提示,你不能将其他数据（日期、金额）设置成上面的式样，因为EXECL 将它们作为一个整体处理。如果需要将阿拉伯数字作为

25、文本（如身份证号码）输入，只须事先输入一个“”即可，也可以按照下面介绍的方法选中“分类”下的“文本”，再单击确定。,1.文本文本是Execl工作表的基本数据类型，设置它的格式可以不以单元格为单位进行。选中某一个或几个文字，可以像在Word中那样单独设置它的字体、字号等格式：选中需要设置格式的文本，单击“格式/单元格”菜单，轻松设置即可。,小知识,EXECL自动将含有汉字或英语字母等字符的数据视为文本，全部由阿拉伯数字组成的数据自动视为数值。为了更好地识别它们，输入的文本自动左对齐，而数值自动右对齐。,2023/11/7,2.数值全部由阿拉伯数字组成的数据在EXECL中称为数值，它是EXECL处

26、理的主要对象。在默认的情况下，输入EXECL单元格的数字使用常规格式，它不包含任何特定数字格式。,如果你要为数值设置更复杂的格式，应选中要设置格式的单元格（或区域），再打开“单元格格式数字”选项卡，首先选中“分类”下的“数值”，就可以看到“示例”下显示的数值格式。如果你单击“小数位数”选择框右边的按钮（或在框中输入一个整数），或选中“使用千位分隔符”，就可以在示例下看到它们的实际变化。若选中单元格中的数值是负数，可以从列表框中选择一种负数格式。,2023/11/7,作为数值的特例，EXECL在“分类”下提供了“货币”格式，其设置选项与“数值”非常相似，只是在使用“千位分隔符”选项的位置上换上了

27、“货币符号”下拉列表，你可以从中选择世界各国货币的符号（也可以选择无）。为了满足某些特殊场合的需要，EXECL专门提供了将数值设置为“邮政编码”（其本质是文本），以及把数值显示为中文大小写数字的功能，选中“分类”下的“特殊”即可进行设置。,小提示,EXECL的小数点、千分位分隔符和负数格式等，可以在“控制面板”中打开“区域设置”修改。,2023/11/7,3.日期和时间输入日期和时间必须使用特定的分隔符。打开Windows“控制面板”中的“区域设置”，可以在日期和时间选项卡中看到它们分别是“-”（减号）和“：”（冒号），他们分隔的数值自动解释为日期或时间。,假若你在单元格输入了“2002-11

28、-18”，通过格式设置将其显示为“2002年11月18日”，具体方法是：选中日期数据所在的单元格，再选中“分类”下的“日期”，就可以在“类型”列表框中选择需要的日期格式了。按照同样的方法，你可以将“10：50”的格式设置为“上午10时55分00秒”等。,2023/11/7,二、自定义数据格式,1.自定义方法选中要自定义格式的单元格区域，打开“单元格格式/分类/自定义”，即可在其列表框中选择现有的数据格式，或者在“类型”框中输入你定义的一个格式（原有的自定义格式不会丢失）。在后一种情况下，只要自行定义的数据格式被使用，它就会自动进入列表框像内置格式那样调用了。,2023/11/7,2.格式表达式

29、Execl的自定义格式很像一种数学公式，它提供了四种基本的格式代码。这些格式代码（称为“节”）是以分号来分隔的，它们定义了格式的正数、负数、零和文本。正数的格式代码为：#，#0.00负数的格式代码为：Red-#，#0.00零的格式代码为：0.00“，”表示千分位分隔符；Red定义负数的颜色；“-”表示负数；小数点后零的个数表示小数倍数。上述格式可单独使用，也可联合起来使用。文本格式代码为：“TEXT“或”TEXT”。其中TEXT为文本串，的位置决定TEXT在前面还是后面显示。,2023/11/7,3.应用实例假若计算粮食产量要带上单位“千克”，可自定义格式为：#0.00”千克”它的意义是数字部

