应用文-说明书.ppt

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1、,应用文写作,说明书,你知道以下产品如何使用吗？,定义,说明书是用以对工商业产品、工程或产品设计、图书报纸、影视戏剧、文艺演出、旅游胜地及各种博览、展销活动做介绍、说明的一种应用文体，在商品经济社会，说明书的应用极其广泛。,说明书的概念,产品说明书是一种概括介绍产品的用途、性能、特征、使用方法及保养方法、注意事项的说明性文书。产品说明书在商业活动中使用相当广泛，是产品用户了解产品的性能、特点，掌握产品使用方法和操作维护知识、保障使用安全的基本依据，是企业用户服务体系的组成部分。是指导用户选择产品、使用产品的“路标”和“向导”,说明书的作用,一、解释说明二、广告宣传三、传播知识,说明书的分类,一

2、、按对象：商品说明书 影视戏剧说明书 旅游景点说明书 单位简介 人物简介等。,产品说明书：主要是关于那些日常生产、生活产品的说明书。它主要是对某一产品的所有情况的介绍，诸如其组成材料、性能、存贮方式、注意事项、主要用途等的介绍。这类说明书可以是生产消费品的，如电视机、数码产品；也可以是生活消费品的，如食品、药品等。使用说明书：使用说明书是向人们介绍具体的关于某产品的使用方法和步骤的说明书。,安装说明书：主要介绍如何将一堆分散的产品零件安装成一个可以使用的完整产品。我们知道，为了运输的方便，许多产品都是拆开分装的。这样用户在购买产品之后，需要将散装部件合理地安装在一起。这样的产品中就需要有一个详

3、实的安装说明书。戏剧演出说明书：这是一种比较散文化的说明书，它的主要目的是在于介绍戏剧、影视的主要故事情节，同时也是为了向观众推荐该影视剧集。大型的演出活动，对于演职员的介绍，节目的介绍等等也是为了吸引更多的观众而采用的一种宣传式说明文字。,说明书的分类,二、按表述形式：条款式说明书、文字图表说明书。,说明书,【药品名称】通用名称：瓜霜退热灵胶囊 汉语拼音：Guashuang Tuireling Jiaonang【成分】西瓜霜、寒水石、石膏、玄参、水牛角浓缩粉、羚羊角、升麻、麝香、冰片、朱砂、沉香、甘草等14味。【形状】本品为胶囊剂，内容物为灰色的粉末，气芳香，味咸凉。【主治功能】清热解毒、开

4、窍镇静。用于热病高烧、惊厥抽搐、咽喉肿痛等症状。【规格】每袋装1.8g,【用法用量】口服，一次一岁以内0.15g0.3g，一只三岁0.3g0.6g，三至六岁0.6g0.75g，六至九岁0.75g0.9g，九岁以上0.9g1.2g，成人1.2g1.8g；一日34次。【禁忌】孕妇忌服。【注意事项】本品不宜久服。【是否处方】非处方。【有 效 期】2年，生产日期见外包装。【贮藏】遮光，密封保存。【批准文号】（略）【生产企业】（略）,这是一份药品说明书，属于条款式产品说明书。采用条款式说明书，是为了使消费者对产品的成分、特点、使用方法、注意事项等一目了然。这一份药品说明书把这些说明要素按事物的逻辑顺序排

5、列，然后简明扼要、通俗易懂地列条介绍，消费者阅读后能看懂并遵医嘱正确使用。特点：条理清楚、醒目,在产品说明书中，可以配以插图或表格，使抽象说明变得具体直观，帮助消费者准确、快速而又轻松地理解所要说明的内容。插图包括彩色、黑白照片，图画和示意图等。,产品说明书可配以必要的插图和表格,直观形象,说明书的特点,1.科学性：说明书必学突出科学性，概念明确，内容实事求是2.说明性：说明书以说明为主要表达方式，一般较少运用抒情和议论。3.简明性：说明书大多是作为某一事物的附件而出现的，所以应该篇幅短小、表述简明。4.条理性：主要指产品说明书务必注意结构层次的条理性。知识性和实用性,说明书的重要性,由于产品

6、技术信息的缺乏导致用户利益的损失，而设计者通常不可能与用户直接交流，只有通过产品的生产者为用户提供产品的使用说明产品说明书或用户手册。产品说明书的重要之处就是直接面对用户,二、条款式说明书的格式1.标题 标题有两种写法，一种是只有商品名称，例如“瓜霜退热灵胶囊”。还有一种是商品名称加上品种，例如“飞利浦电吹风的说明”。标题要单独成行，居中，字体稍大。,2.正文 正文是说明书的主体部分，具体说明相关事项，多分条写明。一般包括构成、特点、作用等。产品说明书主要包括：产品概况、产品的性能和特点、产品的使用方法、产品的保养与维护等。如果是食物药品，则还要详细标明原料、成分、生产批准号、保质期、存储方法

