打造最成功的时间管理模式.ppt
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1、提升企业效能的核心竞争力,时间管理?清华大学应用与技术学院 北京大学医学部继教学院,张家麟 博士,个人简介张家麟,学历:1.台湾中山大学传播管理研究所硕士(MBA)2.台湾文化大学新闻研究所硕士2.美国史丹福国际大学夏威夷管理学院博士班研究3.中国山西大学科技哲学研究所博士主要经历:1.中国报系记者,采访主任、总经理、总编辑、副社长2.美商富佑集团台湾地区公关部总经理3.泰国向日葵集团(曼谷)助理总裁4.台湾东方管理学院,台湾通信电子学院专任讲师5.甘罗整合行销国际公司(台湾.广东,上海)总经理6.台湾中山大学驻北京联络主任中国职务:1.新加坡华点通集团(北京)远端教育研究中心主任2.北京奥斯
2、马特科技发展公司,IBM-e-club会员俱乐部市场总监3.北京商帅天诚管理研究院总顾问4.北京中经正泰投资顾问培训公司市场总监5.北京大学医学部医疗管理EMBA硕士班讲师6.中国农业大学副教授.清华大学,上海大学兼任副教授,专业培训.顾问谘询师7.国家经贸委职业经理人中心副秘书长,建议大家不要看讲义好吗?,一种剥洋葱式与近迫式的方法,先谈一个真实又寓言的现代故事,美国落几山-东、西两面山脉,羊与狼!竞争生存的环境系统启示!,百年时代灿烂的明星级产业,宇航产业,生技生医产业,深海产业,传播知识产业,通信资讯产业,需要时间做基础,技术的时间管理,艺术的时间管理,物质层面的项目时间管理,精神层面的
3、企业时间管理,时间管理课程纲要说明,一.现代企业的九项管理二.项目与管理的重要性三.时间管理与管理时间四.时间压力与自我评测五.时间与工资价值替换六.四十项浪费时间原因,七.时间象限与自我诊断八.时间管理三个成功点九.时间管理的逻辑方法十.时间管理的20种方法十一.用数位做时间管理十二.结语,一.现代企业的九项管理,投入,过程,生产,供给,销售,产出,利润最大化,价值创新化,项目的定义,项目就是一个任务.项目就是在一定时间内需要完成的事项.项目具有系统性,有开始,有结束.项目是一个作业流程,有计划执行与检讨.项目是一次性的,独立性与临时性的.:物有本末,事有终始:知所先后,则近道矣!,项目管理
4、的案例,建构政府的政务网站营建一栋大楼开发一种新药品办理一次专案贷款申请IS-9000质量管理系统美国总统选举北京申请奥运会,项目管理的组合,满足任务需要 达成计划使命,技术工具,团队,流程时间,企业核心竞争的九个项目管理,1.范围管理scope 2.风险管理risk 3.时间管理time 4.费用管理cost 5.人资管理hr 6.质量管理quality7.沟通管理communication 8.采购管理procurement 9.知识(集成)管理km,时间管理,质量管理,采购管理,费用管理,风险管理,沟通管理,范围管理,集成管理,人资管理,二.项目与管理的重要性,何谓时间管理?,在一定的时
5、间内;完成一定要做的事情!1.项目的定义 2.活动的排序 3.活动持续的时间计算 4.时间管理进度表 5.程序的控管 6.补救的紧急计画,时间管理与项目生命周期,概念和建议,发展,执行,终止,验证,完成阶段,中间阶段,启动阶段,顾客要求,顾客满意,管理职责,管理职责,资源管理,测量分析改进,产品实现,产品,输入,输出,产品或服务持续改进,时间管理,1.以顾客为关注焦点2.领导作用3.全员参与4.过程方法5.管理的系统方法6.持续改进7.基于事实的决策方法8.与供方互利的关系,IN,OUT,八项质量管理原则,时间管理,现代达尔文主义:快者生存,快!准!稳!狠!,三.时间管理与管理时间,请大家闭上
6、眼睛,想想少年情怀的情人想想最思念过世的亲友想想生活至今的奋斗历程想想午夜梦回时的青春消失,时间是否可爱又可怕!,让我们抬起手问自己时间是啥?,时间是生命时间是金钱时间是价值时间是效果时间是效率时间是效能,所以说:,时间管理就是生命管理,时间,效果确定期待的结果,效能以最小代价或浪费获得最佳期待结果,效率以最小代价或浪费获得预期结果,时间管理的目的性,时间是一种珍贵的资源,具有消失性与不可以追溯性.企业花费时间是一种有价值的投资,是成本费用,必须用创收回馈.因此;个人与企业必须做好时间管理.,效果,效率,效能,时间,脑动力,体动力,?,?,请先回答两个时间管理的问题,如果一个公司的金钱可以随便
