ERP系统内控工作程序-流程完善阶段.ppt
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1、1,ERP系统建设内部控制工作程序(五)流程完善阶段,2,5.2.1 流程完善建模与风险控制挂接5.2.2 执行脚本检查,目录,阶段一.项目准备,阶段二.蓝图设计,阶段三.系统配置,阶段四.测试检查,阶段六.上线审批,阶段五.流程完善,ERP系统建设内部控制工作程序,3,执行部门,工作内容编号,(五)流程完善阶段 5.2.1,4,(五)流程完善阶段 5.2.1,5.2.1 流程完善建模与风险控制挂接5.2.2 执行脚本检查,5,5.2.1 流程完善建模与风险控制挂接,1.工作概述2.准备工作3.建模与风险控制挂接4.板块示例库使用说明,6,1.工作概述,概述:地区公司内控管理部门基于本单位业务
2、流程与ERP蓝图对照表,将全部ERP蓝图纳入本单位业务流程库调整范围,参照业务流程完善操作指南及分板块业务流程完善示例库,在业务流程管理信息系统中修订完善本单位的业务流程库。包括:(1)维护完善入口模型(2)业务流程图建模(3)风险与控制信息的挂接,7,工作内容:(1)维护流程目录与完善入口模型 按照全蓝图对照的要求,需要在本阶段维护地区公司全蓝图对照的流程完善入口模型(用于ERP主题页面的流程入口访问),并在流程完善建模后根据实际的流程目录进行模型分配与挂接;(2)业务流程图建模 根据已完成的本单位业务流程与ERP蓝图对照表,按照业务流程建模规范的要求,在业务流程库中补充ERP蓝图相关信息(
3、ERP流程步骤、TCODE、岗位、相关表单等);(3)风险与控制信息的挂接 将本单位最终的ERP系统风险控制文档(RCD)中的风险控制信息在完善后的业务流程图中补充挂接,未调整的步骤中原有的风险及控制信息予以保留。,1.工作概述,8,前提条件:(1)ERP蓝图库 地区公司已经在蓝图设计阶段完成ERP蓝图的建模工作,ERP蓝 图库与业务流程库相互独立(2)流程与ERP蓝图对照表 地区公司已经在蓝图设计阶段编制完成本单位的业务流程与ERP蓝图对照表(3)RCD文档 地区公司已经在系统配置阶段根据板块ERP系统控制矩阵完 成本单位 RCD文档的编写工作(4)上述文档已经在测试检查阶段整改了发现的问题
4、并更新。,1.工作概述,9,5.2.1 流程完善建模与风险控制挂接,1.工作概述2.准备工作3.建模与风险控制挂接4.板块示例库使用说明,10,(1)创建变更管理的数据库1)操作2)结果(2)创建流程完善入口模型,2.准备工作,由于流程完善涉及流程更新,因此需要地区公司向总部提出申请*,由总部内控项目组统一操作创建变更管理数据库:在地区公司业务流程库中备份历史版本,用于流程完善前后RCD差异分析;将“ERP蓝图与业务流程完善挂接入口模型”模板导入业务流程库“21 ERP蓝图-01 ERP相关流程入口”组下,地区公司在模版基础上修改形成本单位的入口模型将“ERP蓝图库”导入至业务流程库“21 E
5、RP蓝图-02 ERP蓝图”组下;,11,1)操作,*备注:请地区公司先发送电子邮件至总部系统管理员,申请,统一由项目组执行备份及导入操作,地区公司ERP蓝图库,导出,地区公司业务流程库“21 ERP蓝图”组,导入,地区公司业务流程库“21 ERP蓝图”组,导入,各板块流程完善挂接入口模型模板(XML文件),12,12,新创建的业务流程库组结构(地区公司示例):,2)结果,业务流程库的备份,“21 ERP 蓝图-01 ERP相关流程入口”组:流程 完善挂接的入口模型,包括两类入口模型:-ERP蓝图与业务流程完善挂接入口(EPC模型)-ERP相关重要业务流程入口(功能树模型),“21 ERP 蓝
