高效会议的组织与实施.ppt

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1、高效会议的组织与实施,视野培训高级讲师祁建华2006年7月23日,2,祁建华简介东方视野教育培训公司资深讲师04年中国优秀培训师10强清华大学特聘讲师,美国最大培训公司阿拉莫公司授权讲师（领导者之剑）美国科维培训公司授权讲师(高效人士的七个习惯）美国领导力研究中心授权讲师（情景领导）经历：在国际500强企业从事管理15年（惠普/朗讯科技）在股份制企业，民企工作经验从业行业：IT业，通讯业，证券业，机械制造业职业经验：人力资源，行政管理，生产制造，培训管理历任：副总裁，人力资源部长，生产总监，培训中心主任 历任社会职务：中国企业培训与管理协会理事，北京外企人力资源协会会员，美国行政管理协会会员，

2、中国人才研究会金融人才专业委员会会员单位代表,3,4,会议中的应对处理常见的各类会议陷阱避开会议陷阱技巧与会者类型分析如何应对各类人5，会议的跟踪系统会议备忘录使用建立会议追踪体系追踪体系要点6，全公司级会议企业月度员工会如何组织月度员工会7，召集小型会议召集小型会的技巧开小型会的要点8,大型会议管理实务大型会议的操办大型会议的管理范围筹划时的关注要点实施中的控制与管理案例演练,高效会议组织与实施大纲,1,会议的类别与角色 正确树立会议目的 正式与非正式会议 会议的类别 会议主持人的角色 会议的陷阱2,会议策划建立效率模式选择出席人如何策划会议会议计划表的规范会议室的安排会议工具的准备3,会议

3、沟通技巧让参会者有准备而来科学地安排时间主持会议人的职责会议中的管理手段发言与倾听总结会议的能力,4,高效会议组织与实施目的,了解如何减少会议次数学会如何减少会议时间掌握怎样推动/执行会议决议确定合适人员参加会议有效地解决问题有效的会议追踪学会安排各种类型会议防范各种会议中的障碍与疏漏,5,企业会议的通病,各类会议多，一个接一个经理人埋头于文山会海里没有统筹安排各类会议没有在年初统一规划各类会议会议成效差会议通知草率会议通知只提开会，不告知内容参会人来不及/无法准备 随意选择与会人会议不能准时结束会议没有追踪系统,检讨你们企业有哪些通病？,6,会议的一般类别,正式会议,非正式会议,研讨会,工作

4、会,计划/总结会,演讲会,碰头会,电话会,工作餐会,员工会,即兴会,1,会议的类别,7,生产型企业会议类别,1,会议的类别,研发会,运营会,采购会,供应会,生产会,计划会,质量会,IT 会,财务会,人事会,8,新产品上市发布会 挑战全国前三强誓师大会 2002年营销战略研讨会 解决近期品质问题小组会议 集团运动会筹备小组会议,会议的类别细分,1,会议的类别,9,会议的类别细分,股东会,高层决策会,业绩回顾会,年初动员会,董事会,客户调查会,计划工作会,质量工作会,新闻发布会,客户联谊会,员工联欢会,深入基层会,午餐会,专题报告会,进度会,落实任务会,产品发布会,提案会,1,会议的类别,10,适

5、合的参会人数,1,会议的类别,11,举办会议的自问,为什么要开会？真的有必要开会吗？确立会议的目的会有那些阻力？-人员，-场地，-资金，-资料，-反对派，-时机，-设备，-其他冲突如何寻求支持？,-会议成功要素,2,会议的策划,12,举办会议的成功要素,会议前的准备,会议中的控制,与会人的培训,会议服务,会议后的追踪,2,会议的策划,13,举办会议的自问,举办会议,目的,问题,目标,成本,-会议成功要素,2,会议的策划,14,80:20 定律,投入,产生,产出,消耗80%的时间（占多数次要的问题）,80%的效果,花费20%的时间（占少数重要的问题）,产,生,20%的效果,原则：会议中先解决少数

6、重要的问题，再解决多数不重要的问题,2,会议的策划,15,80:20原则的应用,报纸,工作任务,工作汇报,会议内容,电话,客户贡献,销售,产品功能,家务活,超市货物,废品,生产成本,2,会议的策划,16,策划企业全年会议,列出全体部门部门会议类别生产淡季/旺季列出跨部门会议规划草案与各部门沟通调整计划公司会议达成共识向全体经理公布按计划执行,2,会议的策划,17,会议准备检查表,2,会议的策划,机见表层。3。4,18,会议领导人的角色,主持人,参与者,听众,指导者,观察员,2,会议的策划,19,会议的三项功能,信息收集书面简报数据图表流程图图象,做出结论分析判断推理预测方案评估供决策/做决策,

