计算机文化基础第4章.ppt

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1、,第四章 电子表格系统Excel 2000,计算机文化基础,2,简介,Microsoft Excel 2000是微软公司推出的一个功能强大的电子表格应用软件，是Office 2000的主要应用程序之一。具有强大的数据计算与分析处理功能，可以把数据用表格及各种统计图、透视图的形式表现出来，使得制作出来的报表图文并茂、信息表达更清晰。因此，它不但可以用于个人、办公等有关的日常事物处理，而且被广泛应用与金融、经济、财会、审计和统计等领域。,计算机文化基础,3,第四章 电子表格系统Excel 2000,4.1 Excel 2000概述4.2 Excel 2000的基本操作4.3 格式化工作表4.4 数

2、 据 清 单4.5 使 用 图 表4.6 打 印4.7 Word 2000和Excel 2000的协同操作,计算机文化基础,4,4.1 Excel 2000概述,4.1.1 主要功能 简单、方便的表格制作功能：创建和编辑表格对数据进行输入、编辑、计算、复制、移动、设置格式、打印等 强大的图形、图表功能：图表，可以直观、形象地表示和反映数据。快捷的数据处理和数据分析功能：采用公式或函数自动处理数据排序、筛选、分类汇总、统计和查询等的功能,返 回,4.1.2 窗口组成,计算机文化基础,6,4.2 Excel 2000的基本操作,4.2.1 Excel 2000的启动和退出4.2.2 工作簿的新建和

3、打开4.2.3 工作簿的保存和关闭4.2.4 单元格和单元格区域的选择4.2.5 工作表及工作表的管理4.2.6 输入和编辑数据4.2.7 插入（删除）行、列和单元格4.2.8 查找和替换4.2.9 使用公式4.2.10 批注,返 回,计算机文化基础,7,4.2.1 Excel 2000的启动和退出,1.启动通过双击Excel 2000的桌面快捷方式启动。“开始”“程序”“Microsoft Excel”通过打开Excel 2000文件启动“开始”“运行”在对话框中输入“Excel”,计算机文化基础,8,2.退出标题栏最右端的“关闭”按钮标题栏最左端的控制菜单图标“文件”“退出”命令快捷键Al

4、t+F4标题栏最左端的控制菜单图标“关闭”,返 回,计算机文化基础,9,4.2.2 工作簿的新建和打开,1.工作簿和工作表的概念1）工作簿工作簿（Book）就是Excel文件，工作簿是存储数据、数据运算公式以及数据格式化等信息的文件。用户在Excel中处理的各种数据最终都以工作簿文件的形式存储在磁盘上，其扩展名为.xls，文件名就是工作簿名。工作簿是由工作表组成的，每个工作簿都可以包含多个工作表。每个工作表都是存入某类数据的表格或者数据图形。工作表是不能单独存盘的，只有工作簿才能以文件的形式存盘。,计算机文化基础,10,2）工作表,工作表（Sheet）是一个由行和列交叉排列的二维表格，也称作电

5、子表格，用于组织和分析数据。Excel工作表最多可由256列和65 536行构成。纵向为列，每列用字母标识，从A、B、Z、AA、AB、BA、BB、一直到IV，称作列标。横向为行，每行用数字标识，数字范围为165 536，称作行号。每个行列交叉部分称为单元格，每个工作表最多可有65 536256个单元格。,计算机文化基础,11,工作表（续）,工作簿一旦打开，它所包含的工作表就一同打开，系统默认打开的工作表数目是3个，用户可以增减工作表。工作表的缺省名：Sheet1、Sheet2、用户可以重新为工作表命名。使用工作表控制按钮来显示其他的工作表。当前（活动）工作表只有一个 改变打开的工作表数目的方法

6、是：“工具”“选项”“常规”选项卡数字介于1255之间设置后每次新建工作簿时打开的工作表数目,计算机文化基础,12,2.新建工作簿,Excel 2000中新建工作簿有如下三种方法：在启动Excel 2000后，将自动建立一个全新的工作簿Book1。“文件”“新建”按快捷键Ctrl+N，或用鼠标左键单击“常用”工具栏中的“新建”按钮直接创建空白工作簿。,计算机文化基础,13,3.打开工作簿,打开一个已经保存过的工作簿，可以用下面的任意一种方法：“常用”工具栏中的“打开”按钮。“文件”“打开”命令。“文件”菜单中单击最近使用过的文件在“我的电脑”或者资源管理器中找到需要打开的工作簿，双击即可将其打