6、图-02 ERP蓝图”组:包括所有的ERP蓝图模型,13,(1)创建变更管理的数据库(2)创建流程完善入口模型1)创建流程完善入口模型概述2)创建流程完善入口模型操作,2.准备工作,1)创建流程完善入口模型概述,流程完善入口模型是地区公司在业务流程管理门户中访问完善后流程的入口,同时通过该模型可以检查是否所有ERP蓝图都完成了流程完善建模。创建流程完善入口模型一般分为三个步骤:,14,15,(1)创建变更管理的数据库(2)创建流程完善入口模型1)创建流程完善入口模型概述2)创建流程完善入口模型操作导出本单位的ERP蓝图目录调整“ERP蓝图与业务流程完善挂接入口”模型调整“ERP相关重要业务流程
7、入口”模型,2.准备工作,16,导出本单位的ERP蓝图目录,A.基于“21 ERP蓝图02 ERP蓝图”组,B.右键选择“评估-开始报表”,C.在报表向导中选择类别“06 SAP专题”;报表“SAP-2-3 流程目录输出(基于模型)”,然后点击下一步;,D.选择保存目录,然后点击“完成”;,输出结果:ERP蓝图目录,17,调整“ERP蓝图与业务流程完善挂接入口”模型,A.打开“21 ERP蓝图”组下的结构模型:ERP主题首页,如下图所示;,18,B.双击“ERP主题首页”模型中的“XX公司业务流程”右下侧的品字形分配符,进入“ERP蓝图与业务流程完善挂接入口”模型。,调整“ERP蓝图与业务流程
8、完善挂接入口”模型,19,C.根据导出的本单位“ERP蓝图目录”,调整入口模型的第一层视图,使该模型内容与ERP图目录中ERP蓝图流程内容保持一致。如有多余的模块则应在模型中删除(包括模块下包含的各级模型、对象)。,ERP蓝图目录中的模块信息;,调整“ERP蓝图与业务流程完善挂接入口”模型,入口模型第一层视图;,D.根据导出的本单位“ERP蓝图目录”,调整入口模型的第二、三层视图。如有多余的蓝图则应在模型中删除(包括模型和对象)。如在ERP蓝图目录中“3 PM”下地区公司只有7条蓝图,而导入的模板中有9条流程,此时,依据蓝图目录应将多余的蓝图删除。,调整前,调整后,保持一致,需删除的内容,调整
9、“ERP蓝图与业务流程完善挂接入口”模型,20,调整“ERP相关重要业务流程入口”模型,A.打开“ERP相关重要业务流程入口”模型。在“ERP蓝图与业务流程完善挂接入口”模型上,双击右上角“ERP相关重要业务流程完善入口”品字形分配符打开模型。,21,ERP蓝图与业务流程完善挂接入口,ERP相关重要业务流程完善入口,B.依据本单位对照表,调整“ERP相关重要业务流程入口”模型,如有不适用内容则删除对应对象。调整完后,必须确保对照表中的末级流程数量、名称与“ERP相关重要业务流程入口”模型中的流程数量、名称一致。,调整“ERP相关重要业务流程入口”模型,ERP相关重要业务流程完善入口,XX公司业
10、务流程与ERP蓝图对照表,Demo 5.1 入口模型,对照表中末级流程名称中含有“(ERP)”的流程即为ERP相关的重要业务流程。,23,5.2.1 流程完善建模与风险控制挂接,1.工作概述2.准备工作3.建模与风险控制挂接4.板块示例库使用说明,3.建模与风险控制挂接概述,流程完善建模 根据已完成的本单位业务流程与ERP蓝图对照表,按照业务流程建模规范的要 求,在业务流程库中补充ERP蓝图相关信息(ERP流程步骤、TCODE、岗位、相 关表单等)。风险控制挂接 将本单位最终的ERP系统风险控制文档(RCD)中的风险控制信息在完善后的 业务流程图中补充挂接,未调整的步骤中原有的风险及控制信息予
