电子文档存档规范.ppt

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1、中国地质调查局成都地质资料馆二六年十一月二十九日,成果地质资料电子文件汇交格式要求使用说明,成果地质资料电子文件汇交格式要求使 用 说 明,一、汇交人的工作内容二、配套软件三、电子文件的类别四、电子文件命名五、电子文档制作六、电子文档的检查与验收,提 纲,汇交人应完成以下工作：按项目工作要求和格式要求的规定制作所有的成果地质资料源电子文件生成存档电文文件（文本部分文件格式为“.pdf”，图像文件格式为“.jpg、.tiff、.eps、.pdf、.gif”）如果电子文件中有插图、插照、图版等，创建“插图文件”文件夹，用于存放这些文件插入前的源图形文件,一、汇交人的工作内容,按格式要求组织电子文件

2、完整地著录电子文件登记表制作载体外标签检查所有电子文件，保证能正常使用后进行录制向地质资料主管部门汇交制作好的，包括源电子文件、存档电子文件和附加文件在内的完整的电子文档,一、汇交人的工作内容,二、配套软件,部组织开发一套与格式要求配套的电子文档制作与浏览验收系统工具软件，目的是帮助用户形成一套符合格式要求的适用于汇交和使用的成果地质资料电子文档,用户1、按项目工作要求和本要求制作成果地质资料源电子文件2、按要求要求将图像文件转换成存档格式,软件辅助制作1、组织：将用户编制好的电子文件组织制作成一份符合本要求的，完整的电子文档2、电子文件登记表：对“电子文件的软硬件环境特征及软件版本、电子文档

3、说明、电子文件形成单位信息和数据交接信息、电子文件名和文件题名”等信息进行著录3、载体外标签：著录载体外标签需要的有关信息,软件功能1、对本文部分源电子文件能自动生成PDF存档格式2、根据用户著录的信息形成电子文件登记表、载体外标签等附加文件3、形成一套符合本要求的可浏览的成果地质资料电子文档4、录制5、浏览,汇 交 使 用,后台控制：1、按本格式要求的要求2、按资料浏览使用的要求,汇交及使用,格式要求配套软件应用示意图,归类时，一般采用以下原则：根据成果地质资料电子文档的构成和电子文件的内容，确定电子文件归属的类别 为便于成果地质资料电子文件的管理和汇交，将数据库和软件类以及多媒体类以外的电

4、子文件分为源电子文件和存档电子文件两类，数据库和软件类以及多媒体类只有源电子文件一类,三、电子文件的类别,四、电子文件命名,成果地质资料电子文件按照其类别进行命名，一般电子文件名的构成及命名方法见格式要求。这里需要说明的是，对于附图类的源电子文件以及数据库和软件类电子文件的命名，并不是按照以上分类法进行命名的，而是根据制图或建库时的相关规范或自身的命名规则进行，即保持其原来制图或建库时所取的电子文件名,（一）文本部分源电子文件的制作 本格式要求对文本部分源电子文件的格式原则上不作限制，但要求使用通用的文本文件格式。格式要求中推荐使用Microsoft Word简体中文格式、WPS格式。对于附表

5、类文件，除上述格式外，还推荐使用Microsoft Excel简体中文格式,五、电子文档制作,1、制作Word文件的标题与页码要求篇名（部分名）、章名、节名应用标题命令定义，标题阶次可以视具体情况而定，但是同一层次的标题其标题阶次应相同定义过的标题应用WORD软件的插入索引和目录命令生成本电子文件的目录，WORD格式电子文件的目录应是自动生成而不是手工录入的,五、电子文档制作,页码的要求 每一个电子文件都应插入连续的页码，页码位于页面底端（页脚），对齐方式为“居中”或“外侧”（奇数页在右侧，偶数页在左侧）电子文件与纸介质的页码允许在一定程度上不完全一一对应，但在每一章结束后，其页码应对应起来对

