财务审计(采购与付款循环审计).ppt
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1、各类交易和账户余额审计(1)销售与收款循环的审计;(2)采购与付款循环的审计;(3)生产与存货循环的审计;(4)人力资源与工薪循环的审计;(5)投资与筹资循环的审计;(6)货币资金的审计。,第一节采购与付款循环审计的特点第二节采购与付款循环的内部控制与控制测试第三节采购与付款循环的实质性程序,采购与付款循环审计,本章讲解内容一、采购与付款循环中的主要业务活动二、采购交易的内部控制三、收款交易的内部控制四、固定资产的内部控制五、评估采购与付款交易的重大错报风险六、测试采购与付款交易的内部控制七、采购与付款交易的实质性程序八、应付账款的实质性程序 九、固定资产的实质性程序,一、采购与付款循环中的主
2、要业务活动(P359),(仓库或生产部门),1.请购商品和劳务:,请购单(“发生”),仓库负责对需要购买的已列人存货清单的项目填写请购单,其他部门也可以对所需要购买的未列入存货清单的项目编制请购单。大多数企业对正常经营所需的物资的购买均作一般授权。但对资本支出和租赁合同,企业政策则通常要求作特别授权。每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。,2.编制订购单:,(采购部门),订购单(供应商、请购部门、验收部门、应付凭单部门、采购部门各一联;“完整性”),采购部门在收到请购单后,只能对经过批准的请购单发出订购单。对每张订购单,采购部门应确定最佳的供应来源。对一些大额、重要的采购项目
3、,应采取竞价方式来确定供应商,以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。订购单应正确填写所需要的商品品名、数量、价格、厂商名称和地址等,预先予以编号并经过被授权的采购入员签名。,3.验收商品:,(验收部门),验收单(采购部门、仓库部门、应付凭单部门、验收部门各一联;“存在或发生和”“完整性”),有效的订购单代表企业已授权验收部门接受供应商发运来的商品。验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符,然后再盘点商品并检查商品有无损坏。验收后,验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单,作为验收和检验商品的依据。,4.储存已验收的商品存货:,(仓库部门),入库单、出库单(“存在”
4、),将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离,可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。存放商品的仓储区应相对独立,限制无关人员接近。,(应付凭单部门如会计部门),5.编制付款凭单:,供应商发票、付款凭单(“存在”,“发生”,“完整性”,“权利和义务”,“计价和分摊”),确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的致性。确定供应商发票计算的正确性。编制有预先编号的付款凭单,并附上支持性凭证。独立检查付款凭单计算的正确性。在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。由被授权人员在凭单上签字,以示批准照此凭单要求付款。,6.确认与记录负债:,(财务部门),购货方对账单、记账凭证、明细账、总账,应付账款
5、确认与记录相关部门一般有责任核查(供应商发票、订货单、验收单)购置的财产并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录。应付账款确认与记录的一项重要控制是要求记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券和其他资产。在手工系统下,应将已批准的未付款凭单送达会计部门,据以编制有关记账凭证和登记有关账簿。会计主管和独立检查会计入员进行监督和核对。,7.付款:,(财务部门),支票,独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性。应由被授权的财务部门的人员负责签署支票。被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的朱付款凭单,并确定支票受款人姓名和金额与凭单内容的一致。支票一经签署就应在
6、其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销:以免重复付款。支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票。支票应预先连续编号,保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性。应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。,8.记录现金、银行存款支出:,(财务部门等),记账凭证、明细账、总账,采购与付款循环中的关键控制点?,会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性,以及与支票汇总记录的致性。通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期,独立检查入账的及时性。独立编制银行存款余额调节表。,资料1:采购和付款业务中的常见弊端1.盲目采购2.收受回扣,中饱私囊3.
