酒店前台工作内容和流程.ppt

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1、酒店前台的工作内容和流程（一）培训课件 魏其荣,岗位职责,为客人提供接待、预订、问询、结帐等服务；在任何工作时间，提供主动、热情、耐心、细致、准确、高效的服务；竭诚服务，殷勤待客，严格执行酒店各项服务标准。前台是酒店的窗口，要努力树立酒店良好的品牌和公众形象。,主要内容,1、电话接听和转接 2、散客预订3、参观房间 4、入住接待5、换房处理 6、叫醒服务7、开门服务 8、延时退房处理9、记帐/挂帐服务 10、离店结帐11、客人留言 12、问讯服务13、宾客投诉处理 14、物品赔偿处理,1.接听电话,左手接听电话三声铃响内及时接听电话,了解电话系统各项功能。,2.电话问候,前台标准接听用语：“您

2、好！万寿宫酒店前台！”,语言清晰，避免使用方言。,3.聆听和记录,耐心聆听客人提问和需求及时记录有关信息及时回答客人的询问,调节好情绪，面带微笑。适时询问来电者客人姓名，并用姓氏称呼客人。,打电话的时候面带笑容的话，对方能感觉到哦,一、电话接听和转接,4.转接电话,确认来电者报出的房号/分机号“(2203房间/分机)，请稍等”或者:查询和核对住店客人姓名和房号在晚间23时至次日8时前,对所有要求转接到房间的来电,必须征询住店客人是否愿意接听及时转接电话,在白天客人直接报出的房间号/分号,可直接转接。酒店不能将住店客人的信息随意告诉给任何人。对住店客人不愿意接听，前台要婉转地告诉来电者可以留言转

3、告。,5.无人应答处理,告诉来电者电话暂时无人接听“先生/小姐，房间无人应答，您需要留言吗？”询问客人是否需要留言转告,留言记录必须及时告诉住店客人。,6.道别致谢,礼貌道别“先生/小姐，再见”“您如需帮助,请来电，再见”,让客人先挂电话,步骤,标准,提示,二、散客预订,1.接受预订信息,问候客人电话预订：“您好！万寿宫酒店前台。”上门预订：“先生/小姐，您好!”询问客人的姓名接受预订信息:到店日期和入住天数、房型和间数,语言亲切面带微笑,目光注视注意预订代理,必须同时记录预订人姓名和入住客人姓名填写预订单,2.查询客房流量,立即查询酒管系统客房流量，决定是否接受预订，并适时使用预订等候单,可

4、根据房型和日期查询单笔预订量超过规定间数,及时请示上级主管确认在暂时无法满足预订时使用完整记录客人预订需求,3.接受、确认预订,及时答复客人,或者及时回复传真及时确认预订信息确认房价确认联系方式记录保留时间一般为下午18:00,如果没有客人所需房型，可向客人推荐其他房型询问客人是否协议单位及 单位名称。执行酒店规定的房价权限。尽量让客人留下移动电话客人需要延迟保留时间，可根据酒店出租情况予以接受或说明,4.预订复述,客人全名到店日期和入住天数房型、房数和房价保留时间联系电话,确保预订信息的准确无误与客人确认到店时间，便于核实客人是否到店与客人确认付款方式，如果是单位付款，要与付款单位联系人确认

5、，客人要有书面签字单,6.输入预订信息,完整填写散客预订单在系统中及时输入,预订单上注明并签名。团队可填写团队预订单,5.道别致谢,礼貌道别：“M先生/小姐，感谢您的预订，再见。”,用姓氏称呼客人让客人先挂电话,7.到店前确认,电话联系提供问讯和指引,可在下午或保留时间前向客人询问记录相关确认信息。,步骤,标准,提示,8.保存预订单据,按照日期存放各类预订单,在夜审完毕后，取出当天预订单并与电脑系统核对。,9.预订的取消与更改,查询预订记录更改预订记录复述更改内容保存更改或取消后的散客预订单根据更改后的日期保存,要求更改入住日期、入住天数、需要房型,需查询客房流量，答复是否可满足客人需要。取消