7、开。如果Windows“开始”菜单中“文档”选项的级联菜单中有需要打开的工作簿，单击它即可打开。Excel 2000允许同时打开多个工作簿。可以在不关闭当前工作簿的情况下，打开其他工作簿。可以在不同工作簿之间进行切换，同时对多个工作簿进行操作,返 回,计算机文化基础,14,4.2.3 工作簿的保存和关闭,保存工作簿保存未命名的新工作簿“常用”工具栏中的“保存”按钮“文件”“保存”或“另存为”命令按快捷键Ctrl+S在“另存为”对话框中“保存位置”“文件名”保存已有的工作簿：将修改后的工作簿存为另一个文件“文件”“另存为”,计算机文化基础,15,自动保存工作簿：“工具”“自动保存”命令，弹出“自

8、动保存”对话框，如图所示。“工具”“加载宏”“自动保存”,计算机文化基础,16,2关闭工作簿,方法：“文件”“关闭”命令。在当前工作簿处于最大化时，单击菜单栏最右端的“关闭”按钮。在当前工作簿处于非最大化时，单击当前工作簿标题栏最右端的“关闭”按钮。使用退出Excel 2000的方法也可关闭工作簿。,返 回,计算机文化基础,17,4.2.4 单元格和单元格区域的选择,1.单元格和单元格区域单元格（Cell），是工作表最基本的数据单元，是电子表格软件处理数据的最小单位单元格的名称：由列标和行号来标识，列标在前，行号在后。例如，B3，C5在一个工作表中，当前（活动）单元格只有一个。显示在编辑栏的名

9、称框中每个单元格内容长度的最大限制是32767个字符，但单元格中只能显示1024个字符，编辑栏中才可以显示全部32767个字符,计算机文化基础,18,单元格区域指的是由多个相邻单元格形成的矩形区域，其表示方法由该区域的左上角单元格地址、冒号和右下角单元格地址组成。例如，单元格区域B2:F6，如图所示。,计算机文化基础,19,单元格和单元格区域的选择,计算机文化基础,20,单元格和单元格区域的选择（续）,返 回,计算机文化基础,21,4.2.5 工作表及工作表的管理,一个工作簿包含多个工作表，根据需要可以对工作表进行添加、删除、复制、切换和重命名等操作。1.选择工作表单击某个工作表标签，可以选择

10、该工作表为当前工作表。按住Ctrl键分别单击工作表标签，可同时选择多个工作表。,计算机文化基础,22,2.插入新工作表,方法一：单击插入位置右边的工作表标签“插入”“工作表”命令 方法二：右击插入位置右边的工作表标签快捷菜单中的“插入”命令如果要添加多张工作表，则同时选定与待添加工作表相同数目的工作表标签“插入”“工作表”命令,计算机文化基础,23,3.从工作簿中删除工作表方法一：选择要删除的工作表，使用“编辑”菜单中的“删除工作表”命令。方法二：右击要删除的工作表，选择快捷菜单的“删除”命令。4.重命名工作表方法一：双击相应的工作表标签，输入新名称覆盖原有名称即可。方法二：右击将改名的工作表

11、标签，然后选择快捷菜单中的“重命名”命令，最后输入新的工作表名称。,计算机文化基础,24,5.移动或复制工作表,可以在一个工作簿中移动或复制工作表，也可以在不同工作簿之间移动或复制工作表。1）在一个工作簿中移动或复制工作表方法一：当前工作表移动：沿工作表标签栏拖动到目标位置复制：拖动工作表的同时按住Ctrl键到目标位置方法二：激活原工作表；“编辑”“移动或复制工作表”命令,计算机文化基础,25,2）在不同工作簿之间移动或复制工作表先打开用于接收工作表的工作簿；切换到包含需要移动或复制工作表的工作簿框中，再选定工作表；“编辑”“移动或复制工作表”命令；“工作簿”下拉列表框中，选定接收工作表的工作

12、簿；“下列选定工作表之前”列表框中，选定插入位置；复制工作表，则需要选中“建立副本”复选框；单击“确定”按钮，关闭对话框。,计算机文化基础,26,6.隐藏工作表和取消隐藏,1）隐藏工作表的步骤：选定需要隐藏的工作表；“格式”“工作表”“隐藏”命令2）取消隐藏的步骤“格式”“工作表”“取消隐藏”命令 出对话框“重新显示隐藏的工作表”列表框中，选择,计算机文化基础,27,7.隐藏工作簿和取消隐藏,打开需要隐藏的工作簿“窗口”“隐藏”命令想再显示该工作簿，“窗口”“取消隐藏”命令。,返 回,计算机文化基础,28,4.2.6 输入和编辑数据,创建一个工作表，首先要向单元格中输入数据。Excel 200

