规范化数字档案室.ppt

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1、规范化数字档案室建设及数字化加工探讨,余姚市档案局(姚军达）,主要内容,规范化数字档案室建设,一、软、硬环境建设,1、组织保障建设建立档案信息化领导小组档案信息化纳入信息化总体规划（电子政务建设）有专门制度电子文件归档制度数字化技术规范档案数据安全保密制度档案数据网上查阅制度档案数据管理维护制度,2、硬件设施建设基础设施建设包括两方面，硬件设施和软件设施,硬件设施（规范第二章第五条）,服务器,终端机（计算机）,扫描仪、数码相机等,光盘、磁带、刻录机等备份设备,UPS（不间断）电源,打印机,服务器用于满足数字化档案管理的海量存储、海量查询和按需扩展的弹性部署需求，具有高可靠性、高性能、高呑吐能力

2、、大内存容量等特点，为各用户端的访问提供各种共享服务的计算机。最低要求为：2U/PIII Xeon 2.0GHz/1GB,硬件设施,计算机做为客户端用于访问服务器或进行档案数字化处理的终端设备，一般为个人计算机。最低要求为P4级2.0GHZ主频CPU，256M内存，80G硬盘空间,硬件设施,扫描仪、数码相机用于纸质、照片档案的数字化。各单位应根据室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况，合理配置不同规格的扫描仪等数字化设备。对于工程、产品设计单位应该配备大型扫描仪；需要批量扫描的单位，一般应配备具备自动进纸功能的扫描仪，以提高扫描工作效率；扫描纸张质量较差或珍贵的档案，一般应采用平板扫描仪，以保护档

3、案原件。,硬件设施,光盘、磁带、刻录机等存储备份设备用于纸质、数码照片、多媒体档案数字化的备份（一般用光盘、磁带、移动硬盘等载体的脱机备份。对于档案数量较多的单位可以采用SAN存储构架的海量存储设备等）,硬件设施,UPS（不间断）电源用于终端机和服务器等数字设备的断电保护，使数字设备在断电之后仍能正常运行，提升系统的运行稳定性、可靠性、确保档案信息的安全运行。,硬件设施,打印机用于各类档案目录和图文的输出。,硬件设施,浙江省示范（规范化）数字档案室创建要求：配备计算机、扫描仪、打印机、数码相机、刻录机、档案专用服务器等 硬件每缺1项扣1分，最多扣4分。,软件设施（规范第二章第六条）,操作系统,

4、扫描软件,档案管理应用平台（档案管理系统）,二、技术层面建设,软件设施,操作系统选择运行稳定、安全可靠、与硬件选型相匹配的主流操作系统。服务器的操作系统要求运行WINDOWS2000 SERVER客户端计算机的操作系统要求运行WINDOWS2000,软件设施,扫描软件 使用扫描仪自带或其它扫描软件（有些是默认的），并根据需要采用photoshop等图像处理软件进行后期处理。,软件设施,档案管理应用平台（档案管理系统）应根据数字档案室要求开发电子文件归档管理系统、数字档案室管理系统、档案查询利用系统等，构建符合本单位实际、功能齐全、扩展性好、安全可靠、后期维护有保障的档案管理应用平台。档案软件系

5、统应同时具备对档案目录数据和全文数据的采集、加工、管理和利用等基本功能。,浙江省示范（规范化）数字档案室创建要求：软件包括相关的数字档案应用平台和管理系统，系统应同时具备档案数据库和全文数据库的采集、管理和利用等功能；单位有OA系统的应与档案管理系统有效链接。系统软件功能不全的酌情扣分，最多扣5分；档案管理系统未与单位OA系统有效链接的扣1分。,3、网络系统 建设（规范第二章第七条）,档案数据网络,数据交换,网络系统建设,档案数据网络 应配备高性能的符合信息安全要求的网络设备和设施，建设档案数据网络进行档案数据整理加工和存储管理。档案数据网络应相对独立，与外部网络实现物理或逻辑隔离。,网络系统

