Access数据库技术及应用(铁道版)第7章宏.ppt

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1、第7章 宏,7.1宏的有关概念（p191）7.2 宏的创建（p192）7.3 运行宏（p195）7.4宏组（p196）7.5为宏提供条件（p198）7.6 在窗体和报表上使用（p199）7.7使用宏创建自定义的菜单（p201）7.8自定义工具栏（p203）,7.1宏的有关概念,7.1.1 宏的概念（p191）Access宏用于执行特定的、用户指定的任务。例如打开一个窗口或运行一个报表。Access执行的每一项任务被称作一个操作。Access提供了50多个可用于宏的操作。宏操作在宏设计窗口中创建，大部分宏通过窗体或报表的某个事件属性来驱动执行。也可以在数据库窗口的宏对象中直接运行宏。,7.1宏的

2、有关概念,7.1.2 事件的概念（p191）事件是一种特定的操作，在某个对象上发生或对某个对象发生。Access 可以响应多种类型的事件：鼠标单击、数据更改、窗体打开或关闭及许多其他类型的事件。事件的发生通常是用户操作的结果。事件过程是为响应由宏或程序代码引发的事件或由系统触发的事件而运行的过程。,7.1宏的有关概念,7.1.3 宏的功能（p192）显示和隐藏工具栏。打开和关闭表、查询等对象。执行报表的预览打印。设置窗体中控件的值。设置窗口的大小。执行菜单上的选项命令。执行查询操作，及数据筛选等。,7.2 宏的创建（p192）,7.2.1宏设计视图（宏新建）（1）宏名：输入宏的名称，在创建宏组

3、时必须以宏名来区别不同的宏。（2）条件：输入条件表达式，是用来控制宏执行的条件。（3）操作：用来定义宏操作，单击操作列会有下拉列表给出所有的宏操作，以供选择。（4）注释：对操作的描述，让用户了解宏的功能。（5）操作参数：当选择了某一个宏操作后，在宏设计窗口下部将出现该宏操作所对应的参数设置界面，通过参数的设置，来控制宏的执行方式。,一行一个操作,信息框,操作列表区,操作参数区,输入宏中某一特定操作所需的参数,每行代表一个操作,宏的设计（p192）,怎样创建一个宏?1.在宏中添加操作在宏定义的操作列中，可以指定宏中执行的操作。如果要在宏中添加操作，单击操作列中的空白的文本框，在该文本框中右侧会出

4、现一个下拉按钮，单击此按钮，可以在弹出的下拉列表中有多个可以选择的操作，根据需要进行选择。,需要注意的是，宏中的各个操作按照添加的顺序，(也就是在操作列中由上到下的出现顺序)进行执行，所以大家一定要设置好执行的顺序。如果需要插入或删除某项操作，可以单击工具栏中的插入行命令或删除行命令，在当前行的前面增加一空白行或删除当前操作。,宏的设计,宏的设计-常用的宏操作（p193）,在宏中常用的操作如下：ApplyFilter：在表、窗体或报表中应用筛选、查询等子句。这样可以限制或排序来自表中的记录。Beep：可以使计算机发出嘟的声音。Close：关闭指定的窗口，或没有指定时，关闭当前窗口。,Delet

5、eObject：删除某个特定的数据库对象，如没有指定，则删除数据库窗口中选定的对象。FindNext,FindRecord：用于符合条件的记录的查找。ShowAllRecords：删除活动表查询的结果集和窗体中所有已经应用过的筛选，并且显示表或查询结果集中的所有记录。,宏的设计（p193）,宏的设计（p193）,Maximize,Minimize：最大化或最小化当前窗口。Open：打开相对应的对象。Quit：退出Access系统。Rename：对一个指定的数据库对象重新进行命名。如果没有指定，则重新命名数据库窗口中选定的对象。,DiagramFormQueryReportTabel,2.设置操

6、作参数（p192 倒2行）直接在对应的文本框中输入数据，以设定操作参数的属性。单击某参数对应的空白文本框，在该文本框中右侧会出现一个下拉按钮，单击此按钮，可以在弹出的下拉列表中选择所需的操作参数。在文本框后面会出现一个.的按钮，可以单击，从而弹出一个表达式生成器对话框，利用它来设置操作参数。,宏的设计,宏设计的实例（p194）,以教学管理系统中的数据库为例，创建一个宏，其操作功能为打开“学生基本情况”窗体，并在窗体中只能显示女学生的记录。操作步骤如下：（1）在打开的“教学管理”数据库的窗口下，从对象列表中选择“宏”，单击“新建”按钮，打开宏设计窗口。（2）单击宏设计窗口中“操作”列的第一个空白

