会计电算化教学课件第4章.ppt

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1、浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四章 出纳管理的详细设计,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四章 出纳管理的详细设计,本章主要内容出纳管理的总体设计 出纳签字与支票管理的详细设计 出纳账表的详细设计 银行对账的详细设计,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第一节 出纳管理的总体设计,一、出纳管理的功能模块划分 二、出纳管理的数据存储设计,本节主要内容,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第一节 出纳管理的总体设计,出纳管理是会计核算与财务管理的最基本、最重要的工作之一，按照内部控制制度的要求，应单独设置出纳岗位，有的单位甚至按现金和银行存款分别设置岗位，进行现金与银行存款的核算与管理工作。,

2、浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第一节 出纳管理的总体设计,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第一节 出纳管理的总体设计,支票登记簿数据基表 银行对账单数据基表见P151表4-1和表4-2。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第二节 出纳签字与支票管理的详细设计,一、出纳签字的详细设计 二、支票管理的功能设计,本节主要内容,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第二节 出纳签字的详细设计,主要核对收付款凭证的科目金额是否正确;对于审查认为有错误或有异议的凭证，应交与制单人员修改后再核对;收付款凭证只有经出纳签字后才能进行记账处理。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第二节 出纳签字的详细设计,在

3、计算机上对收付款凭证进行出纳签字，并将出纳签字结果存入计算机，其目的有两个：其一是防止其他人员对已出纳签字的收付款凭证进行修改，凡是经出纳签字的收付款凭证，系统将拒绝任何人对其进行修改；其二只有经出纳签字的收付款凭证才能进行记账处理，因此，达到了防止未经出纳签字的收付款凭证进入会计信息系统。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第二节 出纳签字的详细设计,在系统中需要进行出纳签字的收付款凭证有两种：其一是未进行出纳签字的收付款凭证；其二是经出纳签字，但在记账前发现有疑义，利用“取消出纳签字”功能将其出纳标志改为未签字，并交回制单人修改后的凭证。（极少发生）,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四

4、节 凭证审核与记账的详细设计,出纳签字取消签字成批出纳签字成批取消签字,凭证记账的详细设计,本小节主要内容,凭证审核的详细设计,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第二节 出纳签字的详细设计,全部、未出纳签字、已出纳签字,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第二节 出纳签字的详细设计,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第二节 出纳签字的详细设计,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第二节 出纳签字的详细设计,当选“出纳签字”时，系统将出纳员姓名写入Pz数据基表中，写入时按凭证号找到该凭证，并将该凭证所有记录的出纳员字段全部填入出纳员姓名；当选“取消签字”功能时，系统将Pz数据基表中该凭证的出纳员姓名

5、字段清空，清除时先按凭证号找到该凭证，然后将该凭证所有记录的出纳员姓名字段赋空值。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第二节 出纳签字的详细设计,详细登记支票的领用人、领用日期、支票用途和报销情况等。只有对科目字典中科目账类设置为“银行”的科目，才能启用支票登记簿功能登记支票。用友软件中“选项-支票控制”已经勾上。“支票管理”功能不仅在出纳管理总控菜单下可以调用，而且在出纳签字的图4-3和图4-4界面中也可调用。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第二节 出纳签字的详细设计,当需要出纳签字的凭证涉及到银行科目时，系统要求输入支票登记信息。这样设计与管理业务相适

6、应，如果将支票登记设计在制单时进行，则不尽合理(用友中如此)，因为制单多由会计人员进行，而支票登记应由出纳员登记，因此，支票管理设计在出纳管理和出纳签字中较为合理。在进行出纳签字时输入有关支票登记信息，并可在此进行查询输出支票登记信息。当然在出纳管理子系统中也可直接调用支票管理功能。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第二节 出纳签字的详细设计,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第二节 出纳签字的详细设计,报销日期：由系统自动填写，也可由用户手工输入。当领出支票没有报销时，此项为空，当支票已报销时，此项由记账处理功能根据银行科目编号和支票号自动填写，但对于有些已报销而由于其他意外因素造成系统未

7、能自动填写时，用户可进行手工输入。手工输入时可用系统日历表参照输入，也可直接输入。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第二节 出纳签字的详细设计,2修改支票登记信息 在查询状态下，数据不允许修改，只有选择“修改”功能时才可修改，可直接在图4-5界面进行修改。3删除支票登记信息 删除分逐个删除和成批删除两种功能，删除具有一定限制，若某支票登记没有报销，则该支票登记信息不允许删除。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第三节 出纳账表的详细设计,一、现金和银行存款总账的功能设计二、现金与银行存款日记账的功能设计 三、资金日报的功能设计,本节主要内容,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第三节 出纳账表