7、、生产日期等。3.落款 落款要写明生产厂家、厂址、邮编、电话、网址等。,二、产品说明书的写作,标题,正文,落款,1、产品说明书的 一般结构,标题：置于文首或封面。完整的标题由产品的商标、型号、货名以及“说明书”或“使用说明书”构成。,简洁、鲜明、醒目,正文：说明书的主体，包括产品构造、性能、适用范围、技术参数、安装、适用方法、注意事项等。,选择主体内容,标记：标记包括产品商标、厂家名称、地址、电话、邮编等。产品标记置于文末或封面的标题之下。,内容清楚明白,二、产品说明书的写作,标题,正文,标记,1、产品说明书的 一般结构,双温自动引水机说明书 致顾客：各部件名称 型号规格 使用说明 使用注意事

8、项 生产企业,设计说明,使用说明,注意事项,联系方式,产品说明书的正文组成,实例分析,（1）设计说明（2）使用说明（3）注意事项（4）联系方式,一、产品说明书的正文组成,双温自动引水机说明书 致顾客：各部件名称 型号规格 使用说明 使用注意事项 生产企业,设计说明,主要包括产品的性能特征和技术参数。,双温自动引水机说明书 致顾客：各部件名称 型号规格 使用说明 使用注意事项 生产企业,使用说明,主要介绍产品具体正确的操作使用方法。,双温自动引水机说明书 致顾客：各部件名称 型号规格 使用说明 使用注意事项 生产企业,注意事项,主要介绍在使用该产品时要着重注意的地方，或者可能出现的负面作用。还应

9、包括出现意外时的应急维修办法。,双温自动引水机说明书 致顾客：各部件名称 型号规格 使用说明 使用注意事项 生产企业,联系方式,主要包括生产单位名称、地址、邮编、电话、传真以及网址等,利乐牌利乐饮料说明书【主要成分】每100ml含：总黄酮 20mg总皂甙 19mg【主要原料】纯化水、枸杞子、桑椹、黄芪、木糖醇、柠檬酸、山梨酸钾、桂花香精【包装规格】100ml瓶200ml瓶500ml瓶【用法用量】【适宜人群】血糖偏高者免疫力低下者【不适宜人群】少年儿童孕妇【贮藏方法】【保质期】24个月【生产企业、厂址及电话】,跟踪练习：下面说明书的各项分别属于哪个部分,说明书,【药品名称】通用名称：瓜霜退热灵胶

10、囊 汉语拼音：Guashuang Tuireling Jiaonang【成分】西瓜霜、寒水石、石膏、玄参、水牛角浓缩粉、羚羊角、升麻、麝香、冰片、朱砂、沉香、甘草等14味。【形状】本品为胶囊剂，内容物为灰色的粉末，气芳香，味咸凉。【主治功能】清热解毒、开窍镇静。用于热病高烧、惊厥抽搐、咽喉肿痛等症状。【规格】每袋装1.8g,【用法用量】口服，一次一岁以内0.15g0.3g，一只三岁0.3g0.6g，三至六岁0.6g0.75g，六至九岁0.75g0.9g，九岁以上0.9g1.2g，成人1.2g1.8g；一日34次。【禁忌】孕妇忌服。【注意事项】本品不宜久服。【是否处方】非处方。【有 效 期】2年

11、，生产日期见外包装。【贮藏】遮光，密封保存。【批准文号】（略）【生产企业】（略）,格式范例,XXXX说明书 产品名称：产品型号：-产品结构：（由哪几个部分组成）产品功能：（主要用于干什么）产品保质期：（一年或两年）注意事项：（列出三到四条注意事项）售后服务：（保修、维修)服务网点：服务电话：生产厂家（地址）：生产日期：2012年1月14日,电热壶使用说明书 产品名称：XXX牌电热壶 产品型号：SH12523N 产品结构：电源底座、盛水容器。产品功能：烧水、煮茶、煮咖啡。产品保修期：一年。注意事项：1、电源为220V-50HZ 2、用完立即拔出插头，以免火灾发生。3、远离水源，切勿在浴室等潮湿地

12、方使用。4、如果发现电源线损坏，必须及时更换。5、切勿让小孩使用该电器。售后服务：服务网点：XXXXXXXXX 服务电话：XXXXXXXXXXX 生产厂家：XXXXXXXXXXX 生产日期：2012年8月,三、说明书的写作要求1.写说明书要讲究科学性和实用性 说明书的内容要符合实际情况，不能出现知识性的错误。比如介绍商品时，要把用料、成分、性能和技术数据等准确地告诉使用者，对于使用方法、维护保养要求、安全注意事项等更应该交代清楚，以保证使用者能安全、有效、正常地使用。2.说明书要全面地说明事物 不仅介绍其优点，同时还要清楚地说明应注意的事项和可能产生的问题。,3.写说明书要注意突出重点，合理安