30、分不带千分位分隔符，保留两位小数并显示单位千克。,如果你要在输入的姓名后面加上“老师”二字，只须将单元格设置为：”老师”或;”老师”此后在单元格内输入姓名，EXECL自动在它们后面加上“老师”字样。,2023/11/7,创建中意的EXECL文档,学透 Execl 2000/XP,2023/11/7,一、表格标题的创建,表格标题一般放在Excel工作表首行，它的建立步骤是：在选中的单元格（一般是A1）内输入文字（如“高一8班学生上机安排表”），然后根据文字长度选中包括标题的单元格（图中为12个，从A到L）。单击Excel“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮，就可以看到选中的所有单元格合并为一个了

31、。,2023/11/7,小提示,合并后的单元格被赋予合并域式上角的“列标”和“行标”，例如A1至A9合并后的单元格仍为A1。除了合并区域左上角单元格中的数据外，其他单元格中（如A2至A9）的数据会全部丢失。,2023/11/7,二、表格说明的创建,表格说明是位于标题和表格之间的一两行文字（有些表格没有），一般放在第2、3行左起和右起第一、二个单元格，如图中的“填报单位”和“填报人”。由于说明文字长度一般会超过单元格宽度，此时应该根据需要合并若干相邻的单元格，以便输入单位名称和人员之类的文字，其操作与标题基本相同。,2023/11/7,三、列标题的创建,列标题是表格中描述数据意义的文字，例如图中

32、的“项目学校”、“学校现状”等等，它与表格中的数据列一一对应，其作用相当于数据库的字段名。列标题设计必须从表格布局和文字量通盘考虑，如图中的“L3”单元格（“备注”），就是由“L3”和“L4”两个单元格上下合并而成。只有这样，“项目建设计划”下面的分项才能单独占用单元格。而“项目建设计划”所在单元格（E3）就要由E3、F3、G3、H3等五个单元格水平合成。,2023/11/7,小提示,Excel默认的是：输入结束后，回车，光标向下移动。如果你要修改移动方向，可以打开“选项”、“编辑”选项卡，选中“按Enter键后移动方向”，在下拉列表中选择“向右”、“向左”等移动方向。,四、数据的输入,在表中

33、的每个列标题下面输入数据，然后根据需要设置数据格式。,2023/11/7,五、表格格式,1.列宽与行高采用自动或手动两种方法：若要做到单元格宽度自动适应数据长度，可以选中要调整宽度的所有数据列（按下Ctrl键），然后将鼠标放到列标号右边的缝隙外，当双向光标出现后双击鼠标。也可选中需要调整宽度的数据列，单击“格式”、“列”子菜单下的“最合适的列宽”命令。如果你想手工设置数据列的宽度，可以选中需要调整的所有数据列。然后将鼠标放到列标号右边的缝隙处，待双向光标出现后拖动。也可以选中需要调整的列，单击“格式”、“列”子菜单的“列宽”命令，在对话框中输入合适的数值。,小提示,数据行高度的调整方法与列类似

34、。如果你对每页的打印行数有要求，可以按照上面介绍的方法调整行高。然后观察工作表中首次出现水平虚线处的行号，即可知道每页打印了多少行。,2023/11/7,2.页眉和页脚设置单击Excel“视图”、“页眉和页脚”命令打开“页眉/页脚”选项卡。如果你想设置“第一页，共？页”之类的页眉，可以直接单击“页眉”框右边的下拉按钮，从列表中选择Excel提供的条目。如果想设置更加复杂的页眉，可以单击“自定义页眉”按钮打开对话框，其中的“左（L）”、“中（C）”、“右（R）”决定页眉在页面上的位置。你只要用鼠标在其中单击，就可以使用手工或按钮输入相关内容了。,2023/11/7,EXECL表格如此打印,学透

