淡江大学公文管理系统教育训练.ppt
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1、淡江大學 公文管理系統 教育訓練,叡揚資訊,公文系統是什麼?,基本公文簽核流程:,承辦人,二級主管,二級單位登記桌,秘書,一級單位登記桌,一級(副)主管,秘書,一級單位登記桌,秘書室,副校長室,校長室,秘書室,其他會辦單位,系統上線後有何不同?,公文內容修改公文之主旨、說明,只有承辦之直屬主管、秘書、秘書室秘書及文書組發文可修改。意見一經輸入後送出至下一人員或單位,除非取消傳送,否則不能修改。退文後,各單位(含承辦單位)視為再加會的流程,原輸入之意見無論何人均不可修改,只能再輸入補充說明之意見及附加檔案,但承辦單位之直屬主管及秘書仍可修改公文之主旨及說明。,系統上線後有何不同?,公文文號公文送
2、出單位才會正式取公文號。公文文號為系統自動取號,無法重複使用。(例如公文撤回後,文號是不能取消的)一二級單位各有自己的文號,且一個單位一組流水號,不因不同格式而有不同的文號。公文文號有10碼,前3碼為民國年,後7 碼為流水號,並於每年的1月1日歸零,重新編號。,系統上線後有何不同?,登記桌系統啟用時,預設秘書及二級主管具有登記桌的角色。公文進出單位一定要經過登記桌,一級單位必設立登記桌,二級單位可不設立登記桌。為避免公文遺失,公文具有非電子公文或附件時,登記桌一定要執行手動簽收公文(電子文會自動簽收),以確認紙本公文或附件確定已送達。紙本公文必要時利用條碼,以便利登記桌簽收作業。,系統上線後有
3、何不同?,流程設定二級單位,會辦時,只能設定一級單位內之各二級單位,若要會辦外單位,只能以建議加會的方式處理,由一級主管核定是否加會。會辦外單位時,只能指定到一級單位,不能直接指定二級單位,因此如過去加會出納組等單位,目前均必須以加會總務處,再由總務處登記桌設定承辦單位至出納組。決行層級若到校長室時,過去流程只設到秘書室,目前系統會自動設到校長室,且其前後會自動加上秘書室流程。,第一次使用注意事項,使用環境Windows 2000、Windows XP、Windows VISTAIE 6.0、IE 7.0最佳使用設定解析度:1024 x 768字型設定:標準(100%)第一次安裝步驟請參閱公文管理系統簡易安裝手冊,第一次使用注意事項,內容不論是從Word檔案複製或是自行登打,公文編號請利用系統提供之編號功能,可以方便排版,避免格式錯亂。登記桌於送出單位,請注意使用“傳送”,而非“指定承辦人”。,
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