电子表格软件EXCEL.ppt

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1、（1）Excel 2000概述,表格是人们在日常生活和工作中经常会用到的一种信息描述形式，长久以来，人们都是凭借着自己的双手绘制出需要用到的表格，当要对数据进行处理时还得逐一地计算得出结果。当计算机走进人们的生产、生活中以后，使得人们能够通过计算机来生成表格、完成繁琐的数据计算并应用表格，这就是人们常说的电子表格。,（2）EXCEL的功能,方便的表格制作功能 强大的计算功能 提供丰富的图表 数据库管理功能 数据共享,（3）EXCEL学习重点与难点,EXCEL的基本操作;EXCEL中的函数与表达式的应用;EXCEL中的排序、筛选和分类汇总等数据库操作,（4）Excel 2000的启动,单击“开始

2、”按钮，选择“程序”选项，在其子菜单中找到“Microsoft Excel”选项并单击，就可以打开Excel 2000了。单击“开始”按钮,在“运行”中输入“EXCEL”可打开Excel 2000。,（5）EXCEL文档的新建、打开、保存,EXCEL文档的后缀名为.XLS启动了Excel之后，选择“文件”|“新建”命令来建立一个Excel文件。直接点击常用工具栏中的“新建”按钮。按Ctrl+N键来完成新建操作。设置自动保存功能：选择“工具选项保存.把自动保存的复选框选中。,（6）Excel 2000的退出,打开“文件”菜单，单击“退出”选项。单击窗口右上角的关闭 按钮。单击标题栏左边的 图标，

3、选其中“关闭”选项双击标题栏左边的 图标。右键单击任务栏中的 图标，选择其中的“关闭”选项。将要关闭的窗口作为当前窗口，按Alt+F4键。,（7）EXCEL界面介绍,（8）编辑工作表,编辑单元格数据：1.在编辑栏中的编辑单元格的内容：将鼠标指针移到编辑栏内，鼠标变成I形状2.在单元格内编辑：双击单元格或者按F23.替换单元格的内容：（输入数据的技巧：有时使用Excel进行一些资料的整理，此时会需要在一个单元格中输入几段的内容，按回车的作用并不是在单元格中进行分段，在一段的结束按住Alt键按回车，这样才能在一个单元格中使用几个段落。）,复制和移动单元格的内容：1.选择单元格，进行复制或剪切2.选

4、择要复制的内容的单元格，进行粘贴（可进行选择性的粘贴）3.也可以选择一个单元格后，按住Ctrl键后，用鼠标进行拖动，也可进行复制。,填充单元格区域：1.填充数据：选择被复制的单元格，将鼠标指针移动到该单元格的右下角，鼠标指针变成细的十字形状，进行拖动。2.填充公式：选中要复制的单元格将鼠标移动到单元格的右下角，鼠标指针变成细的十字形状。按住Ctrl+鼠标左键，同时拖动,3.自动产生一个序列：在基准单元格中输入基数选择单元格区域在菜单上选择“编辑填充”，弹出的对话框进行设置后，单击确定。4.自定义序列：在菜单栏上选择“工具选项”，在弹出的对话框中选择“自定义序列”,删除与清除：1.清楚单元格中的

5、信息：选择“编辑清除”选项2.删除单元格中的信息：删除整行或整列删除单元格或单元格区域查找与替换：1.查找：选择“编辑查找”，在弹出的对话框中单击“选项”，可进行精确的查找。2.替换：替换的字符可以包括文字、数字、公式、或公式的部分。,插入：插入单元格：方法为：在菜单上选择“插入单元格”插入行/列：方法为：在菜单栏上选择“插入行”或“插入列”,（9）编辑工作表,单元格区域的命名：定义名称：“插入名称定义”粘贴名称：“插入粘贴名称”指定名称：“插入名称指定”应用名称：“插入名称应用“标志区域：“插入名称标志”,（10）其他编辑操作,1单元格的批注：选择“插入批注”2用“对象”命令访问其他应用程序

