秘书写作实务.ppt

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1、秘书写作实务,第一章 概述,第一节 秘书写作概述,一、礼仪的含义写作能力对于秘书来说是一项必备的技能。按照领导指示起草和制作各种文件，处理各种文书，是秘书的重要工作。公文全称公务文书，是指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的文件。企业公文是企业经常使用的具有一定格式的文书的总称，它是企业发布领导人指示和传达企业内外各种信息的手段，因而是企业管理的一种重要工具。,第二节 企业公文的分类,一、从形式上分企业公文从形式上可分为信函、报告和备忘录三大类。1.信函信函是人们按照一定的格式和礼仪表达自己愿望

2、或交换信息的公文。2.报告这里的报告，是指向上级（部门）汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问时使用的有一定篇幅而内容又比较重要的公文。3.备忘录备忘录是一种录以备忘的公文，一般用来提醒、督促对方或就某个问题提出意见或看法。,二、从内容上分企业公文从内容上可分为行政性公文、社交性公文、运营性公文和商务性公文四大类。1.行政性公文企业行政性公文主要是由行政部门起草的用于行政管理的公文，常用的文种有决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、计划、总结、简报、讲话稿、启事等。2.社交性公文社交性公文是企业（或上司）与客户交往的应酬性公文，常用的文种有请柬、贺信、邀请信、感谢信和唁函等

3、。,3.运营性公文运营性公文主要是由业务部门起草的用于企业运营指挥、协调沟通的公文，常用的文种有计划、报告、方案等。4.商务性公文商务性公文主要是由业务部门起草的用于与客户（如果企业规模比较大，也会用于与其他部门）沟通的公文，大多以电子邮件和传真的形式传送，常用的文种有合同、协议、投标书和函等。当然，这种分类只是相对的，有些公文既可以归类于行政性公文，也可以归类于运营性公文。,第三节 企业公文与行政机关公文的区别,一、制发程序简捷行政机关发文一般都要经过草拟、审核、签发、复核等多道程序，制发周期长。对于企业来说，一方面，市场竞争瞬息万变，机会稍纵即逝，这就要求企业能快速作出应对；另一方面，企业

4、领导人工作繁忙，需要作各种各样的指示，所以，与行政机关公文相比，企业公文的制发周期大大缩短。,二、不过分拘泥于形式企业公文由于需要追求时效性，不过分拘泥于形式，格式比较灵活。所以，企业公文没有必要也不可能像行政机关公文那样拘泥于形式。,第四节 企业公文的基本要求,一、内容正确企业公文如果内容不正确，不仅会没有效果，而且有可能导致混乱，甚至引起纠纷。1.准确。使用的材料必须真实可靠、准确无误。2.专业。企业公文的写作涉及企业经营的各个方面，内容上具有很强的专业性。3.运用数据准确无误。企业公文往往大量运用绝对数、倍数、百分数等各种数据，使用数据必须做到准确无误。,二、主题明确企业公文要想说明什么

5、问题，主题应当明确，而且要做到严谨，以免引起误解甚至混乱。三、针对性强企业公文一般要就事论事，不能把无关的内容写进去。四、格式规范虽然企业公文不一定要像行政机关公文那样拘泥于形式，但至少要做到结构完整、格式规范。,五、简洁明了企业公文大多是用于商务信息的交流，要求简洁明了。六、通俗易懂为了让受文者完全明白自己的想法和观点，自然要写得通俗易懂。七、语法正确秘书在学校读书时都多少学过语法知识，但是，无论是在说话还是写文章的过程中，常常出现一些语法错误，影响交流和沟通，所以一定要高度注意。,第二章企业公文写作的基本方法,第一节 准备阶段,一、确定目标当上司把起草公文的任务交代下来之后，秘书首先要确定

6、上司要实现的目标。二、了解受文者如果秘书了解受文者，知道用什么样的语气和表达方式来沟通，将会大大提高公文沟通的成功率。三、收集材料材料按来源可分为直接材料和间接材料。直接材料又叫第一手材料，是秘书直接从日常工作中经历或观察了解得来的。秘书写作中的间接材料，多是从报纸、杂志、书籍、网络当中收集来的，如事例、概述、数字、经验、成果等。,第二节 构思阶段,一、立意选材立意就是确立主题，主题是一篇文章的灵魂和统帅。1.主题的确立主题就是公文的中心思想，它是作者对自己所写的客观事物持有的基本观点、态度和评价。公文的主题应该做到正确、集中、针对性强。（1）正确正确是指符合上司的想法或意图；反之，就是不正确