13、0能够接受的数据类型：文本（或称字符、文字）数字（值）日期和时间公式与函数等。在输入数据时，必须按照Excel 2000的规则进行，系统自行判断所输入的数据是哪一种类型，并进行适当的处理。,计算机文化基础,29,1.向单元格输入或编辑的方式,单击选择需要输入数据的单元格，然后直接输入数据，输入的内容将直接显示在单元格内和编辑栏中。单击单元格，然后单击编辑栏，可在编辑栏中输入或编辑当前单元格的数据。双击单元格，单元格内出现插入光标，移动光标到所需位置，即可进行数据的输入或编辑修改。如果要同时在多个单元格中输入相同的数据，可先选定相应的单元格，然后输入数据，按Ctrl+Enter键，即可向这些单元

14、格同时输入相同的数据。,计算机文化基础,30,2.文本型数据及输入,在Excel 2000中，文本可以是字母、汉字、数字、空格和其他字符，也可以是它们的组合。在默认状态下，所有文字型数据在单元格中均是左对齐。输入时注意以下几点：在当前单元格中，一般文字如字母、汉字等直接输入即可。如果把数字作为文本输入，例如：身份证号码、电话号码、“=3+5”、2/3等先输入一个半角字符的单引号再输入相应的字符,3.数字（值）型数据及输入,数字型数据除了数字09外，还包括+、-、(、)、,、.、/、%、E、e等特殊字符。数字型数据默认右对齐，数字与非数字的组合视为文本型数据输入数字型数据时，注意以下几点：输入分

15、数时，先输入0（零）及一个空格输入负数时，输入负号，或将其置于括号中在数字间可以用千分位号“,”隔开单元格中的数字格式决定Excel 2000在工作表中显示数字的方式。“常规”格式：数字显示为整数、小数，或者当数字长度超出单元格宽度时以科学记数法表示。“常规”格式的数字长度为11位，其中包括小数点和类似“E”和“+”这样的字符。如果要输入并显示多于11位的数字，可以使用内置的科学记数格式（即指数格式）或自定义的数字格式。无论显示的数字的位数如何，Excel 2000都只保留15位的数字精度。,计算机文化基础,32,4.日期和时间型数据及输入,Excel 2000将日期和时间视为数字处理。工作表

16、中的时间或日期的显示方式取决于所在单元格中的数字格式。在默认状态下，日期和时间型数据在单元格中右对齐。输入时注意以下几点：一般情况下，日期分隔符使用“/”或“-”。例如，2006/2/16、2006-2-16、16/Feb/2006或16-Feb-2006都表示2006年2月16日。如果只输入月和日，取计算机内部时钟的年份作为默认值。,计算机文化基础,33,时间分隔符一般使用冒号“:”可以只输入时和分也可以只输入小时数和冒号Excel 2000将基于24小时制计算时间。如果要基于12小时制输入时间，则在时间后输入一个空格，然后输入AM或PM（也可以是A或P），用来表示上午或下午。要输入当天的日

17、期，则按Ctrl+“;”要输入当前的时间，则按Ctrl+Shift+“;”在单元格中既输入日期又输入时间，则中间必须用空格隔开。在控制面板的“区域选项”中的“日期”选项卡和“时间”选项卡中的设置，将决定当前日期和时间的默认格式，以及默认的日期和时间符号。,计算机文化基础,34,5.自动填充数据,Excel 2000有“自动填充”功能，可以自动填充一些有规律的数据。如：填充相同数据，填充数据的等比数列、等差数列和日期时间数列等，还可以输入自定义序列。1）自动填充：根据初值决定以后的填充项方法为：将鼠标移到初值所在的单元格填充柄上，当鼠标指针变成黑色十字形时，按住鼠标左键拖动到所需的位置，松开鼠标

18、，即可完成自动填充。,计算机文化基础,35,初值为纯数字型数据或文字型数据时，拖动填充柄在相应单元格中填充相同数据（即复制填充）。若拖动填充柄的同时按住Ctrl键，可使数字型数据自动增1。初值为日期时间型数据及具有增减可能的文字型数据，则自动增1。若拖动填充柄的同时按住Ctrl键，则在相应单元格中填充相同数据。初值为文字型数据和数字型数据混合体，填充时文字不变，数字递增减。如初值为A1，则填充值为A2、A3、A4等。初值为Excel预设序列中的数据，则按预设序列填充。,1）自动填充,计算机文化基础,36,输入任意等差、等比数列,先选定待填充数据区的起始单元格，输入序列的初始值。再选定相邻的另一

19、单元格，输入序列的第二个数值。这两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。选定以上二个单元格，用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。按升序排列，则从上向下或从左到右填充按降序排列，则从下向上或从右到左填充。要指定序列类型，则先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在到达填充区域的最后单元格时松开鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击相应的命令。在第一个单元格输入起始值，“编辑”“填充”“序列”命令，出对话框,计算机文化基础,37,2）创建自定义序列,用户可以通过工作表中现有的数据项或输入序列的方式，创建自定义序列，并可以保存起来，供以后使用。利用现有数据创建自定义序列：已经输入了将要用作填充序列的数据清单，则可