13、排顺序 重点要介绍读者最希望知道、最希望了解的内容，根据不同的说明书内容，来用恰当的、便于读者理解的说明顺序。例如对产品的介绍，则可按产品名称、功能、作用、使用方法、保养、禁忌等顺序说明。4.说明书的言语要简明、通俗、易懂 应该让具有普通文化水平的消费者能看明白。要尽量避免使用一般人看不懂的专业术语,撰写说明书应遵循的原则,（1）实事求是（2）表达准确（3）通俗易懂,产品说明书写作六句“话”,1、不能说空话：不能泛泛而谈，要针对产品的设计特点进行介绍。2、不说过时话：随着产品的不断改进和更新换代，说明书也应随之修改和补充。3、说好中国话：对一些进口商品必须有准确、完备的中文说明，除了介绍产品的

14、原产地、名称和规格外，还要介绍其功能、使用方法、注意事项、禁忌等关键内容，尤其对警示性内容更不可掉以轻心。4、不说含糊话5、说清楚提醒话6、说好关键话,说明书写作中应注意的问题 1.内容针对性不强，不能切中要害2.条理比较混乱，不能使人一目了然3.用词不当，晦涩难懂4.格式不完整，造成阅读困难,阅读以下说明书的要点，你认为有什么问题,吹风机：“睡眠时请勿使用。”香皂：“如一般香皂使用。”冷冻食品：“建议先解冻。”点心（印在盒子底部）：“请勿倒置。”儿童咳嗽药（24岁儿童专用）：“服用后请勿开车。”某圣诞节灯泡：“限室内或室外使用。”罐装花生：“警告内含花生。”某航空公司的坚果点心包装上（飞机上

15、常会发的 点心，内含花生、豆子、榛果等坚果）：“打开包装，吃坚果。”,【批准文号】国药准字G20041359【产品名称】万通胶囊【生产企业】XXXXXX【功能】破译并修复有缺陷的基因。有效治疗糖尿病、心脏病、乙肝、痛风等所有疾病；长期服用可返老还童。【主要成分】XXXXXX【适宜人群】所有病人【不适宜人群】至今没有【包装规格】100粒瓶200粒瓶500粒瓶【用法用量】【保质期】24个月【贮藏方法】【生产企业及电话】,案例分析1,夸大疗效，违背事实,【批准文号】国药准字G20081759【产品名称】感冒颗粒【主要成分】XXXXXX【主治】伤风感冒、鼻流清涕，头痛发热。【用法用量】6克 3次【禁忌

16、】孕妇【有效期】一年【贮藏方法】置阴凉干燥处【注意事项】不易与丙磺酮类药品同时服用【生产企业】XXXXXX,案例分析2,表达不准确，有歧意,案例分析3,使用繁体字、外文，难读懂,【批准文号】國药准字G20081759【产品名称】感冒颗粒【主要成分】XXXXXX【主治】傷風感冒、鼻流清涕，頭痛发热。【用法用量】6g one time,four time one day【禁忌】孕妇【有效期】one year【贮藏方法】置阴凉干燥处【注意事项】不易与丙磺酮类药品同时服用【生产企业】XXXXXX,跟踪练习：下面的说明书违背了什么原则,违背了实事求是的原则,某村村民买了一种名为“保灵果2号”的农药。农药

17、说明书上清楚标着“连续使用2次，间隔期为20天”。他看后，当天便对果园的柿树连续喷洒了2次农药，准备20天后再喷洒2次。七八天后，他家200多棵柿树的叶子、果实全部掉落！咨询过农业专家后，他才知道，他喷洒农药用量多了1倍，这种农药正确的使用方法为“连续使用2次，每次间隔期为20天”！,违背了表达准确的原则,1995年3月，北京某餐厅发生一起卡式炉爆炸事故。经调查，煤气罐使用不当引发了此次事故。该煤气罐的说明书提及“Never refill gas into empty can”（空罐绝不能再次充气），事主看不懂英文的意思，对燃气罐进行了再次充气，所充进的非专用燃气导致了燃气罐的爆炸，在场的一位

18、17岁少女脸部被严重烧伤。,违背了通俗易懂的原则,品名：苏打饼干_：小麦粉、食用植物油、表芽糖、食盐、蔬松剂、鸡蛋粉、醇母、全脂奶粉、食用香精。_：九个月生产日期：20080417生产厂家：上海饼干食品有限公司地址：中国上海市路号邮编：200033联系电话：（8625）3414,(1)请将下边的食品标签补充完整。(2)这包食品最迟应在_ 之前使用。(3)如果该食品有质量问题，指出消费者维权的两种办法1_ 2_,拓展提高,配料或原料,保质期,20090117,向销售商或生产厂家反映情况,向消费者协会投诉,【例文1】XX牌电磁炉 本厂生产的电磁炉，是根据我国国情、烹调习惯、消费者的特点和消费水平，