6、建设,数据交换 档案数据网与办公网、业务网的数据交换应分层授权，专人负责，保证数据的安全。各单位应积极搭建安全、稳定、高性能、跨平台、跨系统、跨应用的信息交换平台，从而实现应用数据交换的快捷、方便、安全，并且具有良好的稳定性、安全性及可扩展性。,（三）档案数字化建设（档案目录数据库建设）,以特定方式组织起来的档案数据集合。具体地讲，就是为满足多个用户多种应用需要，按照一定的数据模型将本单位所保管的档案信息存贮在计算机中以备使用的数据形式。（如：文本型、图像型、图形型、音频型、视频型、数据型、程序型等归档电子文件数据。）,数据库,目录数据库,全文数据库,数据库定义：,1、目录数据库,定义：将档案

7、信息以二维数据表的形式保存的集合。通俗地讲，所谓目录数据库就是用档案管理软件将档案信息按照一定格式录入到计算机中保存，形成的数据集。也就是将我们以前手工抄写的案卷目录、文件目录等检索工具的内容，录入计算机，形成机检目录，以待查询利用。,目录数据库,浙江省示范（规范化）数字档案室创建要求：100%的室藏档案有电子目录，建立室藏各类档案目录数据库，并实现计算机检索。档案实体与电子目录一一对应，合格率应达99%；目录数据录入完整准确规范，合格率达到95%以上。建立2种以上专题数据库。（职务任免、编研成果、新闻媒体报道、各类荣誉等）,2、全文数据库定义：是电子文件的数据集合。具体地讲就是借助数字设备及

8、第三方软件将纸质等载体的档案信息转化为可用计算机等数字设备阅读、处理的电子文件信息的数据集合。,归档电子文件的数据格式建议为：文字型电子文件推荐采用XML、PDF、RTF、TXT、DOC、XLS格式；图像型电子文件推荐采用TIFF或JPEG格式（扫描文件）；音频型电子文件推荐采用MP3或WAV格式；视频型电子文件推荐采用MPEG或AVI格式；CAD文件建议采用DXF、DWF格式。其他类型的电子文件推荐采用相关标准或通用格式。（如电子文件元数据。推荐采用XML等格式）,全文数据库,浙江省示范（规范化）数字档案室创建要求：纸质档案保管期限为永久、长期（或30年）的文书档案、业务档案和科技档案；保管

9、期限为永久的会计档案应完成全文数字化扫描。每完成1年得1分。档案数字化成果质量符合国家和省有关纸质档案数字化技术规范的要求。建立多媒体数据库，完成室藏重要照片、声像、实物等档案数字化。,全文数据库,实现方式：纸质档案和照片档案的数字化一般采用扫描方式进行.,注意：1、一般的民用数码相机不可做为纸质和照片档案的数字化工具,2、录音录像档案应采用专用的数字设备进行数字化,小结,数字档案建设多媒体数据库建设室藏照片实物档案声像档案,小结,数字档案建设目录数据建设案卷级文件级档案全文数据建设文书永久、长期或30年的业务、科技、会计永久的扫描的具体要求,小结,电子文件归档实物档案声像档案,规范化数字档案

10、室具体建设探讨,数据库管理存储设备专人负责维护管理定期检查记录安全保管制度和备份制度电子文件、数字档案脱机保存需一式三份（可选用一次写光盘、磁带）按规定备份电子业务数据、电子公文、档案数字化成果,规范化数字档案室具体建设探讨,数据库管理涉密电子档案有专用的存储设备涉密电子档案销毁审批手续,规范化数字档案室具体建设探讨,开发利用制定电子档案利用制度建立利用登记表在本单位的网页上发布档案信息及编研成果,1、制度建设（规范第五章第十六条）建立健全本机关的数字档案室管理制度，具体包括电子文件归档与管理办法、档案数字化技术标准、档案安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度、电子档案鉴

11、定销毁制度等部分。以上制度应由机关档案部门根据实际需要提出，可根据需要形成一个制度，也可分别形成多个制度，按有关程序以正式文件的形式颁布实施。,三、制度建设,电子文件归档与管理办法。明确电子文件归档范围、责任、格式、程序、方法和质量要求等。,档案数字化技术标准。明确本机关各种门类、载体档案进行数字化的具体要求，针对不同载体形式的档案逐一制定，具体应包括需要数字化的档案门类、数字化的范围、技术标准等。,档案安全保密制度。明确规定电子档案安全管理职责要求、措施方法，网上利用权限的划分标准以及档案阅读使用范围等。,档案数据网上查询利用制度。明确规定网上查询利用档案的范围，查询利用的程序方法及安全要求