7、。,（2）集中集中就是指秘书写作只阐明一个主题，表达一个思想，讲清一个问题，提出一个措施建议，沟通一种情况。（3）针对性强针对性强就是要求公文表达的意思有较强的针对性，最好是开门见山说明某问题。,2.材料的选择选择材料必须依据主题的需要，这是最根本的原则。选择材料应该做到真实、典型和新鲜生动。（1）真实材料是表现主题的事实基础，只有基础牢靠，主题才能站得住脚，公文才能起到应有的作用。（2）典型要使材料能充分地表现主题，就要善于选择最具有代表性、最能概括和揭示事物本质的材料，这就是典型材料。（3）新鲜生动新鲜生动的材料能更好地表现思想和主题。,二、材料的剪裁剪裁就是根据主题的需要，对选定的材料确

8、定主次、详略，进行加工处理。总之，剪裁材料要根据主题的需要，该详则详，该略则略，详而适当，略而不苟，有详有略，相互配合。,三、谋篇布局所谓谋篇布局，就是对材料排列组合，即通常所说的“搭架子”、安排结构。企业公文结构布局一般要做到以下几点：1.突出主题在开头点明主题，然后通过主体内容集中阐发主题，并把它贯穿始终。2.结构严谨 公文都要求结构严谨，层次脉络清晰，过渡与照应恰当。3.完整匀称完整就是指通篇构成一个统一的整体，首尾贯通，前后呼应，浑然一体。,4.遵循一般结构（1）标题标题是公文的纲领和眉目，是公文内容的精粹。（2）开头开头就是公文正文的开始。好的开头，就会像磁铁般吸引着受文者。（3）主

9、体主体是公文的主干和核心部分，表达公文的主要内容。第一，紧扣主题。第二，段落分明，层次清楚。第三，过渡和照应。（4）结尾结尾是全文的收束。,5.列提纲列提纲就是把想好的公文的格局用文字固定下来，以此作为写作时遵循的“蓝图”。（1）可帮助作者树立全局观念，从整体出发，去检验每一部分所占的地位、所起的作用。（2）可使作者的思路条理化、系统化。（3）可使作者成竹在胸，加快写作速度。提纲的写法多样，没有定格，可以写得粗一些，也可以写得细一些。,第三节 起草阶段,一、起草初稿基本步骤如下：1.先写结论。按照结论、原因和经过、意见与提案的顺序来写。2.内容简洁。每段文字尽量精简，内容复杂时则以条列的方式说

10、明。3.使用浅显易懂的句子，尽可能具体地说明。4.不采用模棱两可的表达方式。5.反复阅读，确认标题与内容是否吻合，内容有无矛盾之处、是否完整，意思是否明确，数字、名称是否有误。,二、表达修辞1.表达一般的表达方式主要有五种，即说明、叙述、议论、描写和抒情。以下重点介绍说明、叙述、议论这三种表达方式。（1）说明说明在公文中用得较多。（2）叙述叙述是一种叙说、介绍事物发展过程的表达方式。（3）议论议论是通过逻辑推理来证明观点、辩明是非，借以说服人的表达方式。,2.修辞修辞是根据表达和写作的需要对语言加以运用和调整，也就是选择最恰当的语言形式以加强表达效果。（1）选词炼句选词应注意确切和平易这两个问

11、题。（2）修辞格的运用修辞格是在修饰、调整语言，提高语言表达效果中形成的语句结构形式，如比喻、借代、排比等。,三、选择适当的语气1.适当的语气一份成功的公文所应采用的语气就是“尊重”这两个字。2.符合上司的“口味”第一，要讲上司想说的话。第二，要讲听众想听的话。,四、起草应注意的问题1.拟题目题目是公文的眉目，是公文首先给读者印象的部分。从内容上讲，题目要有高度的概括性，或点明主题，或点明要用的主要材料、要写的对象，或同时暗示出所用的体裁。2.恰当利用提纲起草时既要按提纲去写，但又不要拘泥于提纲。,第四节 修改阶段,写作过程就是一个不断修改的过程，修改是写作的重要环节。一、树立精益求精的意识企

12、业公文的时效性很强，但这并不意味着可以应付了事，起草公文一定要有精益求精的意识。二、修改方法修改时首先要着眼于内容，同时也要注意表现形式，讲究达意与精准。修改的方法比较灵活，可在文中直接改，也可以在草稿纸的左边或右边改。,第三章企业行政性公文的写作,第一节 企业行政性公文的一般格式,一、标题标题一般由企业名称、事由、文种三部分组成。撰拟标题时，企业的名称应写全称或规范化的简称。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。二、受文者受文者指公文的主要接受者和阅读者，应当使用全称或规范化的简称。,三、正文 正文位于受文者名称下一行，每自然段左空两字，回行顶格。四、附件公文如有附件，应当

