会计信息化自动转账与期末处理.ppt

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1、（会计信息化）,课程设计 张有峰,教学课件,自动转账与期末处理,电算化会计,（2010版）,（1）了解自动转账的原理，掌握自动转账设置的方法。（2）掌握期末生成自动转账凭证的步骤与方法。（3）了解期末处理的内容与程序，熟悉期末处理的步骤。（4）掌握期末非常规业务的处理方法。（5）学会对核算结果进行正确的分析和判断。,模块5 自动转账与期末处理,知识目标,（1）能够利用自动转账功能设置自动转账凭证。（2）能够利用已设置的自动转账模型生成转账凭证，并对凭证进行后续处理。（3）能够按规范步骤完成期末转账、对账、结账工作。（4）能根据系统提示信息或报告信息判断系统运行所遇到的问题，并按正确的处理方法修

2、正错误，完成会计核算工作。,模块5 自动转账与期末处理,能力目标,项目1 自动转账 实训9 自动转账与期末业务（上）项目2 期末结转与结账 实训9 自动转账与期末业务（下）,模块5 自动转账与期末处理,教学内容,项目1 自动转账,模块5 自动转账与期末处理,任务1 认识自动转账原理,模块5 自动转账与期末处理,自动转账是指通过对记账凭证生成要素的设置，由系统自动生成指定业务的规范化记账凭证的一种操作功能。建立一项业务的转账模型的过程，称为自动转账凭证的设置（或称为定义）。根据自动转账凭证模型来生成实际业务的记账凭证的过程，称为自动转账。由自动转账产生的凭证通常称为机制记账凭证，有时简称为机制凭

3、证。自动转账业务具有以下两特点：第一，这项业务属于每期都会发生的规范的转账业务，如计提税金、结转成本、结转损益等；第二，业务发生的金额是可以事先预知或可以被描述的，即发生额的形成具有一定的规律性，如折旧、无形资产摊销。,模块5 自动转账与期末处理,自动转账优势：（1）可以快速完成期末转账凭证的生成。省去了逐项输入凭证要素内容的手续。（2）可提高所生成凭证的正确率。手工录入可能出错，而由系统根据事先定义的自动转账模型所生成的凭证则能保证所生成的记账凭证的正确性。（3）保障业务的完整性。自动转账处理能通过内部程序控制，使用户不至于遗漏必要业务项目的处理。,模块5 自动转账与期末处理,自动转账形式，

4、包括：自定义转账 期间损益结转 汇兑损益结转 对应结转 制造费用结转 销售成本结转 专项定义结转（工资薪酬、固定资产等模块）,模块5 自动转账与期末处理,任务2 设置自动转账凭证,模块5 自动转账与期末处理,1自定义转账凭证设置自定义转账是由用户对凭证的借方、贷方分别进行要素设置的自动转账凭证。由于借贷双方内容均由用户定义，在自动转账应用中属于最灵活的一种方式。自定义转账一般适用于以下业务内容：（1）费用分配或计提。如制造费用分配、应付福利费计提、无形资产摊销等。（2）税金计提与结转。如营业税的计提、增值税等税金的结转等。,模块5 自动转账与期末处理,设置自定义转账凭证有关项目的定义规则：（1

5、）自动转账凭证编号。亦指所定义的自动转账凭证的编码，是指所定义的凭证模板的编码。（2）转账顺序号。是指期末运用自动转账模型生成凭证时的处理次序。（3）摘要。是指出现在所生成的记账凭证的每一行的摘要内容。（4）科目与项目。指凭证借贷双方的会计科目与辅助核算项目。（5）金额来源公式。日后由系统调用模板生成凭证时，凭证中金额的来源公式。,模块5 自动转账与期末处理,金额公式又称作取数公式，是指期末根据所定义的凭证模型生成记账凭证时，由系统自动计算凭证金额所依照的公式。不同财务软件均各自拥有一套独特的编写规则，各自支持的公式类型与语法规则各不相同。取数公式是自定义会计报表设置与应用的核心，故有关规则将

6、在会计报表处理模块中详细介绍。,模块5 自动转账与期末处理,知识要点,2销售成本结转设置月末按一定的方法计算出库存商品（或产成品）的单位价格，并据以计算本期销售商品的销售成本，同时对成本结转业务进行账务处理。使用销售成本结转功能时，需要事先指定库存商品、销售收入、销售成本的核算科目，如果这些科目有辅助核算要求，则其辅助核算的类型与结构要一致。当由系统自动计算销售成本时，对相关科目的设置与引用通常另有一定的约束，如库存商品必须进行数量辅助核算，而采用全月一次加权平均法或移动加权平均法时，对成本结转的时间会有一定的限制。,模块5 自动转账与期末处理,销售成本结转凭证设置通常只需输入几个关键科目和结