7、沟通与分析问题主导控制问题的要因确认要因，幅度大小，区域所在，趋势问题的风险,3,会议的沟通技巧,20,会议的组织模式,场地佈置,会议规划,会议协调,总体计划,设备佈置,时间管理规则,书面文件形式,记录形式,主持人风格,服务人员,3,会议的沟通技巧,21,主持工作例会技巧,控制会议效率,会议结论,提升效能,界定问题重点处理问题方向目标标准下手点行动原则可能的效应完成任务实效,分离主题为子题，先议子题举例说明式意见人的参与式下属参与式技术简报式播放VCD/录像式气氛感染式,3,会议的沟通技巧,22,主持会议技巧,纲要准备,文字布达,同向解决,整体，个体冲突化解决,分段开会法,决策性分工,休息式沟

8、通,移交下属沟通法,会后企划法,3,会议的沟通技巧,23,让参会者有准备,3,会议的沟通技巧,计划安排提前预告时间表与会人,24,会议与行医的类比,3,会议的沟通技巧,25,会议通知案例,各位经理：兹定于下星期三（4月26日）召开生产运营会。时间从下午14点至17点。请各位经理于下星期一务必告知你部门的会议议题，发言时间，各类需要在会议上分享的信息，以便能够帮你提前安排。请采购部，计划部，质量部，工程部，仓储部生产部，设施部各位经理准时参加。顺致 敬礼！祁建华 2002年4月22日,3,会议的沟通技巧,26,会议时间安排原则,3,会议的沟通技巧,职业健康保护注意力曲线安排一目了然,27,注意力

9、效率曲线,5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60,100%80%60%40%20%0,会议前要注意安排议程及休息,医学科学家建议：连续工作1小时要休息，时间以10分钟为宜,3,会议的沟通技巧,28,02年第4次运营会议,时间 主题 负责人 14:00-14:10 Action Item Review Qi Jianhua14:10-14:20 Ribbon Fiber Analysis Zhao Shengbo 14:20-14:25 Operator T Shirt Qi Jianhua Labor protection shoes14:25-14:40 Eng

10、ineering Y2K Issue Daniel Rao Ribbon#403 3rd Line update14:40-14:55 PCD/Warehouse Fiber Rocky Chen Fiber Utilization Fiber Stock14:55-15:10 Temperature Chamber Chemecal Storage Hao Gang Fork Lift maintanance15:10-15:25 Raw material testing Ribbon Cindy line capacity analysis15:25-15:40 2nd half raw

11、mat.plan Xiao lei15:40 Round Table All15:4016:00 Wrap up,3,会议的沟通技巧,规划一次会议议程,29,有效控制会议,申明时间表 按时间表进行发言点名时间控制黄牌提示红牌罚下圆桌发言,3,会议的沟通技巧,30,需要定义团队 需要修订和增加团队功能团队功能：知识，经验，传统，对事务的判断，对事务的理解团队内对决策持反对态度者只有10，90则是事前没有沟通造成团队内分享知识和经验的能力叫做组织智商,有效控制会议,3,会议的沟通技巧,31,重要事宜为先团结性事宜为先会有争论的议题严格设定时间1.5小時以內为宜可以精简的事宜可在会前10-15分钟内

12、小议不要念数据，要汇报问题与偏差不要只谈问题，没有建议方案不要只提方案，没有执行措施,有效控制会议,3,会议的沟通技巧,32,可以终止会议,3,会议的沟通技巧,需要有更多的事实，数据参考需要了解那些没有提出过的观点参会人需要和其他人讨论决定时间不够该事宜可由少数人会议决定即可询问：我们花费这麽多时间争论，价值在哪？,33,会议中的常见陷阱,开小会,时间失控,领导离开,设备坏掉,当事人未出席,权威不够,信息不全,相互攻击,议题失控,中途溜号,资料不足,4,会议中的应对处理,不积极参与,唱反调,34,如何防范会议陷阱,设备坏掉,领导离开,议题失控,会期测试后备元件支援人员,强调准时告知众盼告知成本

13、休会等待,会前沟通议程表提醒闹钟打断终止,4,会议中的应对处理,35,如何防范会议陷阱,资料不足,当事人未出席,中途溜号,资料备份提前发放专人检查,会前提醒代理出席会后告知罚款制度,会前协议会中监督会后通报罚款制度,开小会,申明规则沉默等候嘘声提示会后单议,4,会议中的应对处理,36,如何防范会议陷阱,时间失控,权威不够,信息不全,相互攻击,闹钟提醒红黄牌制肢体语言强行终止,提议对事相互赞扬真诚帮助分析问题,借助老板请人主持申明纪律吁请帮助,征求信息会前反馈专题小组呼吁提供,4,会议中的应对处理,37,与会者类型分析,争吵者,盘问者,大人物,不感兴趣,拒绝者,怯场者,发言癖,万事通,积极者,4