7、虚报损耗,中途转移4.混淆采购成本5.验收不严,以少报多,以次充好6.违规结算,资金流失,二、采购交易的内部控制(一)采购交易的关键内部控制(表16-2采购交易的控制目标、内部控制和测试一览表,P402)1、所记录的采购都已收到物品或已接受劳务,并符合购货方的最大利益(存在)A.请购单、订货单、验收单和卖方发票一应俱全,并附在付款凭单后B.购货按正确的级别批准C.注销凭证以防止重要使用D.对卖方发票、验收单、订货单和请购单作内部核查,2、已发生的采购交易均已记录(完整性)A.订货单均经事先编号并已登记入帐B.验收单均经事先编号并已登记入帐C.卖方发票均经事先编号并已登记入帐3、所记录的采购交易
8、估价正确(准确性、计价和分摊)A.计算和金额的内部查核B.控制采购价格和折扣的批准,4、采购交易的分类恰当(分类)采用适当的会计科目表分类的内部核查5、采购交易按正确的日期记录(截止)要求一收到商品或接受劳务就记录购货业务内部核查6、采购交易被正确记入应付账款和存货等明细账中,并被正确汇总(准确性、计价和分摊)应付帐款明细帐内容的内部查核,(二)采购交易的内部控制方法(P345)1、适当的职责分离单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购与付款业务不相容岗位至少包括:请购与审批;询价与确定供应商;采购合同
9、的订立与审批;采购与验收;采购、验收与相关会计记录;付款审批与付款执行。,2、内部核查程序采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全,是否存在越权审批的行为。应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。有关单据、凭汪和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全,使用和保管制度是否存在漏洞。,例1(单选):下列关于采购付款循环的内部控制中构成重大缺陷的是()。A.仓库负责根据需要填写请购单,
10、并经预算主管人员签字批准 B.采购部门根据经批准的请购单编制订购单采购货物 C.货物到达,由隶属于采购部门的验收部门验收,并填制一式多联连续编号的验收单 D.记录采购交易之前,由应付凭单部门编制应付凭单,答案:C,例2:采购与付款内部控制评价,三、付款交易的内部控制(P405)1单位应当按照现金管理暂行条例、支付结算办法和内部会计控制规范货币资金(试行)等规定办理采购付款业务。2单位财会部门在办理付款业务时,应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。3单位应当建立预付账款和定金的授权批准制度,加强预付账款和定金的管理。,4单位应当加强应付账款和应
11、付票据的管理,由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项需经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。5单位应当建立退货管理制度。对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定。及时收回退货款。6单位应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付款项等往来款项。如有不符,应查明原因,及时处理。,四、固定资产的内部控制(P406),1.固定资产的预算制度预算制度是固定资产内部控制中最重要的部分。通常,大中型企业应编制旨在预测与控制固定资产增减和合理运用资金的年度预算;小规模企业即使没有正规的预算,对固定资产的购建也要事先加以计划。,2.授权批准制度完善的授权批准制度
12、包括:企业的资本性支出预算只有经过董事会等高层管理机构批准方可生效;所有固定资产的取得和处置均需经企业管理当局的书面认可。,3.账簿记录制度除固定资产总账外,被审计单位还需设置固定资产明细分类账和固定资产登记卡,按固定资产类别、使用部门和每项固定资产进行明细分类核算。固定资产增减变化均有原始凭证。,4.职责分工制度 对固定资产的取得、记录、保管、使用、维修、处置等,均应明确划分责任,由专门部门和专人负责。,5.资本性支出和收益性支出的区分制度企业应制定区分资本性支出和收益性支出的书面标准。通常需明确资本性支出的范围和最低金额,凡不属于资本性支出的范围、金额低于下限的任何支出,均应列作费用并抵减
13、当期收益。,6.固定资产的处置制度固定资产的处置,包括投资转出、报废、出售等,均要有一定的申请报批程序。,7.固定资产的定期盘点制度对固定资产的定期盘点,是验证账面各项固定资产是否真实存在、了解固定资产放置地点和使用状况以及发现是否存在未入账固定资产的必要手段。,8.固定资产的维护保养制度固定资产应有严密的维护保养制度,以防止其因各种自然和人为的因素而遭受损失,并应建立日常维护和定期检修制度,以延长其使用寿命。严格地讲,固定资产的保险不属于企业固定资产的内部控制范围,但它对企业非常重要。,资料2:固定资产业务中的常见弊端1.盲目开发和购建2.混淆资本性支出与收益性支出3.固定资产盘盈不入账4.
