电子文件概述.ppt

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1、第一章 电子文件概述,教材及参考书,冯惠玲，电子文件管理教程，中国人民大学出版社。刘家真，电子文件管理理论与实践，科学出版社。,教材及参考书,刘家真：电子文件管理导论，武汉大学出版社，32.2万字，1999年版，389页；国家档案局：电子文件归档与电子档案管理概论，档案出版社，1999年第二版，12万字，178页，32开；丁海斌：电子文件与电子档案管理，辽宁大学出版社，2000年版，25万字，324页，32开；冯惠玲：电子文件管理教程，中国人民大学出版社，2001年版，37.7万字，317页，16开；丁海斌：电子文件管理基础，中国档案出版社，2002年版，32万字，395页，32开；刘家真：电

2、子文件管理理论与实践，科学出版社，2003年版；刘家真：电子文件管理，科学出版社，2009年版；,教材及参考书,李国庆：数字档案馆概论，中国档案出版社，2003年版，23万字，263页，32开；冯惠玲：政府电子文件管理，中国人民大学出版社，2004年版，38万字，340页，16开；.美比尔曼：电子证据当代机构文件管理战略，中国人民大学出版社，2000年10月第一版，19.4万字，249页，32开王建：电子时代机构核心信息资源管理OA环境中的文件、档案一体化管理战略，档案出版社，2004年版，46万字，431页，16开；刘越男：建立新秩序电子文件管理流程研究，中国人民大学出版社，2005年版，2

3、4.2万字，318页，32开；唐跃进：光盘信息存储与保护，中国档案出版社，2005年版，21万字，232页，32开；王萍、宋雪雁：电子档案管理基础，清华大学出版社，2006年版，45.6万字，285页，16开；潘连根：数字档案馆研究，中国档案出版社，2006年版，30万字，281页，32开；金波、丁华东：电子文件管理学，上海大学出版社，2007年11月第一版，54.7万字，347页，16开。,第一节 电子文件的概念和种类,一、电子文件的产生,20世纪有两件大事对人类社会的发展产生了重大的影响：计算机的产生网络的发展,计算机的发展,世界上第一台电子计算机ENIAC（埃尼亚克）是美国于1946年研

4、制成功的。这台计算机用了18800个电子管，1500个继电器，占地170M2，重达30吨，枆电150千瓦。运算速度为每秒5000次。1981年，IBMPC产生，使计算机进入了PC时代，人们开始用PC来制作文件、设计图纸、管理信息，PC影响人们的工作、生活。,网络的发展,1969年12月ARPA建立了ARPANet，以后在美国国家科学基金会支持下迅速发展。美国副总统戈尔和商业部长荣布朗（Ron Brown）于 1993 年 9 月宣正式布了“国家信息基础设施”（National Information Infrastructure，简称 NII）计划，人们将其通俗地称为“信息高速公路”计划。引起

5、了世界范围的关注。1994年4月20日，我国通过美国Sprint公司连入Internet的64K国际专线开通，实现了与Internet的全功能连接。1996年1月，中国公用计算机互联网（CHINANET）全国骨干网建成并正式开通，全国范围的公用计算机互联网络开始提供服务。,网络的发展,2010年1月15日，中国互联网络信息中心（CNNIC）在京发布了第25次中国互联网络发展状况统计报告，截至2009年12月，我国网民规模已达3.84亿，互联网普及率进一步提升，达到28.9%。,电子文件的来源,办公自动化（OA）过程中产生的电子文件计算机辅助设计（CAD）和计算机辅助制造（CAM）过程中产生的电

6、子文件模数转换过程中产生的电子文件（包括传统文件的数字化）电子商务过程中产生的电子文件收发电子邮件过程中产生的电子文件；,电子文件的生成途径,直接生成（原生性电子文件）办公自动化数码相机集成制造系统（CIMS）模数转换（再生性电子文件）,电子文件在我国的发展,1.草稿性电子文件阶段电子文件仅起到形成纸质文件的工具，先形成电子文件，再形成纸质文件。2.辅助性电子文件阶段纸质文件为正本，电子文件为副本，电子文件的效力比上一个阶段有所提升。3.正式电子文件阶段电子文件为正本、纸质文件为副本，电子文件的法律效力被确认。纸质文件只在某些情况下使用。4.无纸电子文件阶段将不存在纸质文件。我国大多数单位的电

