中文Excel基本操作.ppt

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1、内蒙古师范大学计算机信息与工程学,2023/10/20,1,第6章 中文Excel基本操作,6.1 Excel 概述6.2 工作簿的基本操作6.3 编辑工作表 6.4 设置工作表格式6.5 工作表的数据计算6.6 Excel 的数据管理 6.7 数据可视化 6.8 打印输出,2023/10/20,2,6.1.1 Excel 的功能简介 6.1.2 Excel的启动与退出 6.1.3 Excel的窗口组成 6.1.4 Excel 中的常用术语 6.1.5 工具栏的使用 6.1.6 快捷菜单,6.1 Excel 概述,2023/10/20,3,6.1.1 Excel 的功能简介,Excel 是美国

2、Microsoft公司开发的在Windows系统下使用的一种电子表格应用软件，是Microsoft Office 办公系列软件的主要成员之一。它集文字、数据、图形、图表及其它多媒体对象于一体，具有强大的数据计算和分析能力，而且有丰富的命令和函数，因此，被广泛的应用于财务、金融、经济等各个领域。Excel 主要有三方面的功能：电子表格、数据库管理和制作图表。,2023/10/20,4,6.1.2 Excel的启动与退出,1Excel的启动 Windows操作系统启动后，有多种方法进入Excel，常用的有以下三种：1）从“开始”菜单中启动。单击“开始”按钮，选择“程序”菜单，单击“Microsof

3、t Excel”2）如果已在桌面上建立了Microsoft Excel快捷方式，可双击Microsoft Excel 快捷图标。,2023/10/20,5,6.1.2 Excel的启动与退出,3）在“资源管理器”中，双击已存在的电子表格文件（扩展名为.XLS的文件）启动Excel，并打开该文件。2Excel的退出 常用的退出Excel有以下两种方法：1）单击Excel标题栏右端的“关闭”按钮。2）在“文件”下拉菜单中选择“退出”命令。,2023/10/20,6,6.1.3 Excel的窗口组成,Excel启动成功后，屏幕上显示Excel应用程序窗口。该窗口一般由大小两个窗口组成，其中大窗口是M

4、icrosoft Excel应用程序窗口，小窗口为Excel的工作簿窗口。以下主要以Excel 2000为例介绍其界面及用法。,2023/10/20,7,Excel 2000应用程序窗口主要由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作簿窗口、状态栏等组成。,图 6.1 Excel 2000应用程序窗口,6.1.3 Excel的窗口组成,2023/10/20,8,6.1.4 Excel 中的常用术语,1工作簿 一个Excel文件就是一个工作簿，其扩展名.xls。当启动Excel时，系统自动新建了一个工作簿，默认的名字是Book1。2工作表 一张工作表是一张由若干行列组成的单页。一个工作簿本身就是许多张

5、工作表的集合。一个工作簿至少要包含1张工作表，最多可包含255张工作表。在同一时刻，只能对一张工作表进行编辑、处理，此时，这张工作表被称为活动工作表。,2023/10/20,9,3行、列、单元格 数据工作区中，以数字标识的为行，以英文字母标识的为列。一行与一列交叉处即为一个单元格，单元格是组成工作表的最小单位。Excel 2000的每一张工作表由65536行、256列组成。,6.1.4 Excel 中的常用术语,2023/10/20,10,4单元格地址 在Excel中，每一个单元格对应一个单元格地址，即用列的字母加上行的数字来表示。如果当前激活的一个单元格位于A列第1行，则在编辑栏左边的地址框

6、中即显示出该单元格的地址为A1。,6.1.4 Excel 中的常用术语,2023/10/20,11,6.1.5 工具栏的使用,Excel 2000应用程序为用户提供了多种工具栏，每种工具栏中都有若干个带图标的工具按钮，每个按钮都对应于一个能完成一定功能的命令。1显示/隐藏工具栏 启动Excel 2000后，一般在屏幕上只显示“常用”和“格式”两个最常用的工具栏。用户可通过“视图”下拉菜单中的“工具栏”项打开自己需要的工具栏。,2023/10/20,12,2移动工具栏 为了方便操作或特殊需要，可以把工具栏移动到屏幕上菜单栏以下的任意位置。方法是：用鼠标拖动至目标位置释放鼠标。,6.1.5 工具栏