35、Execl 2000/XP,2023/11/7,一、表格打印,对于刚创建表格来说，不要立刻单击“打印”按钮输出表格。应当先进行设置和预览，满意后再打印，就可节约宝贵的时间和纸张。.打印设置首先单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，打开“工作表”选项卡。如果每一页都要打印表格标题、说明和列标题，应当用鼠标单击“顶端标题行”框。再将光标放入工作表左边的“行标”处，待光标变成右箭头时拖动要打印的行，即可使绝对引用的行号出现在“顶端标题行”内。,小提示,工作表的“行号”和“列标”在默认时为不打印。若想打印则选中图中的“行号列标”复选 框即可。另外，“页边距”选项卡中的“居中方式”较重要，可决定表格在页

36、面上的“水平”和“垂直”居中方式，可自己的需要选择。,2023/11/7,2.指定打印页数打印表格会遇到最后一页只有很少几行数据的情况，手工调整费时费力，可让Excel进行自动操作：打开待打印表格所在的工作表，单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，就可看到“页面”选项卡。假如你通过“打印预览”看到最后一页只有两三行，此时可以选中“调整为”单选项，然后在“页宽”框内输入“1”，接着在“页高”框内输入（或选择）你要打印的页数。这样就可通过减小行高、字号等方法将最后一页的内容均匀分配到其他页，从面使打印出来的表格正好占满整数页。,2023/11/7,3.打印预览打印设置完成后，单击图中或工具栏中的“

37、打印预览”按钮，就可以打开“打印预览”窗口，你可以从状态栏看到待打印表格的页数。拖动竖直滚动条上的滑块或转动滚轮鼠标上的滚轮，可以快速翻页查看任意一页的打印效果。与Word不同的是：Excel预览窗口的工具按钮较多。其中“设置”按钮可以打开“页面设置”对话框，修改打印方向、页面大小和页边距等等。“页边距”按钮可以在预览页上显示页边距和页眉等的设置线，用鼠标拖动即可快速修改这些参数。单击“分页预览”视图，便于观察表格在职Excel窗口中的布局和总页数等；使用“视图”菜单下的“普通”命令可以回到“普通”视图。,2023/11/7,4.表格打印如果你对预览结果非常满意，就可以单击按钮直接打印，也可回

38、到Excel主窗口，使用“打印”按钮或命令进行打印。,小提示,如果你为单元格设置了颜色或底纹，使用黑白打印机会降低表格的可视性。解决的办法是打开如图所视的选项卡，选中其中的“单色打印”即可。,2023/11/7,二、打印技巧,.一次打印多个工作簿如果要打印多个工作簿中的多个表格，常采用的方法是逐个打开然后打印。其实，我们也可以一次打印多个工作簿，前提是所有工作簿位于同一文件夹，而且每个工作簿只有一个待打印的表格（否则所有的表格都会被打印）。具体做法是：打开“资源管理器”逐个选中要打印的工作簿，然后单击“文件”菜单下的“打印”命令。系统就会逐个打开文件并打印其中的表格了。2.一次打印多个工作表如

39、果你需要打印一个工作簿内的全部工作表，可以逐个将其打开后打印，也可以采用下面的技巧一次完成：打开工作簿后按住Ctil键，用鼠标逐个单击要打印的工作表标签，将要打印的全部工作表选中，然后单击“文件”菜单下的“打印”命令，系统就会逐个打印每个工作表中的表格。如果你想预览打印效果，可以在选中工件簿以后按照常规方法操作。,2023/11/7,3.打印连续页码按照上面介绍的方法一次打印多个工作表时，每个工作表中的表格页码都是从1开始编号的。如果你需要将多个工作表的表格页码连续排列，可以采用下面的技巧：首先查看第一个工作表的总页数，接着切换到第二个工作表。单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，打开“页面设

40、置页眉/页脚”选项卡，再单击“自定义页眉”（或“自定义页脚”）按钮打开对话框。根据需要单击其中的“左”、“中”、“右”框，再单击带有“#”字样的按钮，即可将“&页码”放入框中。如果你要让第二个工作表的首页码接着第一个工作表的尾页码，只须在“&页码”后输入后者的总页数（如10），使其变成“&页码+10”的样子。如果必要，还加上“第”和“页”字样，使其变成“第&页码+10页”。最后按上面的操作就可打印页码连续的多个工作表。,小提示,采用上述方法打印连续页码时，“页面设置页面”选项卡中的“起始页码”选项应为“自动”。,2023/11/7,表 格 变 图 表,学透 Execl 2000/XP,2023