7、花用,这个公司会怎么样?那么;如果一个公司的时间随便浪费掉了,这个公司会怎么样?,请想一想;您最后一次审查您的时间分配,是在什么时候?您有做时间分配的思考吗?,与时间竞赛.人最宝贵!,人事行政部与人力资源部有何差异?,答对了;送给您1,000,000万元!,请问:,共同愿景,团队学习,改变心智,自我超越,系统思考,彼得.圣吉(Peter Sange)五项修练,企业时间轴的五项追求,所以我们要积极的来-管理时间-,积极性管理时间控制分配,消极性时间管理使用争取,四.时间压力与自我评测,评测时间为10分钟请选择是或否,如果您回答第一部份总合结果为:00-05个【是】-您的个人效率是80%,只要稍微
8、调整一下就好了.05-15个【是】-您的个人效率是65%,某些方面要进行大的调整.16-20个【是】-您的个人效率是50%,您的潜力有一半还未发挥.21-40个【是】-您的个人效率是20%,您准备怎么办呢?在第二部分如果您有12个【是】:我们自己要反省一下对时间安排方面有何问题?,五.时间与工资价值替换,时间是金钱.您的工资如何计算?,月工资1500元,每小时钟工资是多少?1500元30天50元/天8小时6.25元/时.1500元22天68.2元/天8小时8.52元/时 计算小时工资公司的(房租.水电.电话.文具.网络.税金.公关.折旧.分摊.午餐.饮水.管理等费用)公司一小时约支付20-35
9、元的小时工资.,AM8:30或AM9:00上班的定义?,八小时的解读?,谈谈TEA TIME:,您的公司有下午茶时间吗?您对下午茶时间的看法?,Anytime Is Teatime,企业缺乏时间管理的综合现象,所有的事务总是在最后一分钟赶进度!会议多如牛毛,会而不议!议而不决!决而不行!每天毫无所获的打发浪费掉!会议变成领导者或是管理者的发表会,不听职工的第一线声音!,对于大事情和小事情,采取同样的处理和对待!大事情和小事情因为没有优先等级,因为力量不集中,所以;大小事情都同样的效率低落!,领导者或是管理者要管理时间,您作为领导者或是管理者,您对您的职工在时间运用上,满意吗?您给您的职工作了什
10、么管理时间的示范?权力来自责任!来自能力!您会管理时间吗?,主管及职工要时间管理,如果每天08:30上班,您必须07:00出门.在交通途中,您做了什么?想想;您进公司后,您做了什么?您有记事本或是电子文档管理时间与工作进度吗?您有对时间管理做过建议吗?,留住核心其他外包,诺基亚耐 克麦当劳肯德基,她们在卖什么东西?,六.四十项浪费时间原因,下面有40项浪费时间的原因,思考探索一下您?是否有其中的错误行为!,本报亭不给问路?卖报夫妻如是说.?!,您的看法是何?,对,错,浪费时间(显性与隐性)的40项原因,01.打进或打出的无谓电话02.打扰者,突然而来的访问者03.预约与临时的会议04.内部或外
11、部的争吵及发火05.缺乏目标,时间或优先计画的事务06.个人的无序性(桌面或文档混乱)07.无效率的代表或委托人08.无用的试验或测试,浪费时间(显性与隐性)的40项原因,09.同一时间有太多想法,尝试太多10.对时间有不现实的期望值11.无效的通讯(网络,电话,手机,传真)12.下属的训练与发展不够充分13.对事拖延,犹豫,欢喜做白日梦14.不会说“不”15.努力不够彻底,或者是改变努力16.太重视细节,在枝微末节上计较,浪费时间(显性与隐性)的40项原因,17.员工数额不足,员工工作不力18.内部或外部闲话太多19.缺少自律精神20.保持优越感,不信任他人21.错误的倾听22.缺少正确的反
12、馈23.个人问题,本位主义的争执24.产生焦虑与恐慌性,浪费时间(显性与隐性)的40项原因,25.执行不充分的计画,错误变更计画26.无谓或过多的等待27.记忆错误28.判断的失误29.对结果或行为的迷惑30.过于疲劳对事务产生讨厌感31.责备无关事务的其他人员32.过多压力产生紧张,浪费时间(显性与隐性)的40项原因,33.使用不充分的工具及设备34.公司的策略错误35.不充分的登记系统产生错误36.阅读过多的邮件或垃圾资料37.参与过多的外部活动38.对人.事.物不耐烦,草率39.先做了不应该做的事40.过度表现,争取事务,影响效率,七.时间象限与自我诊断,急迫又重要的事,重要但不急迫的事