13、注明附件顺序和名称。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标明“附件”，有序号时标明序号，附件的序号和名称前后应一致。,五、成文日期成文日期的书写位置，通常有两种情况：1.文尾标注其书写位置一般是在成文日期右空四格，也可以不空格。2.题下标注用于经法定会议通过的公文，如决议、决定以及规定、条例等规章性公文。公文的成文日期一定要用汉字书写，零要写作“”，年、月、日要写全。,六、加盖印章或签名除“会议纪要”等文种外，都要加盖印章或上司签名。加盖印章应上距正文一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。,第二节 常用企业行政性公文的写作,一、决定1.定义及适用范围决定是对重要事项或重大

14、行动作出决策或安排，并要求有关单位或部门贯彻执行的指令性公文。适用于企业对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位、部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定等事项。,2.写作要点决定由标题、受文者、正文和落款四部分组成。（1）标题决定的标题一般采用完全标题，即由企业、事由和文种三部分组成。（2）受文者受文者名称要用全称或规范的简称。（3）正文正文包括决定缘由、决定事项和结尾。（4）落款落款要署上发文者和成文日期。,3.注意事项决定可分为知照性决定和指挥性决定两类，在写作要求上有所不同。（1）知照性决定表彰决定、处分决定、任免决定以及机构设置决定等。写法上要求开门见山，直接陈述，语言简洁。

15、（2）指挥性决定具有规范性、指示性、指导性以及处理重要问题的决定。用语要准确，行文要简练，语气要肯定。,4.例文,例文1 天龙集团公司关于任命李强同志为青岛分公司经理的决定公司各部门，各分公司：经研究决定，任命李强同志为青岛分公司经理。天龙集团公司二八年六月十八日,例文2 天津武龙股份有限公司关于召开 2007 年度股东大会的决定 各位董事：天津武龙股份有限公司 2007 年度股东大会将于 2008 年3 月 17 日召开，望各位作好相关准备。一、会议的基本情况 1.会议召集方：天津武龙股份有限公司董事会 2.会议时间：2008 年 3 月 17 日（星期一）上午 9 时 3.会议地点：天津市

16、 路 121 号公司会议室 4.会议表决方式：现场投票表决，选举董事采用累计投票制,二、会议审议事项 1.审议天津武龙股份有限公司 2007 年度董事会工作报告；2.审议天津武龙股份有限公司 2007 年度监事会工作报告；3.审议天津武龙股份有限公司 2007 年度财务决算报告；4.审议天津武龙股份有限公司 2007 年度利润分配方案（草案）；5.审议关于续聘中和正信会计师事务所为公司 2008 年度会计报表审计机构的决定（草案）；6.审议2008 年度与日常经营相关的交易合同及协议（草案）；7.审议关于募集资金使用情况的专项报告。,三、会议出席人员 1.截至 2008 年 3 月 10 日下

17、午收市时在深圳证券登记有限公司登记在册的本公司全体股东。因故不能出席会议的股东，可以书面委托代理人代为出席和表决，该代理人不必是公司股东。2.公司董事、监事和高级管理人员。3.公司聘请的律师。4.其他有关人员。四、会议登记方法 1.出席会议的个人股东应持本人身份证、股票账户，受托代理人持本人身份证、授权委托书、委托人股票账户，法人股股东代表持公司营业执照复印件（加盖公章）、股票账户、授权委托书及出席人身份证办理登记手续。异地股东可以用信函或传真方式办理登记手续。2.登 记 时 间：2008 年 3 月 16 日（星 期 日）上 午 8：3011：30下午 2：305：30 3.登记地点：天津市

18、 路 121 号公司证券部,五、联系人：马红 张倩 电话：022）传真：022）邮编：会期半天，与会股东或代理人交通费、食宿费自理。六、备查文件 1.经董事会和会议记录人签字确认的董事会决议、会议记录；2.所有提案的具体内容。请各位董事予以审议。天津武龙股份有限公司董事会二八年二月二十六日,例文3中湘基金管理有限公司关于员工马华的处理决定 近日，我公司收到中国证券监督管理委员会的正式通知，对我公司员工马华个人涉嫌利用内幕信息从事违规投资活动进行了立案调查。我公司在积极配合监管机构调查的同时，对马华的问题作了进一步查证，发现马华涉嫌利用掌握的信息进行违规投资活动，也未按照公司制度实申报个人及家属

19、的投资行为，欺骗公司，严重违反了公司制度。马华原任中湘成长先锋股票型证券投资基金基金经理。根据相关法律法规以及公司制度，我公司已于昨日免去马华担任的基金经理及其他一切职务，并予以辞退，并保留进一步追究其法律责任的权利。从马华目前涉嫌的违规行为来看，其作为属于个人行为，与成长先锋基金的投资管理没有任何联系。马华无视法规和公司制度，严重违反了基金从业人员应有的行为操守和职业道德，违背了对公司的承诺，严重损害了公司声誉，我公司予以严厉谴责。公司将虚心汲取教训，认真总结经验，进一步加强和完善对从业人员的管理，将继续履行诚实信用、谨慎勤勉之义务，努力为广大投资人利益服务。目前，成长先锋基金由刘军全面负责