11、以保留。在业务流程完善中,一般分为两种情况:1)ERP蓝图有具体业务流程对应:将ERP蓝图中的流程步骤、组织岗位和表单补充完善到业务流程中。2)ERP蓝图无具体业务流程对应:可以根据ERP蓝图丰富地区公司业务流程。,25,(1)ERP蓝图有具体业务流程对应(2)ERP蓝图无具体业务流程对应,3.建模与风险控制挂接,26,(1)ERP蓝图有具体业务流程对应,1)挂接流程 根据对照表,将ERP蓝图挂接到与其对应的业务流程组下 在“21 ERP蓝图”组下找到对应的ERP蓝图并复制 将已复制的ERP蓝图在目标流程目录中以“定义副本”的形式粘贴 内控部门人员组织相关业务部门的ERP关键用户将确认的ERP
12、蓝图步骤、组织岗位和实施证据补充到业务流程中2)维护流程目录和入口模型3)挂接风险,27,1)挂接流程,根据对照表,将ERP蓝图挂接到与其对应的业务流程组下。,ERP蓝图,业务流程,28,在“21 ERP蓝图”组下找到对应的ERP蓝图并复制,1)挂接流程,29,将已复制的ERP蓝图在目标流程目录中以“定义副本”的形式粘贴,注意:本环节须采用“定义副本”的形式粘贴,以避免后期建模出现意外错误造成ERP蓝图无法恢复,1)挂接流程,内控部门人员组织相关业务部门的ERP关键用户,首先确认业务流程涉及的业务范围,之后确认业务流程与ERP蓝图具体内容的对照,如下图:以华油天然气为例,A.流程步骤对照B.组
13、织岗位对照C.实施证据对照,具体内容的对照包括:,30,1)挂接流程,业务流程MP04.01.05 结算付款(原图),ERP蓝图MM01.04.01 物资采购结算管理,具体内容的对照,A.流程步骤对照,31,1)挂接流程,业务流程MP04.01.05 结算付款(原图),32,1)挂接流程,ERP蓝图MM01.04.01 物资采购结算管理,A.流程步骤对照,A.流程步骤对照,33,1)挂接流程,业务流程MP04.01.05 结算付款(原图),A.流程步骤对照,34,1)挂接流程,业务流程MP04.01.05 结算付款(原图),35,1)挂接流程,ERP蓝图MM01.04.01 物资采购结算管理,
14、A.流程步骤对照,B.组织岗位对照,36,1)挂接流程,业务流程MP04.01.05 结算付款(原图),37,1)挂接流程,ERP蓝图MM01.04.01 物资采购结算管理,B.组织岗位对照,C.实施证据对照,38,1)挂接流程,业务流程MP04.01.05 结算付款(原图),39,1)挂接流程,ERP蓝图MM01.04.01 物资采购结算管理,C.实施证据对照,40,两种常见的流程完善思路,完善后,ERP蓝图与既有业务流程可合为一张流程图:按照业务逻辑将蓝图内容与既有业务流程内容直接进行补充完善;完善后,ERP蓝图与既有业务流程无法合为一张流程图:首先,将ERP蓝图中可补充完善的内容直接与既
15、有业务流程内容进行 补充完善;无法补充完善的内容可先将既有业务流程降低一个级次,然后将未补充完善的蓝图视作与既有业务流程同一级次的流程。,1)挂接流程,41,1)完善流程2)维护流程目录和入口模型 调整模型及组编号 调整组和模型的位置 调整功能树模型 更新ERP蓝图的分配关系 更新对照表3)挂接风险,(1)ERP蓝图有具体业务流程对应,42,(2)维护流程目录和入口模型,调整模型及组编号:(以下调整以“MP04.01.05 结算付款”流程为例 A.选中“MP04.01.05 结算付款(ERP)”组新建一个空组,命 名为“MP04.01.05.01 结算付款(ERP)”B.将“MP04.01.0