41、/11/7,一、图表制作方法,由于数据是图表制作的基础，这里假设你的原始数据已经录入工作表（如图），这样就可以选择下列图表制作方法“开练”了。.直接制作如果你要制作一个电视机销售数量时间变化的簇状柱形图（默认图表），并将它插入当前工作簿的新工作表。只要选中相关数据区域（图中的B3：B8），按F11键即可。如果想将上述图表插入当前工作表，只须选中数据区域，单击工具栏中的“默认图表”。,小提示,如果你发Excel工具栏找不到“默认图表”按钮，可以打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡，将其中的“默认图表”按钮 拖到工具栏。,2023/11/7,2.数据透视图报表数据透视图报表是一种为数据提供图形化

42、分析的交互式报表，可以通过“数据”菜单下的“数据透视表和数据透视图”命令创建。这种图表的制作方法后续篇章中介绍。,3.图表向导这是Excel2000/XP提供的一种交互式图表制作方法，易于为初学者掌握，其功能可以满足绝大多数用户的需要，下面将重点介绍这种方法。,二、利用向导制作图表,单击Excel“插入”菜单下的“图表”命令，或者单击工具栏中的“图表向导”按钮，就可以打开下图所示的“图表向导”，在它的指引下一步步建立图表。,2023/11/7,1.选择图表类型“图表向导”第一步是选择你需要的图表类型，图中的“标准类型”以及“自定义类型”选项卡分别提供了14（不含子图表）和20种图表。各种图表都

43、有自己的最佳适用范围，例如柱形图显示一段时间内的数据变化或比较结果，用来反映数据随时间的变化很合适。条形图可以对数据进行比较，用来反映数据间的相对大小比较好。,小技巧,如果你不知道当前工作表中的数据使用何种图表，可以通过以下方法找到满意的图表类型：选中工作表中的任意一个数据，对标准类型的图表来说，你可以选中“图表类型”及其“子图表类型”。然后按下图中的“按下可查看示例”按钮，就可看到数据生成的图表示例。查看“自定义类型”选项卡中的图表类型选中，就可在选项卡右侧看到结果了。,2023/11/7,2.选择源数据单击上图中的“下一步”按钮，即可打开下图所不对话框。由于示例所选数据是按“列”分类的（即

44、数据字段在列），所以应该把图中的“列”选中，然后将光标放进“数据区域”框内。根据你的制作需要，全部、部分或间隔选中工作表中的数据区域（如图中的B3：C8），则“=Sheet1!$B$3:$C$8”这样的引用就会出现在“数据区域”框内。,小提示,如果你要引用的数据区域不连续，只要按下Ctrl键，就可以用鼠标逐个选中工作表数据区域了。甚至一个图表可以引用多个工作表中的多处数据。,2023/11/7,图中对话框中的“系列”选项卡用来添加新的数据区域和X轴标志等内容。如果你要将新的数据区域（即“系列”）加入图表，可以单击图中的“添加”按钮，你就可以“系列”框中增加了一个“系列3”。将其选中按上述方法将

45、光标放入“值”框内，就可以根据需要选中工作表中的数据区域了。最后，将光标放入“分类（X）轴标志”框，鼠标选中图中的“A3：A8”单元格，就可在图中看到X轴下方的“第一周”等字样。,3.选项设置单击上图中的“下一步”按钮打开左图的对话框，其中的六个选项卡供你输入或设置若干图表选项。例如“标题”选项卡可供你输入X轴和Y轴的名称（如“周”、“数量和售价”），“坐标轴”选项卡可以设置Y轴是否显示“刻度”等。,2023/11/7,三、图表深加工,.图列如果你感觉向导使用的图例字体和背景等不合适，可以用鼠标右键单击图表中的图例，选择快捷菜单中的“图例格式”命令。打开“图例格式”对话框，可以看到“图案”、“