12、。,档案数据管理维护制度。明确规定档案数据入库、修改、检测、备份、删除等操作的具体程序和方法。,电子档案鉴定销毁制度。明确规定电子档案鉴定销毁的基本原则、方法和技术要求。,2、数据管理（规范第四章第十二条）各机关应加强数字档案室建设的安全管理，指定专人负责档案数据的安全工作。数据入库数据修改数据备份数据删除,数据入库。电子档案及其目录数据应进行真实性、完整性、有效性鉴定，确认达到相应技术要求后，经档案部门负责人签字同意后，才能入库保管。,数据修改。入库后的档案数据一般不能修改。入库数据有错误确需修改的，应形成书面报告，按相关制度规定的程序进行批准后方能修改,数据备份。电子档案及目录数据至少应制

13、作三套脱机备份，一套封存，一套异地保存，一套提供利用，并定期进行更新备份。有条件的机关，建议采用双机热备份加磁盘阵列存储管理。各机关应按照档案行政管理部门的要求，向国家综合档案馆报送列入登记备份范围的档案数据（包括各类电子文件和档案数字化成果）,数据备份形式在已联网的情况下，电子文件和档案数字化成果备份数据的移交工作可在网络上进行。未联网的情况下，采用脱机移交的方式，脱机载体按优顺序依次推荐为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。建议采用一次写光盘（推荐DVD数据光盘）作为脱机移交的主要载体。也可以根据各单位实际，采取在线备份、离线备份，完全备份、差异备份、增量备份等不同技术手段

14、进行数据备份。,数据备份时间电子业务数据可根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求具体确定。对于数据变动频繁的，可每日备份；对于数据变动较少的，可每周、每旬、每月、每季、每半年备份，但每年至少一次以上。电子公文根据每年进行一次登记备份，一般应在第二年6月底前完成前一年度电子公文的登记备份。档案数字化成果每年进行一次登记备份。一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的档案数字化成果的登记备份。,数据删除。入库数据不能随意删除。经鉴定确无保存价值的档案数据，按相关制度规定的程序审批同意后，按要求删除数据。删除数据操作应形成纸质记录并存档。,3、数据利用（规范第四章第十三、十四、十五条）在本机关局域网

15、络、专用网络或其它安全网络内应实现非涉密数字化档案信息在线查询利用；根据需要提供电子邮件或其他通讯方式的非在线查询利用。应通过日志等手段建立网上查询利用记录，对档案查询利用进行全程监督。编制提供本机关基础数字、重要工作和重大事件等电子编研成果，通过办公网络提供档案信息服务。,浙江省示范（规范化）数字档案室创建要求：1、建立健全电子档案利用和利用登记制度，确保档案信息资源在规定范围内的有效共享。2、采用网页文件、CHM文件或PDF电子文档等格式编制实用的电子档案编研成果不少于3种。3、建立数字档案室信息发布网站，有关室藏档案、档案工作和档案管理的信息与成果均在档案信息网上发布，并且更新及时，点击

16、率高、内容丰富、效果显著。,示范（规范化）数字档案室的申报2010年6月1日浙江省档案局关于开展规范化数字档案室创建和示范数字档案室评选活动的通知（浙档发201018号）1、申报时间：每年一次2、申报范围：各级机关、人民团体及国有企业事业单位，其它企事业单位可参照执行。3、申报程序和评选标准程序：推荐、初审、复审、终审。由各县（市、区）档案局组织申报，市档案局审核推荐，省档案局审定、命名和通报表彰。评选标准：测评标准得分在80分（含）以上的为“规范化数字档案室”，由各市自行命名表彰；在创建“规范化数字档案室”基础上，测评得分在90分（含）以上，推荐评审“示范数字档案室”。各县（市、区）每年各评