14、,会议中的应对处理,38,不同类型人的对策,争吵者,盘问者,大人物,不感兴趣,拒绝者,怯场者,发言癖,万事通,积极者,保持冷静，客观，促使团队否决他的发言,让他总结会议成果，有意识把他引入讨论,要求团队对他的发言表态,有策略地打断其发言，规定发言时间,提出容易，直接的问题，加强他的自信心,把他的提问交给团队,认可他的知识，能力和经验,通过“是的，可是”等回答的技巧进行不直接批评,对他的工作领域提问，给出符合他兴趣范围的例子,4,会议中的应对处理,39,提高会议成效的要领1.要严格遵守会议的开始时间。2.要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。3.要把会议事项顺序与时间的分配预先告知与会者。4.在

15、会议进行中要注意如下事项：(1)发言内容是否偏离了议题?(2)发言内容是否出于个人的利害?(3)是否全体人员都专心聆听发言?(4)是否发言者过于集中于某些人?(5)是否有从头到尾都没有发言过的人?(6)是否某个人的发言过于冗长?(7)发言的内容是否朝着结论推进?5.应当引导在预定时间内做出结论。6.在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。7.应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。8.应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。,会议主持技能,4,主持定期会议的要点,40,引导参与技巧,制定规范，率先执行 点人发言技巧，点弱不点强 提案结论技巧 会后单独询问代替表决 重复纲要式

16、 分阶段开会式 主持人暗示方式 文件补充沟通,4,主持定期会议的要点,41,1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝(以15分钟为限)2.不可从头到尾沉默到底。3.不可取用不正确的资料。4.不要尽谈些期待性的预测。5.不可做人身攻击。6.不应打断他人的发言。7.不要谈到抽象论或观念论。8.不可对发言者吹毛求疵。9.不要中途离席。,会议禁忌,4,主持定期会议的要点,42,会议中的沟通技巧,4,主持定期会议的要点,避免公事公办私下沟通出示方案寻求支持达成一致想到不同意见提出共同方案提请决策,43,沟通的策略,沟通前：想好目的规划策略沟通的热身沟通中：不要单刀直入坚持目的让对方了解，取得对方理解了解对方的观

17、点取得对方支持沟通后：感谢对方的时间与对方保持联系回报对方,4,主持定期会议的要点,44,主持人结论,界定问题重点,处理问题方向,目标标准,着手范围,行动原则,期望的效果,截止期限,5,会议的跟踪系统,45,会议后的检查,询问与会者对会议的动机和目的是否明确？确保每人是否即使得到议程和资料？会议是否准时开始？是否遵守议程安排？是否达到会议目的？任务是否分配妥当？任务是否都规定了完成期限？会议中有多大比例的时间是缺乏效率的？,5,会议的跟踪系统,46,会议落实步骤,目标消化,工作时序,人力调配,督导兼施,人性管理,肯定鼓励,管理稽核,综合技巧,体会，了解工作目标,每一阶段制定工作时间量，确认完成

18、点,评估可动用人力，配合完成工作的时间分点，以期最优化调配,自上而下的压力式监督方式，兼有辅导方式,将执行方案用产品/服务的行销方式推介给“用户”，使下属接受并努力完成,以各种激励方式使员工建立自信，以积极态度实施,工作进行过程中以各种行政手段强化管理,月，周，日计划法，项目管理法，稽核分析法,5,会议的跟踪系统,47,会议的跟踪系统,5,会议的跟踪系统,跟踪是企业文化的延伸跟踪是承诺文化跟踪是执行力的最佳体现跟踪体现经理人的工作能力跟踪能考问人们的责任心,48,会议的跟踪系统,5,会议的跟踪系统,决策一定要有人承诺行动要承诺完成的时间 要承诺完成的标准使用标准表格工具如有困难当即寻求支援下次

19、会议一定汇报进程 追踪没有结果时不进行会议,49,会议措施行动案例,5,会议的跟踪系统,50,公司月度员工大会,6,公司月度员工大会,企业的沟通体系让员工了解企业的桥梁企业全员参与各部门负责人亲临全面介绍企业各领域活动对特殊员工的表彰员工参与企业的管理活动员工的生日庆贺回答员工的问题,51,员工月度交流会,WHEN,10:00-10:0510:05-10:2010:20-10:3010:30-10:4510:4511:0011:0011:1011:10-11:2511:25 11:4011:4011:45 11:4512:00,WHAT,WHO,会议议程介绍公司状况通报销售进度/业绩财务状况近