16、5 结算付款(ERP)”的EPC列展示模型和功能分 配图模型的编号变为“MP04.01.05.01 结算付款(ERP)”C.将“发票校验流程”和“发票校验取消流程”的组名和模型名 称分别变为“MP04.01.05.02发票校验流程(ERP)”和“MP04.01.05.03发票校验取消流程(ERP)”,43,调整组和模型的位置:A.选中“MP04.01.05 结算付款(ERP)”组下与流程步骤同名的组,右键剪切 B.选中“MP04.01.05.01 结算付款(ERP)”组,右键粘贴,(2)维护流程目录和入口模型,44,C.选中名称为“MP04.01.05.01 结算付款(ERP)”的EPC模型,
17、右键拖动到“MP04.01.05.01 结算付款(ERP)”组下,选择“与对象一起移动到此 处”。同样的方法移动功能分配图。,(2)维护流程目录和入口模型,45,调整功能树模型:A.选中“MP04.01.05 结算付款(ERP)”对象,右键属性选中模型删除,删 除此对象原本分配的EPC和功能分配图.,(2)维护流程目录和入口模型,46,B.为“MP04.01.05 结算付款(ERP)”对象重新分配一个新的功能树模型,并保存在同 名的组目录下.,(2)维护流程目录和入口模型,47,C.为新创建的功能树模型中的对象建立分配关系:选中对象右键新建分配现有模型EPC(列展示),(2)维护流程目录和入口
18、模型,48,D.用同样的方法为新增的两条末级流程(定义复制过来的ERP流程)建立分配关系;然后分别新建一个功能分配图模型,并保存在同名的组下。,(2)维护流程目录和入口模型,49,更新ERP蓝图的分配关系:A.打开流程完善入口模型,选中“发票校验取消流程”对象,右键新建分配。,(2)维护流程目录和入口模型,49,50,B.选择“现有模型”“EPC(列展示)”,将已经调整编码后的ERP蓝图分配给相应的对象。,(2)维护流程目录和入口模型,51,更新对照表。按照调整后的流程目录更新“业务流程与ERP蓝图对照表”。并将变化情况在备注栏中进行记录。,调整前,调整后,(2)维护流程目录和入口模型,Dem
19、o 5.2 流程挂接,Demo 5.3 调整目录,52,(1)ERP蓝图与业务流程有模型对应,1)完善流程2)维护流程目录和入口模型3)挂接风险 调整风险组结构 调整风险模型及模型编号 调整业务流程图中流程步骤的处理代码 维护步骤功能分配图 根据RCD在流程图中的风险控制 在步骤功能分配图中挂接风险控制 修改流程功能分配图中的相关信息 RCD文档中新增了风险和控制点的处理方法,53,调整风险组结构,风险和控制的级次可以参考业务流程的级次。(具体的操作方法参见“调整目录的步骤-”),3)挂接风险,组结构-更新前,组结构-更新后,54,调整风险模型及模型编号。(具体的操作方法参见“调整目录步骤”)
20、,风险图-更新前,风险图-更新后,风险编号级次均下调了一级。,新增的两个业务层面风险树,3)挂接风险,55,调整业务流程图中流程步骤的处理代码。,A.打开流程图“MP04.01.05.01 结算付款(ERP)”找到未标注处理代码的步骤“对发票校验取消审批否”,右键单击此步骤,在弹出的对话框中选择“特性”;,B.在特性中维护“处理代码”为14,保存并关闭即维护好处理代码。,3)挂接风险,56,C.将后面步骤的“处理代码”顺序往后做调整。,3)挂接风险,57,维护步骤功能分配图。右键单击组“MP04.01.05.01 结算付款(ERP)”,在弹出的页面选择“评估-开始报表”,选择报表“11 法律管