6、的散客预订单保存在前台指定地点。,如果遇到超过自己解决能力的事件，一定要第一时间求助前台主管或前厅经理,三、参观房间,1.准备工作,查询相关VC房制作房卡将被参观房间告知房务中心,由值班主管以上的人员带领客人参观房间。未经总经理同意不得擅自拍照。,2.陪同参观,注意行为规范随时介绍服务设施和周边环境,适时向客人推荐酒店产品,3询问客人入住意向,语言亲切，态度诚恳记录信息或办理入住/预订手续,将客人对酒店的评价和需求录入宾客意见本并输入电脑,4.道别感谢,礼貌道别:“M先生/小姐，谢谢您的光临，再见。”,5.整理房间,前台及时通知客房检查客房发现问题及时通知前台更改房态,四、入住接待,步骤,标准

7、,提示,1.问候与招呼,面带微笑，目光注视客人在客人开口前问候：“先生/小姐，您好”在同时接待多位客人时，可以用微笑和点头示意。“您好!请稍候”,从您知道客人的姓名开始，用姓氏称呼客人。,2确认客人预订,询问客人是否有预订“先生/小姐，请问您有预订吗？”复述/核对预订信息询问和推荐酒店会员卡“请问,您是万寿宫会员吗?”,对预订过的客人，及时查询/核对预订信息注意预订代理客人姓名和实际入住客人姓名。,3.填写临时住宿登记单,步骤,标准,提示,请客人出示身份证件“先生/小姐,请出示您的证件”扫描/复印客人身份证件尽量帮助客人填写临时住宿登记单接待外宾必须填写境外人员临时住宿登记单确认房型、房价和天

8、数 请客人签名核对检查证件与登记项目客人证件扫描,填写字迹工整不漏项仔细核对证件并确认真实有效酒店接受的身份证明：身份证驾驶证军人证护照通行证回乡证外国人居留证,4.系统分配房间,只分配干净的空房（VC）有预订客人应立即在系统中完成房间分配；无预订客人，应在分配好房间后通知其他前台工作人员，避免重复入住登记。应及时将入住客人信息输入系统确保下午2时后，客人入住。确保承诺客人的入住时间，能够安排客人入住,尽量满足客人的要求：注意无烟房、房间楼层或朝向等特点进行分配。安抚好需提前入住的客人：请到大堂休息喝茶、或提供行李寄存等,步骤,标准,提示,5.制作房卡,用电子门锁系统制作房卡填写万寿宫大酒店房

9、卡（套）客人姓氏、房号、入住日期和离店日期。,可以为入住、登记相符的客人发放房卡只为住宿登记的客人发放房卡。,6.预收房金,确认预收数额：百元取整（房价*入住天数）向上取整+100元或者：收取预收款或申请信用卡预授权开据预收款收据输入和录入系统。,询问客人支付方式现金自付要唱收唱付由单位付费的客人，根据接待文件所列付费项目决定是否收取定金。信用卡预授权记录在系统备注中，不做入帐输入。,7.推荐早餐,对不带早餐的客人推荐早餐“M先生/小姐，您需要用早餐吗？”在前台出售早餐券,介绍早餐价格和地点 注意早餐券编号顺序。,步骤,标准,提示,8.递交住店资料,整理住店资料：房卡和房卡套预收款收据客人证件

10、餐券和其他单据双手递交客人“M先生/小姐，这是您的房卡,语言亲切,面带微笑,目光正视,9.向客人道别,礼貌道别“您的房间在M楼,这边上电梯，再见！”同时指引电梯或房间方向,用姓氏称呼客人,10.整理入住登记信息,将系统登记信息输入完整完整输入客人登记信息，上传发送单据放入客帐盒,及时完整输入客人登记信息然后将相关单据放入客帐盒。按规定及时输入公安部旅客信息登记系统将预收款收据等其他单据放在指定地点。对客人在入住时提出的相关要求要及时记录和落实。,11.其他说明,信用卡使用检查信用卡有效性预授权凭证客人签字客人预结使用系统预结功能客人代付填写客人代付凭证代付客人签认系统记录信息,信用卡预授权不开

11、据预收款收据客人代付凭证一式两联分别放入客帐盒。,步骤,标准,提示,1.询问换房原因,倾听客人的换房要求向客人表示歉意,对于投诉由值班经理处理换房事宜对在客房内的客人建议到客房内办理有关手续记录客人需求和客房异常，并通知相关部门,2.填写房间/房价变动表,完整填写房间/房价变动表如房价变动请客人签字 经办人签字,换房时对于房价的处理必须严格遵循处理权限不要在登记单上更改信息,3.更换房卡,收回客人原来的房卡，分发新的房卡给客人。更改客人预收款单据上的房号,必要时检验核对房卡是准确,4.提供行李服务,为客人提供行李服务向客人致歉和道别,五、换房处理,步骤,标准,提示,6.整理客帐资料,5.通知客

