Access数据库中的表对象创建及其结构设计.ppt

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1、3.1、Access数据库中的表对象创建及其结构设计,创建完成一个空的Access数据库对象之后，就应该在该数据库容器中创建表对象了。数据表对象是数据库中最基本的对象，是数据库中所有数据的载体。换句话说，数据库中的数据都是存储在数据表中，并在数据表中接受各种操作与维护。数据库中其他对象对数据库中数据的任何操作都是基于数据表对象进行的。因此，有关数据表对象的操作是Access数据库应用中最基础的内容。Access数据表对象可以看作是由两个部分构成：表对象的结构和表对象的数据。这是学习Access时必须明确的两个基本概念。,主目录,数据表对象的结构是指数据表的框架，也称为数据表对象的属性。主要包括

2、：,1字段名称 用于标识表中的一列。即数据表中的一列称为一个字段，而每一个字段均具有唯一的名字，被称为字段名称。字段是数据表对象中的子对象。2数据类型 根据关系数据库理论，一个数据表中的同一列数据必须具有共同的数据特征，称为字段的数据类型。,3字段大小一个数据表中的一列所能容纳的字符个数被称为列宽，在Access中被称为字段大小，采用字节数予以表示。4字段的其他属性 上述三个属性是字段对象的最基本属性。此外，数据表中的字段对象还具有其他一些属性，包括“索引”、“格式”等等。这些属性值的设置将决定各个字段对象在被操作时的特性。,3.1、Access数据库中的表对象创建及其结构设计,3.1.1、创

3、建新的数据表对象,3.1.2、在设计视图中创建表对象,3.1.3、在数据表视图中创建表对象,3.1.4、在设计视图中进行表对象结构设计,3.1.5、设置字段的各项属性,在数据库设计视图中（如图2-3所示），选择“表”对象卡，然后单击“新建”按钮“”，即出现“新建表”对话框，如图3-1所示。在“新建表”对话框，Access提供五种创建新表的不同方法。其中，如果选定“导入表”，Access将启动一个对话操作过程，使得我们可以将其他数据库中的表复制到本数据库中，从而实现创建新表的操作；如果选定“链接表”，Access也将启动一个对话操作过程，使得我们可以是将其他数据库中的表映射到本数据库中，成为本数

4、据库中可操作的表；如果选定“表向导”，Access仍然会启动一个对话操作过程，使得我们可以通过一系列的对话操作创建一个新的数据表对象。所有这样的对话操作过程均被称之为向导。,3.1.1、创建新的数据表对象,但是有一点值得注意，利用Access向导所创建任一对象都很难完全满足应用的需要。通常的做法是，利用Access向导快速创建所需对象的基本结构和功能，而后进入草创完成的对象设计视图，完成其全面设计。先介绍使用“设计视图”创建新表的操作。,图3-1、“新建表”对话框,在图3-1所示的“新建表”对话框中，选择“设计视图”选项，然后单击“确定”按钮“”，即进入数据表对象的操作窗口（实际上就是Acce

5、ss数据库设计窗口中显示数据表设计视图时的一种窗口形式），如图3-2所示。Access数据表对象操作窗口是一个标准的Windows窗口，窗口顶部一栏为数据表操作窗口菜单，下面的第二栏为表操作窗口的常用工具栏。窗口的主体部分为一个子窗体，这个子窗体称为数据表对象的设计视图。可以在数据表对象设计视图所提供的表格中，通过逐栏地填写数据表对象的各个字段子对象及其子对象的相关属性值，来实现创建或者设计数据表对象结构的操作。,3.1.2、在设计视图中创建表对象,在表设计视图中创建数据表对象以及将在后述的修改表结构等操作中，数据表操作窗口的工具栏是非常有用的，熟悉这些工具的功能并熟练应用这些工具，将极其有利

6、于针对数据表对象结构的设计与修改操作。表3-1列出了数据表操作窗口常用工具栏中几个有关数据表对象结构的工具及其功能说明。,图3-2、数据表设计视图,表3-1、数据表操作窗体常用工具栏中几个表结构工具的功能,在数据表设计视图中，可以逐一输入所建数据表对象的各个字段名称、数据类型、字段大小等相关基本属性值。随着光标在不同的字段属性处移动，表设计视图右下端出现对于该属性取值的上下文帮助说明。每输入一个字段名称，接着应该确定该字段的数据类型。这时，Access即会在表设计视图的常规选项卡上列出与该字段数据类型对应的其他属性栏目，在需要的情况下，应该在这些属性栏目中填入需要的属性值。,逐一设定数据表中的