7、子文件管理处于第二、第三阶段，在这个时期，纸质文件和电子文件共存，归档时采用双套制。,二、什么是电子文件,1.文件文件：是人们在社会活动中为处理各种事务而形成的、具有特定效用的信息记录。国际档案理事会电子文件委员会在1997年的电子文件管理指南（Guide for Managing Electronic Records)中对文件的定义是：“文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收和记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景、和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。”,二、什么是电子文件,1.文件该定义说明了文件的特点：文件是提供凭证的记录信息。文件必须具有内

8、容、背景与结构。文件是提供凭证的信息，这使它与一般的信息区分开来，同时也使它必须包括三种基本成分，以保证其凭证价值。这三种基本成分是：内容信息、背景信息与结构信息。文件与记录方式无关只要符合文件的定义，不管其产生的技术环境，如记录的形式或载体如何，都应当称为文件。一般来说，文件可以以模拟（analog)记录方式形成，也可以以数字（digital)方式形成。,二、什么是电子文件,电子文件（Electronic Records）“数字式文件”（Digital Records）“机读文件”（Machine-Readable Records）1997年国际档案理事会电子文件委员会电子文件管理指南中的定

9、义为：“电子文件是通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件。”,二、什么是电子文件,1992年美国联邦管理法规中的定义为：“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的规定。”,二、什么是电子文件,1997年澳大利亚档案馆颁布的澳大利亚文件管理标准中的定义为：“电子文件是由电子计算机交流与维护的文件”。,二、什么是电子文件,1999年国际文件管理基金会（IRMT）电子文件管理导论中定义为：“用计算机操作、传输和处理的数字文件。”1999年我国国家标准CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理（GB/17678

10、.1-1999）中的定义为；“能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列”。,二、什么是电子文件,InterPARES(电子系统中文件真实性永久保障国际项目）对电子文件的定义：“指以电子形式形成（制作、接收以及为日后活动和参考而保留下来）的文件”。,二、什么是电子文件,电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。,这个概念揭示了电子文件的两个基本特征：第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”（DigitalRecords）。它具有计

11、算机中的文件（files）属性。在计算机系统中，文件(files)是计算机保存信息的基本形式，既使要保存一个字节的信息，也必须把它当作一个文件(file)来保存，必须赋予它文件名(filename)和扩展名（.EXT name），一般以扩展名来区分不同格式的文件（files）。不同格式的文件往往有不同的编码方式，其属性也不同。第二，电子文件是文件（Records）的一种类型，应该具有文件（Records）的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。,电子文件也具有内容、背景、结构三个基本要素。内容信息是电子文件的核心要素，文件所要传达的对象，表达的意图、以及日后作为参考和凭证，全都需要通过文件的内

12、容信息来获知。电子文件的背景信息不只是提供了文件的来龙去脉和与其他文件的关联，而且还可能含有发文与收文机构的沿革和职能描述、文件保管系统的功能要求和系统环境信息等等。结构是文件内容所依托的载体和所呈现的形式，过去我们可以通过纸质文件的外观、文体格式来识别文件，用各种物理和化学的方法来整理排列和保护文件，那时文件的结构对于我们是外在的和直观的。然而对于电子文件，情况就复杂很多，构成文件的不再是肉眼可认的文字，而是只有计算机才能理解的数字代码，文件的载体也不再是可以直接书写的材料，而是磁或光的介质；文件的排列也不再是整整齐齐地排放在文件架上伸手可及，电子文件的物理结构和逻辑结构往往是不一致的，只有

