行政机关办公室及后勤管理流程实务.ppt

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1、行政机关办公室及后勤管理流程实务,年度工作计划报批流程标准图报批流程合同管理流程会议组织流程档案管理流程档案借阅流程科技信息、图书、资料管理流程公章使用管理流程办公用品采购流程办公设施维修流程公务用车流程计算机维修流程,人事管理流程,工资制作、发放流程员工招聘流程内部竞聘流程员工培训流程员工请假流程,财务管理流程,一般费用报销流程税务申报流程财务预算编制流程收入预算编制流程成本费用预算编制流程财务部成本费用预算编制流程项目成本核算流程,年度工作计划报批流程,所务会,各部门,主管副所长,总工办,编制整体年度计划,评审年度计划,通过,不通过,所长,签批,编部门年度计划,讨论定稿,修订,汇总,审批,

2、通过,下发年度计划书,不通过,计划的编制过程必须得到各级的真正重视。,根据全所目标分解各部门目标,标准图报批管理流程,业务部门,建设部等审批部门,总工办,是,立项审批,否,准备立项报批文件,审批,否,签订编制合同,是,组织编制,编号、准备报批资料,编制完成,审批,重新编制,做封面检查格式,存档,进入发行环节,是,否,终审,否,是,合同管理,专家委员会,提出立项,合同管理流程,合同签订部门,总工办,发放合同文本,签订合同,统一编号,合同统一分发,合同登记,合同备案,合同履行跟踪,合同履行完毕,存档,合同履行单位,否,是,合同的登记和备案是保证合同认真履行的重要手段，合同所提供的信息反映全所重要业

3、务的进展情况。,网上下载合同文本,合同文本领用申请,手续完整？,合同的管理不只能限于一般行政事务工作，更重要的是监督合同的执行及进度。,档案管理流程,相关部门,填写档案登记卡,分类编目,总工办,审核资料完整合格,是,否,归档,考证修订,否,资料的审核不能流于形式。,督促、定期检查各部门文件归档,文件整理归档,有关文件资料的及时归档应作为部门和相关人员的一项考核指标,主动组织、监督各部门的文件归档是档案管理人员的一项重要职责。,档案借阅流程,相关部门,填写借阅档案审批单,总工办,是,否,相关领导,主管部门领导审批,主管所长,是,否,档案借出,直接查阅,工程设计文字材料、标准设计相关档案、蓝图、底

4、图、计算书、光盘等。,否,标准设计、文书等一般档案。,提出申请,大型会议组织流程,会议召集人,会议承办部门,主管所长,会议通知,会议记录,组织相关材料,会务安排,审批,搜集整理会议资料,同意分发,会议资料存档,会议资料分发,是,否,视会议的内容将有关资料存档或分发给有关部门和员工。,大型会议的会务安排宜由行政职能部门负责，减轻业务部门的工作量。,提议开会,科技信息、图书资料购买流程,各专业部门,总工办,发行室外部书商,填写购书单,审阅是否符合需求,审批,汇总编制目录征购,员工选择,主管所长,购买,保证信息的接受符合员工的真正需求。,登记保管,总工选择书目,部门负责人审核,根据需求寻找信息,提供

5、信息,公章使用流程,否,是,否,是,审核,审批,批准,审批,无权,有权,否,是,相关部门,所长办公室,主管副所长,所长,登记存档,驳回申请,交付使用,填写用印审批单,办公用品采购流程,办公室,采购,所长,财务部,作采购计划,审批,是,否,否,是,验收入库,登记台帐,报销,清查库存,办公室主任,审核,借款,办公设施维修流程,申请部门,维修人员,办公室,检查,安排人员时间,自行解决,否,是,专业公司,执行,执行,监督检查完成情况,维修申请,公务用车流程,部门负责人,办公室,车辆调配,否,是,安排司机,申请人,有车,无车,用车,审批,出租车,申请驳回,用出租车,用车申请,计算机维修流程,使用部门,主

