秘书实务与公文写作教案第一篇.ppt

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1、秘书实务与公文写作,主讲教师：中文系讲师 办公室主任主修方向：传播学 公共关系学联系电话：,吴进友,第一编 现代秘书实务,第一章 秘书的概念第一节、我国秘书概念的古今异同1、古代对秘书人员的称谓先秦：史秦代之后：尚书、中书舍人、长史、主簿、幕宾、师爷等。,2、古代文献记载的秘书含义秘书一词早期不是指人。而是指具有秘密性质和神秘色彩的图书。一是指封建帝王宫禁内收藏的各种经典文献。另一类是指谶纬图箓。3、我国古代秘书官的称谓秘书寺、秘书省、秘书监、秘书丞、秘书郎、秘书令。,第二节、我国现代秘书概念的确立,1、现代秘书意义的雏形：光绪三十三年（公元1907年）安徽巡抚率先在衙门中设立秘书、助理秘书等

2、官职，负责掌管机密折电，函牍，并处理不属于其他各部门职责范围内的事。,2、现代秘书意义的开宗：是以孙中山建立的中华民国临时政府的建立为标志。中华民国临时政府实行总统制，下设秘书处，设秘书长一人，秘书若干人，政府各局、部也设立秘书室、秘书科和秘书官等。意义：1、摆脱了与图书的关系，2、真正具有了现代秘书的职能。,第三节 秘书的概念1、涵义：秘书是以为全面处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员。2、辅助理解：（1）秘书活动的根本对象是领导者。（2）秘书活动的根本职能是辅助管理。,决策中心,执行系统,监督系统,反馈系统,受控系统,研究系统,输入,方案,指令,（3）秘书活动的基本方式是处理信

3、息和事务。（4）秘书活动的根本性质是辅助性。,第二章 秘书组织结构,一、秘书组织的年龄结构。年龄结构是秘书组织结构中的一个亚结构。不同年龄的人有不同的体力和智力，适合承担不同的分工老年秘书：实践经验丰富，处理实际问题能力强，能起“坐镇”作用。,中年秘书：具有强壮的体力、充沛的精力、较高的智力，也具有较丰富的实践经验和较强的解决实际问题的能力，被称为秘书队伍中的“中流砥柱”。青年秘书：体力和智力上都占优势，缺乏实践经验和解决实际问题的能力。,秘书系统的合理结构,老年（4560）,中年（2945）,青年（1829,老中青秘书的合理结构应为两头小、中间大的结构形状,二、秘书系统的职务等级结构,部、省

4、级正职：三至四级 国务院办公厅秘书长等部、省级副职：四至五级 以上副职等司、厅级正职、巡视员：五至七级省政府办公厅秘书长等司、厅级副职、助理巡视员：六至八级 以上副职等,处、县级正职、调研员：七至十级 州政府秘书长等处、县级副职、助理调研员：八至十一级，以上副职等科、乡级正职、主任科员：九至十二级，县政府办主任等科、乡级副职、副主任科员：九至十三级，以上副职等科员：九至十四级，办事员：十至十五级。,第三章 秘书与领导者的关系第一节 秘书与领导者的矛盾关系一、秘书与领导者的同一性表现为两个方面：首先秘书与领导者双方作为矛盾着的对立面，必须相互依存，互为条件。其次是指秘书与领导者之间的相互补充和相

5、互渗透。,其主要内容包括：第一，目标的一致性。第二，知识和能力的互补性。第三，思维的互启性。第四，人格的平等性。,二、秘书与领导者的差异性主要表现在：第一，法定地位差异。第二，工作职能的差异。第三，个性差异。,第二节 秘书对领导者的补偿作用 秘书在与领导者的工作和人际交往中，在精力、知识、能力、思维、心理诸方面给予领导者补偿，这是秘书与领导者辩证矛盾法则的必然要求。秘书对领导者的补偿作用主要体现在以下几个方面：,一、精力补偿（一）科学管理领导者时间，合理安排领导者活动。（二）建立挡驾制度，对大限度地减少对领导者不必要的干扰，保证领导者顺利工作。主要内容为：1、来电挡驾。,2、来客挡驾。3、会议

6、、活动挡驾。（三）为领导者活动做好准备，提供切实保障。1、文件准备。2、会议准备。3、接待准备。4、履行准备。,(四）完成领导者交办的事项。（五）为领导者提供工作、学习和生活方面的后勤保障服务。二、知识补偿 要求：首先秘书有目的、有系统地学习新知识，不断扩大自己的知识面。其次加强知识积累意识。,三、能力补偿首先，写作能力补偿其次，办事能力补偿再次，公关和协调能力补偿四、思维补偿第一，同向思维补偿第二，反向思维补偿,五、心理补偿（一）权威心理补偿第一，在公共场合要突出领导；第二，当工作中出现问题时，要主动承担责任；第三，向来宾介绍时，要先介绍领导；第四，当领导者受到某些人非正常的干扰时，秘书应当