12、房检查,通知客房检查房间,客房服务员及时检查和打扫房间，或及时维修好客房的设施设备及时处理客人遗留物品,更改系统内的换房信息将原客帐盒内的资料和房间/房价变动表绿联放入新的客帐盒。修改登记单上房号房间/房价变动表白联夜审后随封包进财务在公安信息传送系统中更改信息,房间/房价变更单一共两联夜审和财务审核房价变动和换房原因,六、叫醒服务,步骤,标准,提示,1.接受和记录,问候客人核对客人姓名与房号完整填写叫醒记录本房间号，姓名，时间，天数等,当时核对系统中的入住信息客人的房号和姓名复述与确认同步,2.输入叫醒记录,核对客人姓名及时将当天的叫醒记录输入到电话系统,特别注意客人连续叫醒的信息记录和记录

13、输入,3.叫醒服务,及时检查电话系统叫醒情况前台服务员准时拨打客人房间号码礼貌问候和提醒：“先生/小姐，您好！我是酒店前台，现在是(7:30)，您的叫醒时间到了。谢谢！”让客人先挂电话电话叫醒无人接听。指派服务员前往房间,叫醒客人,并礼貌道别,让电话多响几声，给客人充分的 时间接电话。在遇到特殊的气候时可以提醒客人室外的天气情况和气温。对客人未应答时,可在3分钟后再次打电话到客人房间。,4.记录人工叫醒情况,前台服务员在叫醒记录本记录叫醒结果实施人签名,七、开门服务,步骤,标准,提示,1.问候与招呼,问候客人询问客人姓名和房号,2.核对身份,请客人出示证件核对证件是否与登记相符不为非登记客人开

14、门外部电话开门请求开门委托,在电话中通过询问证件号码或生日来确认其住客身份。在征得住客同意后，可为住客指定的人开门。前台必须严格核准身份,并填写住店客人开门通知单.,如果客人表示未带证件，应询问客人身份证号码或生日和入住日期姓名、身份证号或生日、入住日期。核准来访者的身份。,3.开门服务,前台填写住店客人开门通知单,并递交客人 前台通知客房服务员客房收取开门单，为客人开门礼貌道别,为了客人信息的保密和安全，前台必须以开门单的形式通知客房。,步骤,标准,提示,4.保存住店客人开门单,客房将住店客人开门单每班次交至前台前台保存住店客人开门单,5.其他,客人在楼层上要求开门，服务员应该婉转地请客人到

15、前台登记。或请客人出示证件,用电话与前台核对。客房与前台核对无误后方可为客人开门，客房服务员在工作日报上记录开门时间和房号。,方便客人，严格核对客人信息。做好记录，以备查找,八、延时退房处理,步骤,标准,提示,1.查询房态,中午13:00查询和核对信息:在店客人余额表记录余额不足的房号和客人姓名,查询客人延时退房的特权退房时间13:00以前VIP客人退房延时至14:00以前,2.致电客人房间,在18:00前及时联系到客人询问客人是否续住:“M先生/小姐,您好!我是酒店前台。请问您今天还续住吗?”友情提醒客人追缴预付金。,对需延时退房的可建议客人将行李寄存在前台，如果客人不在房间内，要及时跟进：

16、在18:00后,需要重复催帐礼貌告诉客人延时退房所需要支付的房费，避免和客人产生争议在20:00后对余额不足、无行李且未联系到客人的房间可作欠款离店处理。,步骤,标准,提示,3.办理续住,确认续住天数查询流量加收预付款，开具单据修改房卡入住日期修改或填写新房卡（套）双手递交房卡和单据,4.复核,18：00后重复以上1-3步骤，避免遗漏。,5.礼貌道别,礼貌道别：“M先生/小姐，这是您的房卡和收据，请收好，谢谢,再见!”,步骤,标准,提示,九、记帐/挂帐服务,确认客人身份,询问客人姓名和房间号码请客人出示房卡核对,未办理入住登记的客人不能提供记帐服务，其他收银点来电询问客人是否可以记帐，要核对房