6、：选择“插入对象”，可将其他应用程序插入当前的工作表中，选择“编辑对象”编辑对象和更改对象的显示方式。3插入图片：选择“插入图片”,（11）工作表的操作,工作表的选择与翻动：同时选择一组工作表的方法如下：（1）选择相邻的一组工作表：按shift键（2）选择不相邻的一组工作表：按ctrl键（3）选择全部工作表：单击右键，“选择全部工作表”（4）取消工作表组的设置：单击右键选择取消工作表,EXCEL工作表、单元格的特点,一个EXCEL文件为一个工作簿（一个工作簿默认情况下有三个工作表(sheet1、sheet2、sheet3)，最多可以有255个工作表;一个工作表最多含256列，65535行。设定

7、工作簿中的工作表数：选择“工具选项”，在“常规”选项卡的“新工作薄内的工作表数”的数值框设定的表数。,移动或复制工作表:（1）用鼠标直接移动或复制工作表:复制时按ctrl键（2）用菜单命令移动或复制工作表。1）“工作簿”2）“下列选定工作表之前”3）“建立副本”删除工作表：选择“编辑删除工作表”插入工作表：选择“插入工作表”隐藏和取消隐藏工作表：隐藏工作表和取消工作表,窗口的拆分与冻结：（1）拆分窗口。1）用菜单命令拆分窗口 2）用鼠标进行拆分 3）撤消拆分窗口（2）冻结拆分窗口。（3）放大或缩小窗口,（12）页面设置,在菜单栏上选择“文件页面设置”选项、弹出“页面设置”对话框设置页面设置页边

8、距设置页眉和页脚设置工作表的选项插入分页符：插入分页符 删除分页符,（13）打印工作表,1打印预览在菜单栏上选择“文件打印预览”选项，在预览窗口顶部单击“关闭”按钮，可返回工作表。2设置打印机和打印在菜单栏上选择“文件打印”选项，弹出“打印”对话框。单击“确定”按钮开始打印。,（14）格式化工作表,列宽和行高的调整：设置工作表的列宽：方法为：先选定需要设置的列宽的列，在菜单上选择“格式列列宽”（系统默认时的列宽是：8.38）在菜单栏上选择“格式列最适合的列宽”选项，单击“确定”按钮。将鼠标移到所选列标的右边框，拖动该边框。,设置工作表行高（1）在菜单栏上选择“格式行行高”选项，单击“确定”按钮

9、。（2）在菜单栏上选择“格式行最适合的行高”选项，单击“确定”按钮。（3）将鼠标移到所选行标的下边框，该行的高度自动设置为最高项的高度。,设置单元格的字体：选定单元格区域；在菜单栏上选择“格式单元格”选项，完成设置后，可在“预览”框预览当前选定的字体及其格式式样。单元格内容的对齐：（1）“水平对齐”框（2）“垂直对齐”框（3）“文本控制”框（4）“方向”框,表格线与边框线：1.在单元格区域周围加边框方法为：选定工作表中的单元格，选择菜单栏上的“格式单元格”选项，在弹出的对话框中进行设置。2.删除边框：方法同上3.取消网格线：方法为：在菜单栏上选择“工具选项”，在视图选项卡中单击“网格线”复选框

10、。,设置单元格的颜色和图案：在菜单栏上选择“格式/单元格”，弹出的对话框中，在“图案”选项卡中设置底纹颜色和图案，在“示例”显示框中预览设置的效果。设置单元格的数字格式：数字格式描述：默认的数字格式是“常规”格式，输入时，系统根据单元格中输入的数值进行适当的格式化设置单元格数字格式：在菜单栏上选择”格式/单元格“(主要是针对文本与其他格式的变化）如：输入：1/3和1010,输入数据技巧(1),在单元格中输入数字最多只能输入11个数字,超过则以科学计数法表示,若要在一个单元格里显示超过11个数字,则可在输入数字前加上单撇号，或者在数字前面加上一个等号并把输入的数字用双引号括起来例如：,输入数据技