7、转时间即可。使用本功能应注意以下几个问题：（1）库存商品、主营业务收入及主营业务成本三个科目的设置结构应保持一致，其明细科目的设置以及辅助核算项目的设置也应相同。（2）无论企业生产经营涉及的商品品种有多少，上述三个科目所属的每一最末级科目（或项目）均应对应一种具体的商品。（3）当企业启用了专门的“存货”核算系统时，商品成本计算一般在存货系统中完成，此时可适当简化对财务处理系统中商品（材料）科目的设置。,模块5 自动转账与期末处理,3汇兑损益结转设置汇兑损益是指企业的存量外币或债权债务由于汇率变动而发生的折算差额（收益或损失），期末在进行本位币余额调整的同时，需确认所发生的汇兑损益额。企业可定义

8、汇兑损益结转方式，设置需要自动计算汇兑损益的账户，期末由系统自动生成汇兑损益转账凭证。汇兑损益只处理外汇存款、外币现金、外币债权债务等项目，一般不处理所有者权益和成本类项目。,模块5 自动转账与期末处理,汇兑损益结转一般处理步骤为：（1）通过系统的汇率管理功能输入本月各种外币的月末汇率（即调整汇率）。（2）选择应计算汇兑损益的科目，同时输入汇兑损益费用的入账科目（如果在初始化设置时已指定入账科目，则不需重新选择）。（3）由系统自动计算并生成汇兑损益的结转凭证。,模块5 自动转账与期末处理,4对应结转设置对应结转，又称平行结转，是指两个科目（或两组科目）之间的一一对应的余额结转。对应结转通常只允

9、许输入两个科目。如果设置的科目属于非末级科目，那么这些科目的下级科目必须一一对应，科目若有辅助核算要求，其辅助核算的设置也必须完全一致。对应结转首先要对适配内容进行初始定义，并在期末执行转账生成操作后才生成转账凭证。对应结转不需要通过取数公式来描述转账金额，其结转的金额只局限于期末余额。,模块5 自动转账与期末处理,5期间损益结转设置期间损益结转是指对会计期末损益类科目余额的结转。通常，将所有损益类科目的余额都转入“本年利润”科目。通用软件有两种常用的处理方法：一种方法是，由系统自动根据期末各损益科目的余额生成一张结转本期损益的记账凭证。这种处理方法要求用户十分准确地定义损益类科目。另一种方法

10、是，由用户使用自动转账功能定义期末结转凭证模型，然后按一般的自动转账方式生成结转损益的记账凭证。特别注意：结转期末损益只有在其他结转业务均已完成并已登记入账的情况下才可进行。,模块5 自动转账与期末处理,损益可按收入和支出分别结转，生成两张记账凭证；也可合在一起只生成一张记账凭证。当将期末业务集中于一张凭证时，一般由系统根据各收入项目和支出项目的余额情况自动安排“本年利润”科目的方向。若收入总额大于支出总额，“本年利润”科目在贷方，表示盈利；反之“本年利润”科目在借方，表示亏损。,模块5 自动转账与期末处理,任务3 生成自动转账凭证,模块5 自动转账与期末处理,转账凭证经定义之后，每月月末只需

11、运行凭证生成功能即可快速完成凭证的编制，所生成的转账凭证将被自动追加到未记账凭证库中。如果在初始设置时定义了凭证的结转顺序，则系统能够按用户定义的顺序逐项生成转账凭证。对于未设置转账处理顺序的业务，或者是在不同设置界面定义的转账凭证，则需要用户来把握转账生成的次序。,模块5 自动转账与期末处理,转账生成时，通常只要在软件的相应界面，选择要生成凭证的自动转账条目，确认后，系统将按照转账设置中的转账顺序号，自动依序生成记账凭证。凭证生成后，系统会对凭证的类别、张数等作出报告，并提示用户确认与保存。用户可在未记账凭证库中查询所生成的凭证。,模块5 自动转账与期末处理,（1）转账凭证的生成有严格的顺序

12、，比如计提福利费一定要先于结转制造费用，而结转制造费用则必须在结转生产成本之前。同理，结转汇兑损益、摊销无形资产等所有摊、提事项都须在结转期末损益前完成。（2）由于多数期末结转业务都从账簿中提取当前数据，所以在确认结转前要将之前所有的记账凭证都登记入账。尤其是对后续有影响的期末业务凭证生成后，一定要立即审核入账，登账完成后才能处理后续转账业务。在此，建议每生成一张结转业务凭证，都执行审核记账操作。,模块5 自动转账与期末处理,知识要点,实训9 自动转账与期末业务（上）,模块5 自动转账与期末处理,进程1 设置自动转账凭证,模块5 自动转账与期末处理,1自定义转账凭证设置登录“总账”系统，选择“