7、的使用,2023/10/20,13,6.1.6 快捷菜单,Excel 2000中为用户提供了显示菜单的快捷方式，使用快捷菜单方式可以进行快速访问有关对象的操作。使用快捷菜单的操作方法如下：在Excel窗口中某一区域单击鼠标右键，即可弹出与此区域相关操作的快捷菜单。在菜单中选择所需的操作命令。,2023/10/20,14,6.2 工作簿的基本操作,6.2.1 建立新工作簿 6.2.2 保存、打开和关闭工作簿6.2.3 在工作簿中选择工作表 6.2.4 输入数据6.2.5 工作表的插入与删除 6.2.6 工作表的移动、复制与更名,2023/10/20,15,6.2.1 建立新工作簿,Excel 2

8、000启动后，系统将自动建立一个名为“Book1”的空白工作簿，该工作簿包含三张空白工作表：Sheet1、Sheet2、Sheet3，其中，Sheet1工作表默认为活动工作表。此后任何时刻，要建立一个新工作簿可以用下面的方法。,2023/10/20,16,1）单击常用工具栏的“新建”按钮，新建一个基于默认工作簿模板的工作簿。2）单击“文件”菜单中的“新建”命令，在弹出的“新建”对话框中选择“常用”标签，然后双击“工作簿”图标；如果需要基于模板创建工作簿，可选择“电子方案表格”标签，然后根据希望创建的工作簿类型，双击相应模板的图标，即可新建一个模板类型的工作簿。,6.2.1 建立新工作簿,202

9、3/10/20,17,6.2.2 保存、打开和关闭工作簿,1.打开工作簿 对于已经存盘的工作簿文件，可以使用打开工作簿文件的操作将其从磁盘调入Excel编辑屏幕上。单击工具栏中的“打开”按钮，或者执行“文件”菜单下的“打开”命令，在出现的打开对话框中，选定要打开的工作簿名称，双击即可。,2023/10/20,18,2.保存工作簿 当完成对一个工作簿文件的建立、编辑后，需要将文件保存起来，以便随时取用。单击工具栏中的“保存”按钮，或者执行“文件”菜单下的“保存”命令，在弹出的“另存为”对话框的“保存位置”中，选择文件保存的确切路径，在“文件名”框中输入文件名称，单击“确定”即可。,6.2.2 保

10、存、打开和关闭工作簿,2023/10/20,19,3.关闭工作簿 当使用多个工作簿时，对于不再使用的工作簿可以将其关闭，以节省内存空间。关闭工作簿的常用方法是执行“文件”菜单下的“关闭”命令，或者单击菜单栏上的“关闭窗口”按钮。,6.2.2 保存、打开和关闭工作簿,2023/10/20,20,6.2.3 在工作簿中选择工作表,在一个工作簿中，通常只能对当前的活动工作表进行操作。用户可根据需要选定工作簿中的一个或多个工作表，同时在多个工作表中输入数据，并进行编辑或设置格式。1.切换工作表 单击工作表标签，或者同时按下键盘上的Ctrl+PageUp、Ctrl+PageDown键，也可以在不同的工作

11、表之间切换。,2023/10/20,21,2.选定单个工作表 要选定单个工作表，使其成为当前活动工作表，只要在工作表标签上单击相应的工作表名即可。3.选定多个连续的工作表(1)单击要选定的第一个工作表标签。(2)按住Shift键，同时单击要选的最后一个工作表标签，可选定多个连续的工作表。,6.2.3 在工作簿中选择工作表,2023/10/20,22,4.选定多个不连续的工作表(1)单击要选定的第一个工作表标签。(2)按住Ctrl键，同时单击要选的各工作表标签，可选定多个连续的或不连续的工作表。,6.2.3 在工作簿中选择工作表,2023/10/20,23,6.2.4 输入数据,单元格是存储数据

12、的基本单位。在工作表中输入数据，就是将系统允许的各类数据输入到指定的单元格中。在工作表中用户可以输入两种数据常量和公式，两者的区别在于单元格的内容是否以“=”开头，以“=”开头的表示公式。在单元格内实现输入、编辑数据有如下方法：,2023/10/20,24,选定单元格后，按F2键，在单元格中编辑；选定单元格后，用鼠标在编辑栏处单击，在编辑栏中编辑；选定单元格后，双击鼠标，在单元格中编辑；选定单元格后，直接输入数据，但此方法会自动删除单元格原有的数据。,6.2.4 输入数据,2023/10/20,25,1.三种类型数据的输入 Excel 2000中每个单元格最多可输入32000个字符，输入结束后

13、按回车键、方向箭头键或单击编辑栏中的“”按钮都可确定输入，按Esc键或单击编辑栏的“”按钮都可取消输入。数据中的常量数据类型分为文本、数值、日期时间型。输入方法如下：,6.2.4 输入数据,2023/10/20,26,1）输入文本 文本通常包含汉字、英文字母、数字、空格以及其他从键盘能输入的符号。一般情况下，文本默认为水平方向左对齐，垂直方向靠下。在输入文本时，如果文本的长度超出了单元格的宽度，会出现两种情况：一种是当此单元格的右边为空单元格时，超出的文本内容不会被截断；二是当此单元格右边的单元格不为空时，则单元格中的文本内容会被截断，增加单元格的宽度即可完整显示，内容并不丢失。,6.2.4