11、巧(2),使用CTRL+Shift+；可以输入当前时间使用CTRL+；可以输入当前日期利用公式做简单计算:以符号“=”开始,输入公式时,同样要先选定活动单元格,然后再输入.输入“数字-数字”，回车，它就自动变成了一个日期(数字必须是日期中有效的）,输入数据技巧(3),若要将数字以分数形式显示，请单击“分类”列表中的“分数”，然后单击要使用的分数类型。若要将数字以百分比形式显示，请单击“分类”列表中的“百分比”。在“小数位数”框中，输入要显示的小数位数。,输入数据技巧(4),在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字置在（）括号内来标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一下回

12、车键，则会自动显示为“-88”。在单元格输入“=now()”可返回当前的日期和时间的序列数，或用“=today()”可显示当前日期。,创建自定义格式：在菜单栏上选择“格式/单元格”，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，在该选项卡中选择自定义。使用条件格式：（如例题）设置条件格式：选择“格式/条件格式”删除条件：在“条件公式”对话框中单击“删除”按钮，在弹出的“删除条件格式”对话框中选择要删除的条件更改条件格式：在菜单栏上选择“格式/条件”，在“条件格式”对话框中更改条件的数值、公式、运算符或格式。,使用格式刷：选择要复制的单元格区域，在“常用”工具栏上单击“格式刷”按钮。保护单元格或单元格区域

13、：（1）选定要锁定、隐藏的单元格区域。（2）在菜单栏上选择“格式单元格”选项，弹出“单元格格式”对话框，在“保护”选项卡上选择相应的选项。（3）单击“确定”。（4）在菜单栏上选择“工具保护保护工作表”选项，弹出“保护工作表”对话框。（5）输入保护口令并设置相应的选项。（6）单击“确定”，并在“确认口令”对话框中再次输入口令。,自动套用格式：在菜单栏上选择“格式/自动套用格式”选项，在“格式”列表框中选择一个格式设置工作表背景图案：在菜单栏上选择“格式/工作表/背景”，在弹出的对话框中，单击“插入”按钮。,（15）公式与函数,公式的使用：公式中的运算符：算术运算符：包括加、减、乘、除、幂、负号、

14、百分号等比较运算符：包括：等于、大于、小于、大于等于（=)、小于等于(=）,文本运算符：文本运算符“&”将多个文本（字符串）连接成一个连续的字符串（组合文本）例如：设单元格A1中的文字为“广州市”，则“广东省”&A1的值为“广东省广州市”引用运算符：引用运算符可以将单元格区域合并运算，包括冒号，逗号和空号冒号：可对两个引用之间（包括这两个引用在内）的所有单元格进行引用逗号：可将多个引用合并为一个引用。例如：SUM（A1：H1，B2:F2）是将A1：H1和B2：F2两个单元格区域合并为一个,空格是交叉运算符：可产生同时属于两个引用的单元格区域的引用。例如：SUM（A1：H1，B1：B4）表示只有

15、B1同时属于两个引用A1：H1和B1：B4运算符的运算顺序：如果一个公式中含有多个运算符号，其执行的先后顺序为：冒号/逗号/空格/负号/百分号/幂/乘/除/加/减/&/比较，括号可以改变运算的先后顺序。例如：求302*20%的数值是多少呢？公式选项板的使用:在公式中引用其他单元格格式：,引用的类型：相对引用：直接引用单元格的区域名，不需要加“$”。例如：=A1+B1+C1绝对引用：在绝对引用的单元格中，列、行前都有“$”符号。例如：=$A$1+$B$1+$C$2混合引用：混合引用有两种情况，行与列独自有“$”，没有同时存在的。例如：=$A1+B$2,思考题,现在在A1：D2的单元格区域内分别输

16、入常数，然后分别E1、E2、E3三个单元格中分别输入不用类型的三个公式：=A1+B1+C1、=$A$2+$B$2+$C$2+$D$2、=A$2+$B$2+C$2+$D$2、现将E1、E2、E3、分别复制到F1、F2、F3时，那么公式会变成怎么样呢？,引用同一工作薄中其他工作表的单元格：方法一为：在单元格的区域地址前输入：Sheet+序号!方法二为：利用公式选项板的使用引用其他工作簿大的单元格：方法一为：在单元格的区域地址前输入：工作簿的根目录Sheet+序号!方法二为：利用公式选项板的使用引用名称：若单元格已经命名，在引用单元格时可以引用其名称。,循环引用：当一个公式直接或间接地引用了该公式所