17、选23个。,数字化加工,纸质档案照片档案声像档案,纸质档案数字化规范（试行）,1.规范性引用文件 GB/T 17235.11998信息技术连续色调静态图像的数字压缩编码第一部分:要求和指南 GB/T l7235.21998信息技术连续色调静态图像的数字压缩编码第二部分:一致性测试 GB/T l88942004电子文件归档与管理规范 DA/T 312005纸质档案数字化技术规范,纸质档案数字化规范,2.术语和定义 2.1 数字化digitization用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。2.2 纸质档案数字化digitization of paper-based records采用扫

18、描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。,纸质档案数字化规范,2.3 数字图像digital image表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。2.4 黑白二值图像 Binary image只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑和白的两种状态文字稿、线条图、指纹图等。,纸质档案数字化规范,2.5 连续色调静态图像continuous-tone still image以多于两级灰度的不同

19、浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。2.6分辨率resolution单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。2.7 失真度distortion measure对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。,纸质档案数字化规范,2.8 可懂度intelligibility数字图像向人或机器提供信息的能力。2.9 图像压缩image compression消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF(LZW)

20、、JPEG等压缩格式。,纸质档案数字化规范,2.10 标记图像文件格式 Tagged Image File Format（TIFF）一种基于标记的无损(不丢失信息)压缩格式，用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。主要适用于黑白二值、灰度及彩色模式下的图像存储。2.11 联合摄影专家组 Joint photographic Experts Group（JPEG）一种丢失少量信息的压缩格式，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要的计算机平台和Web浏览器。主要适用于灰度以及彩色模式下的图像存储。,纸质档案数字化规范,3.纸质档案数字化基本要求 3.1 数字化对象的确定原则 应当对所要进行数字

21、化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认，属于归档范围且具有永久和长期保存价值、符合国家有关规定的纸质档案可列入数字化加工的范围。,纸质档案数字化规范,3.2 基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。,纸质档案数字化规范,3.3 过程管理加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，同时建立起完整、规范的数字化加工各环节登记记录。,纸质档案数字化规范,4.档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。,纸质档案数字化规范,4.1目录数据准备4.

22、2 拆除装订4.3 区分扫描件和非扫描件4.4 页面修整4.5 档案整理登记4.6 装订,纸质档案数字化规范,4.1 目录数据准备按照余姚市市级机关档案室电子目录数据库结构与交换格式的要求，规范档案目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段类型和长度，并对错误或不规范的目录数据进行修改。,纸质档案数字化规范,4.2 拆除装订在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。,纸质档案数字化规范,4.3 区分扫描件和非扫描件按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。扫描文件区分的原则是：无关和重复的文件，以及文件形成过程中所产生的最后稿本外的其他各种

23、稿本、参考资料、文件处理单等要剔除。,纸质档案数字化规范,4.4 页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。,纸质档案数字化规范,4.5 档案整理登记制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单。,纸质档案数字化规范,4.6 装订扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，案卷不漏页、不掉页，装订左边和底边整齐，不压字，做到安全、准确、无遗漏。,纸质档案数字化规范,5.档案扫描 5.1 扫描方式 5.2 扫描色彩模式 5.3 扫描分辨率 5.4

24、扫描登记,纸质档案数字化规范,5.1 扫描方式根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用专用数码平台进行扫描或者采用图像拼接方式处理。同一页面有两个以上文件，需分别扫描。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。,纸质档案数字化规范,5.2 扫描色彩模式普通文件、档案可采用黑白或灰度模式扫描。需永久或长期保存、向市档案馆移交的档案，一般应采用彩色模式进行扫描。,纸质档案数字化规范,5.3 扫描分辨率扫描分辨率一般建议选择大于或等于150dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适

25、当提高分辨率。需要进行OCR汉字识别、向市档案馆移交的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于300dpi。图纸类文件扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。,纸质档案数字化规范,5.4 扫描登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。,纸质档案数字化规范,6.图像处理 6.1 图像数据质量检验6.2 纠偏6.3 去污6.4 图像拼接,6.1 图像数据质量检验对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图