21、理-04 中国石油-功能分配图自动建模”,然后点击“下一步”执行报表,生成各个步骤功能分配图。,3)挂接风险,58,地区公司根据本单位RCD文档查找相应ERP系统控制矩阵中的蓝图环节编号,对完善后的流程图进行风险与控制标识。这里以炼油销售板块ERP系统控制矩阵为例,在步骤“对发票校验取消审批否”有控制点“MP04.01.05-04X-KA5”,在业务流程图中需要标识。,炼油销售板块ERP系统控制矩阵,标识风险和控制后的流程图,3)挂接风险,59,根据业务流程图中标识的风险和控制,在每个步骤的功能分配图中“出现副本”对应的风险和控制。A.打开流程图“MP04.01.05.01 结算付款(ERP)
22、”,找到步骤15“审核凭证”,双击品字进入到它的功能分配图中。,3)挂接风险,60,B.打开业务控制图控制图“MP04.01.05.01-03 物资采购结算未经有效审批;应付、预付账款会计记录不正确”,双击进入到它的模型中。,3)挂接风险,61,C.选择业务控制图中的风险和控制,点击右键选择“复制”,在功能分配图空白处右键选择“粘贴为-出现副本”,风险和控制就挂接到功能分配图中。,业务控制图,功能分配图,3)挂接风险,62,末级风险图中的风险应与其同名称的业务流程图上所标注的风险保持一致。将风险图MP04.01.05.01 结算付款(ERP)中的风险全部以“出现副本”的形式复制到MP04.01
23、.05.01 结算付款(ERP)的功能分配图中。,风险图,功能分配图,3)挂接风险,63,RCD文档中新增了风险和控制点的处理方法:A.在“11内控管理-03数据-01风险-03业务层面风险”组相应的风险图和 业务控制图上补充新建相应的风险和控制点。B.将新建的风险和控制点以“出现副本”的形式复制到对应的业务流程图和 功能分配图上。,3)挂接风险,63,Demo 5.4.调整风险层级,Demo 5.5.流程图挂接风险,64,(1)ERP蓝图有具体业务流程对应(2)ERP蓝图无具体业务流程对应,3.建模与风险控制挂接,(2)ERP蓝图无具体业务流程对应,如图所示,“ERP设备管理(PM)模块”所
24、对照的业务流程目录“MP06.04管道资产管理”下(包括个子目录)无具体的业务流程描述。即该地区公司尚未对相关业务流程的具体内容进行梳理。,示例:华油天然气业务流程库,附件2:业务流程与ERP蓝图对照表编制指引及示例,66,(2)ERP 蓝图无具体业务流程对应,具体操作步骤:1)用ERP蓝图直接补充该业务流程的具体内容,2)挂接流程3)维护流程目录和入口模型4)挂接风险,备注:操作步骤 2)、3)、4)与 情况(1)“ERP蓝图有具体业务流程对应”相同,在此不再赘述。,67,5.2.1 流程完善建模与风险控制挂接,1.工作概述2.准备工作3.建模与风险控制挂接4.板块示例库使用说明(1)板块示
25、例库的访问方式(2)样例展示,68,(1)板块示例库的访问方式,分板块流程完善示例库:项目组前期依据各板块蓝图库内容,对各板块业务流程进行完善后所形成的数据库;目前已经完成的板块示例库有炼油化工板块、炼油销售板块、化工销售板块。板块示例库的访问方式:方式一:可以通过登录业务流程管理信息系统的建模服务器访问:方式二:可以通过登录业务流程管理信息系统的门户访问:,69,方式一:使用建模客户端登陆业务流程管理信息系统的建模服务器访问:服务器地址:10.21.6.72 炼油化工板块流程完善数据库名称:CNPC_DEV_0200_LYHG 炼油销售板块流程完善数据库名称:CNPC_DEV_0300_XS
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