14、输入数据,2023/10/20,27,2）输入数值 数值不仅包括09这10个数码，而且包括+、-、E、e、$、/、%、小数点及千分位等特殊符号（如$5，000），它在Excel单元格中默认的是右对齐。在Excel中要输入的数值为分数时，应在整数和分数之间输入一个空格，如果输入的分数小于1，则应先输入一个“0”和一个空格，再输入分数。,6.2.4 输入数据,2023/10/20,28,3）输入日期和时间 Excel 内置了一些日期和时间的格式，当输入数据与这些格式相匹配时，Excel 将自动识别它们。一般的日期与时间的格式分别为“年-月-日”、“小时：分钟：秒”。Excel 2000采用4位表示

15、年份，解决了计算机“千年虫”问题。要输入当前日期用Ctrl+；，要输入当前时间用Ctrl+Shift+；，即可直接输入。,6.2.4 输入数据,2023/10/20,29,2.在多个单元格中输入相同数据 首先选定要输入数据的多个单元格，然后输入数据，此时数据默认输入在最后一个区域的左上角的单元格中，输入结束后同时按下键盘上的Ctrl+Enter键，就可以在选定的区域内输入相同的数据。,6.2.4 输入数据,2023/10/20,30,3.数据自动输入 如果在一个连续区域中输入有规律的数据，则可以考虑使用Excel 的数据自动输入功能，它可以方便地输入等差、等比值至预定义的数据填充序列。,6.2

16、.4 输入数据,2023/10/20,31,1）自动填充 自动填充是根据初始值决定以后的填充项，先选定初始值所在的单元格，鼠标指向该单元格右下角的填充句柄（黑色小方块），指针变为实心十字形后拖动至填充的最后一个单元格，即可完成自动填充。2）产生一个序列 选定一个单元格，在单元格中输入初值，执行“编辑”菜单的“填充”中的“序列”命令。,6.2.4 输入数据,2023/10/20,32,6.2.5 工作表的插入与删除,新创建的工作簿只包含三张工作表，在实际工作中根据需要，可以在工作簿中插入新的工作表，无用的工作表也可以随时删除。,2023/10/20,33,1.插入工作表 常用方法如下：方法1：右

17、键单击某工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“插入”项，出现“插入”对话框，若只插入常规样式的工作表，直接点“确定”，若需要插入基于模板的工作表，可选择“电子方案表格”标签，然后根据希望创建的工作簿类型，双击相应模板的图标即可。插入的工作表出现在最初选择工作表标签之前。,6.2.5 工作表的插入与删除,2023/10/20,34,方法2：选定某一个工作表标签，执行“插入”菜单中的“工作表”命令，在选定的工作表前面即插入了一张新的工作表。,6.2.5 工作表的插入与删除,2023/10/20,35,2删除工作表 常用方法如下：方法1：选定要删除的一个或多个工作表，然后选择“编辑”下拉菜单中的“删除

18、工作表”命令。方法2：在选定的工作表上单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“删除”命令。,6.2.5 工作表的插入与删除,2023/10/20,36,6.2.6 工作表的移动、复制与更名,1移动工作表 方法1：单击选定的工作表标签，按住鼠标左键拖动到所需的位置即可。在拖动过程中，屏幕上会出现一个黑色的三角，指示工作表要插入的位置。方法2：操作步骤如下：1）在工作表标签上选定要移动的工作表。,2023/10/20,37,2）打开“编辑”下拉菜单，选择“移动或复制工作表”命令，出现“移动或复制工作表”对话框。3）在“工作簿”框中显示当前工作簿名。4）“在下列选定工作表之前”列表框中选择一个工作表，被移动

19、的工作表将放在该工作表之前。5）单击“确定”按钮，完成工作表的移动。,6.2.6 工作表的移动、复制与更名,2023/10/20,38,2复制工作表 选定要复制的工作表标签，按下Ctrl键，同时按住鼠标左键拖动到所需的位置即可。在拖动过程中，屏幕上会出现一个黑色的三角形，指示工作表要插入的位置。,6.2.6 工作表的移动、复制与更名,2023/10/20,39,3工作表的更名 工作表默认的名字是Sheet1、Sheet2等，在实际工作中，这样的名字不能反映工作表的内容，不便于记忆和进行有效的管理。因此，通常需要给工作表重新命名。工作表更名的操作步骤如下：1）双击欲重命名的工作表标签或右键单击工