14、固定资产闲置不处理,造成报废5.固定资产与低值易耗品核算混淆6.固定资产残值收入不入账7.虚增(减)折旧,维修费用支出失控,例4(多选):在对L公司与固定资产相关的内部控制进行了解、测试后。A注册会计师根据掌握的情况形成以下专业判断,其中,正确的有()。A.L公司建立了比较完善的固定资产处置制度,且2004年度发生的处置业务没有对当期损益产生重大影响,A注册会计师决定不再对固定资产处置业务进行实质性程序B.L公司的固定资产没有按类别、使用部门、使用状况等进行明细核算,A注册会计师决定减少与之相关的控制测试,并加大实质性程序的样本量,【答案】BCD,C.L公司建立了比较完善的固定资产定期盘点制度
15、,于2004年12月31日对固定资产进行了全面盘点,并根据盘点结果进行了相关会计处理,A注册会计师决定适当减少抽查L公司固定资产的样本量D.L公司2004年度固定资产的实际增减变化与固定资产年度预算基本一致,A注册会计师决定减少对固定资产增减变化进行实质性程序的样本量,例5(多选):注册会计师在对甲公司固定资产内部控制进行测试时,下列各项中属于控制测试的是()。A.固定资产折旧的计提是否充分 B.固定资产的取得和处置是否确实经过授权批准 C.固定资产的取得是否与预算相符 D.资产负债表中固定资产原价的列示是否与固定资产总分类账余额相一致,答案:BC,例6(单选):下列各项中,属于被审计单位固定
16、资产内部控制严重缺陷的是()A.支出预算由总经理批准B.对固定资产无具体的保养制度C.所有设备的购买均由使用设备部门自行办理D.对固定资产未投保,答案:C,五、评估采购与付款交易的重大错报风险(一)采购与付款交易和余额的固有风险(P406)1管理层错报费用支出的偏好和动因(P504)。2费用支出的复杂性。3管理层凌驾于控制之上和员工舞弊的风险。4采用不正确的费用支出截止期。5低估。,6不正确地记录外币交易。7舞弊和盗窃的固有风险。8延迟向供应商付款。9存货的采购成本没有按照适当的计量属性确认。10存在未记录的权利和义务。,(二)采购与付款交易和余额的控制风险(计算机环境下)(1)遗失连续编号的
17、验收单,这表明采购交易可能未予入账。(2)出现重复的验收单或发票。(3)供应商发票与订购单或验收单不符。(4)供应商名称及代码与供应商主文档信息中的名称及代码不符。(5)在处理供应商发票时出现计算错误。(6)采购或验收的商品的存货代码无效。(7)处理采购或付款的会计期间出现差错。(8)通过电子货币转账系统把货款转入供应商的银行账户,但该账户并非供应商支付文档指定的银行账户。,总之,当被审计单位管理层具有高估利润的动机时,注册会计师应当主要关注费用支出和应付账款的低计。重大错报风险集中体现在遗漏交易,采用不正确的费用支出截止期,以及错误划分资本性支出和费用性支出。这些将对完整性、截止、发生、存在
18、、准确性和分类认定产生影响。,六、测试采购与付款交易的内部控制(一)采购交易的控制测试以内部控制目标为起点(表16-2:采购交易的控制目标、关键内部控制和测试一览表,P401)1、所记录的采购都已收到物品或已接受劳务,并符合购货方的最大利益(存在)查验付款凭单后是否附有单据;检查核准购货标志检查注销凭证的标志检查内部核查的标志,2、已发生的采购交易均已记录(完整性)检查订货单连续编号的完整性检查验收单连续编号的完整性卖方发票连续编号的完整性 3、所记录的采购交易估价正确(准确性、计价和分摊)检查内部检查的标志。审核批准采购价格和折扣的标志,4、采购交易的分类恰当(分类)审查工作手册和会计科目表
19、检查有关凭证上内部核查的标记 5、采购交易按正确的日期记录(截止)检查工作手册并观察有无未记录的卖方发票存在检查内部核查标志 6、采购交易被正确记入应付账款和存货等明细账中,并被正确汇总(准确性、计价和分摊)检查内部查核的标志,以内部控制风险为起点的控制测试(表16-3:采购与付款交易的风险、控制和控制测试,P411),(二)在对被审计单位采购与付款交易实施控制测试时,还应注意以下几点(P409):1、注册会计师应当通过控制测试获取支持将被审计单位的控制风险评价为中或低的证据。2、考虑带采购与付款交易控制测试的重要性,注册会计师通常对这一循环采用属性抽样审计方法。3、在本章第一节介绍的采购与付
20、款交易涉及的八项主要业务活动中,前三项分别是请购商品和劳务、编制订购单、验收商品。,4、对于编制付款凭单、确认与记录负债者两项主要业务活动,被审计单位的内部控制通常要求应付账款记账员将采购发票所载信息与验收单、订购单进行核对,核对相符应在发票上加盖“相符”印戳。5、对于付款这项主要业务活动,有些被审计单位内部控制要求,由应付账款记账员负责编制付款凭证,并附相关单证,提交会计主管审批。6、固定资产的内部控制测试。7、在建工程的内部控制测试。,七、采购与付款交易的实质性程序(一)采购与付款交易的实质性分析程序(P415)(1)观察月度(或每周)已记录采购总额趋势,与往年或预算相比较(2)将实际毛利
21、与以前年度和预算相比较。如果被审计单位以不同的加价销售产品,就需要将相似利润水平的产品分组进行比较。(3)计算记录在应付账款上的赊购天数,并将其与以前年度相比较。(4)检查常规账户和付款。(5)检查异常项目的采购。(6)无效付款或金额不正确的付款,可以通过检查付款记录和付款趋势得以发现。,(二)采购与付款交易的细节测试(表16-2采购交易的控制目标、内部控制和测试一览表,P401)1、所记录的采购都确已收到物品或已接受劳务,并符合采购方的最大利益(存在)结论(顺查)A.复核采购明细帐、总帐及应付帐款明细帐,注意是否有大额或不正常的金额B.检查卖方发票、验收单、订货单和请购单的合理性和真实性C.