20、，并在公司投资团队的支持下保持平稳运作。特此公告。中湘基金管理有限公司二八年六月二十七日,二、公告1.定义及适用范围公告是国家权力机关、行政机关、企事业单位、社会团体向国内外郑重宣布重大事件和决议、决定时所用的一种公文。适用于向企业内外宣布重要事项或者法定事项。2.写作要点公告由标题、正文、落款三部分构成。（1）标题。公告的标题有三种形式：一是由企业名称、事由和文种三部分构成，二是由企业名称和文种两部分构成，三是直接以文种“公告”作为标题。,（2）正文。内容较多的可采用条款式结构。结束语应另起一行，通常以惯用语“特此公告”作结。（3）落款。公告落款应写明企业名称和发文时间。3.注意事项 公告的

21、庄重性特点被忽视，只注意到广泛性和周知性，以致公告逐渐演变为“公而告之”。,4.例文,北京宏源科技股份有限公司公告 北京宏源科技股份有限公司（以下简称“公司”）董事会于 2008 年9 月 20 日收到张涛先生递交的书面辞职申请，请求辞去公司所担任的董事长职务（因个人原因）。根据有关规定，董事会同意张涛先生辞职，辞职报告于送达公司董事会时生效。公司将于 2008 年 10 月 8 日召开董事会选举新任董事长。公司及董事会对张涛先生任职期间勤勉尽责的工作表示肯定。特此公告。北京宏源科技股份有限公司董事会二八年九月二十六日,三、通知1.定义及适用范围通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让

22、受文者知道或执行的公文。凡向下级告知事项、布置工作、安排活动、召开会议、任免人员、交流信息、传达重要指示等等，都可以使用通知。,2.通知的种类按其内容和功用的不同，通知可分为：（1）发布性通知。用于发布重要的行政法规和规章。（2）批转性通知。用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文。（3）事务性通知。用于告知某一具体事项。（4）任免性通知。用于任免工作人员。（5）会议性通知。用于通知会议的召开及有关事项。,3.写作要点通知由标题、受文者、正文、附件和落款构成。（1）标题通知的标题有两种形式：一是采用完全标题，二是省略企业名称。（2）受文者通知的受文者可以是一个，也可以是多个。如

23、果受文者太多，也可以用泛称。（3）正文发布性通知的正文一般由发文依据、通知事项和执行要求三部分构成。批转性通知的正文一般由开头和执行要求两部分组成。事务性通知一般由开头、主体和结尾三部分构成。任免性通知的正文一般比较简单，直接写明任免依据、任命谁担任什么职务或者免去谁的什么职务即可。会议性通知的正文一般包括发文缘由和通知事项两部分。,（4）附件 如有附件，可随正文后。（5）落款写明企业名称和成文时间。4.注意事项在下发通知时，如果内容涉及不相隶属的部门或个人，而需要他们知晓的，可采用抄送的形式，注意不要超越职权范围行文。,5.例文（1）发布性通知,中国工商银行关于下发中国工商银行财务管理制度的

24、通知 各省、自治区、直辖市分行，计划单列市分行：中国工商银行财务管理制度业经财政部批准，现印发各行贯彻执行，并就有关问题通知如下：一、中国工商银行财务管理制度是国家财会制度改革后，我行在总结实践的基础上，制定的一部较为系统的经营管理制度，对于贯彻落实朱镕基副总理提出的会计工作“约法三章”、加强全行经营管理、规范财务行为具有重要作用。各级分行要根据本制度的各项规定和要求，坚持以效益为中心，加强财务管理，进一步改善我行经营状况。二、各行要做好本行及所属机构财会人员的培训工作，要求行长、主管行长、有关业务部门了解本制度，各级财会管理人员能熟练掌握本制度。,三、有关新旧财务管理制度的衔接问题，总行将逐

25、项明确过渡办法(如资本金的转换)，统一操作。各级分行不得擅自调整会计科目及账户，进行账务处理。为了更好地实行新制度，总行将陆续制定具体管理细则，在总行管理细则未下发之前，各行可根据本制度并结合本行实际制定实施办法，并报总行批准。四、根据本外币业务合并的要求，有关外汇存贷款利息收支也要进行相应归并。从今年 7 月 1 日起，各行不得再使用外汇存贷款利息收支账户，中国工商银行损益明细表按新格式报送。有关财务会计报表软件程序维护问题，总行另行通知。中国工商银行总部年月日附件：中国工商银行财务管理制度（略）,（2）批转性通知,北京中商公司关于下发办公设备维修审批制度的通知 公司各部门：经公司研究决定下

