采购与存货管理关键控制点讲解.ppt

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1、SOX法案合规性基本要求流程层面关键控制点讲解（采购与存货管理）集团萨班斯项目组 2009.2,SOX对采购与存货管理的总体要求,1、职责要有效分开。如下职责分开：供应商资料的维护、采购订单的处理、收货、发票处理、存货管理2、控制要求主文件的维护要有审批。（供应商的维护、采购信息记录维护）采购订单的处理要有授权。（订单审批控制不得越权或未授权）收货、退货。（收货要及时准确，送货单订单实物核对，收货数量、日期准确）发票要有复核签字程序。存货实物验证的要求。（盘点要求）存货的变动及控制存货被正确的估价,6,1,10,3,3,7,0,10,供应商的选择与管理,应付账款管理,采购付款,发票处理,采购入

2、库,采购申请与合同审批,采购询报价,存货管理,采购与存货管理的关键控制子流程,供应商的选择与管理,控制目标：主文件以及相关表格的变动都经过适当的审批，并准确及时地记录。需要控制的风险：对主文件或者表格作了未经过授权的增加/变动。可能会对未经授权的供应商进行采购。财务报告可能报错。关键控制点：所有参加评审的人员在供方选择评审表中书面签字确认。之后并将供方选择评审表交总经理、总裁审批。总经理、总裁对供方选择评审表的各项在供方选择评审表中书面签字确认。一次性供应商的维护审批的规定。,供应商的选择与管理,关键控制点：质量部SQE对SAP中供应商主数据有创建与更改权限，根据供应商评审结果，对于评审分数6

3、0分以下的供应商，取消合格供应商资格。由质量部SQE在SAP中冻结并删除该供应商。系统阻止不在供应商列表上的未经授权的供应商进行采购。,采购询报价,关键控制点：采购员根据询价的情况选择一家质量最好、价格最优的供应商，制作并提交采购信息记录维护申请单，稽核员收集各方面的信息，对采购信息维护申请单进行审核。价格稽核员将经审核的采购信息维护申请单交财务经理审核、总经理（主管副总、总监）审批后，录入SAP系统中。,采购申请与合同审批,深圳稳健的采购行为由集团计划采购部、国际贸易事业部三部、内贸采购部、深圳工厂采购部四个部门负责：,集团计划采购部负责的采购内容是用于外销的产成品和半成品，其中半成品由深圳

4、稳健工厂进行继续加工后出口。采购对象可以是集团内子公司，也可以是合格外部供应商。,内贸采购部负责的采购内容是国内贸易所需的半成品和产成品，半成品由内贸采购部采购后由深圳稳健工厂继续加工后进行国内销售。采购的对象可以是集团内子公司，也可以是合格外部供应商。,深圳工厂采购部负责的采购内容是用于深圳稳健工厂生产所需的原、辅材料。采购对象可以是集团内子公司，也可以是合格外部供应商。,集团计划采购部及三部,内贸采购部,深圳工厂采购部,采购申请与合同审批集团计划采购部,控制目标：所有的采购订单都被授权，完整并且准确。需要控制的风险：处理了无效的采购订单。关键控制点（生产计划采购部及国贸易三部）采购订单的审

5、批在OA系统中进行：订单金额在20万以内，采购业务员-部门经理-价格稽核员；订单金额超过20万，采购业务员-部门经理-价格稽核员-总裁。采购订单审批后不得修改。集团内购销合同的审批，采购业务员在OA系统中提交订单审批，经部门经理审批。采购订单审批后不得修改。订单的回签：上签字确认。,采购申请与合同审批集团计划采购部,采购订单的变更销售合同变更导致采购订单 或集团内购销合同发生变更,关键控制点：控制要求：采购订单的变更要经过与签署新订单一致的程序销售合同的变更导致的采购订单或集团内购销合同的变更：销售合同内容如数量、批号效期等的变更，经审批后经OA系统传递到采购业务员，由采购业务员通知相应供方进

