第2章工作表数据输入版教材.ppt

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1、第2章工作表数据输入,Excel与数据处理 第3版,第2章工作表数据输入,概述数据输入是很实际的问题，许多工作人员不得不面对它。针对不同规律的数据，采用不同的输入方法，不仅能减少数据输入的工作量，还能保障输入数据的正确性。如果不了解掌握不同类型数据的输入方法，可能就要成天座在电脑前，一五一十地输入数据，输完了还要检查。某些人要几天才能输入完成的数据，但有的人几分钟就完成了，而且数据不会出错！这就是学习EXCEL数据输入方法的原因！,学习目标,1、了解Excel的数据类型2、掌握不同类型数据的输入方法3、掌握复制公式输入数据的方法4、掌握大批量相同数据的输入方法5、掌握通过自定义格式简少数据输入

2、的方法6、掌握用IF、Vlookup等函数查找输入数据的方法7、掌握用Rand和int函数产生大量模拟数据的方法。,2.1 Excel的数据类型,1、Excel的常见数据类型数字型、日期型、文本型、逻辑型数据数字型表现形式多样：货币、小数、百分数、科学计数法、各种编号、邮政编码、电话号码等多种形式,2.1 Excel的数据类型,2、Excel2007数值型数据的取值范围,2.2 基本数据的输入,数据输入并非易事，请看下面的例子【例2.2】某电信公司有用户档案如图2.2所示。如果不讲技巧，一字不误的输入，费时费力。,本章将介绍一些数据输入技术，应用这些技术可以减少数据输入过程的不少麻烦,2.2

3、基本数据的输入,1、数据输入的一般过程（1）选定要输入数据的单元格。（2）从键盘上输入数据。（3）按Enter键后 2、输入数值（1）正数的输入：+234，13,333,333，12E3（2）负数的输入：-234，(234)，-12e2（3）分数的输入:2 2/3,0 3/4（4）货币数据的输入:￥123，$21,2.2 基本数据的输入,3、输入文本 字符文本应逐字输入数字文本以开头输入，或用=“数字”方式输入。输入文本32，可输入：=“32”或输入：32文本形式的公式，要通过“插入”选项卡“文本”组中的“对象”命令如,2.2 基本数据的输入,4、输入日期以yy-mm-dd形式，或mm-dd形

4、式输入通过格式化得到其它形式的日期，这样可减少输入在“开始”选项卡“数字”组卡，单击其中的箭头，E弹出图示的“单元格格式”设置对话框,2.2 基本数据的输入,5、输入公式公式是对工作表中的数值进行计算的等式。公式要以等号（）开始。例如在A3输入：=5+2*3，结果等于 2 乘 3 再加 5。A3中将显示11,2.3 相同数据的输入,1、复制相同数据建立具有相同数据的不同工作表，可用复制方法。某班主任建立相同的成绩表头，可用此法。,复制一班表头,2.3 相同数据的输入,2、填充复制相同数据设要建立下图所示“学生档案”表。其中入学时间、班级、系都是相同数据。,（1）在G2中输入“计算机通信”，然后

5、Enter。（2）单击G2，G2右下角会出现黑色小方块，它就是填充柄。（3）向下拖动填充柄，拖过的单元格都被填入了“计算机通信”。,双击此填充柄可自动复制生成G列数据,2.3 相同数据的输入,3、用Ctrl+Enter输入相同数据设要建立下图所示“学生档案”表。其中入学时间、班级、系都是相同数据。,（1）选中F2：F11（2）输入：JK001（3）按Ctrl+Enter,可用同样方法输入C、G列数据,2.4 编号的输入,1、复制输入连续的编号 连续编号（或等差、等比性质的数据）应该采用复制或序列填充的方式进行输入。比如公职或单位的职工编号、电话号码、手机号码、零件编号等。输入右图A列的学号,（