6、于电子文件中某些特殊的版面，其页码位置及方向可以不和与纸介质完全对应,五、电子文档制作,封面不得有页码，文件的封面、目录、前言等部分与正文文字或表格部分不得使用一套连续的页码对于连续的文字或表格部分，一般情况下应使用一套连续的页码，不得无故中断（如因插入分隔符而造成页码不连续等）或又重新使用另一套新的页码,五、电子文档制作,2、制作Word文件常用命令定义标题自动生成当前文章的目录纵向长表标题行重复3、在Word软件中插入“分节符”及其运用将光标定位在需要插入“分节符”地方，然后点击word主菜单的“插入”选择“分隔符”屏幕出现分隔符对话框 选择分节符栏中的“下一节”，按“确定”后返回,五、电

7、子文档制作,点击word主菜单的“视图”选择“页眉和页脚”屏幕出现页眉/页脚工具条点击“在页眉/页脚间切换”按钮，使虚框移到页脚。然后，再在工具条上找到“与上一节相同”的按钮，并将其弹起来！此时，在虚框上面的“与上节相同”的字样消失在插入页码过程中，在“页码对话框”中点击“格式”按钮，出现页码格式对话框，在页码编排栏中不要选“续前节”,五、电子文档制作,4、制作Word文件的其它要求为了便于WORD文档的双面打印，制作时要设置“对称页边距”格式要求中没有对Word格式电子文件的版本做规定，因此，其版本信息必须在电子文件登记表中进行说明,五、电子文档制作,5、制作Excel文件的要求使用Exce

8、l制作附表类电子文件时，原则上不对表格做切割，不同册的附表不能放在同一个Excel文件（工作薄）中。也就是说一册附表要放在一个Excel文件（工作薄）中，该册表中的每个附表要使用工作薄中的一个工作表来表示，每个附表的表名即为该工作表的标签。因此使用Excel制作附表，不需要使用标题命令来定义其表名，且一般情况下也不会出现续表,五、电子文档制作,（二）文本部分存档电子文件（.PDF格式）的制作将文本部分源电子文件转换为PDF格式的存档电子文件时，一般可以使用与本格式要求配套的制作与浏览验收软件来实现，用户也可以使用其他方法进行转换推荐使用Adobe公司的Adobe Acrobat Profess

9、ional 7.0软件,五、电子文档制作,（三）附图类存档电子文件的制作 附图类存档电子文件采用下列5种格式之一：压缩的JPEG、EPS（不分色，文字变曲线）、GIF、PDF和CCITT tiff g4。在转换格式时，分辨率的选取以保证图形的精度和清晰度为准，一般可取300dpi；对压缩的JPEG格式质量因子取75以上,五、电子文档制作,（四）几种常用图形工具软件转换成存档电子文件的方法mapGIS软件（EPS、JPG、TIFF）AutoCAD软件（EPS、JPG文件）CORELDRAW软件（EPS、TIFF、JPG）PHOTOSHOP软件（EPS、JPG）ARC/INFO软件（E00）,五、

10、电子文档制作,（五）数据库和软件类、多媒体类电子文件的制作数据库和软件类的格式原则上不作限制，可根据建库或开发时所用的工具软件而提交相应格式的电子文件，但这些文件应符合相关建库标准或工作指南（如地质图空间数据库建设工作指南）格式要求对数据库和软件类、多媒体类电子文件的制作要求留有较大的空间，制作时保持其各类文件原来的组织方式和目录结构不变，按照“数据库”、“安装程序”、“源代码”、“技术文档”、“测试数据”等类别分类建立文件夹存放即可,五、电子文档制作,编制数据库和软件类电子文件时，要将其工作(成果、总结)报告作为正文进行编制,五、电子文档制作,（一）电子文档检查与验收的原则保证电子文档的安全

11、性、完整性和有效性，所汇交的电子文档应做到：1、不携带病毒2、源电子文件、存档电子文件及其附加文件（如电子文件登记表等）内容完整、数量齐全、文件名和格式正确、在存储载体中的组织形式符合要求、可以被正常打开和利用,六、电子文档的检查与验收,3、载体的内外标签、各种登记表完整规范4、信息内容清晰无误，每一个文件均可读、可懂、可复制、可再利用,六、电子文档的检查与验收,（二）电子文件登记表1、电子文档均要有完整的电子文件登记表，纸质和电子文件各一份，源电子文件和存档文件均要汇交，汇交时置于其它类中2、电子文件登记表的所有内容均应按规定进行填写，要求内容齐全、规范，表的格式和电子文件格式应正确无误；电