26、发办公设备维修审批制度，从即日起实施，请贯彻执行。特此通知。北京中商公司二九年三月十八日 附件：办公设备维修审批制度（略）,（3）事务性通知,众诚基金管理有限公司关于开通交易确认短信的通知 尊敬的持有人：您好！感谢您长久以来对众诚基金的关注和支持！为更好地向基金持有人提供优质、专业、及时的理财服务，众诚基金管理有限公司（以下简称本公司）将于 2008 年 8 月 18 日推出交易确认短信服务。现将相关事项说明如下：一、持有人在 T 日交易时间内递交的交易申请，通常在 T+1 日晚间 20：30 后以短信形式发送交易确认结果。二、通常情况下，只要客服系统中留有客户的手机号码，都可以生成交易确认短

27、信。三、交易确认短信分为基金交易确认短信和账户交易确认短信两类：其中，基金交易确认短信主要包括基金认购、基金申购、基金赎回、基金转托管、基金转换、基金定投、修改分红方式等短信；账户交易确认短信指的是基金账户的销户确认短信。,四、补充变更手机号码方式 持有人可以通过以下方式来补充或者修改手机号码：1.网上变更 在本公司网站“基金持有人”处登录，登录成功后即可变更手机号码。2.电话变更致电本公司客服中心 400，由客服员工为持有人变更。3.留言变更 在本公司网站首页点击“客户留言”，在弹出的页面里点击“我要留言”进行网站留言；或者致电本公司客服中心 400，按4 进行语音留言，留言的内容需包含开户

28、证件号码及手机号码。4.来信变更 发送电子邮件至本公司客服邮箱，或直接写信给本公司，或发传真到 021，提供有效的身份证号码和手机号码，由客服员工为持有人变更。,5.取消方式 如果持有人要取消此项短信服务，请及时致电本公司客服中心400 或 021，由客服员工为您取消。如果您还有任何疑问，欢迎致电本公司客服中心 400或 021。特此通知。众诚基金管理有限公司二八年八月十八日,（4）任免性通知,浙江福泉有限责任公司任免通知 公司各部门、各分公司：根据公司经营发展的需要，特作出以下任免决定：任命李强为生产副经理（主管级），负责跟单、板房、生产的管理工作。同时，免去刘华生产副经理一职，其工作将另行

29、安排。以上任免从 2008 年 6 月 28 日起生效。特此通知。浙江福泉有限责任公司二八年六月二十三日,（5）会议性通知,浙北万超物流集团有限公司会议通知 公司各部门、各分公司：浙北万超物流集团有限公司决定于 1 月 20 日上午 9 时在集团公司总部大楼第 8 层的第一会议室召开各部门和分公司负责人会议,研究 春节放假安排和明年工作的具体部署。希望各部门和公司互相转达,按时出席会议。浙北万超物流集团有限公司二九年一月十五日,四、通报1.定义及适用范围通报是上级机关通告下级机关的文件。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况等。根据用途，通报可以分为表彰性通报、批评性通报和情况通报。通

30、报在写法上有叙有议。,2.写作要点通报由标题、正文和落款三部分构成。（1）标题通报标题有三种形式：一是采用完全标题，二是省略企业名称，三是省略企业名称和事由，直接以文种“通报”作为标题。（2）正文通报正文一般由基本情况、分析评价、希望号召三部分构成。（3）落款通报落款应写明企业名称和成文时间。,3.注意事项（1）通报事项的写法通报事项有两种写法：一种是直述式，另一种是转述式。（2）通报与通知的区别通知与通报均为知照性公文。通知带有一定的指令性，是上级部门下达至下级部门的公文；而通报重在传达重要精神或者情况，以使有关员工知晓，一般不具有指令性。通知重在告知员工执行什么任务或怎样做；通报则是为了提

31、高员工的认识和开阔员工的视野，以便把工作做得更好。4.例文,例文1,关于表彰西南分公司 2009 年工作成绩显著的通报 集团公司各部门、集团公司各分公司：2008 年西南分公司认真落实经营责任制，强化企业管理，在市场竞争激烈、商业工作难度较大的情况下，团结广大干部 职工，鼓足干劲，扎扎实实做好各项工作，取得了显著的成绩。2008 年西南分公司商品总购销实绩 200 万元，比上年增长 27.6%，其中总购进 50 万元，比上年增长 111.7%，总销售实绩 100 万元，比上年增长 36.74%，其中纯销售 80 万元，比上年增长 50%，实现利润 50 万元。鉴于西南分公司成绩显著，集团公司决

32、定予以通报表扬。希望集团公司的各部门和分公司在新的一年中，学习西南分公司的先进经验，开拓经营，把工作提高到一个新的水平，为公司的快速发展作出应有的贡献。集团公司二八年十二月二十九日,例文2,上海正业集团关于嘉宝物业公司管理服务问题的通报 公司各部门、各分公司：为了提高本集团的美誉度进而提升市场竞争力，近期，本集团正在与有关部门联合开展创建文明物业小区环境卫生整治工作。在检查中发现嘉宝物业管理有限公司实施管理服务的第二区小区物业管理工作人员在环境卫生方面存在管理服务不到位问题，并对公司发出的“整改通知书”拒绝签字。鉴于以上情况，经研究，决定对嘉宝物业管理有限公司进行通报批评，并责成其立即整改，加