6、管所长,计算机管理员,检查,处理方案,外出维修审批,同意,是,是,否,否,自行解决,结束,维修申请,工资（不含奖金）制作、发放流程,各部门,所长办,部门考核表,会计记帐,工资表,所长,财务部,出纳发放,审批,审核,工资表的制定必须与员工考勤、考核情况相结合，使工资真正体现其工作情况。,财务部门只应负责负责工资的发放和帐务处理。,员工考勤、考核表,存档,员工招聘流程,应聘人,用人部门,总工办,主管所长,制定招聘计划,审批,发布招聘广告,应聘申请,预审,面试合格,拒绝/进入人才库,甄选,审批,资料核实/商定薪酬等,协商一致,正式录用,是,否,否,是,否,否,是,否,是,应聘申请人必须经过用人部门的

7、复试，保证其符合用人单位的需求。,是,提出用人申请,试用合格？,是,否,内部竞聘流程,确定竞聘岗位及条件,评审委员会,主管所长,业务、能力测试,竞聘演讲答辩,审批,审批,聘用？,是,否,否,是,是,否,制定竞聘计划,总工办,发布竞聘公告,竞聘申请,资格审查,组织考察,全所员工,公布聘任结果,重大意见？,拒绝/人才储备,合格,就任上岗,无,有,不合格,员工培训流程,受训员工,部门负责人,主管所长,分析汇总,培训主办部门,编制年度培训计划,审批,发布培训通知,安排员工参加培训,报名,审批,培训资料归档,提交培训总结,接受培训,培训记录,否,是,是,否,培训计划和培训内容的制定必须与员工的需求真正接

8、近，应注重实务培训。,涉及培训费用，总工办审核后由主管所长审批。,应视培训内容由员工自由选择参加。,审批,否,是,提出个人培训需求,员工请假流程,请假人员,部门负责人,主管所长,所长办公室,是,备案,是,批准,无权,有权,审批,审批,请假,考勤制度必须严格执行，规范管理制度，保证工作的正常进行。,否,否,填写请假单,一般费用报销流程,经办人,部门负责人,所长,是,财务部,主管副所长,审批,无,有,财务负责人审批,审批,有,权限,审批,是,是,审批权限的界定要合理，不能以固定额度作为标准，应分别情况确定不同的金额限度。,会计记帐,在现金充足的情况下，对符合审批手续的报销要有时效性。不能长期挂帐。

9、,权限,出纳付款,无,是,否,否,否,否,填写报销单,税务申报流程,填写税务申报表,交纳税款,报送税务申报表、会计报表,审核,会计,税务局,财务负责人,银行,款项划拔,完税证明,审核,根据收入计算应交税款,财务预算编制流程,年度预算的编制,年度预算的调整,收入预算,成本费用预算,损益表预算,资产负债表预算,现金流量表预算,总预算的编制,年度经营目标的确定,收入预算编制流程,分析合同情况,分析上年总收入及构成,编制本部门收入预算,汇总各部门收入预算,重新编制,进入财务预算流程,各业务部门,财务部,审批,所务会,编制全所收入预算,审批,主管所长,是,是,否,否,分析市场状况,成本费用预算编制流程,

10、各业务部门,财务部,所务会,审批,主管所长,否,职能部门,分析上年费用成本费用情况,对材料费、制图费、招投标费、劳务费等成本费用的预算。,分析上年费用成本费用情况,对会议费、报刊费、业务活动费、团体会费等变动管理费用的预算,全所人员工资、福利、医保等固定成本预算。,退休费、水电房租、折旧费等固定管理费用的预算,编制全所成本费用预算,进入财务预算流程,审批,是,否,财务费用预算,分析合同情况,财务部成本费用预算编制流程,直接成本预算,折旧费,水电房租等,职能部门费用预算,业务部门工资、福利、医保等固定成本预算,生产成本,低值易耗品,退休费,管理费用,职能部门工资费用等,资金汇拔费用,资金利息费用

11、,财务费用,各业务部门项目预算,全所成本费用预算表,项目成本核算流程,按项目重新进行成本分配,分配项目参与部门所发生的其他相关人员人工费、无法分类的直接成本及能计入部门的间接成本等。,结出项目的毛利，可作为考核该项目直接参与人员的效益指标,确定合理的分配标准和系数作为分配其它成本费用的依据（如项目所占的工作小时数）。,将项目直接发生的人工费、材料费、分包支出、税金等计入项目直接成本。,分析汇总各项成本费用（成本费用应按项目设明细科目以便分类）,计算该项目的总成本。,结出该项目的净利，可作为考核部门的效益指标。,分配全所的管理费、财务费、所得税等。,结出该项目的为全所提供的净利润，可作为考核该项目为全所创收的指标,