7、各个字段，并确定各个字段的相应属性值，也就完成了数据表对象结构的设计操作。完成表结构设计操作后，单击设计视图窗口右上角的“关闭”按钮“”，即弹出询问是否保存的对话框，如图3-3所示。单击“是”按钮“”，即弹出“另存为”对话框，如图3-4所示。此时，需输入新建表的名称。如同其他Windows软件，新创建的文件都是在保存时进行命名操作的。尽管Access的数据表对象并不是一份磁盘文件，但依然是采用存盘时命名的操作方式。,图3-3、是否保存新建表对话框,图3-4、新建表命名对话框,对于任意一个数据表对象，Access一般都要求定义唯一的一个主关键字段。根据关系数据库的基本概念，这是必要的。主关键字段

8、的含义是，在一个数据表中不允许任两条记录的主关键字段值相同。若未定义主关键字段，则在退出表结构设计并要求保存本次设计操作时，Access会询问并在得到认可的情况下自行增加一个取名为ID的、数据类型为“长整型”的自动编号字段。,在“新建表”对话框（如图3-1所示）中，如果选择“数据表视图”，并单击“确定”按钮“”，即进入创建新表的数据表视图，如图3-5所示。实际上，数据表视图是数据表操作窗体主体部分显示的一个表格，如果选定一个已经存在的数据表对象，则数据表视图中将显示该数据表的数据以供查阅并修改。现因为选中的是创建一个新的数据表对象，所以显示的是一个空的表格。,3.1.3、在数据表视图中创建表对

9、象,图3-5、新建表的“数据表视图”,在数据表视图中创建表结构的方法是，直接在数据表视图中输入数据。输入了多少列的数据，所创建的表就有多少个字段，各字段名称分别为“字段1”、“字段2”等等；各字段的数据类型则由Access根据所输入的数据做出判断。如若某列输入的是字符，则被认作为“文本”；如若某列输入的是数值，则被认作为“数字”等等。各字段大小则根据Access默认值取定，如“文本”大小为50，整数为“长整型”等等。一般而言，这种方式尽管便捷，但对于稍微复杂一点的表结构，它还需要在其创建完毕后再进行结构修改。,由于种种原因，一个创建完成了的数据表对象的结构难免会需要进行修改设计。在Access

10、的数据表设计视图中进行表结构的修改操作非常方便，选中需修改结构的表对象，单击【设计】按钮“”，即进入数据表设计视图（如图3-2所示）。修改表结构时的所有操作都如同创建表时的操作。此处说明字段的增加、删除和移动位置。,3.1.4、在设计视图中进行表对象结构设计,1增加字段,将鼠标指向需增加字段所在的那一行左端标志块上，单击鼠标右键，在随之出现的快捷菜单上单击【插入行】（或单击表设计视图工具栏上的“插入字段”按钮“”），即可所指定的行处插入一个空行。然后可在这个空行中输入所需增加的字段名及其各项属性。,2删除字段,将鼠标指向需删除字段所在的那一行左端标志块上，单击鼠标右键，在随之出现的快捷菜单上单

11、击【删除行】（或单击表设计视图工具栏上的“删除字段”按钮“”），即可完成删除指定字段的操作。,3移动字段的相互位置,单击需移动位置的字段所在的那一行左端标志块上，按住鼠标左键并拖动鼠标至希望移至的位置处放开鼠标左键。所指定的字段即被移至新的位置上了。如上所述，字段设计操作的快捷菜单是一个非常有效的工具。所经常用到的字段设计操作快捷菜单如图3-6所示。,图3-6、字段设计操作快捷菜单,Access数据表对象中所包含的字段属性主要有三类：数据类型属性、常规属性、查询属性，以下分别加以介绍。1字段的数据类型 Access支持非常丰富的数据类型，因此能够满足各种各样的信息系统开发需求。但是，一般性的应