12、子文件的数量和名称、电子文档号、题名、文件题名、文件格式及软件版本、电子文档说明、电子文件数量和字节数以及存储路径等内容要与载体的实际保存内容一致；此外，电子文件的实际尺寸和分辨率以及数据库和数据的文件(夹)数也需如实填写,六、电子文档的检查与验收,3、登记表中的电子文件名及其文件题名的填写尤为重要，不得任意省略文件名或文件题名的内容，必须按照要求在登记表中正确、规范地填写，且做到相互一一对应4、电子文件登记表的制作既可以按照格式要求的要求自行编制，也可以通过使用与格式要求配套的制作软件来完成,六、电子文档的检查与验收,（三）标题命令1、每一个电子文件中凡是具有检索意义的篇名（部分名）、章名、

13、节名、表名、图名以及内容摘要等均应使用软件的标题命令进行定义，同时通过使用软件的插入目录命令自动生成具备检索功能的目录，该目录不得使用手工录入的方式来形成2、对各级标题的级次不作规定，同一电子文件只要遵循级次从大到小、中间不跳级、同一级标题其级次也相同的原则即可,六、电子文档的检查与验收,3、标题的级次不宜定义得过多，一般情况下定义到46级即可满足使用4、在大纲视图中进行查看时，所定义的标题应做到不重、不漏、不混乱，各级标题应清晰完整，既没有多余的内容（比如把某一节下面的正文文字内容也和节一起定义了），也不要漏掉具有检索点的标题5、自动生成的目录要对字体、字号、行距等进行一定的整饰，去除多余的

14、内容（如文章的篇名），做到整齐、美观，同时还要保证目录中页码的正确性,六、电子文档的检查与验收,（四）页码1、每一个电子文件都应插入连续的页码，页码位于页面底端（页脚），对齐方式为“居中”或“外侧”（奇数页在右侧，偶数页在左侧）。对于特殊页面，也可采用其它对齐方式2、电子文件与纸介质的页码允许在一定程度上不完全一一对应，但在每一章结束后，其页码应对应起来,六、电子文档的检查与验收,3、对于电子文件中某些特殊的版面，其页码位置及方向可以不和与纸介质完全对应4、封面不得有页码，文件的封面、目录、前言等部分与正文文字或表格部分不得使用一套连续的页码，正确的做法是应分别使用各自的页码；对于连续的文字或

15、表格部分，一般情况下应使用一套连续的页码，不得无故中断（如因插入分隔符而造成页码不连续等）或又重新使用另一套新的页码,六、电子文档的检查与验收,（五）文本部分1、在与纸介质的对应关系上，形式方面可以不要求完全一一对应，但其信息内容应与纸介质应完全一致，杜绝出现纸质和电子文档出自不同版本2、不得使用超级链接的办法来链接其它软件制作的表格,六、电子文档的检查与验收,3、电子文件的字号最小不得小于5号字，行距最少不得低于单倍行距；页面尺寸以A4为宜，对于特殊页面的文件（插图、插照、插表、图版等），可以使用其它尺寸的页面，但应保证页面的整齐、美观和正常浏览及使用4、同一类别中内容、性质不同的文件要分册

16、制作，每一分册应制作成一个电子文件；此外，如文件过大造成浏览不便时，也宜制作成多个电子文件,六、电子文档的检查与验收,5、所有插图、插照、插表、图版等在电子文件中不得有遗漏、错放位置和与文字重叠在一起，它们的方向应直立向上，符合正常的屏幕浏览习惯6、插图、插照的格式不作规定，以能插入Word且清晰和能正常使用为原则；插图、插照等在插入前的图形文件经过整理后应一并汇交（其文件名与在文中的编号一致）,六、电子文档的检查与验收,7、每一个附表和插表都应有表名和表头（表栏）；当表的纵向尺寸超出版芯时，可以用续表来解决，续表中表名可以省略，但表头仍然要保留8、使用Excel制作的附表，不必制作目录，其表

