会计电算化信息系统管理.ppt

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1、第一节 账务处理概述第二节 账务处理的流程分析第三节 总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节 凭证管理第六节 出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节 辅助管理往来和项目核算和管理第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,会计电算化信息系统管理,账务处理的基本概念,账务处理是指从价值管理的视角出发，以货币为主要计量单位，借助于专门的会计核算方法，对各单位（会计主体）的经济业务进行核算、控制，产生一系列财务信息和其他经济信息，从而为企业内部和外部的信息使用者提供信息服务。,从信息系统角度看，账务处理工作是由会计信息系统的子系统总账子系统来完成的，总账子系统的基本功能是通过

2、采集数据、加工和存储数据、报告财务信息，实现对企业经营活动的核算和控制，从而保证会计信息的真实、准确和有效。,账务处理子系统,1数据采集,数据采集主要是从经济业务流程中采集数据，为数据加工服务。这些数据包括:采购/支付流程的数据 转换流程的数据销售/收款流程的数据总账子系统从业务流程采集数据，其数据载体主要为原始凭证。,数据加工与存储,加工与存储是将反映经济活动的原始凭证按照会计科目和“有借必有贷，借贷必相等”的原则编制记账凭证、审核记账凭证，然后对其进行分类、计算、求和，并将结果保存在各类账簿中。,报告信息,报告信息是以账簿、记账凭证为依据，编制内部报表和外部报表提交给投资人、债权人、管理者

3、、政府部门等。,账务处理的基本特征,规范性强综合性强集成性要求高正确性要求高,第一节 账务处理概述第二节 账务处理的流程分析第三节 总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节 凭证管理第六节 出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节 辅助管理往来和项目核算和管理第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,手工环境下账务处理的流程分析,手工条件下，企业有可能采用的账务处理形式有以下五种：记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记总账核算形式、多栏式日记账核算形式。不同的账务处理形式有不同的流程，其差别主要体现在登记总账的方法和依据不同。其中科目汇总表核算形

4、式最为常见。,手工科目汇总表账务处理流程,1、根据原始凭证编制记账凭证。2、登记日记账。3、登记各种明细账。4、编制科目汇总表并登记总账。5、月末处理（结账和对账）。6、编制报表。,手工环境下账务处理流程的缺陷,手工环境下的账务处理形式都是围绕如何减少工作量而产生的，带有先天的局限性。主要缺陷有以下四点：数据大量重复信息提供不及时准确性差工作强度大,IT环境下账务处理的流程分析,信息技术的广泛应用为改变手工处理方式所造成的缺陷提供了条件。计算机与手工相比，不仅处理速度快，数据存储能力也是手工无法比的，而且不会因为工作时间过长或疲劳而引起计算错误和抄写错误。因此IT环境下账务处理流程不能照搬手工

5、环境下的账务处理流程，而应突破长期手工处理所形成的定式，进行流程再造，设计出更适合计算机处理的、效率更高的系统。,（一）账务处理流程中的主要角色,业务人员：经济业务执行的主体（采购人员、销售人员、后勤人员等）凭证编制人员：将经济业务信息转换成会计信息记账凭证的人员凭证审核人员：对凭证的正确性、合法性、合规性进行审核的财会人员，他与凭证编制人员互斥记账与结账人员：负责将凭证信息转换成账簿信息以及月末进行结账的财会人员；查询与分析人员：对于企业的财务信息有权查询的人员以及对企业财务状况和经营成果有权查询的人员（包括财会人员、财务经理、总经理等）,（二）IT环境下账务处理的流程分析,1、系统启用时，

6、通过初始设置模块将本单位的基础会计信息输入计算机，并保存在企业基础信息文件中。2、经济业务发生时，业务人员将原始单据提交财会部门，由财会人员编制并录入凭证。3、从临时凭证文件中获取凭证，并进行审核。4、记账、结账并银行对账。5、查询与生成报表。,（三）对“银行对账”加工的进一步细化,按照结构化系统分析方法，我们可以对会计信息系统进行层层分解，绘制分层的数据流程图。将整个会计信息系统作为一个处理，可以绘制出会计信息系统的顶层图。将会计信息系统划分为若干个子系统，可绘制出一层数据流程图，对某个子系统进行细划可绘制出二层数据流程图（如账务处理流程图）。但有些内容还不够清晰，还可以进一步细化（如银行对