20、作表标签，选择“重命名”，使之反白显示。2）输入新的名字后，按Enter键。,6.2.6 工作表的移动、复制与更名,2023/10/20,40,6.3 编辑工作表,6.3.1 移动单元格指针 6.3.2 单元格及单元格区域的选取6.3.3 设置数据的有效检验 6.3.4 单元格数据的修改、移动、复制、清除 6.3.5 行、列和单元格的插入与删除 6.3.6 查找与替换 6.3.7 撤消与恢复,2023/10/20,41,6.3.1 移动单元格指针,工作表是由一个个用来存储数据的单元格组成的。在工作表中进行输入数据、修改编辑等操作时，首先要确定操作的单元格，使其成为活动单元格。可以通过移动单元格

21、指针的方法确定新的活动单元格。1利用鼠标移动2利用名称框移动3利用键盘移动,2023/10/20,42,对工作表的操作实际上是针对工作表中的单元格或单元格区域进行的，必须先选定单元格区域或对象。1选取相邻的单元格，一个矩形区域 用鼠标单击某个单元格，单元格四周即有一个黑框出现，表示已被选取。若要选取相邻的单元格，则在选中一个单元格之后，按住鼠标左键拖动，那么沿着对角线从该单元格到要选择区域的最后一个单元格的区域就都被选中了。,6.3.2 单元格及单元格区域的选取,2023/10/20,43,2选取不相邻的单元格，不相邻的矩形区域 选取不相邻的单元格时，首先单击某一个单元格，然后按下Ctrl键，

22、单击要选择的任意单元格即可。选取不相邻的矩形区域时，首先按下鼠标左键拖动，选中一个矩形区域，然后按住Ctrl键，再用鼠标拖动的方法选中不同的矩形区域即可。,6.3.2 单元格及单元格区域的选取,2023/10/20,44,3选取整行、整列、多行、多列、整个工作表 单击某一行号或某一列标，即可选定该行或该列；若要选中连续的多行多列，在选取一行一列之后，按下鼠标左键在行号或列区拖动即可；若要选中不连续的多行多列，按住Ctrl键依次单击对应的行列号即可；若要选定整张工作表，单击第1行和第A列交叉处的空白按钮即可。,6.3.2 单元格及单元格区域的选取,2023/10/20,45,用户可以预先设置某单

23、元格中允许输入的数据类型以及输入数据的有效范围，还可以设置有效输入数据的提示信息和输入错误时的提示信息。方法如下：1、选定输入数据的区域 2、在“数据”菜单中选“有效性”命令，出现“数据有效性”对话框。在有效性条件的“允许”下拉列表中选数值类型，在“数据”下拉列表中选择合适范围。,6.3.3 设置数据的有效检验,2023/10/20,46,3、单击“确定”。若要设置有效输入数据提示信息，则可打开输入信息选项卡；若要设置出错警告，可选择“出错警告”选项卡，填写输入错误数值后的提示信息。,6.3.3 设置数据的有效检验,2023/10/20,47,6.3.4 单元格数据的修改、移动、复制、清除,1

24、修改单元格数据 对已经建立好的工作表中的数据，如果需要修改，一般可用下面的方法。（1）重新输入。（2）在单元格中编辑修改。（3）在编辑栏中编辑修改。,2023/10/20,48,6.3.4 单元格数据的修改、移动、复制、清除,2移动单元格数据 移动数据是指将指定区域中单元格的数据移动到新的指定单元格区域。首先选定要移动数据所在的单元格，然后将鼠标指向单元格的右上边框上，当鼠标指针变成斜向上指的空心箭头时，按住鼠标左键拖动单元格到目标位置松开，那么选中单元格中的内容即被移动到一个新的位置，如果新单元格中有内容，内容即被替换。,2023/10/20,49,6.3.4 单元格数据的修改、移动、复制、

25、清除,3复制单元格数据 复制数据是指将指定区域中单元格的数据复制到新的指定单元格区域。复制选定单元格中全部数据。选择性地复制单元格数据。,2023/10/20,50,6.3.4 单元格数据的修改、移动、复制、清除,4清除单元格数据 如果单元格区域中的数据不再需要时，可以将其清除。方法为选择某区域后单击右键，在快捷菜单中选择“清除内容”即可；或在选中某区域后按下Delete键。,2023/10/20,51,1行、列和单元格的插入 插入一行或多行。方法是首先选中一行或多行（如要插入3行，就可选中3个已有行），选择“插入”下拉菜单中的“行”命令，或单击鼠标右键选择“行”，即可在选中行的上方插入一行或