17、名使用工作表的标签来表示9、一般情况下，报告的内容摘要应附在正文的后部，字数不宜超过400个汉字,六、电子文档的检查与验收,10、审批类文件的排列顺序和编排格式应符合格式要求的编制要求，每一份文件都要求注明发文机关（公章）和发文时间，公章的内容可以用文字表示；审批文件若无原始的电子文件，也允许将其扫描后的栅格文件插入到文本文件中,六、电子文档的检查与验收,（六）附图1、附图的源电子文件和存档电子文件应符合格式正确、文件齐全、组织形式合理、各种信息内容（如文字、符号、图例、线条、颜色等）与纸介质资料相一致的要求2、电子文件中的信息内容应清晰可读、线条连续，数字、符号和颜色应清晰无歧义，图上地质体

18、的颜色应与图例保持一致，不得出现丢色、变色、严重偏色、丢线条、丢失地质信息、图例不全或空白、缺失比例尺、岩体界线未圈闭等现象,六、电子文档的检查与验收,3、对于一些特殊情况的附图类存档电子文件（如三维图等）如不能通过对源电子文件进行制作或转换而得，也可以采用扫描等数字化方法形成，但不得使用数码相机拍照的方式形成4、对于通过利用转换方法形成的存档电子文件，推荐JPEG为彩色图件的首选格式；此外，对转换形成的彩色图件，允许其上地质体的颜色与纸介质有一定程度的色差，但色差的范围应尽可能小，且必须是同一色系,六、电子文档的检查与验收,5、存档电子文件的分辨率不得低于300dip，对压缩的JPEG格式，

19、质量因子应保证在75以上6、一般情况下，含附图的报告若无源电子文件原则上视为不合格7、源电子文件汇交时，还应包括运行矢量文件所需的所有相关文件（如二次开发软件、系统库、子库、字库和其它文件等），检验源电子文件是否正确齐全的标准是看其能否再次方便无误地转换成存档电子文件,六、电子文档的检查与验收,8、超A0幅面的图件只要不影响浏览就不得分割；对于分割的图件，应保证切割后的各电子文件都能独立使用9、分幅制印的同一幅图件，用数字化方法（如扫描）形成电子文件后，如果造成在计算机上不能正常浏览和利用的应进行拼接，形成一个电子文件10、分割成多个文件的柱状图，应保证每个电子文件均带有图头,六、电子文档的检

20、查与验收,（七）软件和数据库1、软件的汇交内容应包括其最终版本的安装程序和源代码，如有测试数据，也应一并汇交2、数据库的格式应符合项目设计的审定格式，其汇交内容应包括成果审定时的全部数据文件、软件代码以及相关的系统库、字库等文件；建有管理系统的数据库还应将系统和数据库一起打包，制作成安装盘后一并汇交,六、电子文档的检查与验收,3、脱平台软件在安装后、非脱平台软件和数据库在相应平台和环境下，均应保证能正常地打开，各项功能能正确地操作和使用4、软件的源程序在相应环境下应能正常利用，且能够重新制作成安装盘5、软件和数据库中各类电子文件的存储，原则上保持原有目录结构不变；数据库、安装程序、源代码、测试

21、数据等应分类建立文件夹单独存放；相关的系统库、字库等文件以一独立的文件夹置于相应的文件夹中，并在电子文件登记表中予以说明,六、电子文档的检查与验收,6、如果数据库和软件带有密钥或加密狗，应一并汇交，对密码、用户名等内容应在电子文件登记表的“电子文档说明”中进行详细说明，以保证数据库和软件的正常使用,六、电子文档的检查与验收,（八）多媒体1、电子文件超过载体容量时允许分割成多个文件，并在电子文件登记表文件中予以说明；2、多媒体文件在浏览时应保证图像清晰、声音清楚，能正常的使用,六、电子文档的检查与验收,（九）其它1、电子文档载体外标签上的填写应正确、齐全，并加盖形成单位和保管单位的公章2、对于容量超大的电子文档，不允许汇交使用压缩软件处理过的电子文件，可以使用DVD盘进行存储和汇交，建议使用DVD-R(G)格式，容量4.7G；如果要使用其它类型的高密度介质（如磁带、大容量硬盘等），须事先经得地质资料主管部门的同意,六、电子文档的检查与验收,谢谢各位代表,