7、单元格右端的向下箭头，打开宏操作的下拉列表。（3）在下拉列表中选择“Openform”的宏操作，并在注释列添加宏操作的注释“打开“学生基本情况”窗体”。,（4）在“操作参数”栏中输入需要的参数，在“窗体名称”栏对应的下拉列表中选择“学生基本情况”窗体，在“Where条件”栏输入对窗体数据源的筛选条件：学生！性别=女，在“数据模式”栏选择只能显示记录的选项：只读。其他栏目为默认选项。,（5）单击工具栏上的“保存”按钮，打开“另存为”对话框，在“宏名称”文本框内输入宏的名称，然后单击确定按钮，即可将宏保存。（6）单击选中宏名，单击数据库窗口中的运行 按钮，查看宏操作执行的情况。,7.3 运行宏,可

8、以用许多方法运行宏。可以在数据库窗口或宏设计窗口中运行宏，也可以由控件触发或指定事件触发运行宏，还可以通过快捷键或定制的菜单命令来运行宏。,单步执行宏（p195）,宏在设计完成后，为确保宏能够正确运行，可以对宏进行调试，使用单步执行宏可以看到宏的执行过程和每个操作的结果，并且可以改变导致错误的宏操作。,例：有如图的宏的功能为在“学生基本情况”窗体中查看第二个女学生的记录”采用单步执行该宏的步骤如下：,P195 调试宏（p195）,（1）在宏的设计窗口中打开宏（2）单击“宏设计”工具栏上的“单步”按钮，或者在菜单栏上选择“运行”下拉菜单中的“单步”命令。这样，宏将被锁定为单步执行宏的状态。再次单

9、击“单步”键可以取消单步执行宏的状态。,直接运行宏（p196）,直接运行某个宏可以采用三种方法：1.根据库窗口中，单击“对象”列表中的“宏”，在对象列表框中选择所要运行的宏，然后单击“运行”命令按钮，或者直接双击要运行的宏名。2.在打开的宏设计窗口中，单击工具栏上的“运行”按钮。3.在打开的任何窗口中，在菜单栏上选择“工具”菜单中的“宏”菜单命令，从下一级菜单中选择“运行宏”命令，打开的执行宏的对话框，在“宏名”列表框中键入要运行的宏名，然后单击“确定”按钮运行宏。,从一个宏中运行另一个宏（p196）,RunMacro操作可以用来调用另一个需要运行的宏，并且可以不受限制地多次运行宏。当被调用宏

10、运行完成后，Access将控制返回RunMacro的下一个操作。如果运行一个含有 RunMacro 操作的宏时遇到了 RunMacro 操作，Access 将运行被调用的宏。该宏运行完以后，Access 将返回原来的宏继续执行下一个操作。,操作步骤：在宏设计器中操作列表区的操作列的空白行中，选取RunMacro操作。然后在操作参数区中设置以下参数：宏名：要执行宏的名称。可以直接输入或从下拉列表中选择。如果是宏组中的操作，则可以用宏组名.宏名的方式。重复次数：宏执行的最大次数。如果该参数为空白，则宏只能执行一次。重复表达式：每次执行宏时，都对表达式求值，如果表达式值为False则宏停止运行。,从

11、一个宏中运行另一个宏(p 196),自动运行宏Autoexec,在Access中可以定义一个名为Autoexec的宏，当打开一个数据库时，Access会查找名字为Autoexec的宏，如果该宏存在，它将自动运行。所以可以把打开一个数据库应用系统的启始界面的宏操作OpenForm存放在Autoexec宏中，这样每次打开该数据库时，会自动运行Autoexec宏并打开其中OpenForm所要打开的系统的启始界面。如果不需要运行Autoexec宏，可以在Access启动时，按住Shift键。,7.4 宏组,每个宏是作为单独的数据库对象被分配一个宏名称，并且每个宏之间没有任何联系。如果能够将几个相关的或

12、相近的宏组织在一起构成宏组，并为宏组分配一个宏名称作为数据库对象，将有助于宏的管理和维护。,创建宏组,创建一个宏组，其中包含三个宏，分别用于实现打开教学管理数据库中的“学生基本情况”、“教师基本情况”和“课程安排”等窗体操作步骤：1。建立好需要打开的窗体。2。宏设计,宏组隶属于宏，显示在数据库窗口中宏对象列表中。宏对象的名称就是宏组的名称，而宏名用于在同一个宏组中区分不同的宏，此时的宏名不再是数据库对象。当直接运行宏组时，只运行宏组中排在最前面的宏名。对宏组中的宏的使用则需要通过“宏组名.宏名”形式来引用。,宏组,特殊的宏组AutoKeys,在Access中可以创建一个宏名称为AutoKeys