26、多行。,6.3.5 行、列和单元格的插入与删除,2023/10/20,52,插入一列或多列。方法是首先选中一列或多列（如要插入2列，就可选中2个已有列），选择“插入”下拉菜单中的“列”命令，或单击鼠标右键选择“列”，即可在选中列的前面插入一列或多列。,6.3.5 行、列和单元格的插入与删除,2023/10/20,53,插入一个单元格和单元格区域。方法是首先选中一个或多个单元格，选择“插入”下拉菜单中的“单元格”命令，即可弹出“插入”对话框，在其中选择“活动单元格右移”或“活动单元格下移”等选项，即可完成插入单元格。,6.3.5 行、列和单元格的插入与删除,2023/10/20,54,2行、列和

27、单元格的删除 删除行、列操作。删除行、列的基本操作大致相同。首先选中要删除的行或列，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”即可完成。,6.3.5 行、列和单元格的插入与删除,2023/10/20,55,删除单元格和单元格区域。删除单元格和插入单元格一样会引起其它单元格相对位置的变化，所以在选定单元格并选择“删除”操作后，会弹出“删除”对话框，在其中选择“右侧单元格左移”或“下方单元格上移”，才可完成单元格的删除。,6.3.5 行、列和单元格的插入与删除,2023/10/20,56,1查找 查找是指在指定范围内，查找指定的数据内容，包括数值、文字、公式和批注等。方法是选择“编辑”菜单中的“

28、查找”命令，在出现的“查找”对话框中填入所要查找的内容，选择搜索的方式以及范围等，可完成查找操作。,6.3.6 查找与替换,2023/10/20,57,2替换 替换是指在指定范围内，用指定的新数据替换原来的数据。方法是选择“编辑”菜单中的“替换”命令，出现“替换”对话框，在其中输入“查找内容”和“替换值”，还可选择“搜索方式”等完成替换操作。,6.3.6 查找与替换,2023/10/20,58,1撤消命令 在对工作表进行编辑修改时，系统将记录每次操作内容。当操作失误时，可以使用撤消命令撤消最近的操作或撤消列表框中列出的以前的操作。在Excel 中，最多可以撤消最近的16次操作。方法1：使用常用

29、工具栏上的“撤消”命令按钮。方法2：使用“编辑”命令菜单中的“撤消”命令。,6.3.7 撤消与恢复,2023/10/20,59,2恢复命令 使用恢复命令，可以恢复上一次的“撤消”操作或恢复列表框中列出的多次“撤消”操作。方法1：使用常用工具栏上的“恢复”命令按钮。方法2：使用命令菜单。选择“编辑”下拉菜单中的“恢复”命令。,6.3.7 撤消与恢复,2023/10/20,60,6.4 格式化工作表,6.4.1 行高与列宽的调整 6.4.2“单元格格式”对话框 6.4.3 格式化的其他方法 6.4.4 为单元格插入批注,2023/10/20,61,在实际工作中，经常要调整工作表的行高与列宽，以适应

30、不同的数据输入。例如，当单元格中的信息过长时，列宽不够，部分内容将显示不出来，如果单元格中是数值，列宽度不足时，将显示为“#”；当选用的字号过大时，行高不够，字符会被消去顶部。一般可通过下列方法调整列宽与行高。,6.4.1 行高与列宽的调整,2023/10/20,62,1鼠标拖动法 2用菜单精确设置行高、列宽 3.自动设置行高、列宽,6.4.1 行高与列宽的调整,2023/10/20,63,Excel有一个“单元格格式”对话框，专门用于设置单元格的格式。对话框上，包含六张选项卡，分别简介如下：1.“数字”选项卡 2.“对齐”选项卡 3“字体”选项卡 4.“边框”选项卡,6.4.2“单元格格式”

31、对话框,2023/10/20,64,5.“图案”选项卡“图案”选项卡，用于设置单元的背景颜色和底纹。6.“保护”选项卡“保护”选项卡，用于设置当工作表被保护（单击“工具”菜单下“保护”命令中的“保护工作表”）时，工作表的状态是“锁定”还是“隐藏”。,6.4.2“单元格格式”对话框,2023/10/20,65,1.用工具栏按钮格式化数字 选中包含数字的单元格，例如12345.67后，单击“格式”工具栏上的“货币样式”、“百分比样式”、“千位分隔样式”、“增加小数位数”、“减少小数位数”等按钮，可设置数字格式。,6.4.3 格式化的其他方法,2023/10/20,66,2.利用工具栏格式化文字 选