7、巧妙解围。,第五，公共场合下，秘书不应当发表与领导者相左的意见；第六，与领导者平时交往，要处处尊重领导者。（二）自信心理补偿第一，当领导者工作上取得成绩时，秘书要祝贺、同喜，建议。第二，当领导者在工作中遇到困难时，秘书要慰勉、同忧、鼓励。,（三）情感心理补偿。秘书给予领导者情感心理补偿，要扫除两种自我束缚的心理障碍：第一是担心发展同领导者之间的友谊会被别人说成是“拍马屁”、“别有用心”，因而出了工作交往之外，对领导者总是敬而远之。第二是不敢平等交往。,秘书对领导者的情感心理补偿应当努力做到以下两个方面：一、尽心尽职，善于体贴领导者。二、积极寻找与领导者的共同兴趣，开拓情感交往的有效渠道。,第五

8、章 秘书修养,修养是个人在德、才、胆、学、识等方面经过学习和锻炼所达到的水准。“德”即一定社会、一定时代、一定阶级的思想、政治、道德标准；“才”即个人的才能，包括能力和技能；“胆”即个人的心理品质；“学”即个人的知识、学问；“识”即个人的分析、判断、预见的能力。,第一节秘书职业道德修养,一、秘书职业道德的范畴1、秘书职业理想。即秘书职业活动的奋斗目标。它是推动秘书职业活动向前发展的原动力。2、秘书职业态度。是秘书理想在秘书职业活动中通过情态、语言和行为等外在形式体现出来的具体表现。,3、秘书职业责任。即秘书对领导者和领导活动负责。4、秘书职业义务。是指秘书职业责任之外，为领导者、公众以及其他相

9、关部门或人员所从事的不计功利的自觉自愿的劳动。秘书职业义务的实质就是任劳任怨，甘为人梯，“为他人做嫁衣裳。”5、秘书职业纪律。就是对秘书职业行为的约束。,6、秘书职业良心。是秘书在履行职业责任和职业义务的过程中形成的自觉意识和行为准则。7、秘书职业荣誉。包括两个方面：一是社会对秘书职业行为所进行的社会评价；二是秘书个人对自己的职业行为的社会价值的意识。,二、秘书职业道德的规范。1、尽职尽守。是秘书最基本的职业道德规范。它要求秘书做到：树立崇高的职业理想，热爱秘书工作，忠诚秘书事业，钻研秘书业务，把握服务本领。2、事实求是。是秘书工作应当坚持的基本思想路线。它要求秘书工作从实际出发，说真话、说实

10、话，反对弄虚作假，做一个诚实的秘书。,3、廉洁奉公。这是秘书的立身之本。它要求秘书严于律己，不以金钱、物质和人情所引诱；不以国家利益做交易；不以领导人名义谋利益。4、任劳任怨。它要求秘书有宽广的胸怀、豁达的气度、忍辱负重的精神，委曲求全的美德，不计较个人得失，无私奉献。,5、谦虚谨慎。是秘书待人处事应有的风范。它要求：一在领导面前谦虚谨慎；二在同事和群众面前要稳重谦和，平易近人；三在成绩和荣誉面前不骄傲、不自满。6、保守秘密。它要求：不该说的不说、不该问的不问、不该看的不看、不该记的不记等。7、文明守信。它要求做到:一、重诺；二、遵时；三、举止文雅。,第二节秘书的知识修养,一、秘书的知识结构。

11、（一）基础知识。包括政治哲学类；文化基础类；外语类；法律政策类。（二）专业知识。包括秘书业务知识；单位专业知识。,（三）辅助知识。包括管理学知识；公共关系学知识；心理学知识；经济学知识。此外秘书还应当掌握一些诸如决策学、咨询学、预测学、文学、人才学、创造学、情报学、编辑学、新闻学、传播学、社会学等知识。,第三节秘书的能力修养,一、秘书的能力结构。（一）业务能力，它包括写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、协调能力、计划组织能力、预测能力、应变能力、观察能力、社会交际能力等。（二）业务技能。它包括速记、打字、校对、印刷、书法、摄影、录音、录像等基本技能等。,第六章现代会议实务,第一节

