Excel操作指导书.ppt

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1、,EXCEL实战技巧与提高,服务部/综合管理,销售公司/服务部,序言,Excel用户水平的5个层次,第2页,知识结构,第3页,Excel数据处理与操作,Excel函数与公式,Excel图表与图形,Excel VBA与宏,Excel 数据分析,提纲,一、认识Excel 二、数据处理 三、函数与公式 四、高级图表,第4页,打开文件,专业修复的第三方软件：Recovery for Excel,第5页,认识界面,第6页,标题栏,菜单栏,工具栏,行号,列号,标签栏,状态栏,?,?,自定义工具栏,1、“视图”-“工具栏”-“自定义”2、“工具”-“自定义”,第7页,？,认识选项,第8页,认识选项（续）,第

2、9页,认识选项（续）,第10页,提纲,一、认识Excel 二、数据处理 三、函数与公式 四、高级图表,第11页,数据处理,1、自动填充2、定义名称3、数据有效性4、自定义格式5、条件格式6、分类汇总7、合并计算8、数据透视表,第12页,1、自动填充,等差填充 日期填充 文字填充 特定填充,第13页,为什么无法填充？,2、定义名称,1、插入名称。“插入”-“名称”-“定义”,第14页,2、使用名称框命名,3、指定名称。“插入”-“名称”-“指定”,2、定义名称（续）,全局定义 与 局部定义：1、默认情况下，为全局定义2、局部定义命名方法：工作表名称+半角感叹号+名称命名规则：1、可用数字与字母组

3、合，但不能以数字开头；2、不能以R、C、r、c作为名称，如R、C在R1C1引用样式中表示行、列；3、名称中不能包含空格，可用下划线或点号代替；4、不能使用除了下换线、点号和反斜杠（）意外的其他符号。允许使用问号，但不能作为名称的开头；5、名称字符不能超过255个；6、字母不区分大小写。,第15页,3、数据有效性,第16页,菜单“数据”“有效性”,3、数据有效性（续）,第17页,3、数据有效性（续）,停止,第18页,不能输入不符合条件的数据，点击“重试”可重新输入，点击“取消”则取消输入。,警告,可以选择是否继续输入数据，点击“是”可以强行输入不符合条件数据，点击“否”可以重新输入数据，点击“取

4、消”则取消输入。,信息,可选择是否输入数据，点击“确定”可以直接输入数据，点击“取消”可以取消输入。,4、自定义格式,可为4种类型的数值指定不同的格式：正数、负数、零值和文本。,第19页,“大于条件值”格式；“小于条件值”格式；“等于条件值”格式；文本格式,格式代码组成结构：,注：没有特别指定条件值的时候，默认条件值为0,4、自定义格式（续）,第20页,#,#0.00；红色-#,#0.00；绿色G/通用格式；“”“”,100#,#0.00；100红色#,#0.00；绿色G/通用格式；“*”,思考：,5、条件格式,格式条件格式,第21页,5、条件格式（续）,实战：防止与检查重复输入的数据,第22

5、页,1、空表格防止数据重复输入,2、重复出现数据做标示,3、第二次重复以后才标示,6、合并计算,例：统计报销的金额/人次,第23页,7、分类汇总,可手动创建分级显示和自动生成分级显示。,第24页,注意：1、一个工作表内在同行方向上或列方向上只能创建一个分级显示；2、在同一个分级显示中，最多允许有8个层次关系,8、数据透视表,初步的数据统计与分析,第25页,提纲,一、认识Excel 二、数据处理 三、函数与公式 四、高级图表,第26页,什么是函数？什么是公式？,公式是以“=”为引导，通过运算符按照一定的顺序组合进行数据运算处理的等式。函数是按照特定的算法执行计算的产生一个或一组结果的预定义的特殊

6、公式。,第27页,解读函数的参数,=IF(A10,SUM(B1:G1),”),第28页,函数的结构,嵌套函数,函数名称,以逗号分隔的3个参数,思考：哪些函数不带参数？,查看公式计算结果,使用公式审核工具分布求值 以=IF(A10,SUM(B1:G1),”)为例，执行“公式求值”,第29页,1,2,查看公式计算结果（续）,第30页,3,4,5,错误类型,常见的错误值及含义,第31页,函数与公式,1、文本/数字/日期/财务类函数讲解2、实战案例综合应用,第32页,文本处理函数,用途：连接“&”前后的字符、字段,第33页,思考：如何把零件号后面的-E去掉？,1、连接符&,文本处理函数,2、大小写字母