6、1）在A2输入 1003020101 在A3输入1003020101（2）选中A2：A3（3）向下拖动A3单元格的填充柄。,2.4 编号的输入,2、填充产生连续编号 填充序列方式适用于输入较多的连续编号数据。比如要输入电话号码：663321240663328000，如右图所示，方法如下。在第一个单元格中输入起始号码在“开始”选项的“编辑”组，单击该组中填充控件右侧的下三角形。弹出“序列”对话框，在Excel弹出的“序列”对话框中指定“列”在步长中输入1在终止值中输入最后一个号码。,2.4 编号的输入,3、利用自定义格式产生特殊编号 人们常会遇到各种具有一定规则的特殊格式的编号。如右图的保险号。

7、,1、选中要输入保险号的区域2、在“开始”选项卡中，单击数字组右边的箭头，Excel会弹出单元格格式设置对话框，。3、选中“自定义”4、输入自定格式：p00-000-0000,2.4 编号的输入,4.用自定义格式输入大数字编号当在单元格中输入一个位数较多的数值时（比如超过15位的整数），Excel会自动将输入的数据显示为科学记数法，这可能并不符合我们的需要。产生这种问题的原因是数值精度问题，Excel的默认精度是15位，如果一个数值的长度超过15位，则15位之后的数字都被视为0。这种位数较多的大数字编号，可以用自定义格式进行输入,或者用文本形式输入,2.4 编号的输入,4.用自定义格式输入大数

8、字编号建立右图所示的商场用户档案，其中客户编号为21位，且前18位全部相同。若直接输入，不仅数据多，且要出错，比如在A3输入：356800993102155129001,Excel会显示为3.57E20解决方法是定义G列保存身份证号的单元格的自定义格式为：356800993102155129000,设置自定义格式后，只需要输入身份证的最后4位编号,2.4 编号的输入,选中A3单元格，单击“开始”选项卡“数字”组右下功的下箭头，弹出设置单元格格式对话框“类型”文本框中输入：356800993102155129000,2.5 用&组合多个单元格数据,1、用&运算符组合数据“&”为字符连接运算，其作

9、用是把前后的两个字符串（也可以是数值）连接为一个字符串。如“ADKDKD”&“DKA”的结果为ADKDKDDKA。123&45&678的结果为“12345678”设下图E列数据由C、D列数据组合而成。在E3中输入公式=C3&D3，然后向下复制！,2.5用&组合多个单元格数据,2、用&和文本函数的结合&常和文本函数left、right、mid等合用，这几个函数都很简单，其调用语法如下：left(text,n)right(text,n)mid(text n1,n2)其中：left截取text文本左边的n个字符；比如left(1234,2)=12 right截取text文本右边的n个字符；比如rig

10、ht(1234,2)=34 mid从text的第n1字符开始，取n2个字符；比如MID(1234,2,2)=23,2.5用&组合多个单元格数据,3、用&和文本函数的结合案例某电话公司的缴费帐号由身份证号的后15位（全长18位），后接电话号码构成。如下图所示。用&和文本函数可以很快建立缴费帐号。在I3输入公式“=Right(G3,17)&H3”，然后向下填充复制该公式到I列的其余单元格,2.6 采用下拉列表进行数据选择,1、下拉列表的适用范围项目个数少而规范的数据，比如职称、工种、单位及产品类型等，这类数据适宜采用Excel的“数据有效性”检验方式，以下拉列表的方式输入。例如：,某校教师档案如右

11、图所示，其中的职称列数据只能从“讲师、教授、副教授、助教”中选择。这类数据用下拉列表输入，方便而准确。,2.6 采用下拉列表进行数据选择,2、下拉列表建立方法（1）选中要建立下拉列表的单元格区域。（2）然后选择功能区中的“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据有效性”控件（3）选择“设置”标签，然后从“允许”下拉列表中选择“序列”选项。（4）在“来源”文本框中输入职称名字“助教,讲师,副教授,教授”,2.7 利用公式与函数进行查找输入,1、查找输入的意义如果表格中的不同数据列之间存在一定的依赖关系，那么用IF公式进行数据的转换输入是一种效率较高的输入方法。如果某些数据已经在其它数据表中建立

