常用办公工具软件的使用.ppt

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1、常用办公工具软件的使用,18.1 课堂讲解,在日常办公中经常需要通过各种工具软件来满足工作上的需要，本课主要介绍办公中常用的看图软件ACDSee、压缩软件WinRAR、翻译软件金山词霸2005等工具软件的使用。本课所介绍的工具软件都可到网上下载其安装程序，进行安装后即可使用。,18.1.1 看图软件ACDSee 7.0的使用,ACDSee是一种功能较强的图形图像浏览工具软件，被广泛应用于图片的获取、管理和浏览。它支持多种图像格式。办公用户可以通过它从数码相机高效地获取图片，并进行便捷的查找、组织和预览，同时ACDSee还是一个得心应手的图片编辑工具，可以对图片进行剪切、旋转和镜像等操作，可以进

2、行批量的复制和移动等。下面将以ACDSee 7.0版本为例进行讲解。,1.ACDSee 7.0界面简介,安装ACDSee 7.0后选择开始所有程序ACD Systems ACDSee 7.0菜单命令，或双击桌面上的快捷图标，便可启动ACDSee 7.0。各部分的作用如下。工具栏文件夹窗口预览窗口图片浏览窗口,2.浏览图片,在ACDSee 7.0中浏览图片。,3.编辑图片,在ACDSee中可以方便地对图片进行编辑，包括剪切、复制、删除、重命名、标记和调整图像曝光度等。方法是在ACDSee操作主界面右侧的图像浏览窗口中用鼠标右键单击要编辑的图片，在弹出的快捷菜单中选择相应的菜单命令。再根据提示进行

3、编辑。这里不再详述其具体操作方法，用户可自行上机操作。如果要对图像进行批量的编辑操作，可以先按住【Ctrl】键不放，选定要编辑的多张图片后再执行编辑操作。,4.批量导出图片,在浏览图片过程中，用户可以将数码相机或光盘中自己需要的图片批量导出到本地电脑中的其他位置。,18.1.2 压缩软件WinRAR 3.41的使用,WinRAR是一种利用压缩原理压缩数据的工具软件，其用途是压缩和解压缩文件，压缩后所生成的文件称为压缩包。目前最流行的压缩工具除了WinRAR外，还有WinZip，两者的使用方法和操作界面类似，下面将以WinRAR 3.41为例进行讲解。,1.WinRAR 3.41界面简介,选择开

4、始所有程序WinRARWinRAR 3.41菜单命令，或双击桌面上的图标，即可启动WinRAR。用WinRAR进行压缩和解压缩操作时，主要通过其工具栏中的各个按钮来实现，各个按钮的含义如下。,1.WinRAR 3.41界面简介,“添加”按钮“解压到”按钮“测试”按钮“查看”按钮“删除”按钮“查找”按钮“向导”按钮“信息”按钮“修复”按钮,2.新建压缩包,新建压缩包即压缩文件，常用的有以下两种压缩方法。在WinRAR中实现压缩通过右键快捷菜单实现压缩,2.新建压缩包,电脑中安装有压缩软件，在文件夹内容窗口中选定需要压缩的文件后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“添加到+默认的压缩包名称”命令

5、，便可按照默认设置在当前文件夹中生成相应的压缩包。若选择“添加到压缩文件”命令，将打开“压缩文件名和参数”对话框。,3.解压缩压缩包,目前，在办公中客户传递过来的文件都是经过压缩的，因此必须先进行解压后才能使用。解压文件也有两种方法。在WinRAR中实现解压通过快捷菜单解压,3.解压缩压缩包,在“我的电脑”窗口中用鼠标右键单击要解压的压缩包文件，在弹出的快捷菜单中选择“解压到+所选定压缩包的名称”命令，即在当前窗口中创建一个与所选定压缩包相同的文件夹，并将解压后的文件放置到该文件夹中。若选择“解压文件”命令，也可打开对话框进行解压缩的设置；若选择“解压到当前文件夹”命令，可以将解压后的文件放置

6、到当前文件夹中。,18.1.3 金山词霸2005的使用,金山词霸是由金山软件公司开发的一个翻译软件，它集成了全球领先的TTS全程化语音技术，对英文的字、词、句乃至整段文章都可流畅阅读。,1.金山词霸2005界面简介,选择开始所有程序金山词霸2005金山词霸2005菜单命令，即可启动金山词霸2005。启动金山词霸后，使用时将自动隐藏其界面，这时用户可单击任务栏提示区中的按钮，进入其操作界面。,1.金山词霸2005界面简介,金山词霸2005的操作界面可以分为以下3个部分。输入框输入框目录框显示框,2.屏幕取词功能,启动金山词霸后，即可自动启用屏幕取词功能。这时，用户只需将鼠标光标移动到屏幕任意位置