20、期主要公关活动美国总部新闻本月特殊员工好建议活动员工生日答疑解惑,Larry ThomasJennyDavisBernardPetersonAlbertNancyJimmyThomas,6,公司月度员工大会,52,小型派工/碰头会,老板交办任务,会前沟通,找出障碍,消化/目标/计划,研判/聆听/原则,分析/方法/规格,例行会议,方向/职责/顺序,会后建立共识,支援/激励/追踪,7,小型派工会,53,小型派工/碰头会,时间简短-半个小时主题单一简洁传达明确困难障碍清晰各方会前沟通确保采取措施可以站着开会,7,小型派工会,54,中大型会议管理,会议费用,会议场地,人员范围,会议公告,嘉宾邀请,会议

21、接待,对外协调,专题小组,住宿事宜,餐饮安排,会场控制,价格谈判,-操办大型会议,文件制作,8,主持大型会议要点,55,中大型会议管理 1,会议费用,人员范围,文件制作,场地费餐饮费茶点费*2住宿费租车费司机费红包横幅费临时房警察费记者费礼品费,规划内容特约写稿稿件组织文本审查文本汇编文本制作文本发放总结制发,市场部公关部销售部行政部人力部售后服务IT人员秘书处外包人员,-操办大型会议,专题小组,参加部门经验人员总指挥部礼仪制定,8,主持大型会议要点,56,中大型会议管理 2,会议场地,会议公告,嘉宾邀请,档次确定场地选择价格谈判停车场地指示牌位桌椅摆放名签准备横幅制作音响系统音响师电脑系统屏

22、幕系统,公告起草部门确认时间地点会议要求与会人员会议日程会议事项,嘉宾确认发邀请人请柬制作发言确认发言稿件机场接站住宿安排餐饮陪同返程机票讲课费用随从人员礼品颁发,-操办大型会议,8,主持大型会议要点,57,中大型会议管理 3,餐饮安排,价格谈判,对外协调,通知记者广告公司摄影摄像数字传送礼品制作礼品发放公安部门相关部门,招待晚宴桌签制作桌位安排陪同人员酒水标准饮料标准司机 招待媒体招待,场地价格餐饮价格茶点价格住宿价格服务费用剪彩价格娱乐价格同声传译,-操办大型会议,8,主持大型会议要点,58,中大型会议管理 4,会场控制,会议接待,住宿事宜,确认航班接站牌名司机指定班车协调专人接站入关事宜

23、,预定房间标准确认电话开通酒吧控制娱乐消费娱乐票证会后留住人走销房,发日程表定主持人入场准备提醒闹钟场下示意音响监督电脑操纵服务人员紧急服务休息时间平行会场注册参加讲台尺寸,-操办大型会议,8,主持大型会议要点,59,举办大型会议管理练习,设想你奉命负责筹办一次全体经销商的年度定货大会，请举列要考虑的事项及日程安排请先画一张流程图，然后再考虑事项安排,地点：桂林日期：10月15日时间：3天与会人员：300人左右主要内容：经济学家预测明年经济形势知名企业家现场演讲政府某部的科技司司长讲话桂林市分管工业副市长讲话公司总裁讲话销售总经理讲话研发总监讲话全国各大区经销商代表发言（9人）每晚需安排晚宴会

24、后安排二天阳朔旅游,8,主持大型会议要点,60,新办公楼开业典礼,15:00pm 贵宾到达登记15:30pm 新办公楼开业欢迎致辞-Bernard Choo15:35pm 致辞讲话-Dr.William R.Spivey 博士 LT NPG 事业部副总裁15:40pm 贺礼致辞-北京市副市长刘海燕15:45pm 董事长叶培大教授讲话15:50pm 朗讯科技公司中国区总裁 Mr.Michael C.Chan讲话15:55pm 剪裁仪式-by Dr.Spivey,Mr.Liu Hai Yan and Prof.Ye Peida and Mr.M Chan William R.Spivey16:00pm 奠基石的揭幕式-by Dr.William R.Spivey&Vice Mayor Mr.Liu Hai Yan William R.Spivey16:05pm 气球升空，舞狮表演开始16:20pm 来宾到接待区休息16:30pm17:30pm 贵宾分组/分批参观厂区17:30pm 休会，赴国际俱乐部至尊厅鸡尾酒会，晚宴 18:30pm20:00pm 鸡尾酒会/晚宴,8,主持大型会议要点,61,典礼仪式运营计划,8,主持大型会议要点,欢迎各地学员提问,Thank You!,