22、追查存货的采购至存货永续盘存记录D.检查取得的固定资产,2、已发生的采购交易均已记录(完整性)结论(逆查)A.从验收单追查至采购明细帐B.从卖方发票追查至采购明细帐,3、所记录的采购交易估价正确(准确性、计价和分摊)结论A.将采购明细帐中记录的业务同卖方发票、验收单和其他证明文件比较B.复算包括折扣和运费在内的卖方发票缮写的准确性,4、采购交易的分类恰当(分类)参照卖方发票,比较会计科目表上的分类 5、采购交易按正确的日期记录(截止)将验收单和卖方发票上的日期与采购明细帐中的日期进行比较 6、采购交易被正确记入应付账款和存货等明细账中,并被正确汇总(准确性、计价和分摊)通过加计采购明细帐,追查
23、过入采购总帐和应付帐款、存货明细帐的数额是否准确,来测试过帐和汇总的准确性,例3:采购交易的认定、目标和实质性程序,八、应付账款的实质性程序(P417)(一)应付账款的审计目标1.确定资产负债表中记录的应付帐款是否存在;2.确定所有应当记录的应付账款是否均已记录;3.确定资产负债表中记录的应付账款是否为被审计单位应当履行的现时义务;4.确定应付帐款是否以恰当的金额包括在财务报表中,与之相关的计价调整已恰当记录;5.确定应付账款是否已按照企业会计准则的规定在财务报表中作出恰当的列报。,(二)应付账款的实质性程序1.获取或编制应付账款明细表(计价与分摊):(1)复核加计正确,并与报表数、总账数和明
24、细账合计数核对是否相符;(2)检查非记账本位币应付账款的折算汇率及折算是否正确;(3)分析出现借方余额的项目,查明原因,必要时,作重分类调整;(4)结合预付账款等往来项目的明细余额,调查有无同挂的项目、异常余额或与购货无关的其他款项(如关联方账户或雇员账户),如有,应做出记录,必要时作调整;,2.根据被审计单位实际情况,选择以下方法对应付账款执行实质性分析程序:(1)将期末应付账款余额与期初余额进行比较,分析波动原因。(2)分析长期挂账的应付账款,要求被审计单位做出解释,判断被审计单位是否缺乏偿债能力或利用应付账款隐瞒利润,并注意其是否可能无须支付。(3)计算应付账款与存货的比率,应付账款与流
25、动负债的比率,并与以前年度相关比率对比分析,评价应付账款整体的合理性。(4)分析存货和营业成本等项目的增减变动判断应付账款增减变动的合理性。,3.函证应付账款,应付账款函证与应收账款函证的比较(1)函证必要性:应收账款必要一般情况下,并不必须函证应付账款函证不能保证查出未记录的应付账款,况且注册会计师能够取得采购发票等外部凭证来证实应付账款的余额;函证应付账款情形如果控制风险(CR)较高,某应付账款明细账户金额较大或被审计单位处于财务困难阶段,则应进行应付账款的函证。,(2)函证对象:应收账款应选择大额或账龄较长较大金额的债权人的账户;资产负债表日金额不大、甚至为零,但为企业重要供货人的债权人
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