6、行订单变更。对于数量的变更，需要重新执行订单审批以及回签的程序，对于批号效期的变更，不需要订单的重新审批和回签。,采购订单的变更供方由于原料、产能等引起的交期变更,采购申请与合同审批集团计划采购部,供方由于原料、产能等引起的交期变更，由供方和业务员进行邮件或者电话沟通确认后执行。同时，采购业务员将变更的信息反馈给外销员。,采购申请与合同审批内贸采购部,关键控制点：采购订单在OA系统中进行审批，审批流程如下：集团内：采购员创建采购订单，内贸后勤部门经理审批后下达给集团内供应商执行采购。集团外：采购员创建采购订单，内贸后勤部门经理审核、价格稽核员 审核，内贸总监审批后下达执行采购，采购订单金额超过

7、10万元人民币，内贸总监审核后，提交总裁审批后下达执行采购。审批后的子公司的采购订单，子公司接单人员当天确认订单内容以及交期后，在OA系统中回签。对于已经审批的外部供方的采购订单，采购业务员打印出来交给部门经理签字审核后传真给供方，供方销售代表或者接单人员核实无误后在“供方确认”处签字回传。回签应在一个工作日内完成。采购订单的变更。,采购申请与合同审批深圳工厂采购部,关键控制点：采购员将构成以上条件的 采购订单 在OA中提交给相应的审批人进行审核。集团外采购材料：采购订单总额5000元以下，由深圳工厂副总经理审核、价格稽核员审批；采购订单总额5000元3万元以下由深圳工厂副总经理、价格稽核员审

8、核、深圳稳健总经理审批；采购订单总额3万元以上由深圳工厂副总经理、价格稽核员、深圳稳健总经理审核、集团总裁审批.集团内采购：由采购员在OA系统创建采购订单，经采购部经理审批后下达给集团内供应商执行采购。采购部采购员将审批后的采购订单传真给供应商，供应商签字后回传，此时采购订单生效。对于一万元以下的包装材料和生产辅助物资的采购订单，可以接受电话或邮件确认。采购部采购员负责保管所负责供应商回签的采购订单。采购订单的变更：因各种因素需变更采购订单时，变更方应及时以书面形式通知对方，经对方同意后方可变更。变更后的采购订单需重新审批。,采购入库深圳稳健仓库入库,控制目标：所有的收货记录准确及时退货经过合

9、理的审批退货及时做帐务处理无仓库入库及时准确的入账需要控制的风险：收货可能未被记录收货可能未被及时准确的记录退货未经过批准退货未被入账无仓库入库未被及时准确的入账关键控制点：仓管员接到产品后，责任仓管员必须亲自清点产品数量是否与供方送货单相符，如相符，由责任仓管员负责用OA系统录入数据并在SAP系统内生成采购收货单。采购收货单根据OA系统中经审批的采购订单自动接入SAP系统中转化而成，仓库员不能改变自动生成的入库物料品种、规格等信息，但是只有在实际清点数量小于订单数量时，按照实际清点数量作为入库数量。如接受产品后清点数量与供方送货单不相符，经与供方送货人员确认清楚并核实采购订单数量后再用OA系

10、统录入数据并生成采购收货单（使用SAP软件自动生成）。进料检验合格后，仓管员应在系统内用105完成产品入库工作。通常在当天内完成录入，最晚应在第二天完成。并应根据物料需求状况通知相关单位进行领料。,发票处理深圳工厂采购部,控制目标：只对收到的经过授权的货物/服务付款。需要控制的风险：发票可能不准确。关键控制点：材料会计在SAP系统输入对帐单的采购订单进行“发票检验”，确认发票、SAP采购收货记录三者的物料、数量、单价、金额、送货单号一致后过账，即产生应付账款项目记录。发票检验的会计处理：借：GR/IR 材料采购差异应交税金-应交增值税（进项税额）贷：应付账款供应商名称,发票处理集团计划采购部、

