服务语言表达技巧.ppt

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1、第二篇 客户服务人员的自我认知,第八讲 服务语言表达技巧,主讲：刘生慧,1.面对面沟通的成功四要素2.服务语言的表达技巧,【本讲重点】,第八讲 服务语言表达技巧,语言语调表情手势,一、面对面沟通成功的“四要素”,一、面对面沟通成功的“四要素”,在服务中，要具有经常赞赏客人的意识。【案例1】有一位客人经常到一家餐厅去用餐，所以服务员对他都比较熟悉。一进去，服务员就会嘘寒问暖：张老师，看到您太高兴了，您今天穿的太精神了，我觉得您特别会穿衣服，您什么时候也教教我怎么搭配衣服。服务员一边寒暄，一面把客人领进去了。客人一坐下，服务员又开始赞美客人：老师，我觉得您的领带很好看，是在什么地方买的，我正想买一

2、条领带，您什么时候也给我挑挑，或者给我提供一些好的建议。其实这位服务员并不是真的计划买领带，他无非是找一个话题赞美客人。但是客人听了还是会很高兴。通过赞美客人，可以拉近与客户之间的距离，改善主客关系。当然，这种赞美要发自内心，要针对客人的优点加以赞扬，切忌虚情假意，牛头不对马嘴。,语言表达技巧-善于赞赏,一、面对面沟通成功的“四要素”,【案例2】有一位局长带着孙子在公园里散步，正好碰上了他的下属。下属马上过来朝局长深深地鞠了一躬，然后说：小朋友，您真幸运，这么小就做了我们局长的孙子。那么，这个赞美就不是很合适，让人听了极不舒服。赞扬要得体，比如：针对老年人，我们可以赞美他身体健康、硬朗；针对青

3、年人，我们可以赞美他时尚、有气质；针对中年人，我们可以赞美他事业有成、有魅力、稳重、成熟；针对孩子，我们可以赞美他可爱、伶俐、乖巧、聪明。这样的赞美不仅小孩爱听，家长也爱听。我们要善于使用赞美的语言，善于赞美我们身边的每一位客人。赞美的语言一定要让人觉得可信，不能过于偏离实际。例如有的人满脸雀斑，你如果赞美对方皮肤好就不合适；明明皮肤很黑，还赞美对方皮肤白皙，就过于虚伪了。,语言表达技巧-善于赞赏,一、面对面沟通成功的“四要素”,针对老年人、年轻人、小孩、中年人，请你想一想应如何赞美他们？,自检,一、面对面沟通成功的“四要素”,在与客人交流的时候要善于问客人一些问题，通过向客人提问去发现客人的

4、爱好和类型，从而判断客人喜欢什么菜品。一般有两种常用的问句，一种是开放式问题，例如您可以吃辣的吗？您可以吃凉的吗？这道菜您吃了感觉如何？开放式问题的目的是让顾客说出他的真实想法。另一种提问方式是封闭式的。封闭式的提问目的是确认。例如外面天气很热，你可以问客人：您需要凉的饮料吗？在向顾客询问的过程中要善于使用开放式问题，这样可以了解到客户的资料、信息。,语言表达技巧-多询问,一、面对面沟通成功的“四要素”,许多客人在点菜的时候没有具体的目标，毫无目的地翻看菜单。这时候服务人员应该为客人提出一些建议，如：“先生，您好，我们新推出了一款菜。”“我们这两天新推出一款特色菜，价格也比较适合，您要不要来一

5、份？”通过建议，可以把餐厅的特色菜推荐给客人。,语言表达技巧-常建议,一、面对面沟通成功的“四要素”,最后说出的话会给对方留下很深的印象，因此，谈正反因素时，要将正面的话放在后面讲。和尚念经 有一个老和尚批评小和尚在念经的时候还抽烟，小和尚说：师父，您理解错了，我是在抽烟的时候还念经。两句话表达方式不同，意思就完全相反了。老和尚批评小和尚一心不想着佛，小和尚说自己甚至在抽烟的时候都想着佛祖。,语言表达技巧-善用正反法,一、面对面沟通成功的“四要素”,蛋糕的表述 例如有一种蛋糕的特点是热量低、价格高，对此可以有两种表述方式：（1）这块蛋糕热量低，但价格稍微有点高。（2）这块蛋糕价格稍高一些，不过