32、定需要进行格式化的单元格后，单击“格式”工具栏上加粗、倾斜、下划线等按钮，或在字体、字号框中选定所需的字体、字号。3.用工具栏按钮设置对齐方式 选定需要格式化的单元格后，单击“格式”工具栏上的左对齐、居中对齐、右对齐、合并及居中、减少缩进量、增加缩进量等按钮即可。,6.4.3 格式化的其他方法,2023/10/20,67,4.用工具栏按钮设置边框与底纹 选择所要添加边框的各个单元格或所有单元格区域，单击“格式”工具栏上的边框或填充颜色按钮左边的下拉钮，然后在下拉菜单上，选定所需的格线或背景填充色。,6.4.3 格式化的其他方法,2023/10/20,68,5.复制格式 当格式化表格时，往往有些

33、操作是重复的，这时可以使用Excel提供的复制格式的方法来提高格式化的效率。（1）工具栏按钮复制格式（2）菜单的方法复制格式,6.4.3 格式化的其他方法,2023/10/20,69,6.使用样式 样式（与Word中的样式性质相同）是指定义并成组保存的格式设置集合，如字体大小、边框、图案、对齐方式和保护等。对于不同的单元格或单元格区域，如果要求具有相同的格式，使用样式可以快速地为它设置同一种格式。,6.4.3 格式化的其他方法,2023/10/20,70,7.自动格式化表格 Excel的“自动套用格式”功能，提供了许多种漂亮且专业的表格形式，它们是上述各项组合的格式方式，使用它可以快速格式化表

34、格。选中需要格式化的单元格或单元格区域后，“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，然后在“自动套用格式”对话框上选定所需的格式，单击“确定”后，表格即使用选定的格式。,6.4.3 格式化的其他方法,2023/10/20,71,8.设置条件格式 条件格式用以指定底纹、字体和颜色等格式，使数据在满足不同条件时，显示不同的数字格式。选定需设置条件格式的单元格区域后（先设定条件），单击“格式”“条件格式”，然后在“条件格式”对话框上选定条件。条件选定后，单击“格式”，然后在“单元格格式”对话框上设定格式。此时，该对话框只有“字体”、“边框”、“图案”三张选项卡，且选项卡上有部分选项不能选择。,6.4.3

35、 格式化的其他方法,2023/10/20,72,9.单元格的命名 在Excel中可以把单元格的地址定义成一个有意义的名称。被定义的名称可以表示一个单元格、单元格区域、数值和公式。1）单元格命名规则 2）命名方法 方法1：使用编辑栏的名称框。方法2：使用“插入”下拉菜单中“名称”项命名。,6.4.3 格式化的其他方法,2023/10/20,73,有时需要对工作表中的某一单元格进行注释说明，可以通过添加批注实现。插入批注后的单元格右上角出现一个红色三角。当鼠标滑过时批注内容可在旁边显示出来。,6.4.4 为单元格插入批注,2023/10/20,74,插入批注的方法是：选择需要添加批注的某一单元格，

36、单击鼠标右键或单击“插入”下拉菜单，选择“批注”项，即可出现批注编辑栏，在其中输入需要说明的内容，在其他任意处单击鼠标就可完成。批注可以在鼠标滑过时显示，也可以固定在单元格处。方法是在“插入”下拉菜单中的“批注”项前单击小图表可进行固定。,6.4.4 为单元格插入批注,2023/10/20,75,6.5 工作表的数据计算,6.5.1 公式 6.5.2 公式的引用位置 6.5.3 自动求和 6.5.4 公式自动填充 6.5.5 函数 6.5.6 错误值,2023/10/20,76,公式是一种数据形式，它可以像数值、文字及日期一样存放在表格中；使用公式有助于分析工作表中的数据。公式中可以进行加、减

37、、乘、除、乘方等算术运算，字符的连接运算以及比较运算。1公式的表达形式 公式是由运算符、数据、单元格引用位置、函数及名字等组成。公式必须以等号“=”开头，系统将“=”号后面的字符串识别为公式。,6.5.1 公式,2023/10/20,77,2公式中的运算符 运算符用来对公式中的各元素进行运算操作。Excel的运算符包括算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符4种类型。（1）算术运算符（2）比较运算符（3）文本运算符（4）引用运算符,6.5.1 公式,2023/10/20,78,6.5.1 公式,3.运算符的运算顺序 如果公式中同时用到了多个运算符，Excel将按下面的顺序进行运算：(1)