12、用需求很难用到所有的数据类型，而只是使用其中的一部分。应该认真地学习Access提供的基本数据类型，这将有助于理解其他那些复杂的数据类型。现将Access提供的所有数据类型列入表3-2中。,3.1.5、设置字段的各项属性,表3-2、字段基本数据类型,接上表3-2、字段基本数据类型,2字段的常规属性 在Access表对象中，一个字段的属性是这个字段特征值的集合，该特征值集合将控制字段的工作方式和表现形式。字段属性可分为常规属性和查阅属性两类。其中，字段常规属性如图3-7所示。以下分别介绍各个常规属性的含义。在这些常规属性中，“字段大小”属性、“格式”属性和“索引”属性是三个最基本的属性，也是最常

13、用的属性。,图3-7、字段常规属性设置,（1）字段大小 只有当字段数据类型设置为“文本”或“数字”时，这个字段的“字段大小”属性才是可设置的，其可设置的值将随着该字段数据类型的不同设定而不同。当设定字段类型为文本型时，字段大小的可设置值为1-255，表示该字段最多可容纳的字符个数最少为1个字符，最多为255个字符。当设定字段类型为数字型时，字段大小的可设置值如表3-3所列。,表3-3、数字型字段大小的属性取值,（2）格式 格式属性对不同的字段数据类型使用不同的设置。各种数据类型的格式设置取值列于表3-4中。,表3-4、各种数据类型的字段格式设置取值,（3）输入法模式“输入法模式”属性仅针对文本

14、数据类型的字段有效，可有两个设置值：“输入法开启”与“输入法关闭”，分别表示启动汉字输入法和不启动汉字输入法。（4）输入掩码 使用“输入掩码”属性，可以使数据输入更容易，并且可以控制用户在文本框类型的控件中的输入值。例如，可以为“电话号码”字段创建一个输入掩码，以便向用户显示如何准确地输入新号码，如：(010)027-83956230等。通常使用“输入掩码向导”帮助完成设置该属性的工作。,（5）标题“标题”属性值将取代字段名称在显示表中数据时的位置。即在显示表中数据时，表列的栏目名将是“标题”属性值，而不是“字段名称”值。（6）默认值 在表中新增加一个记录，并尚未填入数据时，如果希望Acces

15、s自动为某字段填入一个特定的数据，则应为该字段设定“默认值”属性值。此处设置的默认值将成为新增记录中Access为该字段自动填入的值。一般可用“向导”帮助完成该属性的设置。,（7）有效性规则“有效性规则”属性用于指定对输入到记录中本字段中数据的要求。当输入的数据违反了“有效性规则”的设置时，将给用户显示“有效性文本”设置的提示信息。可用“向导”帮助完成设置。（8）有效性文本 当输入的数据违反了“有效性规则”的设定值时，“有效性文本”属性值将是显示给操作者的提示信息。,（9）必填字段“必填字段”属性取值仅有“是”和“否”两项。当取值为“是”时，表示必须填写本字段，即不允许本字段数据为空。当取值为

16、“否”时，表示可以不必填写本字段数据，即允许本字段数据为空。（10）允许空字符串 该属性仅对指定为“文本”型的字段有效，其属性取值仅有“是”和“否”两项。当取值为“是”时，表示本字段中可以不填写任何字符。,（11）索引本属性可以用于设置单一字段索引。索引可加速对索引字段的查询，还能加速排序及分组操作。本属性可有以下取值：“无”，表示本字段无索引；“有（有重复）”，表示本字段有索引，且各记录中的数据可以重复；“有（无重复）”，表示本字段有索引，且各记录中的数据不允许重复。,（12）Unicode压缩 这是MS Access 2000以上版本开始具有的一种特别有价值的新属性。该属性取值仅有“是”和

17、“否”两项。当取值为“是”时，表示本字段中数据可以存储和显示多种语言的文本。例如，如果所创建的应用程序包含国际用户的地址信息，则将可以在表中看到日语姓名和旁边的希腊语姓名。这使国际用户创建数据库更加灵活。此功能也允许在窗体和报表中实现多语言支持。有了Unicode对Access 2000的支持，用户将有能力在一个数据库内存储所有的字符集。有些字符需要比其他字符多的存储空间。例如，包含中文字符的数据库将比只包含数字/字符的数据库大。Access 2000将自动压缩字段中的数据来使数据库的大小最小化。,3索引的意义及其选择 索引可加速对索引字段的查询，还能加速排序及分组操作，因此是一个非常重要的属