6、热量比较低。实际上一样的蛋糕。只不过第一种表达强调的是价格，第二种表达强调的是热量。总之，正反法就是把你想要强调的、正面的内容放在后面说。正如第一种表述说“这块蛋糕热量低，但价格稍微有点高”，给客人的第一感觉是价格高，本来想买的顾客也会因为价格高而不买了；第二句话“这块蛋糕价格稍高一些，不过热量低”，强调的是热量，客人会觉得因为热量低对身体有益，价格高一点也没关系，于是他就会选择这种蛋糕。,语言表达技巧-善用正反法,一、面对面沟通成功的“四要素”,不管是在服务的提供中，还是在日常工作、学习生活中，谁都不喜欢被他人否定，都希望自己所说的话或所做的行为被别人肯定或赞扬，所以服务人员首先要学会认同客

7、人，肯定客人。服务人员即使不太赞同对方的观念或看法，也应先接受对方所说的，然后再慢慢地诱导对方走向自己的观点。【案例3】有一个人有一天照镜子，他对妻子说：“亲爱的，你看我现在越来越胖了。”他妻子说：“亲爱的，没关系，我喜欢你胖的样子，心情好、身体健康比什么都重要。”然后他妻子又说了一句：“不过只可惜我再也看不到你穿那一套我很喜欢的西装了。”这句话其实是告诉他，她实际上是不希望他变胖的。这就是先肯定，然后再委婉地否定的方式。在服务过程中，有的客人会抱怨：“这菜上得真慢啊！”这时服务人员首先要肯定客人：“是的，确实慢了一点，但是为了保证质量和味道，的确需要一些时间，但是您放心，它的口味是非常好的，

8、您一定会满意。”这实际上是告诉客人菜确实是做得慢，但是它的质量和味道都很好。客人听后，一般就不会再抱怨了。,语言表达技巧-认同客人,一、面对面沟通成功的“四要素”,即面对问题的时候，要灵活处理。【案例】台湾著名作家李敖在开新书推介会的时候，总是有人因为不喜欢他而攻击他。有一次他在台上与读者互动的时候，有一个人在纸上写了“王八蛋”三个字。李敖很机智，他说：“这位先生很有意思，前面的朋友都是留下了问题，没有留姓名，可是这位朋友留下了姓名，却忘了留问题了，王八蛋！”，听完这番话，下面的读者掌声一片。这就是以其人之声，还治其人之身。有的客人故意戏弄服务员，他会问：“这醋要钱吗？”服务员说不要钱。客人会

9、说：“不要钱，那你给我拿一桶，我一会儿带走。”其实这时候客人是开玩笑的，服务员也应一笑而过，不要当真。运用灵活法时要脸冷心热，同时我们自己要冷静的思考，应对问题时一定要有礼貌，不卑不亢，把语言说到位。,语言表达技巧-灵活法,在你与客户面对面沟通时,重要的不是你对他说什么,而是你对他怎样说!你讲话时对客户产生的影响是一种感觉,而不是事实!,一、面对面沟通成功的“四要素”,【自检】,你认为“四个要素”依据其重要程度，若按百分比来算的话，各占多少？,在与客户沟通时,成功四要素中语言只占百分之七。,面对面的沟通有一个成功“四要素”语言、语调、表情和手势。与客户面对面进行沟通时，重要的不是你对他说什么，