13、的宏组。在这个宏组中，将一个操作或一组操作指派给某个特定的键或组合键，指派键的键名作为宏名，当按下指定的键或组合键时，Access 就会执行相应的操作。,AutoKeys组合键,为教学管理数据库创建一个AutoKeys宏组，其功能为当按下组合键Ctrl+f时，打开“学生基本情况窗体”，操作步骤如下：（1）在数据库窗口中，单击“对象”栏中的“宏”，然后单击“新建”按钮，打开宏设计窗口。（2）单击工具栏上的“宏名”按钮，为宏设计窗口添加“宏名”列。（3）在“宏名”列中键入“”键和“f”键。（4）在“操作”列表中选择“OpenForm”宏操作，作为组合键对应的操作。（5）为OpenForm设置操作参

14、数。在“窗体名称”项的列表中选择“学生基本情况”窗体，,组合键,（6）如果还有其他的宏，则依次为其余的宏指定按键或组合键，并选择相应的宏操作及操作参数。（7）单击工具栏上的“保存”按钮，保存创建的宏组。保存时，在“另存为”对话框中的“宏名称”文本框中输入“AutoKeys”。（8）按下组合键Ctrl+f，即可打开“学生基本情况”窗体。,7.5为宏提供条件,可以决定如何运行宏。宏能测试一个条件是否为真，并在此条件为真时运行指定的宏操作。宏将根据条件结果的真或假而沿着不同的路径执行。创建具有条件的宏与前面介绍的创建宏和宏组的方法基本相同，其不同之处是在宏的设计窗体中需要添加“条件”列。宏将根据条件

15、结果的真或假而沿着不同的路径执行。,在宏中添加条件的示例,用户合法身份的检查及处理 在一个用户身份检查的界面（窗体）中输入用户名（假定正确的用户名为“AAABBB”),如果输入正确,打开系统启始窗体,否则弹出信息对话框,提示出错,重新输入.,在宏中添加条件的示例操作演示,在宏中添加条件的示例宏设计,分三个设计步骤:一.设计相关窗体 二.设计宏 三.建立窗体中宏与控件的关系,在宏中添加条件的示例操作步骤,操作步骤（1）-设计两个窗体,（1）在数据库窗口中，单击“对象”列表中的“窗体”，然后单击“新建”按钮，在“新建”对话框中选择“设计视图”项。（2）在窗体设计视图中放入一个文本框控件和一个命令按

16、钮控件，并输入如图所示文字。（3）在重复（1）的操作，在另一个窗体设计视图中添加一个标签控件，并输入如图所示文字，打开窗体属性对话框，为其设置背景图片。,（1）在数据库窗口中，单击“对象”列表中的“宏”，然后单击“新建”按钮，打开宏设计窗口。（2）单击工具栏上的“条件”按钮，在宏设计窗口中增加”条件”列。（3）在“条件”列中输入条件表达式：Forms!窗体1!Text0=AAABBB 输入表达式时既可以直接输入，也可以用“表达式生成器”来创建。如果要用“表达式生成器”来创建表达式，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“生成器”选项，打开“表达式生成器”对话框，在该对话框中建立条件表达式。,条件

17、 宏,（4）在“操作”列中指定条件表达式为真时要执行的操作：OpenForm，然后设置操作参数，在“窗体名称”栏选择要打开的窗体及其他选项。（5）如果在条件表达式为真时要执行多项操作，就在接下来的操作对应的条件单元格内输入省略号“”。（6）宏的设计完成后，单击工具栏上的“保存”按钮，在打开“另存为”对话框中的“宏名”文本框中输入宏的名称，然后单击“确定”按钮，保存新建的宏。,条件 宏,操作步骤（3）-宏与窗体控件的关系,（1）打开用户身份检查的窗体的窗体设计视图，选中命令按钮控件，单击工具栏的“属性”按钮，打开该控件的属性对话框。（2）在对话框中选择“事件”选项卡，选择“单击”文本框，单击下拉

18、按钮，在“事件过程”下拉列表中选择设计好的宏。（3）关闭窗体设计视图，保存对其所做的修改。至此，该例设计完毕，再打开窗体视图，即可完成要求的功能。,条件 宏 示例,建立窗体：一个选项框中有三个单选项，两个按钮,宏条件示例,创建宏组（宏3-条件）：内有两个宏（打开，关闭）,7.6 在窗体和报表上使用宏,Access会对窗体、报表或控件中许多类型的事件做出反应，例如单击、双击鼠标，数据变化以及窗体或报表的打开和关闭等。完成这样的功能的步骤如下：（1）打开窗体或报表的设计器，并添加所需控件。选中该控件，打开属性对话框。（2）单击“事件”选项卡，然后单击所需的事件中相应文本框，单击“生成器”按钮，打开