13、期末”项下“转账定义”中的“自定义转账”命令，进入“自定义转账设置”窗口，如图所示。,模块5 自动转账与期末处理,单击“增加”按钮，打开“转账目录”设置对话框，如图所示。,模块5 自动转账与期末处理,输入序号“1”，转账说明“按账面净值比例摊销本月无形资产”，选择“转账凭证”类型，“确定”命令返回。,在自定义转账凭证设置窗口，系统自动增加一行，并带入摘要“按账面净值比例摊销本月无形资产”。输入科目编码“6602”，选择部门“总经理室”，选择金额方向“借”，在金额公式栏点击参照按钮，进入引导输入方式，在引导步骤中选择“期末余额”，点击“下一步”选择科目“1701”，期间“月”，方向“借”，点击“

14、完成”返回。在所生成的公式后输入“-”号，再以引导方式生成“1702科目月末贷方余额”的金额公式，最后以两金额公式之差乘上摊销比例“0.02”（2%），或直接在“金额公式”栏输入公式“（QM（1701,月,借）-QM（1702,月,贷）*0.02”。在“自定义转账设置”窗口单击“增行”按钮，继续输入下一行转账分录信息。其金额可取借贷方平衡数，即“CE（）”。,模块5 自动转账与期末处理,正确输入金额公式是保证所生成凭证正确性的关键。用户如果熟悉软件的公式编写规则，则可以直接在录入区域输入取数公式，如果不熟悉取数公式编写的规则，一般用引导方式输入金额公式。无论使用哪一种方式，都必须保证每一参数的

15、准确性，任何一项参数的错误都将影响到最终业务核算的正确性。,模块5 自动转账与期末处理,技能要点,2对应结转凭证设置登录“总账”系统，选择“期末”项下“转账定义”中的“对应结转”命令，进入“对应结转设置”窗口，如图所示。,模块5 自动转账与期末处理,在对应结转设置窗口，单击“增加”后，输入编号“1”，输入摘要“结转本期制造费用”，点击“转出科目编码”，参照方式输入科目“5101制造费用”（辅助项为空），即已设置好头部内容。点击“增行”命令，主体录入区即新增一空白行。参照输入转入科目编码“500101”，系统自动出现转入科目名称“剑杆织机”，输入结转系数“0.4”。继续按“增行”命令输入另外两项

16、产品的转入参数。最后，根据业务类型，选择凭证类别为“转账凭证”。,模块5 自动转账与期末处理,对应结转可以是两个科目一对一的结转，也可以进行科目一对多的结转（仅限于一个转出科目，多个转入科目）。当转入科目为多个时，各科目的转入系数之和必须为100%（本例中取湖新织造账套题目中的分配比例），否则，系统将显示报错信息，并拒绝存盘。,模块5 自动转账与期末处理,技能要点,3期末调汇设置选择“期末”项下“转账定义”中的“汇兑损益”命令，进入“汇兑损益结转设置”窗口，如图所示。,模块5 自动转账与期末处理,选择凭证类别“付款凭证”，输入汇兑损益科目“6603财务费用”，在“是否计算汇兑损益”栏逐项双击银

17、行存款（1002）科目和应收账款（1122）科目的明细项。,4期间损益结转设置选择“期末转账定义期间损益”命令，进入“期间损益结转设置”窗口，如图所示。,模块5 自动转账与期末处理,选择凭证类别“转账凭证”，输入科目“4103本年利润”，点击本年利润科目编码栏，系统自动填满“本年利润科目编码”和“本年利润科目名称”。,进程2 生成期末业务转账凭证,模块5 自动转账与期末处理,1自定义转账凭证的生成在总账主界面，选择“期末”项下的“转账生成”命令，进入“转账生成”窗口，如图所示。,模块5 自动转账与期末处理,在转账生成窗口，选择“自定义转账”项，单击“全选”命令，在“是否结转”栏出现“Y”标记。