10、而是你对他怎么说，因为你讲话的时候给客户产生的影响是一种感觉而不是事实。客户服务人员很重视事实语言所表达的内容，而客户更在意你在表达这种事实时的方式。那么，在与客户沟通的四个要素里，语言占多少呢？如果说语言就是你表达的内容，那么语调、表情、手势按百分比来算的话各占多少？经过世界上很权威的客户服务研究机构的研究，在沟通领域中，语言只占7%。也就是说，在你和客户沟通时，语言的重要性只占7%，而另外的93%是表达时的语调、表情和手势。,一、面对面沟通成功的“四要素”,通常表述内容的时候很简单，一般的人想说一番话，把它背下来，就可以说出来。但是运用什么样的表情，什么样的语调，配合什么样的手势去说，这却

11、是一个技巧。因此，很多成功的演说家并不仅仅是他演讲的内容精采，很重要的是通过语调、手势、面部表情的配合来获取一种煽动性。要记住，说话的语气和方式往往比内容更为重要，而这一点很多人都没有认识到。,一、面对面沟通成功的“四要素”,人讲话的声音，就像乐器弹奏的音乐。而语调就象音乐的声调，听你的语调，客户就可以知道你的心情，以及你要表达的内容。如果声调不对，客户就不会欣赏你的音乐。,一、面对面沟通成功的“四要素”,正确掌握语调中语速、音量、音调的运用,对此有一个很具体的描述，应该是乐观、温和、舒服、通情达理、有克制、清楚、直接、自然。这是正确的客户服务的语气。,一、面对面沟通成功的“四要素”,正确的服

12、务语气应该是什么样子的？,说话的速度会在客户的大脑中形成对你的另外一种第一印象。语速过快，客户会觉得你不耐烦，不在意。语速过慢，客户会觉得你漫不经心。正确方法是针对不同客户调整语速，并与客户保持一致。,一、面对面沟通成功的“四要素”,语速,自检,你认为语速快一点好还是慢一点好？还是不快不慢好？,说话的速度会在客户的大脑当中形成另外一种第一印象。除了外表，在张嘴以后，你说话的语速会形成第二印象。那么，在客户服务工作中什么样的语速表达是适合的？是快一点还是慢一点呢?还是不快不慢？客户服务人员的语速是针对客户而言的。人说话语速是不一样的，有些人天生就慢，有些人说话的语速天生就快，像蹦豆一样。作为一名

13、客户服务人员应该去满足不同客户的需求，要让每一个客户感觉到和你打交道都很舒适。因此，语速的快慢是以客户语速的快慢来衡量的。语速过快，客户会感觉你不耐烦、不在意。要是接听电话，客户会感到你可能想急于挂断。而语速过慢，客户会觉得你漫不经心、不关心、不重视。,一、面对面沟通成功的“四要素”,正确的谈话方式是针对不同的客户调整语速，尽可能与客户的语速保持一致。客户如果语速较快，他不习惯听比他说话慢的人说话，因为他会觉得很累。如果你是一个语速比较慢的人，你听一个人说话很快，也很难适应，会觉得跟不上、听不清楚。,一、面对面沟通成功的“四要素”,有时是在非正常情况下，语速慢一点可以使客户的情绪得到稳定，这是

14、特殊情况下语速的应用。比如说，客户很着急，可能有两种情况，一种情况是想办一件事情，希望你帮助他尽快解决。另一种是因为生气而着急，因为他的利益受到了损害，所以他的说话速度很快。当面对这两种人时，语速运用就应不一样。如果一个人很着急，让帮忙做一件事情，这时候客户服务人员的语速应该加快，语速甚至比客户还快，这种语速会让顾客感到你是真正站在他的立场上思考问题。客户在另外一种情况下语速也会快，比如投诉的时候。这时候，如果你的语速也跟着快起来，就会产生争执。因为语速加快的同时音量也会同时跟着增大，这时候客户就会觉得，你急于表达你的观点来说服他，而不是想帮他解决问题。因此在处理投诉的时候，客户服务人员的语速