33、强员工的培训和教育管理，积极做好物业管理区域内的服务工作。希望本集团所属的物业公司从中吸取教训，引以为戒，重视小区物业的管理服务工作，落实工作职责，努力为居民群众创建整洁有序、和谐文明的居住生活环境。特此通报。上海正业集团二八年三月十三日,例文3,华荣公司 2009 年制度执行抽查情况通报 为进一步完善制度建设，强化 ISO9001 质量管理体系在日常管理工作中的扎实推进，增强制度执行的效力，确保各项管理制度能够得到有效的落实，提高公司管理、运营的规范化水平，在各部门贯彻新版制度、进行自查的基础上，12 月 20 日上午，公司领导分三组，深入基层，对各部门的制度执行情况进行了抽查。本次检查选取

34、了 7 个部室、1 个采购部和 4 个卖场共 12 个单位，分别针对 12 项涉及公司多个管理范围的制度，通过查阅制度文本、实地听取责任人汇报、询问执行情况查看相关记录、与员工座谈等方式，了解公司的制度体系和专业流程在基层的执行情况，并进行了综合评价。本次检查反映出目前公司的管理制度和业务流程总体上较为完善，各单位在实际工作中能够遵照执行，但也存在一些不足和问题。副总 经理刘 强调：各部门要以此次制度抽查工作为契机，进一步细化环节，完善相关工作机制，强化制度培训和落实，加强日常执行和检查。各单位亦应在制度的执行过程中自我审视环节、流程的可操作性、合理性，通过不断完善制度内容，健全管理环节，促进

35、公司管理的制度化、规范化和程序化。最后，董事长黄 要求：各主管领导要做好此次制度抽查工作的讲评，针对检查中发现的问题，督促有关部门尽快予以完善；有关责任部门要展开分析，健全管理机制，完善操作流程。今后公司要加大制度抽查频率，切实落实公提出的“制度管人，程序办事”的管理目标。华荣公司二九年十二月三十日,五、报告1.定义及适用范围报告是下级部门向上级部门汇报工作、反映情况、答复上级部门询问的一种上行公文。所有的报告按其内容含量，均可划分为综合性报告和专题性报告两种类型。综合性报告内容全面、系统，专题性报告内容集中、单一。,2.写作要点报告一般由标题、受文者、正文和落款四部分构成。（1）标题报告一般

36、采用完全标题，即由企业名称、事由和文种三部分构成。（2）受文者报告的受文者应只有一个，即直接上级部门。（3）正文报告的正文由发文缘由、报告事项和结尾三部分构成。（4）落款在报告正文的右下方写明企业名称和成文时间。,3.注意事项（1）报告要及时（2）情况要真实报告内容要真实可靠，准确具体，有忧报忧，有喜报喜。（3）重点要突出报告的内容要主次分明，要围绕主题组织材料，抓主要矛盾，突出主题。,4.例文,正通集团公司二厂关于厂房受毁的情况报告 集团公司总裁办公室：今年 6 月 23 日凌晨 3 时 45 分，因暴雨我厂三车间厂房被洪水冲垮，厂房内的几十台设备全部进水，一些产品及配件因进水受损，酿成了事

37、故，所幸无人员伤亡。事发后，我厂全体干部立即赶赴现场开展事故处理工作，力争把损失程度降到最低。特先报告，详情容后续报。正通集团公司二厂二八年六月二十四日,六、请示1.定义及适用范围请示是一种呈请性的上行公文。适用于下级部门向上级部门请求指示、批准。以下情况，均应使用请示：经营决策等方面的重大问题、工作中遇到新情况、新问题而无章可循、部门对有关重大问题意见分歧、超出本部门职权范围的重大事宜、遇到因情况特殊需要变通处理的问题、遇到上级规定的必须请示的有关问题。,2.写作要点请示的结构包括标题、受文者、正文、附件、成文时间五部分。（1）标题请示采用完全标题，即由企业名称、事由和文种三部分组成。（2）

38、受文者请示的受文者只能有一个，即直接上级部门，不能多头主送。（3）正文请示的正文包括请示缘由、请示事项和结尾三部分。（4）附件请示可以带附件，以便呈现相关的具体问题。（5）成文时间因请示的标题中已写明企业名称，落款时不必再写，但要在正文的右下方标明成文时间。,3.注意事项（1）请示要坚持“一文一事”的原则。（2）要逐级请示。（3）注意报告与请示的区别行文目的和性质不同。写作结构不同。内容要求不同。结束语不同。处理方式不同。发文时机不同。报送制度不同。,4.例文,南风集团湖北分公司关于筹建中外合资 箱包有限公司的请示 南风集团总公司：我公司与新加坡 工业(私人)股份有限公司经友好商谈，双方本着平