17、号与登记客人是否相符,2.确认记帐额度,在酒店系统中，查询客人帐户余额，确认可否记帐,如客人的帐面余额不足以支付记帐费用，应礼貌地告诉客人，请客人现付或到前台加付预收款定金。,步骤,标准,提示,3.记帐服务,开具杂项收入转帐单日期、房号、姓名、项目和金额与客人确认记帐金额和签名“M先生/小姐，您是(2203)房间，您的挂帐金额是.元，请签名”核对签名是否与住宿登记一致及时输入系统入帐,对餐饮消费可开具转帐单与客人核对对其他消费先报消费金额与客人核对前台必须确保将收到的杂项收入转帐单第一时间输入电脑系统对支付现金的客人,在单据的房号栏写上“XJ”,4.杂项收入转帐单存档,每班根据红联审核本班次帐

18、目每日红联交由值班经理夜审，封包次日进财务绿联每笔帐目完成后进客帐盒，以备查询。如果入帐项目涉及到其他部门的赔偿等事宜，应为其他部门提供复印件,按时装订财务保管白联：存根联红联：财务联绿联：客帐联,1.离店结帐,十、离店结帐,步骤,标准,提示,问候客人询问客人房号,2.核对房号,收回客人房卡和预收款收据电脑系统核对客人房号和姓名,如果对房号有异议，可通过房卡系统核对房号，并与电脑系统内信息核对,3.通知客房,用对讲机通知相关楼层退房“（2203）退房,（2203）退房，谢谢！”服务员反馈查房信息客房退房检查时间在3分钟内,如果超过3分钟查房还未结束，前台可直接办理结帐手续,步骤,标准,提示,4

19、.核对客人的帐目,取出客帐盒内的所有单据检查是否均已入帐检查客人是否租借物品根据系统结帐数据，报告客人总消费金额打印客人帐单，请客人签字,可征求宾客的入住意见，请宾客填写宾客意见反馈表如果客人刚 刚在餐厅或者酒店其他营业场所消费，应立即询问并将帐单及时入帐客人在检查帐单时如对帐目产生异议，应仔细核查并礼貌地向客人说明,5.收取钱款,询问客人的付款方式“M先生/小姐，请问您用现金还是信用卡？”根据系统的数据，向客人报出其消费总额，收取或退给客人相应的现金现金支付做到唱收唱付信用卡A客人签字B尽可能使用做过预授权的信用卡C核对预授权信用卡单位代付帐A在入住前由所属单位书面确认，总经理审批。B欠款挂

20、帐必须总经理审批。请客人在明细帐单上签字确认支票酒店财务人员帮助收支票和验证接受优惠券或抵用券A.券面做上已经使用的标志，抵冲客人帐目的部分或者全部B.在客人的帐单上记下礼券凭证、优惠券号码。并随现金保管C.多重结算方式，可使用分开A/B帐的方式为客人办理,注意信用卡的预授取消预授金额超过2000元，必须先结清定期核对欠款帐户，发现问题及时催帐,6.递交发票和零钱,步骤,标准,提示,询问和开具酒店发票“M先生/小姐，您需要发票吗？”双手递呈单据和零钱,严格遵守财务制度，补开发票必须查寻核对。不重复开具发票 电话费因为属于代收代付，开发票时不能 以此为项目名称，可将费用开在房费内,7.感谢和道别

21、,可提供行李服务为，客人代订出租车为客人方向指引,8.整理客史资料,在电脑系统中，完成结帐程序客帐资料放在指定地点发票、结帐单、临时住宿登记单、预定单、杂项收入转帐单、预收款收据,在多位客人需要同时结帐时，礼貌与客人打招呼，不要同 时结帐，以免搞错。如果客人退房时出示有效佳宾卡，应按规定给予相应的会员价格，并做冲 帐处理。,微笑礼貌地感谢客人“M先生/小姐，这是您的发票和零钱，谢谢”道别语：“欢迎您再来，再见”,十一、客人留言,步骤,标准,提示,1.留言准备,前台时刻准备客人留言单和笔当即在电脑中查询/核对客人的姓名与房号或预定信息,可为未入住的预订的客人留言。,2.记录留言内容,在留言单上记