7、的单词上停留片刻，在随后出现的浮动窗口里将显示该单词的词意解释。同时金山词霸除了可以翻译英文单词外，还可以进行中英文的互译。将鼠标光标移动到中文文字上，在浮动窗口里一样可以显示出与该中文词相关的英文单词。,2.屏幕取词功能,在缺省状态下，浮动窗口中的 6个按钮的作用如下。,3.词典查询功能,在金山词霸中可以进行词典查询，即输入中文，查询其英文；输入英文，查询其中文。,18.1.4 备份软件Ghost 7.7的使用,现在的操作系统变得越来越庞大，安装时间也越来越长，一旦系统崩溃或遭遇了病毒破坏，重装系统是件非常费时的事情。特别是对于有多个操作系统或多台电脑的办公用户来说，要安装几个操作系统并安装

8、上各种的软件，至少也得花费半天时间。因此办公人员应随时做好备份工作，防止意外损失。,1.Ghost简介,备份是指将重要的数据信息复制一份以备后用，当电脑中保存的原文件被破坏时，可以使用备份数据进行恢复。Ghost是一个比较常用的磁盘备份工具软件，其功能包括硬盘间的对拷、两个硬盘的分区对拷和制作映像文件等。在办公应用中用得比较多的是分区备份功能，它可以将硬盘中的一个分区压缩备份成映像文件，如安装操作系统的C:盘，然后存储在另一个分区中，一旦C:盘出现问题，即可将所备份的映像文件进行还原。,1.Ghost简介,下面将以Ghost 7.7为例进行讲解，它可以支持32位操作系统，在Windows XP

9、中可以双击Ghost 7.7的可执行文件进行启动，而无需像其他版本Ghost需通过DOS运行。,2.使用Ghost 7.7,双击Ghost 7.7文件夹中的“Ghost 3.2”可执行文件，即可启动Ghost 7.7，并进入操作界面。单击 按钮或按【Enter】键，将出现主界面。备份和还原操作都通过左边的菜单执行。,2.使用Ghost 7.7,如果需对整个硬盘进行备份和还原操作，可通过“Local”菜单中“Disk（硬盘）”子菜单中的命令来实现，如果只需对硬盘中的某个分区进行备份和还原操作，可通过“Local”菜单中“Partition（分区）”子菜单中的命令来实现。,(1)Disk（硬盘）操

10、作,在Ghost 7.7主界面中单击“Local”菜单项，在弹出的菜单中再单击“Disk”菜单项，将弹出子菜单，各命令的作用如下。To DiskTo ImageFrom Image,(2)Partition（分区）操作,在“Local”菜单中单击“Partition”菜单项，将弹出如图19-26所示的子菜单（分区即为硬盘中的某一个盘，如C:盘、D:盘等），其中各命令的作用如下。To PartitionTo ImageFrom Image,(2)Partition（分区）操作,在办公中主要针对的是分区的备份和还原，下面将以备份硬盘中的D分区到F分区中为例来讲解。恢复文件时只需在Ghost 7.7

11、主界面中选择LocalPartitionFrom Image菜单命令，再根据提示选择映像文件所在位置即可，这里不再详细介绍。,18.1.5 文字识别软件的使用,文字识别软件的作用是将已有的文字资料转换成文字，减小重新输入的麻烦。,18.2 上机实战,本课介绍的几种办公常用的工具软件的使用方法都较为简单，本课上机实战主要练习压缩软件WinRAR在办公中的应用。在日常办公中，用户应定期将重要的数据进行备份，而课堂讲解中介绍的Ghost软件只能备份整个硬盘或分区，如果用户需要备份文件，便可通过压缩软件进行压缩备份到其他磁盘，这样既使删除或破坏了原文件，还可通过解压缩包来使用文件。对于看图软件ACDSee、金山词霸2005、备份软件Ghost等工具软件的使用这里没有练习，读者可根据课堂讲解自行练习。,18.1.2 上机实战,下面将电脑中用于存放与工作相关的文件夹和文件分别压缩备份到名为“工作备份”的压缩包中，并存放在G:盘下，最后对“工作备份”进行解压缩操作，以验证该压缩包无误。,