19、“选择生成器”对话框，在列表框中选择“宏生成器”选项，单击“确定”按钮。（3）在打开的宏设计窗口，设计需要的宏。（4）保存窗体或报表并打开，然后进行测试。,宏的实例-操作步骤,创建一个带有宏的窗体。,操作步骤：,（一）创建窗体 用窗体向导创建一个基于“学生基本情况”的纵栏式窗体。打开创建好的窗体的“设计视图”，做以下几个改变：打开窗体的“属性”窗口，单击“格式”选项卡，完成如图设置。,4.扩大“窗体页脚”工作区，在其中加入“前一个”、“后一个”、“关闭”三个按钮，并将它们的标题属性分别设置为“前一个”、“后一个”、“关闭”。要注意的是，在添加按钮以前，应当确认“工具箱”上的“控件向导”按钮为未

20、选状态。5.扩大“窗体页眉”工作区，添加“学生基本情况”标签。关闭窗体，保存对窗体的修改。,宏的实例-操作步骤,（二）创建宏组 打开宏设计器，并在其中加入宏名这一栏。然后进行以下操作：在“宏名”这一栏中输入“后一个”，在“操作”这一栏中选择“GoToRecord”，并在参数中设置“对象类型”为“窗体”；“对象名称”为“学生基本情况”。其它保持不变。,宏的实例-操作步骤,3.下移一行，在“宏名”这一栏中输入“前一个”，在“操作”这一栏中选择“GoToRecord”，并在参数中设置“对象类型”为“窗体”；“对象名称”为“学生基本情况”窗体；记录为“向前移动”；其它保持不变。4.再下移一行，在“宏名

21、”这一栏中输入“关闭”，在“操作”这一栏中选择“Close”，其它保持不变。5.保存宏为“学生基本情况”。,宏的实例-操作步骤,（三）从窗体中执行宏打开刚才的窗体设计视图，为每个按钮的属性设置事件，具体的步骤如下：1.选中“前一个”按钮，打开属性对话框。在“属性”对话框中，单击“事件”选项卡，然后单击“单击”事件所对应的文本框，从下拉列表框中选择“学生基本情况宏.前一个“。,宏的实例-操作步骤,2.“后一个”按钮设置“单击”事件所对应的操作为“学生基本情况宏.后一个“。3.为“关闭”按钮设置“单击”事件所对应的操作为“学生基本情况宏.关闭“。4.保存窗体并打开窗体视图，然后进行测试。,宏的实例

22、-操作步骤,(四）为命令按钮设置快捷键 1.对已有的窗体上的命令按钮上的标题进行修改。如：“前一个”改为“前一个（&B)，“后一个”改为“后一个（&F)，“关闭”改为“关闭（&C)。2.创建一个名为”autokeys”的宏组。宏设计如下页图所示。,3.建立起宏组中各个宏与按钮的关系。方法如前面所述，如下页图所示。,7.7 使用宏创建自定义的菜单（p201）,（1）确定菜单内容，并准备好对象（窗体、报表等）（2）建下拉菜单的宏1（如“数据输入”宏）（3）建 添加下拉菜单宏的宏2（如“系统菜单”宏）（4）将宏2附加到界面（如“窗体1”）,7.7 使用宏创建自定义的菜单（p201202）,（1）确定

23、菜单内容，并准备好对象（窗体、报表等）,“数据输入”下拉菜单中有3项，需先建好三个窗体：学生，课程，选课；建窗体1。,（2）创建“数据输入”宏,7.7 使用宏创建自定义的菜单（p201202）,（3）建 添加下拉菜单宏的宏2（如“系统菜单”宏）,操作选“AddMenu”,菜单宏名称 为第(2)步所建的宏名,7.7 使用宏创建自定义的菜单（p201202）,（4）将宏2（系统菜单）附加到界面（如“窗体1”）,转入“窗体1”设计视图,在“属性”中,“其他”“菜单栏”-选“系统菜单”宏。保存。关闭“属性”。打开“窗体1”预览，即显示步骤（1）的结果。,自定义工具栏(p203),工具自定义工具栏-新建工具栏名称（输入“教学管理”）确定 命令类别（选 如“表设计”）选 命令，如“主键”，拖入工具栏调整位置,