13、,急迫但不重要的事,不急迫又不重要的事,1,2,3,4,时间管理的四个象限,时间管理与5s的关系,5S的历史与沿革,5S起源余日本,是指在生产现场中,对人员,机器,材料,方法等生产要素,进行有效的管理,这是日本企业独特的一种管理方法.1955年,日本的5S宣传口号为:(安全始于整理,终于整理整顿),当时只推行了2S,其目的仅为了确保作业空间和安全.后因为生产和品质控制的需要,又提出了其后的3S,共计成为了5S,随着日本生产力的提升,5S随成为一种现场管理的热潮.日本推行5S最大力的企业,是丰田公司,5S对塑造企业形象,降低成本,准时交货,安全生产,高度的标准化,创造舒适的工作场所,现场环境改善
14、各方面,发挥了卓越的功能,也因为有效的功能,成为现今世界一流企业所参考采行的管理模式.,整理 SEIRI Organization 倒掉拉圾.长期不用的东西 放进仓库.整顿 SEITON Neatness 30秒内,就可以找到 要找的东西.清扫 SEISO Cleaning 谁使用-谁负责清洁.谁来管理.清洁 SEIKETSU Stangardisation 管理的公开化与透明化.修养 SHITSUKE Discipline and 严守标准,团队精神 training,中文 日文 英文 解释,现今改良进的10S,整理SEIRI,整顿SEITON,清扫SEISO,清洁SEIKETSU,修养SE
15、ITSUKE,节约SAVE,坚持SHIKOKU,服务SERVICE,习惯SHIUKANKA,安全SAFETY,时间管理的自我诊断,诊断自己的时间(自我纪录留下痕迹)分析无效的时间(执行重点结果挂帅)排除浪费的时间(制度考核精算效益),时间管理的不良征兆及解决方案,同时进行许多方案,似乎都无法完成顾虑其他事项,无法专心做手上事务工作被中断时会愤怒每天感觉很累,事情做不完休闲,运动都没有时间,请把工作排好优先顺序只做必要且重要的事务只专心做完一件事务力求完整美好的做完手上事务心动-不如行动!,全面时间管理的具体工作,用权责划分来消除时间浪费现象为会议做好准备工作负担不要集中过重要有监控工作进度的机
16、制根据事情的重要性分配时间要有年,半年,季,月,周,日的工作计画使用数位网络做时间分配与管理,八.时间管理三个成功点,目标与责任,逻辑与方法,组织与流程,企业时间管理成功的三个中心点,说说您企业和个人的目标与责任,愿景(vision)使命(mission)目标(glob)策略(strategy)计画(plan)执行(action),岗位责任制,业务流程化,企业职工时间管理的组织与流程,谈谈您现在的企业组织架构,科层式组织扁平化组织矩阵式组织蜂巢式组织混合型组织,院长,医疗副院长,行政副院长,药剂,放射,检验,护理,医务,资讯,会计,总务,人事,医事,企划室,公关室,院长室,秘书室,功能别组织,
17、区域别组织,管理中心,基隆银行,台北银行,林口银行,高雄银行,服务别或产品别组织,医务部主任,医疗副院长,院 长,复健科,小儿科,妇产科,外 科,内 科,病患别组织,督 导,护理部主任,加护病房护理长,普通病房护理长,门诊护理长,急诊护理长,创新医疗组织发展,首席副院长,院 长,服务决策委员会,医学教育委员会,药事审议委员会,辐射护理委员会,职工福利委员会,医疗品质审议委员会,人事评议委员会,资源管理委员会,危机处理委员会,安全卫生管理委员会,营运绩效委员会,病理组织委员会,输血审议委员会,感染控制委员会,病历管理委员会,加护中心管理委员会,加急品质审议委员会,手术室管理委员会,台湾坜新医院委
18、员会组织,台湾坜新医疗事业组织图,总管理处,总执行长,决策资讯顾问,研究发展委员会,专科顾问组,责任中心组,专案管理组,行政事务组,客户服务组,公关行销组,采购管理组,资讯管理组,人事行政组,人资训练组,财务税务组,资源调度组,行政部,人资部,财务部,坜新医疗专业,坜新医疗联盟,坜新医管顾问中心,坜新教育训练中心,智新医事专业中心,正新资讯管理中心,艺新形象发展中心,元干联合采购中心,北区管理中心,中区管理中心,南区管理中心,盟院,谈谈您现在的企业业务流程,有业务流程吗?这个流程是谁定的?业务均照流程运作吗?中间有困难点吗?流程是否与知识管理系统结合?您满意目前的流程吗?,九.时间管理的逻辑与
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