20、以先选定工作表中相应的数据区域。“工具”“选项”命令，出对话框选择“自定义序列”选项卡“导入”按钮利用输入序列方式创建自定义序列：“工具”“选项”“自定义序列”“新序列”选项开始输入新的序列。在输入每个元素后，按回车键。整个序列输入完毕后，单击“添加”按钮,计算机文化基础,38,6.编辑数据,单元格中的数据输入后可以修改和删除、复制和移动。1）数据修改：有两种方法编辑栏修改，只需先选中要修改的单元格，然后在编辑栏中进行相应的修改此种方法适合内容较多或者公式的修改在单元格中修改，此时需双击单元格，然后进入单元格修改，此种方法适合内容较少时的修改。如果以新数据替代原来的数据，只需单击单元格，然后输

21、入新的数据。,计算机文化基础,39,2）数据删除,在Excel 2000中，数据删除有两个概念：数据清除和数据删除。数据清除的对象是数据，单元格本身并不受影响。在选取单元格或一个区域后“编辑”“清除”命令，弹出一个级联菜单“全部”、“格式”、“内容”、“批注”命令选定单元格或区域后按Del键，相当于选择清除“内容”命令数据删除的对象是单元格，即单元格删除，删除后选取的单元格连同里面的数据都从工作表中消失。,计算机文化基础,40,3）数据复制和移动,数据复制和移动：可以利用剪贴板，也可以用鼠标拖放操作剪贴板复制数据与Word中的操作相似稍有不同的是在源区域执行复制命令后，区域周围会出现闪烁的虚线

22、。只要闪烁的虚线不消失，粘贴可以进行多次一旦虚线消失，粘贴则无法进行如果只需粘贴一次，在目标区域直接按回车键即可。选择目标区域时可选择目标区域的第一个单元格选择与源区域一样大小选择是源区域大小的倍数进行多次复制否则将无法粘贴信息，并出现错误警告对话框。,计算机文化基础,41,鼠标拖动：选择源区域和按下Ctrl键后鼠标指针应指向源区域的四周边界而不是源区域内部，此时鼠标指针变成右上角带有一个小十字的空心箭头，按下鼠标拖动到目标区域释放即可。此外当数据为纯字符或纯数值且不是自动填充序列的一员时，使用鼠标自动填充的方法也可以实现数据复制。选择性粘贴：一个单元格含有多种特性，如内容、格式、批注等。可以

23、使用选择性粘贴复制它的部分特性选择性粘贴的操作步骤为：先将数据复制到剪贴板选择待粘贴目标区域中的第一个单元格“编辑”“选择性粘贴”命令,返 回,计算机文化基础,42,4.2.7 插入（删除）行、列和单元格,在工作表中可以方便地插入和删除行、列和单元格。1.插入操作：菜单方式，右单击方式插入整行在某行上方插入一行，则选定该行或其中的任意单元格“插入”“行”命令，或单击鼠标右键选择“插入”“整行”如果要在某行上方插入N行，则选定需要插入的新行之下相邻的N行插入列插入一列，选定插入的新列右侧相邻列或其任意单元格“插入”“列”命令，或单击鼠标右键选择“插入”“整列”插入N列，则选定需要插入的新列右侧相

24、邻的N列插入单元格选定单元格区域。选定的单元格数目应与待插入的数目相同“插入”“单元格”命令，出现对话框,计算机文化基础,43,2.删除操作,菜单方式，右单击方式1）删除行或列先选定要删除的行或列，再单击“编辑”菜单上的“删除”命令，下边的行或右边的列将自动移动并填补删除后的空缺2）删除单元格 先选定要删除的单元格，再单击“编辑”菜单上的“删除”命令，在该对话框中，根据需要选择相应的选项，然后单击“确定”按钮，周围的单元格将移动并填补删除后的空缺。,返 回,计算机文化基础,44,4.2.8 查找和替换,查找和替换功能可以在工作表中快速地定位用户要找的信息，并且可以有选择地用其他值代替。在Exc

25、el 2000中，用户既可以在一个工作表中进行查找和替换，也可以在多个工作表中进行查找和替换。基本步骤是：先选定要搜索的单元格区域（若要搜索整张工作表，则单击任意单元格），然后使用“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。使用方法同Word 2000类似,返 回,计算机文化基础,45,4.2.9 使用公式,公式是Excel 2000最重要的内容之一，充分灵活地运用公式，可以实现数据处理的自动化。公式对于那些需要填写计算结果的表格非常有用，当公式引用的单元格的数据修改后，公式的计算结果会自动更新。Excel 2000中的公式与数学表达式基本相同，由参与运算的数据和运算符组成，但Excel 2000