26、像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。,6.2 纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于3度。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。,6.3 去污去除数字图像中影响可懂度的杂质。档案数字化图像的去污，应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。,6.4 图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。,纸质档案数字化规范,7.图像存储 7.1 存储格式7.2 图像文件的命名,纸质档案数字化规范,7.1 存储格式用于代替原件保存和需要移交至市档案馆的档案，采用多页TIFF格式存储（

27、如果做不了多页，建议JPEG）。存储时的压缩模式的选择，应以保证画面质量无损的前提下，尽量减小存储容量为准则，建议选择LZW压缩模式。用于提供网络查询的扫描图像，也可存储为JPEG、CEB、PDF或其他格式。,纸质档案数字化规范,7.2 图像文件的命名命名原则每份档案文件与其图像文件通过档号和图像文件名的一致性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。,纸质档案数字化规范,命名格式7.2.2.1 命名格式（一）对立卷改革之前的纸质档案进行扫描，其图像文件命名格式按照余姚市市级机关档案室电子目录数据库结构与交换格式规定执行。存储时应按全宗、目录、案卷分级建文件

28、夹存储，其中的每一份文件也需要单独创建文件夹。,纸质档案数字化规范,文件夹命名：全宗号4位；目录号3位；案卷号3位；页号3位或7位（末份文件夹的命名为7位）。如有特殊情况需向余姚市档局（馆）协商处理。文件命名各组成部分名字长度为：全宗号4位；目录号3位；案卷号3位；页号3位；（不足以上位数的以“0”补齐。命名标准其组成格式简单表述如下：,纸质档案数字化规范,全宗号 目录号 案卷号 页号 4位 3位 3位 3位 0001-001-001-001,纸质档案数字化规范,另注：末份文件夹内文件命名部分名字长度为：全宗号4位；目录号3位；案卷号3位；页号7位（不足以上位数的以“0”补齐）。命名标准其组成

29、格式简单表述如下：全宗号 目录号 案卷号 页号 4位 3位 3位 7位 0001-001-001-001-050,纸质档案数字化规范,8.2.2.2 命名格式（二）立卷改革后形成的纸质档案的扫描，其图像文件命名由全宗号、年度、保管期限、档案室编件号等四部分组成，各字段间用“-”连接，即以xxxx-xxxx-xxxx-xxxx.tif(0001-2011-30年-0001.tif)表示，数据结构见下表：,纸质档案数字化规范,纸质档案数字化规范,全宗号用四位代码标识，如“0002”表示2号全宗。年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2002”表示2002年。保管期限用“10年”、“30年”、“永久

30、”标识。,纸质档案数字化规范,档案室编件号是归档文件的流水号，用四位阿拉伯数字标识，如“0002”表示第2个文件。对组织机构或问题是指作为分类方案的组织机构或问题名称的规范化简称。一般单位没有用到，需要的单位单独向市档案局商讨、待定。,纸质档案数字化规范,8.目录建库 8.1 数据格式选择 8.2档案著录8.3目录数据质量检查,纸质档案数字化规范,9.数据挂接9.1汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过在线或离线方式加载到数据服务器。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的批量、快速挂接。,纸质档案数字化规范,9.2

31、交接登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。,纸质档案数字化规范,10.数据验收10.1 目录数据验收以全宗的一个或多个目录为单元，随机抽查5%的数据，对条目数量及其著录项目内容的准确性进行逐条检查。其中，档号的合格率要求达到100%，其他项目抽检合格率要求达到95%以上（含95%）。合格率抽检合格文件数/抽检文件总数100%,纸质档案数字化规范,10.2图像数据验收以多个目录为单位，随机抽查5%的条目数据相对应的图像数据，对图像数量及其图像内容的准确性进行检查。图像

32、应符合本规范中所规定的分辨率、文件格式及色彩模式。图像文件的命名必须与条目档号相一致，一致率要100%；扫描图像完整性要求100%正确，完整性包括不准缺页、漏页。图像的倾斜度、清晰度、整洁度等技术指标，要求抽检合格率达到95%以上（含95%）。合格率抽检合格文件数/抽检文件总数100%。,纸质档案数字化规范,11.数据备份 11.1 备份范围 11.2 备份方式 在线备份 离线备份,纸质档案数字化规范,11.3 数据检验 11.4 备份标签 11.5 备份登记,纸质档案数字化规范,12 数字化成果管理12.1 可选用在线和离线方式，配合相应的软件对数字化成果进行管理。12.2 应加强对纸质档案