18、单击“确定”按钮，系统即弹出窗口显示所生成的转账凭证，如图所示。,模块5 自动转账与期末处理,单击“保存”命令，出现红色“已生成”标记，自动将凭证追加到未记账凭证库中。如同时生成多张记账凭证，则单击“下张”，保存所生成的其他记账凭证。,自动转账生成的记账凭证，其后续处理的流程与手工录入的凭证相同。即需要更换操作员，进行出纳签字（如果是收、付款凭证），继续更换操作员，审核凭证，然后进行过账操作。,模块5 自动转账与期末处理,技能要点,2对应结转凭证的生成在总账主界面，选择“期末”项下的“转账生成”命令，进入“转账生成”窗口。选择“对应结转”项，如图所示。,模块5 自动转账与期末处理,在转账生成的

19、对应结转窗口，单击“全选”命令。单击“确定”，系统即弹出窗口显示所生成的转账凭证，选择凭证类型为“转账凭证”，单击“保存”出现红色“已生成”标记，如图。,模块5 自动转账与期末处理,3常用凭证的调用在总账主界面，点击“凭证填制凭证”，打开记账凭证录入界面。打开“制单调用常用凭证”菜单，系统弹出常用凭证选择窗口，如图所示。,模块5 自动转账与期末处理,模块5 自动转账与期末处理,点击常用凭证代号栏的参照按钮，选择“01完工产品入库”项。系统回到填制凭证窗口，生成凭证模型，如图。,利用“删分”命令删去多余的库存商品项（行）与生产成本项（行），以次输入库存商品的数量、单价，输入生产成本的金额，同时确

20、认凭证的其他录入项。,模块5 自动转账与期末处理,4自动调汇凭证打开总账“设置外币及汇率”，选择“美元”，在“2008.06”“调整汇率”栏输入“7.15”。同样输入港元汇率“1.1”。,在“期末转账生成”窗口，选择“汇兑损益结转”，点击“全选”、“确定”。系统显示“汇兑损益试算表”如图。,模块5 自动转账与期末处理,在“汇兑损益试算表”单击“确定”，即生成结转汇兑损益的记账凭证。设置凭证类型为“收款凭证”，单击“保存”命令保存所生成的凭证，如图。,在调用汇兑损益结转凭证，点击“全选”并点击“确定”时，如果系统显示“2008.06之前有未记账凭证，是否继续结转？”的信息，则表示之前的业务未处理

21、完毕，此时应选择“否”，退回到总账主界面，将全部记账凭证审核记账后再执行本功能。所有期末结转业务都应遵照这一处理规则。,模块5 自动转账与期末处理,技能要点,模块5 自动转账与期末处理,5期间损益结转选择“期末”项下的“转账生成”命令，进入“转账生成”窗口。单击“期间损益结转”单选按钮，选择损益类型“全部”，系统显示如图。,模块5 自动转账与期末处理,单击“全选”按钮选中全部收支项目，单击“确定”按钮，生成结转损益的转账凭证，如图。单击“保存”按钮，系统显示“已生成”标记，并自动将当前生成的转账凭证追加至未记账凭证库中。,在期末处理的6笔业务中，材料成本差异分摊、无形资产摊销、汇兑损益结转等应

22、首先进行，之后可分摊制造费用，接着可进行生产成本结转（完工产品入库），最后完成期间损益结转处理。并且，在处理这些业务时，每录入（或生成）一张记账凭证后都要接着进行出纳签字、审核、过账等处理，上一张凭证登记入账后，再处理下一张凭证。,模块5 自动转账与期末处理,技能要点,项目2 期末结转与结账,模块5 自动转账与期末处理,任务1 处理期末结转业务,模块5 自动转账与期末处理,期末结转业务包括各项费用计提、费用分摊、无形资产摊销、汇率结转、制造费用分配、生产成本计算与结转、销售成本计算与结转、损益结转等业务。财务软件能够代替用户完成一部分期末结转业务，如自动转账凭证中自定义转账凭证、调汇业务、期间

23、损益结转等等。,模块5 自动转账与期末处理,期末业务的其中一部分需要在用户的参与下由软件来完成，有些需要用户进行一定的设计，有的则需要用户手工的辅助，如成本计算、税金计算等。由于计提、分摊、结转等会计处理方法一经确定便很少改变，月末会计业务的处理通常形成为一套比较固定的程序，于是，可以将期末结转理解为由软件系统承担的，自动完成各摊、提、结转过程的一个程式化的步骤。,模块5 自动转账与期末处理,任务2 期末对账与结账,模块5 自动转账与期末处理,1对账对账是对账簿数据进行核对，以检验账簿记录是否正确以及账目是否平衡的方法。在实际应用中，主要通过总账、明细账、日记账、各类辅助账以及不同模块所生成的