26、的公式在输入时必须以“=”开头。,计算机文化基础,46,1.公式中的运算符类型,Excel 2000包含四类运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。算术运算符：+（加）、-（减或负号）、*（星号或乘号）、/（除号）、%（百分号）、（乘方）。完成基本的数学运算，返回值为数值。比较运算符：=（等号）、（大于）、=（大于等于）、（不等于）。用以实现两个值的比较结果是一个逻辑值，True或False。例如：在单元格中输入“=3 8”，结果为True。,计算机文化基础,47,公式中的运算符类型,文本运算符：&。用来连接一个或多个文本数据以产生组合的文本。例如：在单元格中输入=职业&学院（

27、注意文本输入时需加英文引号）后回车单元格引用运算符：:（冒号）用于合并多个单元格区域例如：B2:E2表示引用B2到E2之间的所有单元格。,计算机文化基础,48,2.公式中的运算顺序,公式中的运算符运算优先级为：:（冒号）%（百分比）（乘幂）*（乘）/（除）+（加）-（减）&（连接符）=（比较运算符）对于优先级相同的运算符，则从左到右进行计算。如果要修改计算的顺序，则应把公式中需要首先计算的部分括在圆括号内。,计算机文化基础,49,3.输入和编辑公式,选择要在其中输入公式的单元格，先输入等号，再输入表达式运算量的输入直接输入单元格的地址用鼠标选择单元格或区域注意：运算符必须是在英文半角状态下输入

28、；公式的运算量要用单元格地址，以便于复制引用公式公式中单元格的地址可以从键盘输入，也可以单击相应的单元格得到相应的公式单元格地址。如果需要修改某公式，则先单击包含该公式的单元格，在编辑栏中修改即可；也可以双击该单元格，直接在单元格中修改。,计算机文化基础,50,4.相对引用和绝对引用,单元格的引用是把单元格的数据和公式联系起来，标识工作表中单元格或单元格区域，指明公式中使用数据的位置。Excel单元格的引用有两种基本方式：相对引用绝对引用Excel默认为相对引用,计算机文化基础,51,1）相对引用相对引用是指单元格引用时会随公式所在的位置变化而改变，公式的值将会依据更改后的单元格地址的值重新计

29、算。2）绝对引用绝对引用是指公式中的单元格或单元格区域地址不随着公式位置的改变而发生改变。绝对单元格引用的形式是在每一个列标及行号前加一个符号例如，=1.06*$C$4,计算机文化基础,52,3）混合引用混合引用是指单元格或单元格区域的地址部分是相对引用、部分是绝对引用。如$B2、B$2。4）三维地址引用在Excel中，不但可以引用同一工作表中的单元格，还能引用不同工作表中的单元格引用格式为：工作簿名+工作表名！+单元格引用。例如，在工作簿Book 1中引用工作簿Book 2的Sheet1工作表中的第3行第5列单元格，可表示为：Book2 Sheet1!E3。,计算机文化基础,53,5.在公式

30、中使用函数,Excel 2000提供了许多内置函数，包括财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息等方面，共有9类，几百种函数，为用户对数据进行运算和分析带来了极大的方便。Excel 2000函数由函数名、括号和参数组成。如：“=SUM(B2:E2)”。当函数以公式的形式出现时，则应在函数名称前面输入等号“=”。函数的输入有以下方法：,计算机文化基础,54,1）从键盘上直接输入函数直接输入函数时，和公式一样必须以“=”开头。2）使用“粘贴函数”对话框选择单元格“常用”工具栏中的“粘贴函数”按钮或“插入”菜单中的“函数”命令，打开“粘贴函数”对话框选择“常用函数

31、”中的函数3）单击“编辑公式”按钮后在“函数”下拉列表中选择函数,计算机文化基础,55,如果公式不能正确计算出结果，Excel 2000将显示一个错误值。下表列出了常见的出错信息,返 回,计算机文化基础,56,4.2.10 批注,批注是在Excel 2000中附加在单元格中，根据实际需要对单元格中的数据添加的注释。给单元格添加批注的方法如下：单击需要添加批注的单元格；在“插入”菜单中，选择“批注”命令；在弹出的批注框中输入批注文本完成文本输入后，单击批注框外部的工作表区域添加了批注的单元格，在单元格右上角有一个小红三角，当鼠标移到该单元格时将显示批注内容。要编辑、删除、显示批注可进行如下操作：