38、如果公式中包含了相同优先级的运算符，例如公式中同时包含了乘法和除法运算符，Excel将从左到右进行计算。,2023/10/20,79,(2)如果要修改计算的顺序，应把公式需要首先计算的部分括在圆括号内。(3)公式中运算符的顺序从高到低依次为：（冒号）、（逗号）、（空格）、负号（如一l）、（百分比）、（乘幂）、和（乘和除）、十和一（加和减）、（连接符）、比较运算符。,6.5.1 公式,2023/10/20,80,4.日期和时间的运算 Excel将日期存储为一系列连续的序列数，而将时间存储为小数，因为时间被看作“天”的一部分。日期和时间都是数值，因此它们也可以进行各种运算。,6.5.1 公式,20

39、23/10/20,81,5.输入公式 在Excel中可以创建许多种公式，其中既有进行简单代数运算的公式，也有分析复杂数学模型的公式。输入公式的方法有两种：一是直接键入，二是利用公式选项板。,6.5.1 公式,2023/10/20,82,引用位置表明公式中用到的数据在工作表的哪些单元格或单元格区域。通过引用位置，可以在一个公式中使用工作表内不同区域的数据，也可以在几个公式中使用同一个单元格中的数据，还可以引用同一个工作簿上其它工作表中的数据。,6.5.2 公式的引用位置,2023/10/20,83,1单元格地址的输入 方法1：使用鼠标选定单元格或单元格区域，单元格地址自动输入到公式中。方法2：使

40、用键盘在公式中直接输入单元格或单元格区域地址。2相对地址引用 所谓相对地址，是使用单元格的行号或列号表示单元格地址的方法。例如：A1:B2，C1:C6等。引用相对地址的操作称为相对引用。,6.5.2 公式的引用位置,2023/10/20,84,3绝对地址引用 一般情况下，拷贝单元格地址使用的是相对地址引用，但有时并不希望单元格地址变动。这时，就必须使用绝对地址引用。绝对地址的表示方法是：在单元格的行号、列号前面各加一个“$”符号。例如：$A$1:$C&5等。,6.5.2 公式的引用位置,2023/10/20,85,4混合地址引用 混合地址引用是指在单元格地址中，既有绝对地址引用，也有相对地址引

41、用，即：列号用相对地址，行号用绝对地址；或行号用相对地址，列号用绝对地址。例如：&A1,C$1等。,6.5.2 公式的引用位置,2023/10/20,86,5引用不同工作表中的单元格 在工作表的计算操作中，需要用到同一工作簿文件中其它工作表中的数据时，可在公式中引用其它工作表中的单元格。引用格式为：工作表标签！单元格地址；若需要用到其它工作簿文件中的工作表时，引用格式为：工作簿名工作表标签！，。,6.5.2 公式的引用位置,2023/10/20,87,求和计算是一种最常用的公式计算，Excel提供了快捷的自动求和方法，即使用工具栏按钮来进行，它将自动对活动单元格上方或左侧的数据进行求和计算。,

42、6.5.3 自动求和,2023/10/20,88,6.5.4 公式自动填充,在一个单元格输入公式后，如果相邻的单元格中需要进行同类型的计算（如数据行合计），可以利用公式的自动填充功能。其方法是：选择公式所在的单元格，移动鼠标到单元格的右下角变成黑十字形，即“填充柄”。当鼠标变成小黑十字时，按住鼠标左键，拖动“填充柄”经过目标区域。当到达目标区域后，放开鼠标左键，公式自动填充完毕。,2023/10/20,89,函数是一种预先定义好的，经常使用的内置公式。Excel提供了200多个内部函数，用户需要时，可按照函数的格式直接引用。1函数的格式 函数由函数名，后跟用括号括起来的参数组成。如果函数以公式

43、的形式出现，应在函数名前面键入等号“”。2输入函数 在函数的输入中，对于比较简单的函数，可采用直接键入的方法。较复杂的函数，可利用公式选项板输入。,6.5.5 函数,2023/10/20,90,当工作表中某单元格中设置的计算公式无法求解时，系统将在该单元格中以错误值的形式显示出错提示。错误值可以使用户迅速判断出发生错误的原因。表6.5中列出了常见的错误值的提示信息及其含义。,6.5.6 错误值,2023/10/20,91,6.6 Excel的数据处理,6.6.1 数据的排序 6.6.2 数据的筛选 6.6.3 数据的合并计算 6.6.4 数据的分类汇总 6.6.5 数据透视表,2023/10/