12、好了，查询输入可以提高效率，且能减少输入错误。,2.7 利用公式与函数进行查找输入,2、IF函数的应用IF函数又称为条件函数，它能够对给出的条件进行判断，并根据判断结果的正误执行不同的运算。IF函数的调用形式如下：IF(条件式,条件正确时函数的取值,条件错误时函数的取值)比如，IF(32,“right”,“error”)”的结果是“right”，而IF(32是正确的，函数的结果就是“条件正确时的取值”。与之相对应，而32是错误的，所以。,2.7 利用公式与函数进行查找输入,IF函数可以嵌套使用，即在IF函数中还可以使用IF函数，最多可以嵌套7层。比如：IF(A289,“A”,IF(A279,“

13、B”)，如果A2等于93，则该函数的结果是“A”；如果A2等于80，则函数的结果是内层IF(A279,“B”)的结果，显然8079，所以结果为“B”；如果A2等于65呢？函数的结果就是IF(A279,B)不成立时的取值，这时该函数的结果就是一个空值，因为IF(A279,B)没有给出A279不成立时的取值，在这种情况下，Excel将返回一个空值（即什么结果都没有！）给该函数。,2.7 利用公式与函数进行查找输入,3、IF函数查找转换案例【例2.10】某学校年度奖金如下图所示，奖金根据职称确定。教授：2000元，副教授：1500，讲师：1000，助教：是500元。在F3输入公式：=IF(E3=教授

14、,2000,IF(E3=副教授,1500,IF(E3=讲师,1000,IF(E3=助教,500),2.7 利用公式与函数进行查找输入,公式含义分析,2.7 利用公式与函数进行查找输入,4、Vlookup函数查找Vlookup函数能够从其它工作表（或本工作表）将某数据列中的数据查找出需要的数据。VLOOKUP函数的用法如下：VLOOKUP（x,table,n,r）其中，x是要查找的值，table是一个单元格区域（即由工作表的1列或多列组成）。Excel将在table的第一列查找有无x这样的值（只在table的第1列查找有无x）n是table中待返回的匹配值的列序号。r可以取0或1，当r为0时，该

15、函数将进行精确匹配查找；当r=1时，table的第一列应按升序排列，否则找到的结果可能不正确，r=1表示Excel实行的是近似值查找,2.7 利用公式与函数进行查找输入,5、Vlookup函数查找案例（1）问题描述：某移动公司更换了新系统，使原有的部分电话号码不能使用，同时又新增加了许多电话号码。系统变化后，大部分用户仍然使用原来的用户档案（电话号码和缴费合同号都没有改变），而那些不能使用的电话号码和新增加的电话号码则需要重新建立用户档案,2.7 利用公式与函数进行查找输入,（2）帐号查找过程在需要提取帐号的新号码工作表的B3输入查找公式，并向下复制此公式。=VLOOKUP(D2,$A$2:$

16、B$18,2,0),E列是从旧帐号的B列找到的数据，#N/A表示D列的帐号在A列不存在,2.7 利用公式与函数进行查找输入,在实际工作中，不同类型的数据往往存储在不同的工作表中，这就需要在不同工作表中进行跨表数据查找。【例2.12】某超市将其产品单价和产品销售汇总表分别保存在两个工作表中，如图2.21所示。在产品的单价表中包括有该商场大约几百种产品的单价，销售汇总表每月统计一次，现在要计算每种产品的销售总额。,2.7 利用公式与函数进行查找输入,在C3单元格中输入公式：=VLOOKUP(A3,产品!$B$3:$D$16,3,0)然后向下复制此公式到C列其他单元格,2.8 利用填充序列输入数据,