11、内贸采购部,关键控制点：采购员收到供应商的发票，审核发票数量、单价、金额、物料、物料编号、采购订单 号、送货单号无误后在发票记账联签名确 认。采购部经理复核发票数量、单价、金 额、物料、物料编号、采购订单号、送货 单号无误后在发票记账联签名确认。材料会计根据SAP收货记录核对发票金额、单价、数量、物料名称、采购订单、检查 发票抬头、纳税人识别号、发票专用章、开票日期、地址、电话、开户行及账号。材料会计在SAP系统输入发票备注的 采购订单进行发票检验，确认发票、采购 订单SAP收货记录二者的物料、数量、单 价、金额、送货单号一致后过账，即产生 应付账款项目记录。,采购付款预付款,控制目标：只对有

12、效的货物和服务付款，并且准确的记录在适当的期间。需要控制的风险：发生了未经授权的付款。,采购付款货到付款,关键控制点：该采购所属部门经理（内贸后勤部经理审核后提交内贸总监审核，深圳工厂付款申请由采购部经理审核后提交工厂副总经理审核）、审核无误后填写办理意见提交到深圳工厂总经理或副总裁审批（深圳工厂付款申请10万元以上，总经理审核后提交副总裁审批，集团生产计划采购部或集团内贸部的付款申请，部门经理或总监审批后直接提交副总裁审批）。材料会计根据SAP系统记录审核付款金额、币别、供应商、供应商开户行、账号、付款事由、有效采购订单（数量/单价/金额/供应商）、付款附件无误后填写办理意见连同打印出的预付

13、款申请单、付款申请单提交给财务经理。财务经理根据SAP系统记录复核付款金额、币别、供应商、供应商开户行、账号、付款事由、有效采购订单（数量/单价/金额/供应商）、付款附件无误后填写办理意见连同已签名的纸质预付款申请单、付款申请单提交给出纳。,采购付款信用期付款,关键控制点：采购员根据SAP系统记录审核付款供应商、付款风险（来料不良特采/退货）、金额、币别、付款期限、采购订单（数量/单价/金额/供应商）。采购员确认签名填写办理意见后提交给对应部门经理复核付款供应商、付款风险（来料不良特采/退货）、金额、币别、付款期限、采购订单（数量/单价/金额/供应商）（集团内贸部供应商付款申请单，经内贸后勤部

14、经理审核后提交给内贸总监复核，工厂采购部供应商由采购部经理审核后提交工厂副总经理审核）。材料会计根据SAP系统记录重核付款供应商、付款风险（来料不良特采/退货）、金额、币别、付款期限、采购订单（数量/单价/金额/供应商）无误后填写办理意见连同汇总打印出的集中付款申请汇总表，经费用会计审核无误后，一起提交给财务经理。财务经理根据SAP系统记录复核付款供应商、付款风险（来料不良特采/退货）、金额、币别、付款期限、采购订单（数量/单价/金额/供应商）无误签名填写办理意见后连同已签名的集中付款申请汇总表提交给出纳。,应付账款管理,安保：,材料会计每月2号发出上月的对帐确认书及往来余额明细给安保会计，安

15、保会计核对对帐确认书及往来余额明细，双方核对差异通知对方应调整的账目，直至往来余额一致，安保总经理签回对帐确认书给材料会计，材料会计将安保已确认签名的对帐确认书存档管理以备后续结算备查。,集团内：,材料会计以邮件形式发出往来余额明细（SAP导出）与各子公司会计核对，双方对差异部分回复应调整帐目，直至往来余额一致回复确认即止。确认一致的邮件存档管理以备后续结算备查。,对账：,其他供应商：,其它供应商：帐期为30天，故付款时涵盖对帐工作。,付款：每月10号、20号材料会计及时做采购付款工作。,存货管理日常仓库管理,控制目标：需要控制的风险：对存货和产品的实物控制是足够的；存货实物盘点是准确完整的；

