常用公文写作规范会议纪要与对外公函.ppt

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1、常用公文写作规范,（三）会议纪要与对外公函,目 录,一、“会议纪要”公文的分步详解与写作要点,二、“会议纪要”公文格式学习,三、“函”公文的分步详解与写作要点,四、“函”公文格式学习,五、常见问题的友情提示,Your Topic Goes Here,Your business subtopic goes here,一、“会议纪要”公文的分步详解与写作要点,按内容和功用不同，会议纪要分为指示性会议纪要、通报性会议纪要、消息性会议纪要。按会议性质的不同，划分为日常工作会议纪要、大型专题工作会议纪要。1、【标题】有以下三种形式:1）单标题：由“会议名称文种”构成。如关于改革管理体制的会议纪要2）三要

2、素构成的标题：发文机关、会议名称和文种构成，如集团公司年度总结报告会会议纪要3）双标题：由“正标题副标题”构成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。,2、【正文】会议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。1）前言。概括会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。文字必须十分简练。具体写法常见的有两种：第一种：平列式。将会议的时间、地点，参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公会议纪要。第二种：鱼贯式。将会议的基本情况

3、作为一段概述，使人看后对会议有个轮廓了解。,一、“会议纪要”公文的分步详解与写作要点,Transitional Page,一、“会议纪要”公文的分步详解与写作要点,2）主体。是会议纪要的核心内容，记载会议情况和会议结果。写作时要注意围绕中心议题，把会议形成的决定、决议，准确表达清楚。对于有争议的问题必须如实反映。在具体写法上，不同类型的会议纪要，写法也不同。决议型纪要，主要根据中心议题，着重把会议形成的决定、决议的具体内容表述清楚。综合性纪要，则侧重于全面介绍会议的基本情况。常见的写法有三种：,第一种：条文式写法。即把会议议定的事项分点写明。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。第二种：综述

4、式写法。即将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面的内容。较复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法。,第三种：摘记式写法。即把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字。一些重要的座谈会纪要，常用这种写法。3）结尾。属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束。,（3）【落款署名】只用于办公会议纪要，写明召开会议的机关部门单位名称。一般会议纪要则不需要署名，不加盖公章。至于成文时间

5、，如果在首部已注明，就不必再写。,一、“会议纪要”公文的分步详解与写作要点,二、“会议纪要”公文格式学习,集团公司体系工作会议纪要 会议主题：会议地点：会议时间：参会人员：缺席人员：会议记录：会议主要内容副总裁听取了各部门工作汇报与工作计划（具体内容详见附件）副总裁对各部门的工作安排意见：1、2、3、副总裁最后向大家提出几点工作建议：_ 抄报：抄送：_ 泰德集团有限公司部门 二九年四月十日印发,三、“函”公文的分步详解与写作要点,函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或向有关主管部门请求批准事项。按发文目的可以分为发函和复函两种。发函即主动提出公事事项所发出的函；复函则是为回复

6、对方所发出的函。按内容的不同，划分为知照函、催办函、邀请函等。1、【标题】公函的标题一般有两种形式。一种是由发文单位名称、事由和文种构成，如：泰德集团关于 的函。另一种是由事由和文种构成，如：关于 的函。2、【主送机关】即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。,3、【正文】其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。1）开头。主要说明发函缘由。要求概括发函目的、根据、原因等，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。2）主体。主要说明致

7、函事项。一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。,三、“函”公文的分步详解与写作要点,三、“函”公文的分步详解与写作要点,4、【结尾落款】一般包括署名和成文时间两项内容。署名单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。,3）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。4）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特

8、此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。,三、“函”公文的分步详解与写作要点,4、,3）,关于鄂穗两地携手联合打捞中山舰的函湖北省人民政府：现沉于长江金口赤矾山江底的“中山舰”，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声，X X X X X X X X。尽快打捞“中山舰”，使其重展英姿，这对于充实完善中国现代革命史文物，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，具有重要的意义和作用X X X X X X。近几年来，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府来电来函，希望广州市

9、政府主动与贵省联系，共同尽快组织打捞“中山舰”，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究，提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞、修复“中山舰”，X X X X X X。专此函达，请答复。广州市人民政府(盖章)X X年X月X日,四、“函”公文格式学习,五、常见问题的友情提示,2、写作函的注意事项：（1）文种的选用要正确；（2）内容要简洁。首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性和答复的明确性。（3）措辞要得体。,1、写作会议纪要的注意事项：（1）要作好会议记录；（2）要突出会议要点；（3）要善于整理会议意见。,Backdrops:-These are full sized backdrops,just scale them up!-Can be Copy-Pasted out of Templates for use anywhere!,学无止境，努力共进,