学校常用公文写作培训.ppt

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1、学校常用公文 写作培训,请示与报告的含义和异同,（一）请示的概念 请示：是下级机关向上级机关或业务主管机关请求指示或批准事项使用的上行公文。,（二）报告的概念,报告：是下级机关向上级领导机关，业务主管机关、部门向机关领导，执行机关向权力机关汇报工作、反映情况、提出意见建议、答复询问所使用的陈述性上行公文。,相同点,请示与报告都属于上行文，都具有反映情况、提出建议的功用。,不同点,1内容要求不同。请示的内容要求一文一事；报告的内容可一文一事也可一文数事。2侧重点不同。请示属于请示性公文，侧重于提出问题和请求指示、批准；报告属于陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或者建议。3行文目的不同。请示的目

2、的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。4行文时间不同。请示必须事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。5报送要求不同。请示一般只写一个主送机关；受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示事项；报告可以报送一个或多个上级机关。,不同点,6篇幅不同。请示一般都比较简短；报告的内容涉及面较为广泛，篇幅一般较长。7标题写作不同。一般来讲请示的标题中不写报告二字，就是x x x关于x x x x x x的请示；报告的标题中不写请示二字，就是x x”x关于x x x xx x的报告

3、。8结束用语不同。请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。9处理结果不同。请示属于“办件”，指上级机关应对请示类公文及时予以批复；报告属于“阅件”，对报告类公文上级机关一般以批转形式予以答复，但也没必要件件予以答复。,请示与报告不分的几种表现形式,1把请示当作报告。就是把请求指示、批准的请示当作了报告。如x x xx关于申请购买x x x x的报告，指本机关根据工作需要，提出购买x x x的要求，请求上级机关予以批准，批准后方可执行的事情。这类应属

4、于请示。,2把报告当作请示,有些报告是下级呈送给上级并要求批转的报告，这类报告应属于呈转性报告极易被当作请示。如x x x x关于x x x x的报告末尾处应写“以上报告，如无不妥，请批转x x x执行。”属于典型的呈转性报告但是往往被当作了请示。,3请示与报告混合型,有些公文既请示工作又报告情况或者既报告情况又夹带请示事项，这些形式都不符合文种的使用规范。如x x x x关于x x x x的请示报告，这类文件形式，其内容既汇报了工作，又顺便提出了请示或者一文数项请示，这种混合的形式，极易使上级机关理不出头绪，处理了一件事情而耽误了另外几件事情。,（三）请示的一般写法,1.请示的分类根据内容、

5、性质的不同，请示分为：请求指示性请示、请求批准性请示、请示批转性请示。,2.请示的原则,（1）对上级的方针政策有不了解的问题；（2）工作中新近发生比较重大的、本单位一时没有把握处理的问题；（3）本地区、本部门因情况特殊难执行统一规定，需要变通处理的问题；（4）开展某项工作遇到的人力、物力、财力方面难以解决的问题等。,注意两点:,第一，要避免事前不请示，事后不报告的情况；第二，不能事无巨细都向上级请示。,3.请示的结构、内容和写法,（1）首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。标题。请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如县教育局关于的请示；另一种是由事和文种构成

6、，如县教育局关于扶贫助学工作的请示。,主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。,（2）正文。其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。开头。主要交代请示的缘由。它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。原因讲的客观、具体，理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断，予以有针对性的批复。,主体。主要说明请求事项。它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。这部分内容要单一，只宜请求一件事。另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。,结语。应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”

7、，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。,（3）落款。一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间年月日。党委用阿拉伯数字日期：2010年4月9日。政府部门用中文数字日期：二一年四月九日。,4.撰写请示的注意事项,首先必须严格遵守行文规则，如：一般不得越级请示；请示必须是一文一事；一般只写一个主送机关；除领导直接交办的事情外，不得直接送领导本人。其次，正文一般应包括两部分，一是请示的缘由，即请示的根据。这一部分陈述的情况要真实，理由要充分。二是请示事项，即请求指示、批准的项目。提出请求的事项要注意集中