13、计算机通过读取专门的描述信息才能判断其存放的特定位置。对于电子文件，其结构是指便于存取、参考和其他目的而提供的文档。,三、电子文件的类型,（一）按电子文件的信息存在形式分类1文本文件（Text），或称为字（表）处理文件2数据文件（Data），亦可称为数据库电子文件3图形文件（Graphic）4图像文件（Image）5影像文件（Video）6声音文件（Audio7命令文件，亦称计算机程序护(Program),三、电子文件的类型,（二）按文件的功能分类可分为主文件、支持性、辅助性和工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。支持性文件主要是指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件、表格处理

14、软件、图形软件，多媒体软件等。辅助性和工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。,三、电子文件的类型,（三）按文件的生成方式分类可分为计算机系统中直接生成的原始文件（原生性的文件）和将纸质和将纸质或其他形体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件（再生性电子文件）。,三、电子文件的类型,（四）按可否形成硬拷贝分类电子文件有的是可以复制在硬拷贝（如纸张、胶片）上的，但有的只能以数字方式存在，无法有效地复制到硬拷贝上，即无法将其内容完整地显现在硬拷贝上。可分为：绝对电子文件是指目前暂无法形成硬拷贝的那类数字文件，它只能在网络环境下运行才能表达创建该数字信息资源思想的内容。例如，

15、多媒体产品、网页、3D图像、声音、视频等。越来越多的有价值的电子文件只能以数字形式被管理、保存和使用。非绝对的电子文件非绝对电子文件是可以形成硬拷贝并表达原来的创作思想内容的电子文件，如以PDF、WORD格式等形成的文件。,四、电子文件的生命周期,文件生命周期理论的基本内容可以概括为三方面：文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程；这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干阶段；文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象，保存场所和管理形式之间存在一种对应关系。,四、电子文件的生命周期,电子文件生命周期（The Life Cycle of Electronic Record）的概念，

16、把电子文件划分为三个阶段，即设计阶段（另一份报告中称概念阶段，concept stage）、形成阶段（creation stage）、维护阶段（maintenance stage）。其中设计阶段是指电子文件系统的设计、开发和安装阶段；形成阶段是指每一份电子文件在电子环境中产生出来的过程；维护阶段则是指对于形成后的电子文件的技术维护和保管。,四、电子文件的生命周期,需要按照电子文件的特点对这一理论进行部分的修正。根据目前的认识，电子文件生命周期理论的基本思想主要有如下方面：（1）电子文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，这个过程可以纳入统一的电子文件管理系统之中；（2）这一过程依电子

17、文件的功能和价值形态的变化可以划分为若干阶段（如现行期、半现行期、非现行期），不同阶段之间没有明确的界限，处于后阶段的电子文件有向前阶段转化的可能；（3）电子文件在每一阶段因其特定的功能和价值形态而具有不同的服务对象和服务方式，但电子文件的阶段性与其物理位置、保存场所没有对应关系；（4）对电子文件生命全程的管理和监控措施应该向前延伸到电子文件管理系统的设计之中。电子文件生命周期理论是电子文件全程管理原则和前端控制原则的依据和基础。,四、电子文件的生命周期,澳大利亚档案学者弗兰克厄普沃德（Frank Upward）等从另外一个角度对电子文件生命周期作了描述：即“往复运动于从生成到处置的连续体中的

18、一个过程”。他认为他的这种“模型”打破了原来文件生命周期理论中阶段之间截然分开的界限，取而代之的是连续保管模型。,第二节电子文件的特点,讨论,你认为电子文件有什么特点？易修改、易编辑、易利用超媒体性间接读取对设备的依赖性；安全性差产生的领域和方式的广泛性；存储的高密度性节省了存储空间；电子文件的凭证价值的认可需要相应的支撑；,一、信息的非人工识读性,电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号数字代码 电子文件的非直读性体现在很多方面：一是以数字编码记录在载体上，人的眼睛无法分辨。二是载体上信息记录密度极高。三是载体上记录的数字信息往往进行过压缩编码、加密处理，即使有设备，如果不解压、解密也不能