19、在吸收国内外的各种电磁炉优点的基础上，精心设计研制的。它具有一下特点：1.经济省电：热效率高于电炉、煤气、液化气，可达百分之80以上，烹调时炊具端离炉面，即自动停止加热，省事省力省开支。2.安全卫士：无火、无烟、无尘、无气味、又无中毒、起火、灼伤的危险，可防止老人、儿童的意外事故。3.功能齐全：急电饭煲、电热壶、电炒锅的功能于一身；烧饭蒸馍、炒菜炖肉、煮炸、保温样样都行。4.使用方便：操作简单、一学就会。既易移动使用，又易清洁保养，温度可随意调节控制。使用方法：1.把功率调节开关向左移至“关”的位置，然后再插上电源插头。2.将锅方准在炉面中央。3.将功率调节开关向右缓慢移至需要位置，负载指示灯

20、（绿色）和加热指示灯（红色）即显示负载和加热情况。,4.需要保温时将功率调节钮至保温指示灯（黄色）亮，机器自动进入保温（85度）状态。5.不得来回急速移动功率调节开关，以免造成损失。6.用完，功率调节开关向左移至“关”的位置，然后切断电源。使用注意事项：1.放置位置应离开墙壁或其他物体10厘米以上，以保证进、排风口畅通。2.应单独使用5A以上的插座，不要与其他电器共用一个插座。3.不要将手表，磁带等物体放在炉面上，以免受磁场影响受损坏。4.不要直接加热密封的罐头之类的食品，以防加热后炸裂。5.不要用金属物品插进、排风口拔弄，以防触电和损坏电磁炉。6.停止使用或清洁擦拭前应切断电源。对准擦的污垢

21、，可用中性洗涤剂或肥皂水沾湿后擦拭，然后用干布擦干，不能用水直接清洗，以免水进入炉体内出现故障。7.发现故障后应切断电源，送维修站检查修理，不要自行拆开。产品保修：1.本产品在一年内发生自然故障（不含人为故障），凭保修单、到本厂指定地点免费维修。2.请用户认真填写保修单，并妥善保管。,本厂的宗旨：三杰杰出的设计杰出的产品杰出的服务 愿您的厨房像客厅一样精美！XX市第五电子仪器厂 XX电器开关厂 联合生产 电话：XXXXXXXXXXX 厂址：XX市 XX街 XX号,青春，将逝未逝,简析：这篇商品说明书用商品名称做直接标题。正文部分用分条列项的方式详细介绍商品的特点、使用方法、维修保养等内容。正文

22、的最后做出信誉方面的承诺以增强消费者的信任感和留下深刻的印象。落款部分给消费者提供有关购买的信息，内容详尽、无遗漏。说明书与商品广告的三大不同点：一是写作目的不同，商品说明书重在说明商品知识，而商品广告重在推销商品；二是内容不同，说明书重在说明该商品的特点、用法用量、适用范围、注意事项等，而产品广告只突出该商品的优点，有时还要写出销售方式、时间、地点等；三是表现手法不同，商品说明书以说明为主，语言简明、平实、而商品广告可采用多种表达方式，修辞手法多样化，语言优美、华丽、注重审美效应。,青春就是用来怀念的！谨以此献给我们即将失去 或终将逝去的青春岁月,【例文2】XX口服胶囊是最新出产的广谱抗菌药

23、。本产品疗效好，使用方便，无毒副作用。使用方法：成人口服每次150mg，每日两次。20-40公斤的儿童每次100mg，每日两次。12-20公斤的儿童每次50mg，每日两次。产品规格：150mg/粒。产品有效期：有效期暂定1年半。生产厂家：XXXX制药厂地址：XX市 XX街 XX号 电话：XXXXXXXXXXX,简析：没有标题容易产生混淆，使用方法不具备实际可操作性，不能达到指导使用的目的。有效期含糊，容易让人产生怀疑。本说明书格式不规范，不能让消费者产生信任。,练习：1.说明书按对象分类你可以分为：、。2.说明书的特点有：、。3.说明书的正文结构形式主要有和两种形式。4.某一种药物因为说明书没有标出副作用而导致服药人死亡，该说明书违反了（）特点？A.说明性 B.科学性 C.简明性 D.条理性,总结,1.产品说明书可以帮助用户了解产品特性，确保用户正确安全使用产品。产品设计者应该以慎重负责的态度对待产品说明书的写作。2.产品说明书有多种书写方式，一般结构为：标题、正文、落款（产品标记）三部分。产品说明书的写作要考虑到用户的阅读需要和产品的设计特点。,