39、等互利、共同发展的原则，决定筹建中外合资 箱包有限公司，生产各式箱包。该项目总投资为 200 万美元，建成后年产值 2300万元，利润 350 万元，三年内可收回投资，经济效益较好。现将项目建议书上报，请予审批。二八年七月八日附件：项目建议书（略）,七、批复1.定义及适用范围批复是上级部门针对下级部门的请示事项给予肯定或否定答复的公文。适用于上级部门答复下级部门的请示事项。2.写作要点批复的结构包括标题、受文者、正文和落款四部分。（1）标题批复的标题主要有三种形式：一是由企业名称、事由和文种三部分组成；二是由企业名称、请示标题和文种三部分组成；三是由企业名称、表态性意见、请示部门名称和文种四部

40、分组成。,（2）受文者批复的受文者应只有一个，就是提出请示的部门。（3）正文批复的正文包括批复依据、批复意见和结尾三部分。（4）落款在批复正文的右下方注明发文机关和成文时间。,4.例文,关于北京红星化工厂投资损失、坏账损失处理的批复 北京红星化工厂：你厂关于投资损失、坏账损失处理意见的请示收悉，经了解，所述情况属实，同意你公司的处理意见。1.长期投资 万元作投资损失处理；2.价值 万元的油料作报废处理；3.原材料、包装物 万元作报废处理；4.应收 公司账款 万元作坏账损失处理，从 2006 年起，分三年摊销。请你公司按有关规定作好账务处理。此复北京东化集团公司二七年二月六日,八、会议纪要1.定

41、义及适用范围会议纪要属记录性公文，是根据会议的指导思想、目的和会议记录，对会议的重要内容、决定事项、主要观点和结论进行整理、综合、提高而形成的文种。适用于记载、传达会议情况和议定事项。,2.写作要点会议纪要一般由标题、成文时间、正文和落款四部分构成。（1）标题会议纪要的标题主要有两种形式：一是采用完全标题，二是由会议名称和文种两部分构成。（2）成文时间会议纪要的成文时间加圆括号标写在标题的正下方。（3）正文会议纪要的正文由开头、主体和结尾三部分构成。（4）落款会议纪要的落款应写明会议名称或企业主管部门名称。,3.注意事项（1）要根据会议的指导思想和目的，突出会议的重点，分清主次。（2）要实事求

42、是，忠实于会议的实际内容。（3）要认真做好准备工作，特别是要做好会议记录的整理工作。（4）注意会议纪要与会议记录的区别。（5）注意会议纪要与会谈纪要的区别。（6）注意会议纪要与决议的区别。,4.例文,华方公司管道劳务输出领导小组第一次会议纪要（二一年一月十八日）会议时间：2010 年 1 月 12 日会议地点：公司 8 楼会议室 主持人：韩 参加人员：全体领导小组成员 列席人员：市输油管理处处长李、副处长张 为加强对西部原油、成品油管道输出劳务项目的管理，华方公司召开管道劳务输出领导小组第一次会议。会议听取了徐 同志关于西部原油、成品油管道劳务输出项目目前进展情况的汇报，会议认为该项目的实施将

43、对公司未来的可持续发展起到极其重要的促进作用。同时，对下一步的工作进行了研究，会议议定：,1.西部原油、成品油管道劳务输出项目是关系公司发展的重大项目，要作为目前公司的头等大事来抓。全公司都要动员起来为西部原油、成品油管道劳务输出做好准备工作，并以此为契机创造品牌效应。2.原则上同意技术安全部提出的关于西部原油、成品油管道劳务输 出项目的劳务费、管理费投标方案。3.根据西部原油、成品油管道劳务招标方案和公司的具体情况，公司将参加 B、C、D 三个标段的投标。4.在项目前期甲方劳务费用结算政策不明朗的前提下，公司派出劳务人员在原单位的工资、奖金照发，上线工作期间增加收入不低于2500 元/月。5

44、.公司人事劳资部要尽快下发通知，开展派出劳务人员的动员和摸底报名工作，同时制定公司管道劳务输出管理办法和管道劳务输出人员薪酬方案。6.公司燃气办公室要履行公司输油（气）项目部的职能，尽快制定西部原油、成品油管道输油管理办法和应急预案。管道劳务输出领导小组,九、计划1.定义及适用范围计划是企业对未来一段时间内的工作进行安排的一种事务性文书。几乎所有的企业活动均可使用计划进行安排。2.写作要点计划的结构大致有三种形式：一是文章式，二是表格式，三是文字表格结合式。计划由标题、正文和落款三部分组成。（1）标题（2）正文正文一般由前言、主体和结尾构成。（3）落款落款包括成文单位和日期两项。,3.注意事项