19、读取其内容。,二、系统依赖性,电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现，不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。对于电子文件来说，对系统的依赖性可以从以下几个方面体现出来：一是数字编码及标准；二是硬件；三是软件；,三、信息与特定载体之间的可分离性,电子文件中的信息不再对原记录载体“从一而终”，不再具有物理意义上的固定实体状态，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的载体上同时存在或相互转换，可以根据需要随时改变或扩展、缩小其存储空间。电子文件中的信息是可流动的，具有相对独立性,四、信息的易变性,造成电子文件信息发生变化的主要原因有：第

20、一，在以往的文件中，载体不仅是信息的承载物，它一旦与特定信息结合为一体，还具有一种对信息的固化作用，信息的原有顺序、本来面貌都被凝固在特定的载体上边，不能改变。从前面所说的两种分离中我们看到，当信息可以脱离特定载体而存在时，载体对它的“束缚”没有了，计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便，动态文档中的数据不断地被自动更新或补充。第二，电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变。,五、信息存储的高密度性,电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大,六、多种信息媒体的集成性,纸质文件主要承载文字和图形信息

21、，而电子文件可以将文字、图形、图像。影像、声音等各种信息形式加以有机组合，这种文件称为“多媒体文件”。多媒体文件图、文、声、像并茂，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会活动的记忆和再现功能。,七、信息的可操作性,第一，由于信息的易变性，可以方便地改变其存在状态。第二，可以利用已存在的文件信息做其他事情。,本章思考题,什么是数字化？数字化有何作用与意义？哪些种类的馆藏应该成为数字化的对象？电子文件的特点决定了它与纸质档案在管理方面有哪些不同？如何理解电子文件的信息与载体的可分离性的特点？电子文件和电子档案有什么不同？,内容信息、背景信息与结构信息,内容信息（content-in

22、formation)是指文件所包含的表达作者意图的信息。背景信息（context-information)是指能证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息，包括文件来源与传送目的地的信息以及与内容信息相关的其他信息，如发文者、签署人、文件生成日期、收件者等。结构信息（structure-information)是指文件内容信息的组织表达方式。,传统文件的数字化,数字化的意义：可以降低原件丢失与损坏的风险。数字化可以使档案馆更有效地管理馆藏与提供服务数字化可以满足用户对档案的多种需求，提高利用率。,记录、文件、档案,记录与文件记录作为动词，应与记载为近义词，是将所见所闻记载下来，便于今后需要时进行

23、对比、校验或是作为参考。记载下来的材料也称为“记录”。由于记录是有目的的记载某些信息，这就使得由此形成的记录具有了不同于普通信息的属性。当“记录”作为名词使用时，它的解释更多地带有“证据”、“凭证”与“为日后查考”等意思。在文件管理领域，记录定位于为保留凭证而记录的信息。,记录、文件、档案,记录与一般信息的区别,记录、文件、档案,文件与记录的比较,记录、文件、档案,作为凭证价值的文件，其记录内容是应当保持恒定不变的。因此，文件属于一种特别的记录，即恒定的记录（fixed record)。文件是由内容、背景与结构共同组成的。文件的结构是指文件的格式以及构成文件各个要素之间的有机联系，文件的背景即

24、文件创建、接收以及使用的业务背景。,记录、文件、档案,档案我国传统的档案学认为，文件与档案是同一事物的两个不同发展阶段，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是非现行文件，档案是具有保存价值且已经归档保存的文件。作为档案保存，其实质性含义就是使数据档案化（archivation)，即当该数据静态地存储时，应确保并证明该数据具有真实性、完整性、可靠性和长期可用性；当该数据在管理系统中运行时，其所处的系统应有能力时时保证并证明系统中形成收到的文件都能满足真实性、可靠性、完整性和长期可用性。,电子文档、电子文件,电子文档与电子文件的关系，如同记录与文件管理的关系一样。电子文档不过是电子化记录，它只有与被电子文件系统捕获后才能成为电子文件。,电子文档、电子文件,文件（会议文件）,文档（会议记录）,编码（word),编码（PDF）,编码（PDF),文档（演讲）,包含了多个文档和编码的一份文件,