32、选定单元格单击右键，在弹出的快捷菜单中选择相应的命令。,返 回,计算机文化基础,57,4.3 格式化工作表,Excel表格功能很强，系统提供了丰富的格式化命令。利用这些命令，可以对工作表内的数据及外观进行修饰，制作出各种符合日常习惯又美观的表格。如进行数字显示格式设置，文字的字形、字体、字号和对齐方式的设置，表格边框、底纹、图案颜色设置等多种操作。4.3.1 格式化数据 4.3.2 调整单元格的行高和列宽4.3.3 自动套用格式和条件格式,计算机文化基础,58,4.3.1 格式化数据,单元格的数据格式定义包括六部分：数字、对齐、字体、边框、图案和保护。单元格数据的格式化操作必须先选择要进行格式

33、化的单元格或单元格区域，然后才能进行相应的格式化操作Excel 2000对单元格数据的格式化操作:三种方法 使用“单元格格式”对话框设置“格式”工具栏设置格式刷复制,计算机文化基础,59,1.使用“单元格格式”对话框,先选择要进行格式化的单元格或单元格区域“格式”“单元格”命令或者右单击“设置单元格格式”命令“数字”选项卡：对各种类型的数据进行相应的显示格式设置；“对齐”选项卡：对单元格中的数据进行水平对齐、垂直对齐以及方向的格式设置；“字体”选项卡：对字体、字形、大小、颜色等进行格式定义；“边框”选项卡：对单元格的外边框以及边框类型、颜色等进行格式定义；“图案”选项卡：对单元格底纹的颜色和图

34、案等进行定义“保护”选项卡：进行单元格的保护设置,计算机文化基础,60,2.使用“格式”工具栏,先选择要进行格式化的单元格或单元格区域单击“格式”工具栏中的相应按钮即可注意：标题的居中设置（合并单元格）使用“常用”工具栏中的“格式刷”按钮可快速复制单元格的格式信息,3.快速复制格式,计算机文化基础,61,4.3.2 调整单元格的行高和列宽,工作表中所有单元格的行高和列宽在正常情况下都为默认值。若不能满足要求，则对行高和列宽进行调整。1.调整列宽的方法方法一：拖动列标右边界来设置所需的列宽。方法二：双击列标右边的边界，使列宽适合单元格中的内容。方法三：选定相应的列，“格式”“列”“列宽”命令并输

35、入所需的宽度（用数字表示）方法四：复制列宽，如果要将某一列的列宽复制到其他列中，则选定该列中的单元格单击“常用”工具栏中的“复制”按钮，再选目标列。选择“编辑”“选择性粘贴”“列宽”选项,计算机文化基础,62,2.调整行高,行高的调整有三种方法：方法一：拖动行标题的下边界来设置所需的行高。方法二：双击行标题下方的边界，使行高适合单元格中的内容。方法三：选定相应的行“格式”“行”“行高”输入所需的高度值注意：不能用复制的方法来调整行高。,计算机文化基础,63,4.3.3 自动套用格式和条件格式,1.自动套用格式 Excel提供了多种已经设置好的表格格式，可以很方便地选择所需样式，套用到选定的工作

36、表单元格区域。套用时可以全部套用，也可以部分套用。2.条件格式在工作表中有时为了突出显示满足设定条件的数据，可以设置单元格的条件格式，用于对选定区域各单元格中的数据是否满足设定的条件动态地为单元格自动设置格式。,计算机文化基础,64,1.自动套用格式,使用自动套用格式的步骤如下：选择要自动套用表格格式的单元格区域；“格式”“自动套用格式”命令 对话框选择一种要套用的格式；要部分套用“选项”按钮 去除不想应用版式的选项“确定”删除自动套用格式:先选择要删除自动套用格式的区域“自动套用格式”对话框的“格式”列表底端，选择“无”，单击“确定”按钮,计算机文化基础,65,2.条件格式,单元格中的值发生

37、更改而不满足设定的条件，Excel会暂停突出显示的格式。条件格式在被删除前会一直对单元格起作用。设置条件格式的操作方法是：选定要设置条件格式的单元格或单元格区域“格式”“条件格式”命令对话框选定“单元格数值为”选项选定比较词组在合适的框中键入数值(输入的数值可以是常数，也可以是公式，公式前要加上等号“=”)“格式”对话框要应用的字体样式、字体颜色、边框、背景色或图案，指定是否带下划线加入另一个条件：单击“添加”，“条件格式”对话框展开“条件二”框，然后重复上述步骤。最多可设定三个条件。,计算机文化基础,66,只有单元格中的值满足条件或是公式返回逻辑值真时，Excel才应用选定的格式。对已设置的