8、明确、切实可行，要考虑必要性，又要考虑可能性；既要考虑本地区、本部门的需要，又要照顾到全局的利益。,会理县教育局关于引资修建会理县实验中学学生食堂的请示,县人民政府：会理县实验中学2007年8月竣工交付使用，并开始招生，现有在校生3048人，其中初中在校生1639人，高中在校生1409人。目前学校只有临时搭建的学生食堂，达不到中学食堂标准，学生就餐十分拥挤，食品卫生安全压力大，急需修建学生食堂。县教育局经多方协调争取，2008年省教育厅将该校学生食堂列入省十年行动计划项目，并下拨资金90万元。按照生均1.5平方米的中学生食堂建筑标准和今后学校4000人的发展规模，应建筑学生食堂6000平方米，

9、每平方米造价按1500元计算，需投资900万元，缺口资金810万元。,由于2008年8月30日会理县发生6.1级地震，使我县遭受严重损失，77013间房屋倒塌，99075间房屋严重受损，直接经济损失18.3亿元。其中教育教育系统受损校舍396幢，2618间，116661平方米，经济损失2.5亿元，灾后恢复重建任务十分繁重，资金严重缺乏，财政无法再投资进行修建。经研究，我们拟采取招标方式招聘有一定经济实力的单位或个人出资810万元修建会理实验中学学生食堂，食堂建成后，按股份制经营，待县财力充足时，再按投资方的投资归还本金利息。妥否，请批示。二九年十一月十九日,指示性请示,关于会计人员职权条例中“

10、总会计师”既是行政职务又是技术职称的请示 财政部：国务院1987年国发1987号通知颁发的会计人员职权条例规定，会计人员技术职称分为总会计师、会计师、助理会计师、会计员四种；其中“总会计师”既是行政职务，又作为技术职称。在执行中，工厂总会计师按条例规定，负责全厂的财务会计事宜；可是每个工厂，尤其大工厂，授予总会计师职称的人有四五人，究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜，执行总会计师的职责与权限呢？我们认为宜将行政职务与技术职称分开。总会计师为行政职务，不再作为技术职称，比照最近国务院颁发的工程技术干部技术职称暂行规定将条例第五章规定的会计人员职称的“总会计师”改为“高级会计师”。以上意见是否妥当

11、，请指示。二年月日,关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的请示 国务院：随着对外改革开放的不断扩大，人民生活水平不断高，近年来，中国公民自费出国旅游不断增加，为适应改革开放形势，加强中国公民自费出国旅游的管理，特制定了中国公民自费出国旅游管暂行办法。附件：中国公民自费出国旅游管理暂行办法 以上暂行办法如无不妥，请批转发布执行。国家旅局（盖章）公安部（盖章）二年月日,（五）报告的一般写法,1.报告的特点（1）单向性。报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的单方向上行文，不需要上级机关给予批复。（2）陈述性。报告在汇报工作、反映情况时，所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。本单

12、位遵照上级的指示，做了什么工作、怎样做的这些工作、取得了哪些成绩、还存在哪些不足，必然要一一向上级陈述。,（3）事后性。在机关工作中，有“事前请示，事后报告”的说法。多数报告，都是在开展了一段时间的工作之后，或是在某种情况发生之后向上级作出的汇报。但建议报告没有时显的事后性特点，应该尽量超前一些。,2.报告的分类,常用的报告有5种：工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告。(1)工作报告凡是用来向上级汇报工作的报告，都是工作报告。可分为：综合工作报告和专题工作报告两种。,(2)情况报告 如果本单位出现了正常工作秩序之外的情况，譬如说发生了事故，出现了意想不到的问题等，对工作产生了一定程