16、存货被正确估价。关键控制点：,存货管理仓库入库管理,外购原辅材料、半成品、产成品的入库见“采购入库”，这里主要描述车间退料入库、自制成品的入库管理。,1、车间退料入库,订单余料、供应商退料、报废退料的审批要求。,存货管理仓库入库管理,2、自制成品的入库,存货管理车间存货管理、仓库出库管理,1、车间存货管理要求同仓库管理要求一样，按品种分类摆放，符合5S管理要求。,2、车间出库管理（车间领料见生产流程；内贸出货、外贸发货见销售流程）,货运司机根据仓管员提供的外协加工单复印件清点实物，无误后在外协加工单正副本上签字确认。,存货管理存货价值评估,关键控制点：期末材料会计在SAP系统中查出所有存货的账

17、龄分析表，对账龄在90天以内的存货，不做估值测试，对超过90天存货分类为成品及原辅材料生成两份存货估值测试表。材料会计分成品和原辅材料计算出成本高于估计售价金额的存货估值测试表并发给财务经理审核，财务经理审核后提交财务副总裁审核批准，财务副总裁审核后作为材料会计帐务处理的依据。在做盘亏的帐务处理时，冲掉相应已经计提的跌价准备。,存货管理盘点工作,月度盘点,关键控制点：仓库管理员制作调账申请单并经物流部经理、财务部经理、总经理和财务总监签字审批。仓库管理员根据批准后的调账申请单，在SAP系统中做货位及数量的调整。财务人员根据已批准的调账申请单做相关账务处理。,年度盘点,关键控制点：仓库管理员应提

18、前进行货架整理，要求零件摆放集中整齐。同时于盘点开始前封库，并完成所有单据的系统处理工作。仓库管理员应尽量避免货物在盘点期间不必要的移动。仓库管理员应将在盘点开始前将已收到未录入系统的货物以及待发货物存放在指定区域并标识。在盘点开始前至盘点结束前，仓库不得办理出入库手续。提前通知第三方物流公司和各在外库位管理员做好盘点前准备工作。保留最后5笔出入库记录以供外部审计需要。两人一组，一人盘点一人监盘，监盘人员为财务人员。盘点后的存货应与实际盘点清单的货位对应，如有变化请予以标明并须双方签字确认。盘点和监盘人都必须在盘点清单上共同签字。,存货管理盘点工作,年度盘点,关键控制点：已签字确认的盘点清单须

19、交财务部登记，由财务部材料会计审核连续完整性。盘点结束后，数据录入员负责将盘点过的质量完好的存货数量录入系统,仓库人员不得参与数据录入工作，财务负责从系统中提取库存差异清单。寄售货物盘点将由内贸业务员进行询征盘点，盘点表由内贸业务员传真销售公司盘点人员，销售公司盘点人员清点寄售货物数量填写盘点表并签字回传内贸业务员。责任仓库管理员制作调账申请单，经物流部经理、财务部经理、总经理签字审批。材料会计根据批准后的调账申请单，在SAP系统中做货位及数量的调整。,存货管理盘点工作,2008年测试发现的主要问题,1、供方评审表未按规定的程序审批。2、供方考核评定没有有效执行，有供就商考核低于了60分，但仍然是合格供方，没有冻结。3、一次性的供应商采购，一次性供应商采购没有相应的管理规定。4、集团生产计划部的订单审批程序与流程描述不符。5、采购订单回签问题。（在系统中没有标识回签状态，未按规定检查回签情况）6、采购发票未按要求复核签字。7、付款审批与流程描述不符。8、调账申请单未按规定审批。（经了解是涉及存货实物的盘盈盘亏时才需要总经理和集团财务副总裁审批，如果只是单纯的调账则不需要这两位签字。）9、无仓库入库及时准确的入账。（查到对方已发货，深圳稳健长期未办理入库，现已改过来了，用SAP的标准操作YCC、Y3D）,谢谢！,