12、现代会议概述 一、现代会议的含义：会议是一种有组织、有目的的聚众商议活动。二、现代会议的基本要素 现代会议的基本要素分为会议的内容和会议的形式两大类。,会议的内容包括：会议的目标、会议的议题、会议的议程、会议的成员、会议的发言、会议的议事规则、会议的结果。会议的形式包括：会议的时间、会议的地点、会议的规模、会议的方式等。,第二节 会务工作程序,一、会前准备工作（一）协助领导者确定会议的目标、议题、议程。（二）安排会议日程。它包括会议议题的全部活动，还包括会议过程中的其他全部活动。,（三）明确会议出席的对象。确定会议对象时，必须明确规定会议对象的职务、级别、性质（即正式代表、列席代表、旁听成员、

13、特邀成员）、总人数。（四）编组。编组的方法是：一是按会议与会成员所在地区编组；二是按与会成员所在行业编组；三是按与会成员所在单位编组；四是按所要讨论研究的具体问题编组。,（五）拟定会议名称。会议名称应当揭示主题、性质、范围、方式、届别或年度、地点等若干特征。（六）选择会议的地点和会场。会议地点的选择要考虑政治、气候、环境以及方便吃、住、行和会议活动等因素。,（七）明确会务分工。会务秘书系统可下设：1、组织组(负责与会者资格审查等）；2、文件组（负责各种会议文件的起草与准备等）；3、提案组（负责与会者会议期间提出的各种议案等）；4、宣传组（负责会议的内外宣传工作等）；5、后勤组（负责会议期间各项

14、活动的安排）；6、保卫组（负责会议期间的安全保卫工作）。,（八）制作会议证件。注意：一是证件作用：1、证明身份和性质，2、凭证入场、保证安全，3、便于统计人数，4、留作纪念。二是基本项目：1、会议名称，2、证件性质类型，3、姓名，4、编号，5、会议年月。,（九）布置会场：,圆形座位图,方形座位图,椭圆形座位图,圆形和方形体现平等和相互尊重的精神，容易形成融洽与合作的气氛，有助于本来陌生的与会者相互交流和自由发言。,2、场地划分。应按正式、列席、旁听的顺序从前向后排列。3、安全保卫措施。（1）做好检查，（2）规定进出口。4、视听器材和通讯线路。5、会场布置气氛。（1）会标。作用：一是增强会议庄重

15、性、二是揭示会议主题和性质，激发与会者的参与感。,（2）会徽。具有强烈的的感染和激励作用。两种：一是以本组织的徽志为会徽；二是向社会征集。（3）画像。主要运用于追悼性的会议。（4）标语。作用：烘托会议的主题，渲染会议的气氛，振奋与会者精神。会议标题应当做到：简洁、具有鼓动性和号召力。,（5）花卉。能点缀会场气氛，给人一种清新、活泼的感觉，并能减轻与会者长时间开会的疲劳。（6）灯光。灯光的强、弱、暗及颜色会给会场带来不同的效果。,（7）会场的整体色彩与色调。色彩与色调能对人产生不同的心理感受。不如橙、黄、红等颜色给人以热烈、辉煌、兴奋的感觉。；青、绿、蓝等颜色给人以清爽、娴静的感觉。在我国，一般

16、认为红色象征着火热、豪迈、奋进；黄色象征着温暖、高贵、辉煌。6、主席台布置。（1）主席台的座位安排。,（2）讲台。如有专门的报告和演讲，可另外设置讲台。（3）话筒。主席台前排位置每个都应该装有话筒，便于领导者讲话、插话。（4）休息室。重要会议的主席台旁应有休息室，便于领导到达时休息、谈话。（5）主席台的座次安排。,（十）准备会议文件。会议文件主要有三类：一是有秘书人员或专门的起草班子根据领导意图事先拟写，由领导者在会上宣读、或交给会议成员审议的文件。二是与会单位或个人提供的学术交流性文件。三是参考说明性文件。（十一）预算会议经费。,（十二)发出会议通知。通知方式：电话、书面、登门等。书面通知的

17、基本格式为：1；标题。2、通知对象；3、会议通知的正文；4、会议的内容和提纲；5、出席会议的对象；6、入场凭证。7、注意事项。8、主办单位；发出通知的日期。,（十三）做好接待准备。预定住房、安排伙食、准备车辆。（十四）会前检查。重点两个：一是文件的准备情况；二是会场的布置。检查的方式：一是领导听取秘书的汇报检查情况；二是现场检查。二、会议中的管理（一）接站。,（二）报到与签到。秘书要做好以下工作：1、查验有效凭证和其他有效证件。2、请报到者填写有关登记表格。3、发放文件材料。4、接收报到者带来的材料。5、安排住宿等。,会议签到的作用：1、便于人数统计；2、检查缺席情况，便于“补会”。3、留下第一手签到 材料。（三）安排好侯会。（四）做好会议记录。,