24、账簿之间的核对来进行的。在信息化系统中，由于账簿体系突破了传统会计对总账、明细账、日记账的固定划分，对账的内容也不再只是总账与明细账、总账与日记账的核对了，而是所有具有相关联内容的账簿及其相关数据资料之间进行的多种方式的核对。,模块5 自动转账与期末处理,从原理上讲，计算机自动记账生成的各种账簿记录都应是正确的。但由于非正常操作、系统掉电中断、计算机病毒等因素会造成账簿信息的紊乱，不能完全排除账账不符现象的出现。因而也就有必要对机内账簿记录进行常规性核对。有些软件在程序中固化了对账功能，在一定条件下，系统会自动对机内数据进行校验，用户很可能感觉不到系统的对账动作。如果软件对不同系统（模块）的数

25、据用不同的数据库来进行管理，这就需要对不同模块的数据进行相互的核对。如存货管理系统、固定资产系统、出纳系统等都可能采用独立的数据管理模式。这类软件一般提供专门的机内数据对账功能。,模块5 自动转账与期末处理,在账务处理的关键环节，系统通过内在功能强制用户进行必要的对账，以保证账务数据的正确性。这些环节包括账套启用、模块启用、月末结账、数据备份等。如果对账中发现有不符合当前操作要求的情况，则不允许用户继续所进行的操作。,模块5 自动转账与期末处理,知识要点,2结账结账是终结数据处理过程的操作，通常是在对各类账簿数据进行期末结算的同时，关闭各操作项目的数据处理功能。结账的含义：一是结计各类账簿的发

26、生额和余额；二是关闭账务处理系统的当期数据处理功能。信息化系统中的结账方法与手工操作的原理基本相同。期末结账时将所有的账簿都结计完成，包括传统形式的总账、明细账、日记账，也包括各类辅助账与账簿形式的表单。,模块5 自动转账与期末处理,运行结账这一功能时，系统主要完成如下几项工作：（1）进行对账，或检查对账结果。必要时检查其他模块的结账情况。（2）检查并停止本期各科目的各项数据处理工作。（3）计算各科目的本期发生额和累计发生额。（4）计算本期各科目期末余额并将余额结转至下期期初。,模块5 自动转账与期末处理,运行期末结账处理功能时，应注意如下几个问题：（1）结账前应将本期所有记账凭证登记入账。如

27、果留有未处理完的业务，结账后的账务数据就有可能不正确。财务软件本身也会在检测到有未尽事宜情况下拒绝执行结账指令。（2）结账一般须按月连续进行，且每月只能结账一次。（3）年终结账时，系统要将年末数据及其各环境参数与运行要素结转至下一年度，需要处理的结转事项比较多。为此，有的软件设置了专门的年度结账功能项目，用户需运用年度结账功能进行专门的年度结转处理。,模块5 自动转账与期末处理,如果软件系统将不同子系统（模块）的结账功能分布于不同的界面（如用友软件中固定资产、工资薪酬等模块都具有独立结账要求），那么不同模块的结账就具有一定的顺序。此时软件通常要求用户先按顺序完成专门模块的结账工作，最后才对账务

28、处理系统进行结账。,模块5 自动转账与期末处理,知识要点,实训9 自动转账与期末业务（下）,模块5 自动转账与期末处理,进程3 核对账目，结束当期业务处理,模块5 自动转账与期末处理,1对账登录“总账”系统。选择“期末”项下的“对账”命令，进入“对账”窗口，如图所示。,模块5 自动转账与期末处理,选中所有核对内容，双击“2008.06”行的“是否对账”栏，使其出现“Y”标记，单击“对账”按钮，系统便开始对账。,2结账在总账主窗口，选择“期末”项下的“结账”命令，进入“结账”选择窗口，如图所示。,模块5 自动转账与期末处理,单击需要结账月份“2008.06”，使其成为选中行。单击“下一步”按钮，

29、显示对账窗口，单击“对账”命令，系统开始对账，对账结束显示如图所示对账报告。,模块5 自动转账与期末处理,在对账报告窗口，单击“下一步”按钮，系统显示“2008年06月工作报告”，如图所示。,模块5 自动转账与期末处理,查看工作报告后，单击“下一步”按钮，系统显示“2008年06月，工作检查完成，可以结账。,如果系统检测到用户未完成必要的会计事项，则给出“2008年06月未通过工作检查，不可以结账”的报告，此时应返回工作报告页面，仔细阅读系统的报告信息。系统报告信息涉及以下几方面：损益类科目是否结转为零；试算是否平衡；对账是否平衡；凭证是否已全部入账；其他系统是否已结账。,模块5 自动转账与期末处理,技能要点,谢谢，欢迎课内外交流,邮箱：QQ（指导）：610891068,模块5 自动转账与期末处理,