38、条件格式可以利用“删除”按钮进行格式删除利用“添加”按钮进行条件格式的添加,返 回,计算机文化基础,67,4.4 数 据 清 单,Excel 2000的数据清单具有类似数据库的特点，可以实现数据的排序、筛选、分类汇总、统计和查询等操作，具有数据库的组织、管理和处理数据的功能。因此，Excel数据清单也称Excel数据库。4.4.1 数据清单4.4.2 排序和筛选4.4.3 分类汇总,计算机文化基础,68,4.4.1 数据清单,1.数据清单的概念具有二维表性质的电子表格在Excel中被称为“数据清单”数据清单类似于数据库表，可以像数据库一样使用，其中行表示记录，列表示字段。数据清单的第一行必须为

39、文本类型，为相应列的名称。在此行的下面是连续的数据区域清单中的列是数据库中的字段，列标志是数据库中的字段名称。每一列包含相同类型的数据。清单中的每一行对应数据库中的一条记录。,2.创建数据清单遵循的规则,一个数据清单最好占用一个工作表。数据清单是一片连续的数据区域，不允许出现空行和空列。每一列包含相同类型的数据。将关键数据置于清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据清单的左右两侧，因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。显示行和列：在修改数据清单之前，要确保隐藏的行或列已经被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据有可能会被删除。使用带格式的列标：要在清单的第一行中创建列标。Excel 2

40、000将使用列标创建报告并查找和组织数据。对于列标请使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写类型等。在输入列标之前，要将单元格设置为文本格式。使清单独立：在工作表的数据清单与其他数据间至少应留出一个空列和一个空行。在执行排序、筛选或自动汇总等操作时，这将有利于Excel 2000检测和选定数据清单。不要在前面或后面输入空格：单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索。,计算机文化基础,70,3.编辑数据,数据清单中的数据除了可以使用工作表进行编辑，还可以使用“记录单”来进行。具体操作如下：选定数据清单中的任意一个单元格“数据”“记录单”对话框，如图所示查看、编辑记录新建、

41、删除记录,计算机文化基础,71,4.4.2 排序和筛选,排序：按某种规律排列数据。Excel可以按字母、数字或日期等数据类型进行排序排序有“升序”或“降序”两种方式，升序就是从小到大排序，降序就是从大到小排序。使用一列数据作为一个关键字段进行排序使用多列数据作为关键字段进行排序按行进行排序,计算机文化基础,72,1）按一个关键字段排序,按一个字段的大小排序有如下两种方法：方法一：单击清单中关键字段所在列的任意一个单元格“常用”工具栏“升序”按钮或“降序”按钮。方法二：单击清单中任意一个单元格“数据”“排序”“排序”对话框选择所选列的字段名选中“递减”或“递增”单击“确定”按钮,计算机文化基础,

42、73,2）按多个关键字段排序,在排序时，数据清单中关键字段的值相同（称主关键字段），则需要再按另一个字段的值来排序（称次关键字段），依此类推，还有第三关键字段。单击要进行排序的数据清单中的任一单元格“数据”“排序”命令出现“排序”对话框选择“主要关键字”和“次要关键字”的名称分别选中“递减”和“递减”单击“确定”按钮,计算机文化基础,74,3）按行排序,单击要进行排序的数据清单中的任一单元格“数据”“排序”命令出现“排序”对话框“选项”按钮出现“排序选项”对话框“方向”选项框中选择“按行排序”“确定”出现按行“排序”对话框根据行的选择“主要关键字”和“次要关键字”的名称单击“确定”按钮,计算机

43、文化基础,75,2.筛选,筛选是根据给定的条件，从数据清单中找出并显示满足条件的记录，不满足条件的记录被隐藏。Excel 2000提供了两种筛选清单命令：自动筛选高级筛选。与排序不同，筛选并不重排清单，只是暂时隐藏不必显示的行。,计算机文化基础,76,1）自动筛选,单击需要筛选的数据清单中任一单元格“数据”“筛选”“自动筛选”命令。自动筛选后，在每个字段名右侧均出现一个下拉箭头单击数据列上端的下拉箭头选择要显示的数值选择自定义对其他列进行筛选，则重复这一操作。取消自动筛选“数据”“筛选”“自动筛选”命令取消对某一列进行的筛选，选该列右端的下拉箭头的“全部”；取消对所有列进行的筛选，“数据”“筛

44、选”“全部显示”,计算机文化基础,77,4.4.3 分类汇总,分类汇总是把数据清单中的数据分门别类地统计处理。Excel将会自动对各类别的数据进行求和、求平均等多种计算把汇总的结果以“分类汇总”和“总计”显示出来在Excel 2000中分类汇总可进行的计算有：求和、平均值、最大值、最小值等。注意：数据清单中必须包含带有标题的列数据清单必须先要对分类汇总的列排序,计算机文化基础,78,分类汇总举例,以出版社的销售数据清单为例进行分类汇总要求统计各出版社的销售金额。步骤如下对出版社排序“数据”“分类汇总”命令“分类字段”：“出版社”“汇总方式”：“求和”“选定汇总项”：“销售金额”“汇总结果显示在