18、性选项。Access提供两种形式的索引。（1）字段索引 专指针对单个字段的索引，其设置方法及其取值操作可在表设计视图的字段常规属性栏中进行。即通过设定需检索引字段的“索引”属性值，来实现字段索引的建立。,（2）组合索引 在需要将若干个字段组合在一起建立索引时，就必须使用组合索引了。在表设计视图中，单击工具栏上的“索引”工具按钮“”，即出现“索引”对话框如图3-8所示。从图3-8中可以看到，“库存数据记录”表中“货号”字段的索引名称为“PrimaryKey”，它表示这是一个字段索引，且为关键字段索引，是在创建该表结构时设定的。而第二行中的索引名称为“供货商+进货日期”的索引，是两个字段“供货商”

19、和“进货日期”的组合索引。这个组合索引只能在图3-8所示的“索引对话框”中完成建立操作。,在“索引对话框”中建立一个组合索引的操作方法是：在“索引名称”列中，输入所需要的索引名称；在“字段名称”列中，通过下拉式列表框选择所建立的组合索引中的各个字段；在“排序次序”列中，选定排序次序。,图3-8、“索引”对话框,图3-8所示组合索引的作用是，当需要完成针对同一供货商在某一时间内的供货查询时，可通过指定该索引有效来完成这样的查询需求。组合索引建立完成后，打开库存数据记录表，在“供货商”字段名上右击，即弹出快捷菜单如图3-9所示。在这个快捷菜单上单击【降序】，即可看到上述组合索引有效时的数据表，如图

20、3-10所示。由此可以看到该组合索引的作用。,图3-9、在表设计视图中利用快捷菜单指定排序列,图3-10、组合索引的作用,4字段的查阅属性设计 在表设计视图中，通过单击“字段属性”节中的“查阅”选项卡，可以对表中各字段设置其查阅属性。在“查阅属性”选项卡上，显示有各个属性行以便设置各个属性取值，如图3-11所示。以下分别介绍相关查阅属性的含义。“显示控件”属性值指定用于显示某一字段的默认控件。此属性设置包含一个用于选定字段的控件下拉式列表。对于“文本”或“数字”类型的字段，此属性可以设置为“文本框”、“列表框”或“组合框”。对于“是/否”数据类型的字段，此属性可以设置为“复选框”、“文本框”或

21、“组合框”。设置此属性和任何相关控件的类型属性都会影响字段在“数据表”视图和“窗体”视图中的显示。字段通过使用控件和在表“设计”视图中控件属性设置集来进行显示。,不同类型的字段，其“显示控件”的可设置值不同。而随着“显示控件”的不同取值，该字段的其他查阅属性项目也就不同，且其组合种类很多。此处仅以“文本”类型字段的“显示控件”设定为“组合框”时的相关属性为例，给予说明。图3-11中所示为“库存数据记录”表中“收货人”字段的查阅属性设计参数。,图3-11、“库存数据记录”表中“收货人”字段的查阅属性设计参数,“显示控件”取值为“组合框”，导致在“库存数据记录”视图中为“收货人”字段输入数据时，将

22、出现一个下拉式列表数据。可以在这个列表数据中选择输入值，也可以直接输入数据，但必须与列表数据中的一项相同，否则，不予接受。如此，可保证其输入数据的正确性，也可有效地减轻数据输入工作量。,“行来源类型”取值为“表/查询”，指明组合框中的下拉式列表数据来源于一个表或一个查询。“行来源”取值为“收货人员名单”，指定组合框中的下拉式列表数据来源于CMMIS数据库中的“收货人员名单”表对象。“绑定列”取值为1，表示组合框中的下拉式列表数据选定的数据只有一列回填于“库存数据记录”表中的“收货人”字段中。“列数”取值为1，表示组合框中的下拉式列表仅包含一列数据。“列标题”取值为“否”，表示组合框中的下拉式列表中不包含“收货人员名单”表的字段名。,“列表行数”取值为8，表示组合框中的下拉式列表中最多8行，超过8行的数据，则显示垂直滑块使可以上下滑动。“列表宽度”取值为“自动”，表示组合框中的下拉式列表宽度随“收货人员名单”字段数据宽度自动调整。“限于列表”取值为“否”，表示在组合框中的下拉式列表不仅仅是显示，而是需回填。,主目录,