17、1、数据序列的含义序列就是一组数据，这组数据有先后顺序，内容固定，在应用中常常以一组数据的整体形式出现。2、Excel内置序列对于经常使用的一些数据序列，比如月份、星期、季度等，Excel已经将它们内置在系统中，在输入这些数据时，只需要输入第一个数据，其余的可以采用填充复制的方法由Excel自动产生。,2.8 利用填充序列输入数据,3、自定义序列 用户可以将经常使用的数据序列添加到Excel系统中，该序列就会拥有与Excel内置序列相同功能。比如，输入该序列的第一项内容后，其后各项都可以通过填充复制产生。案例【例2.14】某大学有“计算机学院，通信学院，经济管理学院，法律学院，中药学院，电子技

18、术学完”等多所学院，学校办公室经常要用到这些学院名称。现以此为例说明Excel自定义序列的建立方法。,2.8 利用填充序列输入数据,建立方法（1）单击Office按钮“Excel选项”“常用”“编辑自定义列表”。弹出图示的“自定义序列”对话框。（2）在“输入序列”中依次输入序列内容。,（3）建立输入序列后，输入第一项，即“计算机学院”后，通过填充复制就能产生其它各项内容。,2.9行列转置输入,某些时候需要将工作表的行数据作为列数据输入，或将列数据作为新表的行数据。这样的工作表数据可通过行列转置快捷生成。【例2.15】某品牌电视2008年的销售统计数据如图2.25所示。其中的A、B两列数据是以前

19、输入在工作表中的各省销售排名，在A列中包括有中国全部省份的名称。现在要构造D1：AA16的统计表,2.9行列转置输入,1、选中A列的省份名称所在的单元格区域A4:A34。2、在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”按钮。3、单击E4单元格4、在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击下面的三角形，然后从弹出的快捷菜单中选择“转置”，这样就完成了E4:AA4中的省份名称的输入。,2.9行列转置输入,【例2.16】矩阵涉及到较多的数据，它由紧密相连的一组单元格区域构成，矩阵的运算比较复杂，Excel提供了一组矩阵运算的函数。建立图2.26中A2:D8区域的行列转换矩阵。,1、选中A2:D8。

20、2、在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”按钮。3、单击G3单元格4、在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击下面的三角形，然后从弹出的快捷菜单中选择“转置”，这样就完成了G3:M6中的矩阵输入。,2.9 限定输入数据的长度，显示提示和出错信息,对输入到单元格中的数据进行一定程度的限制，比如限制小数位数、日期和时间的范围、字符的个数等。当输入的数据不符合限定规则时，Excel就显示一些警告信息，并且不接受输入的数据。如果工作表的数据是由其他人输入的，则有必要在别人输入数据时给出一些简要的提示信息，或对数据输入的规则作些说明,2.10 限定输入数据的长度显示提示和出错信息,【例2.17

21、】图2.27左图是某俱乐部的会员档案表，A列的用户编号不超过4个字符，希望对此限制，当用户输入此列数据时，为他显示编号的规则和限制说明，如图2.27左图所示。,2.11利用RAND和INT函数产生大批量的仿真数据,1、Rand 函数又称为随机函数，它产生一个介于01之间小数。对Rand函数的结果进行放大，能产生任意范围内的数据。如：RAND()*100：可以产生0100之间的数据RAND()*50+50：可以产生50100之间的数据。2、Int函数又称取整函数，将数字向下舍入到最接近的整数。比如：INT(8.9)的结果是8INT(-8.9)的结果 是-9,2.10用RAND和INT函数产生仿真

22、数据,案例【例2.18】建立如图2.29所示的仿真成绩表，A列数据可以通过填充复制产生，B列数据需要输入，第1行数据需要输入，但其中的成绩却不必逐个输入，可以用INT函数和RAND函数产生。(1)选中 C2:G11区域(2)输入公式：=10+int(rand()*90(3)按Ctrl+Enter,说明：用rand产生的数据会随时发生变化，可将它贴粘为数据，它就不会发生变化了。其方法是：（1）选中用随机函数产生的数据区域，如图2.28中的C2:J11。然后单击“开始”选项卡中“剪贴板”组中的复制按钮。（2）在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击下面的三角形，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴值”。,The End,谢谢大家！,