17、在的单元格时，产生循环循环引用。迭代设置可以根据需要改变。改变默认迭代设置的方法为：在菜单栏上选择“工具/选项”选项，弹出的“选项”对话框，在“重新计算”选项卡中单击“反复操作”复选框，根据需要在“最多迭代次数”和“最大误差”文本框中输入新的设置值。,练习题,改变默认的迭代设置：将最多迭代次数更改为50在工作表的A1和A2单元格中分别输入100和200在A3单元格中输入公式A3+A2/A1，按回车观察单元格A3中的公式计算值并分析原因那么迭代次数更改为100，数据又怎样？,公式的编辑：主要是包括修改公式、移动和复制公式显示公式：在菜单栏上选择“工具/选项，弹出的选项对话中的“视图”选项卡的“窗

18、口选项”中选择“公式”复选框,复杂公式的使用：公式的数值转换：,日期与时间的使用：除了可对数字和字符进行计算外，Excel也可以对日期和时间进行计算如：公式=“00/3/20”-“00/3/10”计算结果为10输入日期时，可以以短格式输入年份。（即年份输入两位数）若年份在00至29之间，作为2000至2009年处理如：输入11/11/20，系统默认的日期是2011年11月20日若年份在30至99之间，作为1930至1999年处理，如：输入90/7/12，系统会默认为1990年7月12日,公式返回错误值及其产生原因：,使用数组的公式,创建数组公式。1）如果希望数组公式返回一个结果，则单击输入数组

19、公式的单元格；如果希望数组公式返回多个结果，则选定输入数组公式的单元格区域。2）输入公式的内容，按Ctrl+Shift+Enter键。应用公式（见图6-28）1）选定要用公式计算结果的单元格区域 E2：E7。2）输入公式=B2:B7+C2:C7+D2:D7，按Ctrl+Shift+Enter键结束输入并返回计算结果,【例题】,在单元格A1、A2、A3、A4中输入10、20、30、40，在单元格B1、B2、B3、B4中分别输入1、2、3、4在单元格区域C1：C4，输入公式：A1：A4*B1：B4，然后按Ctrl+Shift+Enter键,（15）函数的使用,（1）公式必须以“=”开头。（2）函数

20、的参数用圆括号“（）”括起来。（3）函数的参数多于一个时，要用“，”号分隔。（4）参数的文本要用英文的双引号括起来。（5）参数可以是已定义的单元格名或区域名。（6）函数中使用数组参数可以由数值、文本和逻辑值组成。（7）可以混合使用区域名、单元格引用和数值作为函数的参数。,（16）函数的参数类型,（1）数字，如21、-7、37.25等。（2）文字，如“a”、“Word”、“Excel”等。若在文字中使用双引号，则在每个双引号处用两个双引号，如“TEXT”。（3）逻辑值，如TRUE、FALSE或者计算时产生逻辑值的语句（如A1035）。（4）错误值，如#REF!。（5）引用，如D11、C5:C10

21、。,（17）各常用函数得使用及应用,数学与三角函数：（1）部分数学与三角函数（2）条件求和函数SUMIF统计函数文字（字符串）函数逻辑函数日期和时间函数财务函数,(18)Excel的高级使用,数据库的建立和编辑:（1）数据由若干列组成，每一列有一个列标题，相当于数据库的字段名，如“学号”、“姓名”等。表中每一行构成数据库的一个记录，每个记录存放一组相关的数据。（2）在工作表中，数据列表与其他数据之间至少留出一个空白列和一个空白行。数据列表中应避免空白行和空白列，单元格不要以空格开头。,（19）数据库建立和编辑,数据库的建立方法：先建立一个表格，再逐条输入数据库中的记录，再把光标移动至任意一条记