45、数据下方”复选框单击“确定”按钮清除分类汇总回到数据清单的初始状态单击分类汇总对话框中的“全部删除”按钮若分类汇总后没有其他操作，“编辑”“撤消分类汇总”,计算机文化基础,79,4.5 使 用 图 表,4.5.1 图表简介 4.5.2 建立图表 4.5.3 编辑图表4.5.4 格式化图表,计算机文化基础,80,4.5 使 用 图 表,4.5.1 图表简介数据图表就是将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示，使得数据更直观。当工作表中的数据发生变化时，图表中对应项的数据也自动变化。Excel中的图表分两种：一种是嵌入式图表，它和创建图表的数据源放置在同一张工作表中，打印的时候也同时打印；另一种是

46、独立图表，它是一张独立的图表工作表，打印时也将与数据表分开打印。在Excel中，用户可以利用“图表”工具栏创建简单图表，也可以利用图表向导创建各种图表。,计算机文化基础,81,4.5.2 建立图表,建立图表的过程很简单，创建步骤：（以成绩表为例）在数据清单中选择用于创建图表的数据区域，或单击任一单元格。“常用”工具栏中“图表向导”按钮，或单击“插入”“图表”，出现“图表向导对话框图表类型数据区域图表选项图表位置,计算机文化基础,82,4.5.3 编辑图表,建立图表后，可以对它进行修改图表的大小、类型或数据系列值得注意的是：图表与建立它的工作表数据之间建立了动态链接关系。当改变工作表中的数据时，

47、图表会随之更新；当拖动图表上的结点而改变图表时，工作表中的数据也会动态地发生变化。,计算机文化基础,83,激活图表要激活嵌入图表，只需单击它；要激活图表工作表，单击工作簿底部的图表标签。更改图表类型：先激活图表“图表”“图表类型”命令，或右键单击图表的空白区域 修改图表中的数据在工作表中修改数据，嵌入图表会随之发生相应变化。单击再单击嵌入图表的某一系列，在顶端拖动 移动嵌入图表和改变其大小移动：选定并拖动到目标位置改变大小：拖动尺寸柄 增加和删除数据系列增加：在数据表中加入行或列，再选定图表“图表”“添加数据”删除：在图表上选定后，再按Del键,计算机文化基础,84,4.5.4 格式化图表,图

48、表格式的设置主要包括对标题、图例等项重新进行字体、字形、字号、图案、对齐方式等的设置以及对坐标轴的格式的重新设置。双击图表中的标题、图例、分类轴、网格线或数据系列等部分，打开相应的对话框，就可以在该对话框中进行图表格式设置。,返 回,计算机文化基础,85,4.6 打 印,工作表或图表在编辑好之后，打印前使用“打印预览”命令查看通过“页面设置”进行适当设置根据需要插入分页符 4.6.1 页面设置4.6.2 使用分页符4.6.3 打印预览4.6.4 打印工作表,计算机文化基础,86,4.6.1 页面设置,“文件”“页面设置”命令出对话框“页面”“页边距”“页眉/页脚”“工作表”区域行标列标网络线,

49、计算机文化基础,87,4.6.2 使用分页符,内容不止一页时，Excel 2000会自动在其中插入分页符将其分成多页。当用户需要时，可以人工插入分页符。插入水平分页符：选待插入分页符的行下面行号“插入”“分页符”命令 插入垂直分页符：选插入分页符的列右边的列标“插入”“分页符”命令。,计算机文化基础,88,分页预览“视图”“分页预览”手动插入的分页符显示为实线Excel 2000自动插入的分页符显示为虚线移动分页符：在“分页预览”窗口中，拖动分页符删除分页符删除人工设置的分页符，则单击分页符下方或右侧的单元格，“插入”“删除分页符”要删除工作表中所有人工设置的分页符“视图”“分页预览”命令右击

50、工作表中任意位置的单元格“重置所有分页符”命令在分页预览时将分页符拖出打印区域以外来删除分页符。,计算机文化基础,89,4.6.3 打印预览,“常用”工具栏上“打印预览”按钮或者“文件”“打印预览”命令出窗口：上（下）一页：上下翻页缩放：可在全页视图和放大视图之间切换打印：出现“打印”对话框设置：出现“页面设置”对话框页边距：显示或隐藏用来拖曳调整页边距、页眉、页脚及列宽的标记。通过拖动可调整页边距分页预览：切换到分页预览视图。在分页预览视图中可以调整当前工作表的分页，还可以调整打印区域的大小以及编辑工作表关闭：关闭打印预览窗口,计算机文化基础,90,4.6.4 打印工作表,对工作表进行了页面