8、的详细设计,不仅可以查询到总账科目（一级科目）的年初余额、各月发生额、累计发生额和月末余额，而且还可以查询到各级现金和银行存款科目的年初余额、各月发生额、累计发生额和月末余额。在手工核算方式下，由出纳负责登记、查询现金和银行存款日记账，而总账由总账会计负责登记、查询。在实现信息化以后，出纳有必要了解现金和银行存款的总账信息，以便于对现金和银行存款进行有效的控制和管理。在进行现金和银行存款总账查询时，首先要进行查询条件定义，其定义界面如图4-6所示。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第三节 出纳账表的详细设计,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第三节 出纳账表的详细设计,科目账类为现金和银行存

9、款的科目。可以是一级科目，也可以是明细科目，还可以是末级科目。如果希望在总账查询中包含未记账凭证，则可选择包括未记账凭证。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第三节 出纳账表的详细设计,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第三节 出纳账表的详细设计,现金和银行存款日记账与普通科目明细账是有区别的：在日记账中要有日合计数，而在明细账中不要求有日合计数，日记账只能按日期和凭证号排序，而明细账可以按其他条件排序。现金和银行存款科目不仅可以输出日记账，而且还可以输出明细账，在输出明细账时，现金和银行存款科目与其他科目等同处理即可。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第三节 出纳账表的详细设计,浙江师范大

10、学 工商管理学院 孙洁,第三节 出纳账表的详细设计,按月查：与按日查构成单选组，即只能选择按月或按日一种方式输出日记账，按月查询条件定义用月份下拉列表选择起止月份。按日查：与按月查构成单选组，按日查询条件定义需要输入起止日期，输入时可用系统日历表参照输入。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第三节 出纳账表的详细设计,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第三节 出纳账表的详细设计,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第三节 出纳账表的详细设计,输出功能 摘要锁定功能 凭证功能 总账功能 账簿格式P160图4-11,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第三节 出纳账表的详细设计,该功能用于查询某日现金

11、及银行存款科目的发生额及余额。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第三节 出纳账表的详细设计,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第三节 出纳账表的详细设计,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,一、对账期初未达账项处理 二、转入或录入银行对账单 三、对账 四、编制余额调节表五、查询对账情况六、核销已达账七、长期未达账审计,本节主要内容,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,由于企业的银行存款收付业务比较频繁，而且企业与银行之间的账务处理和入账时间不同，往往会发生双方账面记录不一致的情况，产生“未达账项”。为了防止记账发生差错，准确掌握银行存款的实

12、际余额，了解企业可以运用的货币资金余额，企业必须定期将企业的银行存款日记账与银行对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表，这就是银行对账。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,期初未达账项,第四节 银行对账的详细设计,为了辅助企业出纳人员完成银行对账工作，出纳管理提供了银行对账功能，即将系统登记的银行存款日记账与银行对账单进行核对。在科目字典中，凡是科目账类设置为“银行”的末级科目均需要进行银行对账。必须在开始对账的月初先将日记账和银行对账单双方的未达账项输入到系统中，即在启用系统对账功能前，将手工对账所编制的最后一张银行存款余额调节表输入到系统中。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银

13、行对账的详细设计,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,是否一定启用银行对账功能？如果企业能够实现与银行通过网络来传递对账所需要的数据，并能够将银行对账单数据转换到系统中，那么无疑启用系统对账功能是明智之举。若需要手工录入银行对账单数据，则需要花费很大精力录入银行对账单数据，一旦核准后就无任何用处，就要将其删除，因此，在这种情况下有时使用系统对账，还不如手工对账更加实用和有效。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要内容,对账期初未达账项处理,编制余额调节表,查询对账情况,核销已达账,转入或录入银行对账单,对账,长期未达账审计,账期初未

14、达账项是指在启用系统对账功能前，手工方式所编制的最后一张银行存款余额调节表上的未达账项。必须首先将期初银行未达账项和企业未达账项录入到系统中，并勾对确定单位日记账的未达账项。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要内容,对账期初未达账项处理,编制余额调节表,查询对账情况,核销已达账,转入或录入银行对账单,对账,长期未达账审计,是否启用会计软件时一定马上启用银行对账功能？不一定。通常待系统正常运行一段时间之后才启用“银行对账”功能，启用时各银行存款科目应可分期启用，但必须在某月份的月初启用。因此，“银行对账”功能的启用日期应该与账套的启用日期无关。,浙江师范大学

15、 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,该数据也存入P151表4-2对应基表中，票号标为“000”,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,单位日记账和银行对账单双方的期初调整后余额必须相等。如果不等，则银行账面余额，或对账单期初未达账项，或日记账期初未达账项必有错误，需要对这些数据进行逐项检查改正，直至调整后余额相等为止。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要内容,对账期初未达账项处理,编制余额调节表,