46、字体”、“位置”三个选项卡。“图案”选项卡用来设置图例的边框和内部填充色等属性。“字体”选项卡用来设置图例的字体、字号、字形等。“位置”选项卡提供了“靠下”、“右上角”等五个位置选项，你只需选中一个并“确定”，图例就会自动放到你需要的地方。当然，你也可以选中图例，然后用鼠标将它拖到图表的任何位置。如果你不需要图例，用右键快捷菜单中的“清除”命令可以删除它。,向导制作图表结束后，可以对图中的内容进行加工，从而使它变得更加美观。,2023/11/7,2.坐标轴与“图例”相似，图表的坐标轴文字的属性也可以修改。你只要用鼠标右键单击坐标轴文字，选择快捷菜单中的“坐标轴格式”命令，即可打开“坐标轴格式”

47、对话框。其中“图案”、“字体”两个选项卡的用途与“图例”相同。“对齐”选项卡用来设置坐标轴文本的对齐方式，和前面讲的“单元格格式”、“对齐”选项卡基本相同。3.图表区如果你感觉图表的背景不够靓丽，只需用鼠标右键单击图表的背景，选择快捷菜单中的“图表区格式”命令打开对话框。其中“图案”选项卡可以设置图表的边框样式、是否显示阴影和圆角等，还可以选择不同颜色或填充效果美化图表背景。“字体”选项卡可以修改图表的文字格式，使文字显示更加协调。“属性”选项卡用来设置“对象位置”和“锁定”等等。你可充分发挥自己的想象力，把图表打扮得漂漂亮亮。4.修改图表类型如果你感觉向导中选择的图表类型不合适，只要用鼠标右

48、键单击图表中的任意位置，选择快捷菜单中的“图表类型”命令，即可再次选择。,2023/11/7,5.趋势线为了准确了解数据的变化趋势，我们还可以给图表加上趋势线，具体操作方法是：用鼠标右键单击图表中需要添加趋势线的数据系列，选择快捷菜单中的“添加趋势线”命令，就可在图中的对话框中选择你需要的趋势线类型了。,小提示,其实Excel图表中的任何一个对象都是可以加工的，只要你用鼠标右键单击这个对象，选择快键菜单中的适当命令，就可以打开对话框执行操作了。例如右键单击图表中的任意位置，选择快捷菜单中的“图表窗口”命令，可以将你制作的图表放入一个独立的图表窗口中（如右图），看起来是不是很“酷”！,2023/

49、11/7,数 据 透 视 图,学透 Execl 2000/XP,2023/11/7,一、导入数据,如果数据库的容量不大，将它导入Excel转换为工作表数据，可以更方便地制作图表。导入数据的具体步骤台下：单击“数据导入外部数据”子菜单下的“导入数据”命令，在对话框中找到数据库文件，选中以后单击“打开”按钮，弹出“导入数据”对话框（如下图），默认的是当前工作表；当然你也可以导入到新的工作表中，选择“新建工作表”，“确定”即可。,小提示,数据库文件导入工作表以后的存放方式是：数据库的一个字段存放于工作表的列，每个字段的字段名位于数据区域首行单元格（例如A1、B1、C1等）。,2023/11/7,二、

50、创建数据透视图,数据透视图和数据透视表是一对“孪生兄弟”，Excel2000/XP提供了一个制作向导。你可以在它的指导下轻松操作：.选择数据源和报表类型单击“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图”命令，弹出“数据透视表和数据透视图向导3步骤之一”对话框。这里需要确定数据源和报表的类型。其中列出的数据源类型有四种：使用工作表数据建立图表，应该选择第一项；若当前工作表中没有任何数据，就需选择“外部数据源程序”按提示操作，将数据导入工作表。这种方式能够检索海量数据库中的数据，如果你要使用大中型数据库库中的数据建立图表，这是惟一可行的方法；如果建立图表引用的数据来自多个区域或工作表，就应当选择“多重