7、账，结账），绘制底层图。,银行对账数据流程分析,1、银行对账流程中的主要角色（1）银行业务人员（2）对账人员（3）问题追踪人员2、对账过程（1）录入（获取）对账单（2）对账（3）输出对账结果（4）删除已达账（5）处理异常未达账,IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同,1、相同点：IT环境下和手工环境下账务处理流程的最终结果都是账簿和报表，处理过程都是实现了从凭证到账簿、从账簿到报表的全过程。2、不同点：数据处理的起点与终点不同数据处理方式不同数据存储方式不同对账的方式不同会计资料的查询统计方式不同,第一节 账务处理概述第二节 账务处理的流程分析第三节 总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初

8、始设置第五节 凭证管理第六节 出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节 辅助管理往来和项目核算和管理第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,第一节 账务处理概述第二节 账务处理的流程分析第三节 总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节 凭证管理第六节 出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节 辅助管理往来和项目核算和管理第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,为什么需要进行会计科目的编码？,会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的名称。会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目的设置，按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法。会计科目编码在手

9、工操作下一般不使用，但是采用计算机处理会计数据时，则需要采用会计科目编码。,1.采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系2.保证会计科目的唯一性3.便于计算机处理和分类4.节省存储空间5.提高处理速度,科目编码方法与编码原则,方法：.顺序编码位数编码分组编码原则：.规定性原则层次性原则1501固定资产150101固定资产甲车间150101001固定资产甲车间A型机床150101002固定资产甲车间B型机床一致性原则简短性原则扩展性原则,科目体系结构,定长定位方法,科目体系结构,立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来，按照项目进行存储，并将项目和科目建立动态链接，在满足优

10、化会计科目体系的同时，达到精细核算的目的。,总账子系统主要数据文件设计,计算机会计信息系统中，所有的账、证、表都必须存放在计算机存储器中，在存储器上，各种数据均以文件(或数据文件)的形式存放。那么IT环境下总账子系统中的账、证、表以哪些文件、用何种结构在计算机中存储呢？实际上，总账子系统数据文件的设计与系统设计时产生的账务处理流程有关、与设计人员的思路有关，还与数据管理系统等多种因素有关。,三个关键文件,科目文件汇总文件凭证文件,第一节 账务处理概述第二节 账务处理的流程分析第三节 总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节 凭证管理第六节 出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节 辅

11、助管理往来和项目核算和管理第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,什么是初始设置？,总账子系统是一个通用性较强的系统，为了使其能够在各行各业应用，设计时重点考虑各单位会计核算和财务管理的一般特性。在进行账务处理之前，首先要根据本单位的业务属性进行具体设置，即将企业个性化特征的信息保存在相应的数据文件中，这种设置工作称之为初始设置工作。初始设置模块主要包括设置账套、人员权限设置、科目设置、凭证类型设置、余额设置、汇率设置、结算方式设置、其他设置等。,初始设置设置账套,设置账套模块的功能是建立核算单位，即在系统中为本企业建立一套核算账套。总账子系统中的核算账套实际上是相互关联的账务数

12、据构成的数据文件。一般单位只有一套账。具体设置账套时，根据系统的提示对账套进行参数的定义。账套参数定义的内容 账套参数定义的内容主要包括：账套（账套号、账套名称、单位名称、企业性质等）、会计科目编码方案（即各级科目的编码位长、位数）、启用日期、记账本位币、会计主管姓名等。,案例,单位名称：北京宏远科技公司（简称：宏远科技）启用日期：2007年1月1日 会计期间：1月1日12月31日 记账本位币：人民币（RMB）企业类型：股份制 行业性质：新会计制度 会计科目编码结构：4222 客户分类编码级次：22 供应商分类编码级次：22 部门编码级次：12 结算方式编码级次：12,初始设置,科目设置录入余