13、度的影响，应该及时向上级将有关情况原原本本的进行汇报。,(3)建议报告对自己职权范围内的某方面工作有了深思熟虑、切实可行的设想之后，将其归纳整理成意见、办法、方案，上报上级，希望上级机关采纳，这就是建议报告。,(4)答复报告答复上级机关询问的报告，称为答复报告。这种报告内容针对性最强，上级询问什么，就答复什么，不能答非所问。对待上级机关的询问，一定要慎重，如果不了解真情，要经过深入的调查研究后再作答复。,(5)报送报告这是向上级报送文件、物件时使用的报告，正文通常非常简略，只需写明“现将报上，请指正(请查收)”即可。真正有意义的内容都在所报送的文件里。,3.报告的写法,报告的标题报告的标题，有

14、两种写法，一是发文机关主要内容文种的写法，如中共中央纪律检查委员会关于清理党政干部违纪违法建私房和用公款超标准装修住房的报告；二是主要内容文种的写法，如关于进一步加强我市公共场所防火工作的报告。,报告的主送机关行政机关的报告，主送机关一般只送一个上级机关即可。有时主送机关可以不止一个。一般情况下不要越级行文。,(2)报告的正文,报告导语导语指报告的开头部分，它起着引导全文的作用，所以称为导语。不同类型的报告，其导语的写法也有较大不同。概括起来，报告的导语有以下几种类型：,背景式导语。就是交代报告产生的现实背景。根据式导语。就是交代报告产生的根据。叙事式导语。在开头简略叙述一个事件的概况，一般用

15、于反映情况的报告。目的式导语。将发文目的明确阐述出来作为导语。,报告主体,总结式写法。这种写法主要用于工作报告。主体部分的内容，以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识，类似于工作总结。,“情况原因教训措施”四步写法。这种结构多用于情况报告。先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。指导式写法。这种结构多用于建议报告。希望上级部门采纳建议，批转给有关部门执行、实施，是建议报告的基本写作目的。为此，建议要针对某项工作提出系统完整地方法、措施和要求，对工作实行全面的指导。形式上采用分条列项的方法逐层表

16、达。,报告结语,报告的结语比较简单，可以重申意义、展望未来，也可以采用模式化的套语收结全文。模式化的写法大致是：“特此报告”；“以上报告，请审阅”；“以上报告如无不妥，请批转执行”等等。,二、公文排版和印制规范,（一）公文用纸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm297mm，尺寸允许偏差见1毫米。,（二）公文页边与版心尺寸,公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm公文用纸下白边为：35mm1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm公文用纸右白边为：26mm1mm版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）,（三）文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文颜色均为黑

17、色。,（四）排版规格与印刷装订要求,1排版规格：正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。2制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。3 印制要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。4 装订要求：公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90度，无毛茬

18、或缺损。,（五）公文中各要素标识规则,1.眉首（1）公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。（2）秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级各保密期限之间用“”隔开。,（3）紧急程度。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。（4）发文机关标识。由发文机关

19、全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。,发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。,（5）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不

20、编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。,（6）签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。,2.主体,（1）公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（2）主送

21、机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。,（3）公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。（4）附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一

22、起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。,（5）成文时间：用汉字将年、月、日标全；政府部门的用中文数字标注日期，“零”写为“”；党委或党支部文件用阿拉伯数字标注日期。（6）单一发文印章：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。,联合行文印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均

23、压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。,（7）特殊情况说明：公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（8）附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识

24、在成文时间下一行。,3.版记,（1）主题词：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。（2）抄送：公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。,（3）印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3 号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。（4）版记中的反线：版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。（5）版

25、记的位置：版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。,（9）页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。,4.公文中的表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。,5.公文的特定格式（1）信函式格式：发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条武文线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行距中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。,（2）会议纪要格式：会议纪要标识由“会议纪要”组成。其标识位置同，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准规定。,谢谢！祝大家身体健康工作顺利万事如意！,