22、录留言内容：客人姓名、房号、来访者姓名、联系电话、留言内容和签名,确认时，核对客人的全名及写法切记不可将客人的房间号等信息告诉来访者。,3.重复留言内容,与客人核对留言姓名、电话等关键事项重复客人的留言内容,语速适中，口齿清楚,4.填写宾客留言单和信封,准确填写宾客留言单放入专用信封，并写上房号和住店客人姓名和称谓,字迹清楚，表达清楚，没有错别字,步骤,标准,提示,5.递送宾客留言单,10分钟内将留言送至房间，并记录递交时间进入房间遵守进房程序宾客留言单摆放在写字台面中央。,对“请勿打扰”房可由值班经理电话联系或将留言单从门下塞入房间。确保留言单全部进入房内。对于有时效性或客人特别要求的留言进

23、行跟踪,6.尚未到店客人的留言,与来电者确认客人的全名和预订信息填写宾客留言单，附在预订单后并在系统中备注提示客人入住登记时将宾客留言单递交给客人,7.访客留言,提供信纸、信封和笔，请访客自己书写留言内容请客人填写宾客留言单依照留言程序送入房间,十二、问讯服务,步骤,标准,提示,1.问候与招呼,主动向前问候客人，电话问讯礼貌热情,2.询问客人要求,仔细聆听客人的要求或问题口齿清楚，语速适中，表情自然做到首问式服务,对比较复杂的问讯可以做些记录任何一位酒店员工，在接到客人询问时，必须直接解决或请求前台解决。,3.提供问讯服务,接受相关信息问讯介绍酒店内服务项目和时间为客人指引道路保证15分钟内回

24、复客人,前台事先做好交通，娱乐，餐饮，商务,医疗等周边情况的问讯资料库。对客人提出的任何问题必须答复对比较复杂的问题，可以给客人一个回复的 时间，并及时回复。,4.向客人道别,语言亲切自然“M先生/小姐,谢谢您的来电,再见”“M先生/小姐,如需帮助,请与我们联系,再见,步骤,标准,提示,十三、宾客投诉处理,1.问候与招呼,主动上前问候客人关注宾客，表情自然,尽可能不要在影响其他客人的地方处理投诉。保持冷静，避免消极态度，不要与宾客争论。,2.聆听与记录,精力集中,热情从容不要轻易打断客人讲话 专心聆听,作好记录,关注问题关键和宾客诉求，表示对客人的尊重和同情。当面记录投诉事件可使投诉客人放慢语

25、速，平缓情绪。尽可能用姓氏称呼宾客。,3.寻求处理方法,诚恳地道歉提供解决方法，征求客人意见要有明确的时间承诺在权限范围内及时处理报告上级主管,可给客人两个方案选择更为有效。留有充裕的时间 以便完成补救工作，不要低估解决问题所需要的时间。一般由值班经理处理。,步骤,标准,提示,4.关注处理结果,跟踪处理过程,必要时及时回访与宾客联络沟通，确保宾客对处理结果的满意,受理客人投诉的员工，必须全程负责投诉处理过程与结果询问客人处理意见，感谢客人对酒店提出宝贵意见再度关注投诉宾客的服务,5.记录与统计,对投诉进行统计汇总将过程和结果记录在宾客信息反馈系统中输入系统向上传,将投诉处理案例作为酒店借鉴和培

26、训案例所有投诉必须记录和上报,6.工作改进,分析投诉原因作出整改方案 对员工进行培训,十四、物品赔偿处理,步骤,标准,提示,1.事件调查,掌握物品损坏的确切证据分析损坏可能的原因保留被损坏的物品及时与前台联系,客房主管或值班经理到现场，查看物品损坏的情况，并分析是否客人的原因为了能够掌握损坏的确切证据，必须保留被损坏的物品,2.查阅价格,赔偿价格按 照酒店物品价目表为依据,客房物品价目表在服务指南中租借物品必须在借物单说明,3.赔偿处理,核实客人的房间和姓名，向客人解释物品损坏过程和原因,听取客人意见，礼貌地向客人提出索赔要求，达成一致的赔偿处理结果，开据杂项收入转帐单，客人签字,输入系统，感谢客人的理解和配合。,步骤,标准,提示,避免因向客人提出索赔而与客人发生争执，不要有理不让人对恶意事件提交值班经理或总经理处理对客人执意不赔偿,根据权限范围处理,在5分钟内解决在处理过程中,不要影响其他客人和前台接待工作.,4.善后处理,相关部门作好报损处理及时添补相应物品,向相关部门提供此赔偿相应的杂项收入转帐单复印件,