13、额 人员权限设置 结算方式设置,案例,第一节 账务处理概述第二节 账务处理的流程分析第三节 总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节 凭证管理第六节 出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节 辅助管理往来和项目核算和管理第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,凭证管理模块的功能,主要是完成对凭证的日常处理工作，它又可划分为凭证输入、凭证审核、凭证查询打印、凭证汇总、记账等功能模块。,凭证录入与控制机制,凭证类型和凭证号。凭证号是记账凭证的标识，按会计制度要求，不同类型凭证每月分别从1开始连续编号，不能有重号、漏号。因此，当用户输入凭证类型后，其控制机制为：系统检查出该类

14、最后一张凭证号，自动加一后生成当前凭证号。凭证日期。凭证日期用于标识经济业务发生的时间，凭证日期必须为公立日期，凭证日期应该随凭证号递增而递增等。因此，其控制机制为：凭证日期为公历日期，输入日期不能为结账月份的日期附单据数。即本凭证的附件张数。摘要。输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。,凭证录入与控制机制科目,科目是经济业务分类的主要依据，凭证录入模块提供对科目编码设置一系列的控制机制：存在性检查：即检查凭证中科目编码是否存在。财会人员在输入记账凭证时，输入一科目编码，如果财会人员在进行初始设置科目设置时设置了该科目编码，即“科目文件”有该科目编码存在，那么检查结果为“正确”或“真”，否

15、则，检查结果为“错误”或“假”。,是否是明细记账科目的检查：检查凭证中科目编码是否为最底级科目编码或记账明细科目。在计算机条件下，科目是分级的。输入记账凭证时，只能输入记账明细科目或最底级科目，不能输入控制性科目或父科目。如果输入记账明细科目，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。,凭证录入与控制机制科目,与凭证类型是否相符的检查：即检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符的检查。特定的凭证类型有时要求凭证中必须出现某些科目。如付款凭证中贷方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目；收款凭证中，借方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目。若满足上述条件，检查结果为“

16、正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。,凭证录入与控制机制科目,凭证录入与控制机制金额,任何一张凭证都满足“有借必有贷，借贷必相等”的原则。因此，对每一张凭证存入凭证文件之前，其控制机制为：自动进行借贷平衡检查。如果平衡，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。只有当所有检查结果都为“正确”或“真”，该张凭证被计算机接收，否则计算机拒绝接收。,审核与记账,帐表输出,综合查询,综合查询日期：年 月 日 到 年 月 日 科目：凭证号：摘要：金额：到 客户：供应商：部门：个 人：项目：票号：结算方式：制单人：审 核 人：,内容回顾,上一次课我们主要学习了凭证管理模块

17、，主要包括凭证录入、凭证审核、凭证查询打印、凭证汇总、记账、结账、账表输出等。复习：凭证审核模块应具备哪些控制功能？,本讲主要内容,出纳管理期末处理辅助管理,第一节 账务处理概述第二节 账务处理的流程分析第三节 总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节 凭证管理第六节 出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节 辅助管理往来和项目核算和管理第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,出纳管理,在手工条件下，按照内部控制制度的要求，各单位都单独设立出纳员进行现金和银行存款的核算和管理。在总账了系统中，为了辅助出纳的工作，也设置了出纳管理功能，主要包括输出日记账与资金日报表、支票

18、管理、初始余额条件表、获取银行对账单、输出对账结果、核销已达账等模块。,一、支票管理,1、领用支票出纳员利用支票登记簿登记支票领用日期、领用部门、领用人、支票号、备注等，并将结果保存在相应的数据文件中。报销日期一般由系统自动填写。2、修改（修改填错的支票）3、统计（按领用人或部门统计支票借用情况）4、删除（删除已报销的支票）,二、获取银行对账单,录入银行对账单 每月将银行对账单输入计算机，保存在“银行对账单”文件中。软盘获取对账单网络获取对账单,三、银行对账,银行对账是指银行记载的银行存款收付记录和单位自己登记的银行日记账相互核对。未达账项的根源是多方面的，主要有两类：一类是时间上的延误；二是