15、应有意慢于客户的语速，只有这样，才有利于客户急躁情绪平稳下来。,一、面对面沟通成功的“四要素”,音乐家在演奏音乐时，要确保音量与所选的曲子一致。喊叫是愤怒、不满的表现，会令客户产生误会。音量的适度升高，有时可以显示对对方谈话的热情。音量适中，与对方保持一致，以对方听清为准。,一、面对面沟通成功的“四要素”,音量,如果音乐家用同样的音调演奏所有的乐曲，会怎么样？如果音乐家用同样的音调来演奏所有的乐曲，那肯定是很平淡。讲话时，音调要有起伏才可以去吸引你的客户，通过音调的起伏去表现关注的态度。比如说“真的对不起，真的很抱歉”，“真的”语气要加重，这种加重会表现出一种关注。客户服务人员在处理各种客户服

16、务问题的时候，在和客户进行语言上的交流的时候，需要善于应用音调的起伏来表达自己对客户关注的程度。希望关注哪一点，你就在那一块把音调提升起来。但是音调还是要以平稳为基础，不要歇斯底里，不能有意识去加强。,一、面对面沟通成功的“四要素”,音调,自检,以下是谈话时使用的不同语气，哪一种听上去更像你自己?,请尝试运用语言技巧说一段话“您好！这里是新天工汽修厂，很高心为您服务。请问您需要什么帮助？”,自检,下面来谈一下客户服务用语具体的表达技巧。在客户服务的语言表达中，应尽量避免使用负面语言。这一点非常关键。客户服务语言中不应有负面语言。什么是负面语言？比如说，我不能、我不会、我不愿意、我不可以等，这些

17、都叫负面语言。那么，当你向客户说出一些负面语言的时候，客户就感到你不能帮助他。客户不喜欢听到这些话，他只对解决问题感兴趣。客户服务人员应该告诉客户，能够做什么，而不是不能做什么，这样就可以创造积极的、正面的谈话氛围。那是不是说客户说什么就是什么？也并不是这样。,二、服务用语具体表达技巧,首先，在客户服务的语言中没有“我不能”。当你说“我不能”的时候，客户的注意力就不会集中在你所能给予的事情上，他会集中在“为什么不能”，“凭什么不能”上。,二、服务用语具体表达技巧,在客户服务的语言中，没有“我不能”,自检,服务语言表达技巧,正确的表达方式是什么？看看我们能够帮你做什么。这样就避开了跟客户说不行，

18、不可以。实际上你表达的意思是一样的。客户说“我要退货”，你回答“那我可以帮你调换一下，但是不能退货的”，这么说客户心里就会舒服得多，而不是说：“对不起，不能退货”，得吵半天。“为什么不能退”，“因为我们公司有规定，因为你买的这个发票上写着多少天”。最后再说“但我可以给您换”，这时候客户已经很生气了，为什么开始时不给客户争取这个方案呢？,二、服务用语具体表达技巧,回答要点：,你说“我不会做”，客户会产生负面感觉，认为你在抵抗；而我们希望客户的注意力集中在你讲的话上，而不是注意力的转移。正确方法：“我们能为你做的是”使客户注意听你的解决方法。第二，是在客户服务语言中没有“我不会做”。他觉得你应该会

19、做，应该可以，但是你为什么说你不会呢？我们希望客户的注意力集中在你讲的内容上面，而不是把注意力转移。因此，正确的方法还是说“我们能为您做什么，我可以帮您做什么”，而不是跟客户讲“我不会干这个，我不会做这个”。需要告诉他，你可以解决一些小的问题，但是太大的问题还需要专业人员来解决。或“我可以帮您分析一下”，“我可以帮您看一下”，这是维修行业客户服务中的第二个技巧。,二、服务用语具体表达技巧,在客户服务的语言中，没有“我不会做”,客户会认为他不配提出某种要求，从而不再听你解释。正确方法：“我很愿意为你做”。例：客户要求为自己人为损坏的手机进行免费修理时。,二、服务用语具体表达技巧,在客户服务的语言