22、录，在菜单栏上选择“数据/记录单”选项。弹出的记录单对话框中进行输入相应的条件即可。,【例题】,在一张成绩单中找出所有性别是“男”，计算机成绩是=70分的记录。,(20)数据库的排序,（1）选择成绩单数据库中的任一单元格。（2）在菜单栏上选择“数据排序”选项，弹出“排序”对话框。（3）在“排序”对话框中指定排序的主要关键字和次要关键字、递增或递减排序选项，单击“递减”按钮。（4）选择排序区域。（5）单击“确认”按钮。,【例题】,打开“成绩单”，按总分（即G列）从高到低的排序。,（21）数据库的筛选,自动筛选：步骤如下：将单元格的光标移动到表头行的任意位置，在菜单栏上选择“数据/筛选/自动筛选”

23、在表头行出现的筛选箭头进行相应的选择或者是通过自定义的方式进行筛选,【例题】,如果要将成绩单中的学生的总分大于或等于240分的人筛选出来，应该如何操作？,（22）高级筛选数据的抽出,在菜单栏上选择“数据/筛选/高级筛选”选项，可以将符合条件的数据复制（抽出）到另一个工作表或当前的工作表的其他空白的位置上,具体的操作步骤如下：选择要筛选的范围在菜单栏上选择“数据/筛选/高级筛选”在高级筛选的对话框中选择“将筛选结果复制到其他位置”在“数据区域”中指定要筛选的数据区域指定“条件区域”（该区域得事先输入）在“复制到”框内指定的复制筛选结果的目标区域（选中想要的单元格）若选择“选择不重复的记录”复选框

24、，则显示符合条件的筛选结果时，不包含重复的行单击“确定”,【例题】,在学生成绩单中，将总分大于或等于240分的女生成绩单筛选出来。,（23）分类汇总,Excel可以对工作表中选定列进行分类汇总，并将分类汇总结果插入相应类别数据行的最上端或最下端。分类汇总并不局限于其求和，也可以进行计数、求平均等其他运算。,步骤为：选择要进行分类汇总的单元格区域在菜单栏上选择“数据/分类汇总”在“分类汇总”对话框进行选择单击“确定”,（24）图表和图形,创建图表：用图表向导创建图表：用“图表”工具栏创建简单的图表,（25）用图表向导创建图表,选择用来生成为图表的数据区域，如果图表中要包含这些数据的标题，则应将标

25、题包含在所选区域内。在“常用”工具栏上单击“图表向导”按钮，或在菜单栏上选择“插入/图表”选项，弹出“图表向导4步骤之1图表类型”对话框。选择图表类型，单击“下一步”按钮，弹出“图表向导4步骤之2图表源数据”对话框。单击“下一步”按钮，弹出“图表向导4步骤之3图表选项”对话框，进行相应的输入。,根据需要选择标题、坐标轴、网格线、图列、图列、数据标志、数据表等选项卡，进行相应的设置若选择“作为新工作表插入”单选项，则创建独立图表，若选择“作为其中的对象插入”单选项，则创建嵌入式图表。本例选择“作为其中的对象插入”,（26）图表的编辑,图表的移动、复制、缩放和删除改变图表的类型：选择“图表/图表类

26、型，弹出的对话框中选择图表的类型。图表中数据和文字的编辑：删除数据系列添加数据系列：选定图表，在菜单栏上选择“图表/数据源”，弹出的对话框中的“系列”选项卡中单击“添加”，在名称文本框中输入字段名，单击“值”文本框右边的数据范围按钮。,改变数据系列产生的方式：选定图表，在“图表”工具栏上单击“按行”或“按列”按钮，可改变数据系列的产生方式改变和删除文字：选中文字按DEL键设置图表选项：选中图表，在菜单栏上选择“图表/图表选项”，在其对话框相应选项卡中对图表进行设置，然后单击“确定”,（27）图表的格式化,选中图表，在菜单栏上选择“编辑/图表区”或双击图表对象，在弹出的对话框中进行相应的格式设置。注意：若双击图表区，在弹出“图表区格式”可以为整个图表区域设置图案、字体、属性若双击数值轴或分类轴，弹出“坐标轴格式”对话框，可对坐标轴的图案、刻度、字体、数字对齐方式进行设置若双击图例，可对图例的图案、字体和位置进行设置。,