16、查询对账情况,核销已达账,转入或录入银行对账单,对账,长期未达账审计,1.转入银行对账单数据 对传输的银行对账单数据有一定的规范性要求：文件格式要求（如文本文件、Excel文件等），数据项要求。2.录入银行对账单数据 余额不需录入，由系统自动计算，并实时更新银行对账单基表中票号为“000”的行对应的余额数。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要内容,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要内容,对账期初未达账项处理,编制余额调节表,查询对账情况,核销已达账,转入或录入银行对账单,对账,长期未达账审计,银行对账是指银行记载的银行

17、存款收付记录和企业记载的银行存款日记账相互核对，目的就是将企业银行账与银行对账单进行核对，不仅要找出相同的经济业务进行核销，而且还要找出未达账项和造成未达账项的根源。为了提高银行对账的速度和效率，系统提出了两种对账方式：即自动对账和手工对账。银行对账一般采用自动对账与手工对账相结合的方式。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要内容,对账期初未达账项处理,编制余额调节表,查询对账情况,核销已达账,转入或录入银行对账单,对账,长期未达账审计,自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对与勾对，在核对与勾对中，借贷方向相同和金额相等是必要条件，其他可由用户选择的条件包

18、括结算方式相同、票号相同、日期在多少天之内。对于已核对上的业务，系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方写上两清标志，并视为已达账项。对于在两清栏未标有两清标志的记录被视为未达账项。企业和银行必须保证对账数据的规范与合理！,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要内容,对账期初未达账项处理,编制余额调节表,查询对账情况,核销已达账,转入或录入银行对账单,对账,长期未达账审计,手工对账是自动对账的补充，使用自动对账后，可能还有一些特殊的已达账项还没有核对出来，而被视为未达账项，可用手工对账功能来加以补充和更正，以确保对账的正确性。,可用“对照”功能辅助手工对账,

19、浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要内容,对账期初未达账项处理,编制余额调节表,查询对账情况,核销已达账,转入或录入银行对账单,对账,长期未达账审计,列示对账单基表中的数据，但不包括票号为“000”行的数据,凭证基表中的“对账标志”字段,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要内容,对账期初未达账项处理,编制余额调节表,查询对账情况,核销已达账,转入或录入银行对账单,对账,长期未达账审计,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要内容,对账期初未达账项处理,编制余额调节表,查询对账情况,核销已达账

20、,转入或录入银行对账单,对账,长期未达账审计,用户完成对账之后，便可调用“余额调节表查询”功能，以检查对账是否正确。运行此功能时，系统首先将科目字典中科目账类为“银行”的末级科目全部列出。选定某一银行科目后，即可查阅该科目的余额调节表。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要内容,对账期初未达账项处理,编制余额调节表,查询对账情况,核销已达账,转入或录入银行对账单,对账,长期未达账审计,对账单未达账项的借方合计,对账单未达账项的贷方合计,日记账未达账项的借方合计,日记账未达账项的贷方合计,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要

21、内容,对账期初未达账项处理,编制余额调节表,查询对账情况,核销已达账,转入或录入银行对账单,对账,长期未达账审计,单位日记账和银行对账单双方的调整后余额必须相等。如果不等，则对账单未达账项，或日记账未达账项必有错误，即对账中出错，需要对这些数据进行逐项检查改正，直至调整后余额相等为止。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要内容,对账期初未达账项处理,编制余额调节表,查询对账情况,核销已达账,转入或录入银行对账单,对账,长期未达账审计,该功能用于查询单位日记账和银行对账单的对账结果。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要内容

22、,对账期初未达账项处理,编制余额调节表,查询对账情况,核销已达账,转入或录入银行对账单,对账,长期未达账审计,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要内容,对账期初未达账项处理,编制余额调节表,查询对账情况,核销已达账,转入或录入银行对账单,对账,长期未达账审计,本功能用于将核对正确并确认无误的已达账项从银行对账单基表中删除。在银行对账正确后，如果想把已达账项从银行对账单基表中删除而只保留未达账项时，可使用本功能。如果某一银行对账不平衡时，不能使用本功能核销，否则将造成以后对账错误。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要内容,

23、对账期初未达账项处理,编制余额调节表,查询对账情况,核销已达账,转入或录入银行对账单,对账,长期未达账审计,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要内容,对账期初未达账项处理,编制余额调节表,查询对账情况,核销已达账,转入或录入银行对账单,对账,长期未达账审计,核销已达账功能对单位日记账无任何影响，凭证基表中的数据也不发生改变。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要内容,对账期初未达账项处理,编制余额调节表,查询对账情况,核销已达账,转入或录入银行对账单,对账,长期未达账审计,本功能用于查询至截止日期为止未达天数超过一定天数的银行未达账项，以便企业分析长期未达原因，避免资金损失。,浙江师范大学 工商管理学院 孙洁,第四节 银行对账的详细设计,本小节主要内容,对账期初未达账项处理,编制余额调节表,查询对账情况,核销已达账,转入或录入银行对账单,对账,长期未达账审计,