44、20,92,Excel可以对数据进行自动排序。但是，如果工作表中有拆分的单元格，则不能重新排序（与Word表格一样）。（1）工作表中某一区域重新排序（2）整张工作重新排序,6.6.1 数据的排序,2023/10/20,93,数据筛选是从数据清单中选择有价值的数据记录。使用Excel 的数据筛选功能，可显示满足筛选条件的记录，而把不符合条件的记录暂时隐藏起来。Excel中的提供了“自动筛选”和“高级筛选”两种方法。（1）自动筛选（2）高级筛选,6.6.2 数据的筛选,2023/10/20,94,一个公司可能有很多的销售地区或者分公司，如果需要汇总分公司的报表，Excel的合并计算功能，可以轻松完

45、成。Excel提供两种合并计算的方法：第一种，通过位置（适用于源区域有相同位置的数据汇总）。第二种，通过分类（适用于区域没有相同布局的数据汇总）。,6.6.3 数据的合并计算,2023/10/20,95,在数据库中，可以对记录按照某一指定字段进行分类，把字段值相同的记录分成同一类，然后对同一类记录的数据进行汇总。在进行分类汇总前，应先对数据清单进行排序，数据清单的第一行必须有字段名。,6.6.4 数据的分类汇总,2023/10/20,96,1.建立数据透视表的目的 数据透视表能帮助用户分析、组织数据。利用它可以很快地从不同角度对数据进行分类汇兑。但是应该明确的是：不是所有工作表都有建立数据透视

46、表（图）的必要。记录数量众多、以流水帐形式记录、结构复杂的工作表，为了将其中的一些内在规律显现出来，可将工作表重新组合并添加算法，即建立数据透视表。,6.6.5 数据透视表,2023/10/20,97,2.创建数据透视表 3.数据透视表的编辑 在建好透视表之后，Excel会自动打开一个“数据透视表”工具栏。用工具栏提供的命令能方便地编辑透视表，也可以通过“视图”菜单中的“工具”命令打开和关闭“数据透视表”工具栏。（1）添加数据字段（2）改变汇总方式,6.6.5 数据透视表,2023/10/20,98,6.7 数据可视化,6.7.1 创建图表 6.7.2 图表编辑 6.7.3 缩放、移动、和复制

47、图表,2023/10/20,99,利用图表向导可分四步完成图表的建立，利用“图表”工具栏可快速创建图表。.用“图表向导”完成图表制作.快速制作图表 在选定了制作图表的数据区域后，在“图表”工具栏的“图表类型”下拉表框中选择某一图表后，Excel将选一默认的子类型制作嵌入式图表；若按下F11键，则制作默认的柱型独立图表。,6.7.1 创建图表,2023/10/20,100,可以给图表中再加入数据系列或删除图表中的数据系列。对图表的标题、坐标轴标题、图表示例中的文本可以进行字体、字号和颜色编排，也可以对图表中数据图示的颜色进行编排。.图表类型的改变.添加数据系列.删除数据系列.添加图形.图表对象的

48、格式化,6.7.2 图表编辑,2023/10/20,101,6.7.3 缩放、移动、和复制图表,1.缩放图表 当嵌入式图表被选定后，其图表四周有8个控制块。用鼠标拖动这些控制块即可改变图表的大小。2.移动图表 如果觉得嵌入式图表在工作表中的位置不够理想，可以移动之。3.复制图表 可以在工作表中复制已经制作的图表。4.删除图表,2023/10/20,102,6.8 打印输出,6.8.1 设置打印范围 6.8.2 页面设置 6.8.3 控制分页 6.8.4 打印预览6.8.5 打印,2023/10/20,103,打印时，可以打印工作表的全部内容（系统默认），也可以打印工作表的部分内容。用户可以通过

49、设置打印区域指定打印的内容。设置打印范围和选定工作表区域的方法相同，先选定打印范围，再选择“打印”命令。,6.8.1 设置打印范围,2023/10/20,104,页面设置功能用于设置工作表的打印输出版面，可以分别对页面、页边距、页眉/页脚、工作表进行相应的设定。1设置页面 2设定页边距 3设定页眉/页脚 4设置工作表,6.8.2 页面设置,2023/10/20,105,1设置分页线 1）设置水平分页线。2）设置垂直分页线。3）设置水平与垂直分页线。2删除分页线 1）删除水平分页线。2）删除垂直分页线。3）删除全部分页线。,6.8.3 控制分页,2023/10/20,106,在使用打印机打印工作表之前，可以使用“打印预览”功能在屏幕上查看打印的整体效果，当满意时再进行打印。操作方法如下：选择“文件”下拉菜单中的“打印预览”命令或单击常用工具栏中的“打印预览”图标按钮，屏幕弹出“打印预览”对话框。,6.8.4 打印预览,2023/10/20,107,经过页面设置、打印预览后，工作表即可进行打印，操作方法和Word中介绍的打印方法基本相同，在此不再赘述。,6.8.5 打印,