45、（1）注意深入领会公司的总体发展战略，将它们作为制订计划的指导思想。（2）从实际出发，不把任务指标定得过高或过低。（3）语言简洁明了，在计划中不要夹杂过多的议论。,4.例文,房地产公司 2010 年工作计划 今年以来，公司在董事会的领导下，经过全体员工的努力，各项工作全面铺开，“”品牌得到了社会的初步认同。总体上说，成绩较为喜人。为使公司各项工作上一个新台阶，在新的年度里，公司将抓好“一个中心”，搞好“两个建立”，做到“三个调整”，进行“四个充实”，着力“五个推行”。其工作计划如下：一、以 项目建设为中心，切实完成营销任务。（以下略）二、以品牌打造为长远目标，逐步完成“两个建立”。“”品牌的打

46、造是公司的战略目标之一。（以下略）三、以 发展为历史契机，加快内部“三个调整”。这也是市场的要求。（以下略）四、以能动开发员工潜能为前提，充实基础工作，充实各类人才，充实企业文化，充实综合素质。（以下略）五、以强化企业管理的手段，全面推行公司各项制度。（以下略）二 一年一月,十、总结1.定义及适用范围总结是企业、各部门及个人对过去一阶段工作进行回顾的事务性文书，用来总结经验教训，指导今后的工作。总结的适用范围很广，几乎所有的企业活动均可使用总结进行工作的回顾与分析研究。2.写作要点总结是由标题、正文和落款三部分组成的。（1）标题总结的标题一般由单位名称、时间、事由和文种组成。,（2）正文正文由

47、前言、主体和结尾组成。（3）落款落款包括成文单位、成文日期两项内容。3.注意事项（1）坚持实事求是。（2）总结出规律性的东西。（3）语言简明。,4.例文,京唐电力有限公司 2009 年工作总结 2009 年是京唐电力有限公司不平凡的一年。一年来，在集团公司党委的领导下，坚持以安全生产为前提，以经济效益为中心，不断建立健全各项规章制度，注重安全教育和培训，加强设备管理，坚持以人为本，科学管理，在安全生产上下工夫，在经营管理上做文章，扎实开展各项工作，克服煤价上涨、资金紧张等诸多不利因素，取得了一定的成绩。一、主要经济指标完成情况（以下略）二、主要经验和做法 三、存在的问题与原因（以下略）四、下一

48、步的措施（以下略）五、2010 年工作展望与目标（以下略）二九年十二月二十七日,十一、简报1.定义及适用范围简报是为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态编发的内部事务文书，它也叫“动态”“简讯”“摘报”“工作通讯”“情况反映”“情况交流”“内部参考”等。简报适用于迅速简明地传递工作信息。简报有以下几个特点：（1）简，即简明扼要，表现为内容集中、用途明确、篇幅简短、文字凝练。（2）快，即报道迅速快捷，讲究时效性。（3）新，即内容新。（4）实，即真实准确。,2.写作要点简报是由报头、报核和报尾组成的。（1）报头。设在第一页的上方，约占全页三分之一的位置，下边用横线与正文部分隔开。报头有

49、如下内容：简报名称、期号、编印部门、印发日期。（2）报核。报核即简报的正文部分，它是由如下几部分组成的：按语、标题、主体、结尾。（3）报尾。在简报最后一页的下部，用间隔横线与报核隔开。,3.注意事项（1）文字凝练，篇幅简短。简报一般应限制在 1000 字以内，最长不要超过 2000 字。（2）内容真实、准确、典型。（3）针对性和指导性都要强。（4）一事一报，切忌面面俱到。如果反映的内容太多，最好把简报分成几期，连续编发。,4.例文,后勤工作简报第 36 期 公司后勤服务公司办公室 2006 年 5 月 16 日后勤服务公司召开饮食卫生安全月动员大会 后勤服务公司在 5 月 13 日下午 1：1

50、5 召开了饮食卫生安全月动员大会。餐饮中心的全体员工、专职和兼职的质监人员、卫生所所长等参加了会议。会上，刘军总经理对如何开展这项活动作了总体部署，他要求全体员工思想上要高度重视，落实到人，建立责任负责制，各食堂相互之间进行检查评比，尤其要争取在饮食卫生检查和饮食卫生安全知识考试中取得优秀成绩。本次饮食卫生安全知识统一考试时间是 2006 年 5 月 28 日（星期五）下午 1：30；考试方式为闭卷，题型有填空、判断、选择，参考人员为主管饮食工作的副总经理、饮食中心干部（含二线人员）、一线工作的全体员工（含外聘工）。最后，公司党总支书记李刚同志作了动员。他说：“后勤有一种很好的精神，这就是团结