19、记录上的错误。,银行对账模块,银行对账模块的功能就是将单位银行日记账与对账单进行核对，不仅要找出相同的经济业务进行核销，而且还要找出未达账项和造成未达账项的根源。对长期未达账项，更应引起警惕。银行对账模块又可划分为自动对账和手工辅助对账。,四、输出对账结果与核销已达账,1、输出“余额调节表”2、输出“长期未达账”3、核销已达账4、输出日记账和资金日报,第一节 账务处理概述第二节 账务处理的流程分析第三节 总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节 凭证管理第六节 出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节 辅助管理往来和项目核算和管理第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,

20、期末转账业务的特点,期末转账就是把某个或某几个会计科目的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目。一般来说，期末转账主要有如下几个特点：1、期末转账业务大多是在各个会计期末进行；2、期末转账业务只有记账凭证，不附原始凭证；3、期末转账业务大多要从会计账簿中提取数据；4、有些转账业务必须依据另一些转账业务数据，这就产生了期末转账业务的分批按步骤处理问题。,期末转账业务的种类,1、“费用分配”结转，如工资分配等。2、“费用分摊”的结转，如制造费用等。3、“税金计算”的结转，如所得税等。4、“提取各项费用”的结转，如提取福利费等。5、“年终收入、费用”的结转，如收入转利润等。,期末自动转账的基本原理

21、,在期末会计业务中存在几类转账业务，它们每月反复有规律地重复出现，编制的转账凭证中摘要、借方和贷方科目相同，金额的来源或计算方法基本不变，只有凭证中的金额每月不等。对这类业务可先定义自动转账凭证模板，然后，在每个月的月末利用模板自动生成期末转账凭证。,期末自动转账的基本原理,期末转账分录,借：主营业务收入 其他业务收入 投资收益 营业外收入 补贴收入 贷：本年利润,期末转账分录,借：本年利润 贷：主营业务成本其他业务支出主营业务税金及附加营业费用管理费用财务费用营业外支出,所得税计算与结转,计算所得税借：所得税 贷：应交税金应交所得税结转所得税借：本年利润 贷：所得税,自动转账模块,在总账子系

22、统中，自动转账模块又可以划分为两个子模块：1、定义自动转账分录模板告诉计算机此类凭证的摘要、借贷方科目、金额计算公式等，并将定义的转账分录存放在自动转账分录模板文件中。2、生成转账凭证按定义的转账凭证模板中的公式自动从汇总文件和其他有关文件中取数并计算出数值，生成转账凭证，并保存在临时凭证文件中。,第一节 账务处理概述第二节 账务处理的流程分析第三节 总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节 凭证管理第六节 出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节 辅助管理往来和项目核算和管理第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,辅助管理往来核算和管理,案例 北京光华木材厂是全国最大

23、的木材综合加工企业之一，生产产品包括几十个大类，产品行销全国各地，全部往来客户多达几千户。采用传统的会计科目体系往来账科目如“应收账款”、“应付账款”、“其他应收款”、“预付账款”、“其他预付款”、“预收账款”等科目，按不同的往来单位或个人设置明细科目：1131应收账款113102应收销售款11310201应收中密度款1131020101北戴河环境保护中心1131020102大连理工学院1131020103大同设备厂.11310202应收本制品款11310202011131020202,问题？,案例光华木材厂改进后的往来科目体系为：科目编码科目名称辅助核算1131 应收账款113102 应收销

24、售款11310201 应收中密度款 往来核算11310202 应收木制品款 往来核算11310203。往来核算,好处？,使用往来核算与管理的结果,往来管理模块的主要功能,建立往来单位通讯录设置往来单位期初未达往来账往来查询往来核销（逐笔核销、全额核销、手工核销）账龄分析打印催款通知单,实现往来核算与管理的基本原理,1、在科目设置时，将具体往来单位从科目体系中剥离出来，将剩下的往来核算科目属性设置为“往来”，即告诉计算机需要专门的往来核算与管理。2、通过“建立往来单位通讯录”模块，将往来单位信息存放在往来单位通讯录文件中。3、在输入记账凭证时，遇到辅助核算为“往来核算”的科目时，系统自动弹出辅助