20、中，没有“这不是我应该做的”,在客户服务语言中没有“这不是我应该做的”。这句话是客户服务用语中很忌讳的一个问题。为什么说很忌讳呢？因为客户会认为，他不配提出某种要求，从而不再听你的解释。这种情况其实很多，比方说你去一个宾馆，带了很多行李，希望找个人帮你看一下，你找到这个人，他并不是直接负责的。他说：“对不起，这不是我应该做的，我不负责这个事情”，那么客户就会认为自己好像不配提出这种要求。因此，作为客户服务人员来讲，随时随地都需要做一个表态。什么表态呢？“我很愿意为你做”。可能你真的做不了，但你在告诉他为什么做不了之前，一定要表明一个态度“我非常希望能够帮助你，不过这件事情，我们公司有专门的人负

21、责这件事情，我可以给你一个电话，或者我可以帮你打一个电话，跟他联络，让他帮你解决，你看好吗？”。在这之前，应表明这样的态度。,二、服务用语具体表达技巧,在客户服务的语言中，没有“这不是我应该做的”,当你说“不”时，与客户的沟通会马上处于一种消极气氛中。为什么要客户把注意力集中在你或你的公司不能做什么，或者不想做什么呢？正确方法：告诉客户你能做什么，并且非常愿意帮助他们在客户服务语言当中，没有“我想，我做不了”或“我想，我可能干不了”。当你说不的时候，你和客户之间的沟通马上就陷入到一种消极的气氛中。你不要让客户把注意力集中在你或者你的公司不能做什么上面，或者说是不想做什么上。因此，我们举的这些例

22、子都是告诉你，先表明一种愿意服务的态度，然后再把你不能够提供的事情讲出来。如果你有可能提供一些折中方案的话，要提前说出，应避免直接回绝客户。,二、服务用语具体表达技巧,在客户服务的语言中，没有“我想我做不了”,你受过这样的赞美吗？“你穿的这件衣服真好看！但是”不论你前面讲得多好，如果后面出现了“但是”，就等于将前面对客户所说的话进行否定。正确方法：只要不说“但是”，说什么都行！,二、服务用语具体表达技巧,在客户服务的语言中，没有“但是”,客户服务语言中没有“但是”。什么叫没有“但是”呢？在沟通中有一个很重要的法则叫做“Yes Yes But”。“是，是，但是”等于什么？等于“不”。很多人都认为

23、，以前很婉转地表达不同观点的最好方式是“Yes Yes But”。现在客户越来越精明，你说“但是”等于把你前面说的话全都否定了，所以客户感到这是一种很圆滑的外交辞令。比如说：“你穿的这件衣服真好看，不过”，“不过”什么？“不过”就把前面说的那句话又收回来了。因此说现在比较忌讳说“但是怎么怎么样”，不要让客户感觉到你的语言表达完全是一种外交辞令。,二、服务用语具体表达技巧,在客户服务的语言中，没有“但是”,二、服务用语具体表达技巧,要让客户接受你的建议，应该告诉他理由。不能满足客户的要求时，要告诉他原因。例：当客户要求全额退款时，不能只说不可以，而要告诉他原因。在客户服务语言中有一个“因为”，这

24、一点是至关重要的。就是要让客户接受你的建议，应该告诉他理由，当你不能满足客户要求的时候，要告诉他原因。很多时候客户服务人员直接回绝客户：“对不起，不行”、“对不起，不可以”，客户马上就会问：“为什么不可以呀?”,在客户服务的语言中，有一个“因为”,二、服务用语具体表达技巧,您需要我帮您做什么吗？（你是在“帮助”，而不是“兜售”）。我们可以解决这个问题。请稍等，我马上给您解决。我们会承担责任。我们随时提供最新信息。我们会按期提交。我们将为您提供完整的服务。,让客户高兴的“魔法词汇”,在这一讲的内容中，我们谈到了面对面沟通成功的“四个要素”语言、语调、表情和手势的正确应用。另外，还谈了在客户服务的用语当中应该避讳的用语，以及正确的服务用语的表达方法。,【总结】,