33、数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。12.3 纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。,小结,1、纸质档案,用扫描仪数字化时，扫描类型建议采用“黑白”和“灰度”两种方式，如果要保留红头文件和印章可以选用“彩色模式”，采用哪种模式的标准是以扫描出来的文件要清晰，不失真为准，也要考虑载体的容量问题。,对于页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带图片的档案材料，可采用黑白方式进行扫描；对于清晰度较差或者带有图片的档案材料，以及页面为多色文字的档案采用灰度方式。,需要注意的几个问题：扫描方式一定要根据不同档案材质 来选择，不能

34、一概而论。选取有效范围进行扫描，去除多余的 白边，以有效缩小图像文件的容量。,纸质档案技术标准,纠偏 对出现偏斜的图像应进行纠编处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。去污 对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。,纸质档案技术标准,纸质档案技术标准,扫描的图像应保存为TIFF或JPEG格式。其中扫描类型选择“黑白”的，存为TIFF格式；扫描类型选择“灰度”和“彩色”的存为JPEG格式。,纸质档案技术标准,纸质档案的扫描仪光学分辨率一般建议选择150d

35、pi。扫描的线数可以根据所扫材料的清晰度作适当的调整。如果材料较差并且尺寸较小，可以适当提高线数；如果材料清晰或幅面较大，可以考虑减少线数。减增的多少以扫描后图象按原尺寸显示清晰可见为标准。,纸质档案技术标准,对于图纸档案建议用大型扫描仪扫描，分辨率建议选择200dpi若用小型扫描仪扫描所得图象，处理后应保持与原件的一致性,纸质档案技术标准,扫描图像缩放比应为100 对于印件、定稿为同一份的文件，只需扫描印件,2、照片档案,照片档案技术标准,照片档案数字化采用扫描方式进行。彩色照片扫描类型采用“彩色”模式；黑白照片扫描类型采用“灰度”模式。,扫描后的照片建议采用JPEG格式,扫描图像缩放比应为

36、100,照片档案技术标准,照片档案技术标准,对于所扫描的照片，以常见5寸照片大小（12.5cm*8.5cm）为参照，统一采用600pdi;对于其他太大或太小的照片，扫描线数可作相应调整，一般照片尺寸越小扫描线数越大；对于一些涉及重要历史事件和任务的照片，其扫描精度可在以上基础上适当增加。,存档的重要的照片要用600dpi一般使用的要用200dpi或300dpi仅限于提供网上查询利用用72dpi,3 录音、录像档案 录音带录音带数字化应选用44.1khz（频率）作为采样标准（CD的标准）。录音带数字化后存储格式应为WAV或MP3。,音像档案技术标准,录像带录像带数字化的数据传输率应不低于4mb/

37、s。录像带数字化采用MPEG2压缩存储标准。音像档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。,音像档案技术标准,音像档案应采用专用的数字设备进行转化,4 实物档案 实物档案可以采取扫描和数码拍摄两种方式进行数字化，扫描参数设置参考纸质档案数字化相关要求，数码相机拍摄的像素数应在300万以上。,实物档案技术标准,常见问题,常见问题如何保证文书类纸质档案与相应电子档案的一一对应原先只有纸质档案和电子目录的操作首先需要对原有纸质档案进行数字化加工(分辨率=200dpi,格式为JPEG、TIFF，完整、清晰、无错)对生成的电子文件命名方式全宗号-年度-期限-件号数据挂接，建立电子文件与电子目录的一一对应,常见问题,常见问题如何保证文书类纸质档案与相应电子档案的一一对应目前有电子档案又有纸质档案的操作电子档案文件名规范化全宗号-年度-期限-件号数据挂接，电子档案与电子目录的挂接,常见问题,常见问题如何保证在规定时间内完成档案数字化工作建议使用中介方式服务外包,常见问题,电子文件的利用？本单位自己的发文形成的电子稿政府OA中收到的电子文件其他,谢谢大家！,