25、信息输入窗口，供财会人员输入辅助核算信息。4、记账后，当需要查询、输出各种往来信息时，可查询辅助账。,辅助管理项目核算和管理的意义,传统会计核算无法满足项目核算和管理的需要：1、传统的项目核算方法是按具体的项目开设明细账，这必然会增加科目的级次，科目体系庞大，同时给会计核算和管理资料的提供带来极大的困难；2、按会计科目对项目进行核算只能按会计年度进行，而很多工程项目、投资项目等项目期间是跨年度的，企业对项目的核算和管理希望反映项目在整个工期的财务状况。,项目核算与管理模块的功能,1、项目定义（1）定义项目大类（2）定义具体项目2、录入项目期初数与计划数3、账表输出项目总账、某科目的项目明细账、

26、某项目的明细账、项目统计表、项目执行计划报告等。,实现项目核算与管理的原理,1、在科目设置时将需要按项目核算与管理的科目（如费用、成本、收入等）的属性定义为“项目”，将具体项目从科目体系中剥离出来；2、在项目核算与管理模块中定义项目；3、在凭证录入时，当凭证辅助核算为“项目”时，系统将要求财会人员录入或选择项目代码；4、记账后，即可在项目核算与管理模块中查询各种项目核算与管理所需的账表。,小结与作业,出纳管理期末处理辅助管理作业：P156 T11 P157 二、案例题,会计流程是基于落后的劳动力分工论思想，导致会计系统以信息“孤岛”存在。会计流程远离业务流程和管理流程，导致会计信息的实时性、相

27、关性、有用性受到极大的影响，无法满足管理的需要。传统会计流程限制了财会人员的工作视野，制约了会计实时控制职能的发挥。,传统会计流程的缺陷分析,解决业务问题需要了解企业的战略、业务过程、组织结构、计量标准和IT环境的使用情况，当财会人员无法得到所需信息时就将视野局限于“会计问题”，而不是“业务问题”。这种隔阂可能导致业务过程管理与财会工作之间不必要的紧张，而且无法有效地起到会计控制作用。例如，当财会人员远离业务过程时，他们不知道物料的作用、质量、以及物料的真正实际价格。当一张价格严重失真的采购发票摆在他们面前时，只能根据发票付款起到一个记录员而非控制员的作用。,应用流程再造思想重构会计流程的设想

28、,建立IT环境打破传统财务会计流程建立起财务业务一体化流程 将实时信息处理嵌入业务处理过程中 从会计信息处理到帮助管理者制定业务处理规则,动态会计平台IT模型的设计,2004年在北京国家会计学院向参加第十三期国有重要骨干企业总会计师岗位培训班的学员发放了此问卷。选择国有重要骨干企业作为调查对象，是基于以下两个原因。第一，大中型企业管理工作规范，工作流程清晰、合理，而且建设信息系统时有充足资金保障；第二，大中型企业管理难度大，领导层面重视信息的及时获取，企业本身需要实施财务业务一体化核算。调查对象在企业财务部一般都担任中高层领导，他们对企业实施财务业务一体化核算模式有全面、细致的了解，因此，调查

29、的结果具有合理性。,本次调查对象来自：制造、运输、建筑、商业、采掘、对外贸易、科技服务、等行业，在行业类别上具有一定的广泛性。本次研究共发放问卷223份，收回有效问卷152份，占发放问卷的68；其中有效问卷中有119家企业未实现财务业务一体化核算，占有效问卷的78，33家企业实现了财务业务一体化核算，占有效问卷的22。,研究结果,表1：财务业务一体化核算模式下会计信息相关性统计表,综合上述分析可知，四个指标的平均值在3.4和4.5之间，意味着在财务业务一体化核算模式确实能够显著提高会计信息相关性；,表2：财务业务一体化核算模式下会计信息可靠性统计表,综合上述分析可知，四个指标的平均值大于3，其中有三个指标都大于3.5，意味着在财务业务一体化核算模式是能够提高会计信息的可靠性。,与您一同创造贵公司发展史上的奇迹,德信诚,