7、转换 Lower、Upper、Proper,第34页,所有大写字母转为小写字母,所有小写字母转为大写字母,字符串首字母转为大写字母,=LOWER(“I LOVE EXCEL”)=“i love excel”,=UPPER(“i love excel”)=“I LOVE EXCEL”,=UPPER(“I 爱 excel”)=“I 爱 Excel”,文本处理函数,3、全角半角函数 Widechar、Asc,第35页,半角字母转为全角字母,全角字母转为半角字母,=WIDECHAR(“Excel”)=“”,=ASC(“我爱”)=“我爱Excel”,文本处理函数,4、生成A-Z Char Char(65

8、)=A Char(66)=B Char(67)=C,第36页,思考：如何快速填充A-Z序号,Code(“A”)=65,Char(97)=aChar(98)=bChar(99)=c,文本处理函数,5、提取字符Left、Right、Mid,第37页,注意：MID函数有3个参数，而LEFT、RIGHT只有2个参数,为什么是3而不是2？为什么不用Right函数？,数字计算函数,1、计算余数,第38页,Mod(3,2)=1Mod(15,4)=3Mod(21,7)=0,应用：身份证号判断性别？如何判断数字的奇偶性？,思考：除2的余数有多少个？除3呢？,数字计算函数,2、取整函数 Int Trunc,第39

9、页,=Int(3.2)返回不大于3.2的最大整数3=Int(-3.2)返回不大于-3.2的最大整数-4,=Trunc(3.2)返回截去小数部分后的整数3=Trunc(-3.2)返回截去小数部分后的整数-3,数字计算函数,3、四舍五入Round,第40页,区别,数字计算函数,3、向上取整Roundup、向下取整Rounddown,第41页,日期与时间函数,1、4个基础日期函数,第42页,特殊函数：Today()，读取计算机设置的今日日期，无参数,日期与时间函数,2、Datedif函数 用途：计算两个日期之间的天数、月数或年数。,第43页,注：此函数在Excel帮助文件中没有。结构：Datedif

10、(start_date,end_date,unit),函数与公式,1、文本/数字/日期/财务类函数讲解2、案例综合应用,第44页,1、相对单元格与绝对单元格,公式所在单元格与公式所引用单元格的位置关系称为单元格引用的相对性。,第45页,练习：制作九九乘法表,2、工作表的引用,1、引用其他工作表的数据=工作表名称！目标单元格 例：=sheet2!A12、引用已打开的工作簿的数据=工作簿名称工作表名称！目标单元格 例：=Book2.xlssheet1!$A$13、引用未打开的工作簿的数据=文件路径工作簿名称工作表名称！目标单元格 例：=D:Excel案例Book2.xlssheet1!$A$1,第

11、46页,练习：将多张工作表的数据汇总到一张工作表,3、IF函数,用途：按指定的条件计算满足条件选项,第47页,IF函数实例,例2：对月出勤超过22天的员工做“全勤”备注,低于22天的显示实际出勤天数,第48页,=If（C1=22,全勤,C1）,4、LOOKUP函数,1.VLOOKUP、HLOOKUP函数 用途：按列/行的方式查询目标值。语法格式：=VLOOKUP（需查找值，范围，相对列，假）2.LOOKUP函数 用途：模糊及区间查询语法格式：=LOOKUP(需查找值，对应值区域，目标值区域）,第49页,！LOOKUP函数要求分级区间是升序排列。,5、SUMPRODUCT函数,返回相应的数组或乘

12、积之和。语法：=SUMPRODUCT（(array1）*(array2）*）,第50页,6、初级数组公式,数组公式是用于建立可以产生多个结果或对可以存放在行或列中的一组参数进行运算的单个公式。特点：可以执行多重运算，返回一组数据结果。,第51页,输入公式后，同时按【Ctrl+Shift+Enter】，公式就会成为数组公式。注：数组公式的外面会自动加 予以区分。,提纲,一、认识Excel 二、数据处理 三、函数与公式 四、高级图表,第52页,EXCEL图表类型,面积图 XY（散点）图条形图 曲面图柱形图 气泡图折线图 股价图饼图 圆柱图圆环图 圆锥图雷达图 棱锥图,第53页,共有73个子类型的图表类型。,EXCEL常用图表类型,1、柱形图,第54页,EXCEL常用图表类型,1-1、柱形图的变形,第55页,EXCEL常用图表类型,2、条形图,第56页,高级图表,人口金字塔,第57页,高级图表,进程甘特图,第58页,EXCEL常用图表类型,3、饼图,第59页,EXCEL常用图表类型,3-1、饼图的变形,第60页,高级图表,双饼图,第61页,EXCEL常用图表类型,4、折线图,第62页,EXCEL常用图表类型,5、XY（散点）图,第63页,EXCEL常用图表类型,5-1、XY（散点）图变形,第64页,谢谢,第65页,