综合行政工作实务.ppt

《综合行政工作实务.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《综合行政工作实务.ppt（38页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、综合行政工作实务,【时间：2009-03-11】,主要工作内容,文秘综合机要档案行政事务后勤保障其他工作,一、文秘工作,文秘工作主要包括：阶段性工作总结和计划，领导讲话材料，对内对外各种文字材料的起草和审核，会议纪要、工作调研和工作督办，经营管理信息的综合等。公司的管理制度为：公司公文管理办法,一、文秘工作,（一）公文：是国家机关、企事业单位、人民团体组织等处理行政管理业务往来的文书。公文是应用文中最重要、用途最广泛的文体。三个方面：1、公文分类 2、公文格式 3、行文、发文程序,一、文秘工作,1、公文分类（1）从公文的性质分类：党内公文、行政公文、社会团体公文及企事业单位公文等。金健米业现有

2、五种公文文号：湘金健2009 号、湘金健发、湘金健党发、湘金健工发、湘金健函。（2）从公文的行文方向分类：上行文、下行文、平行文。（3）从公文发送与处理的时间要求分类：特急件、急件、平件。（4）从公文内容的机密程度分：绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。（5）从公文的种类分类常用的主要有：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。,一、文秘工作,2、公文格式 一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送机关（单位）、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送机关、印发单位和印发日期等部分组成。,一、文秘工作,3、行文、发文程序 包括草

3、拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记分发等程序。（1）发文权限：公司综合管理中心负责以公司名义的对内对外行文，总部其他职能部门只能依据部门职责权限向下属单位的对口部门行文。（2）行文职责划分：专项性公文由相关职能部门负责草拟，综合性公文由综合管理中心负责草拟，其他相关职能部门积极提供本部门掌握的情况。（3）公文签发：上行文一般由单位法定代表人或其委托的负责人签发。下行文或平行文，按领导分工权限，由对文件事项有管辖权的相关负责人签发。,一、文秘工作,（二）公文规范三个方面：1、公文的基本要求 2、公文的一般格式 3、范文,一、文秘工作,1、公文的基本要求（1）符合国家法律、法规及公司有关规定。

4、（2）情况确实，观点明确，表述规范，力求简短。（3）文种使用正确。（4）人名、地名、数字、引文准确。（5）结构层次规范。第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为（1）。,一、文秘工作,（6）字体要规范：标题一般为二号宋体，正文一般为三号仿宋字。（7）一般使用标准A4纸张。（8）使用国家法定计量单位。（8）文内使用非规范化简称应当先用全称并注明“简称”。（9）公文中数字除必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,一、文秘工作,2、公文的一般格式（1）标题完整：公文标题一般包括发文机关、事由和文种三要素。（2）受文机关（单位）：分主送机关和抄报、抄送机关三种。（3）正文：一般分三部

5、分：开头：简要说明发文原文和依据。主体：是公文主体部分，要求重点突出，条理清楚。结语：扼要提出要求和希望。,一、文秘工作,（4）主题词：主题词是代表内容特征和归类的最关键性词语。词与词之间空一格，不用标点符号。主题词表国家有统一规定。（5）附件：随公文一起发出的文件或材料。（6）发文机关：写全称，印有文件版头的公文可以不写，直接印章。（7）发文日期：写明年、月、日全称，使用汉字。,一、文秘工作,3、范文：,一、文秘工作,一、文秘工作,一、文秘工作,二、档案管理,公司档案是指公司在生产经营和管理活动中直接形成的，对公司具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。包括文书档案、实

6、物档案、劳资档案、项目建设档案、财务档案、审计档案等10类（档案分类大纲）。档案管理是公司基础管理的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和记录公司历史真实面貌的一项重要工作。各单位必须明确专人负责。,二、档案管理,（一）档案收集、整理与归档 1、责任部门：总部综合管理中心为公司档案管理部门，各单位综合行政部门为本单位档案管理部门。负责指导和做好各类文件材料的收集、整理、归档工作。2、归档部门：应由对口部门按国家档案局和有关主管机关制定颁发的规定收集、整理与归档（见下表）：,二、档案管理,二、档案管理,3、归档要求：（1）科研、基本建设、技术改造、设备仪器购置等活动中形成的材料，在项目竣工验收

7、后整理归档，周期长的项目可分阶段、分项归档，产品文件材料在产品定型后归档。并于次年3月底前移交档案管理部门。（2）会计档案在会计年度终了后归档，由财务部门保管一年后移交档案管理部门。（3）审计档案在审计终了后归档，由审计部门保管两年后移交档案管理部门。,二、档案管理,（4）其他应归档的文件材料，由各相关部门归档。并于次年3月底前移交档案管理部门。无明显责任归属的文件材料由档案管理部门归档。（5）非纸质文件材料应有文字说明一并归档；外文材料应与中文翻译件一起归档；具有长期及以上保存价值的电子文件，必须同步制成纸质文件与原电子文件一同归档。（6）经办人和负责人应负责检查本部门归档文件材料的完整与准

8、确，并编写移交清册，随归档的文件材料交档案管理部门（移交清册上双方责任人要签字，并各自留存一份备查）。重要项目的文件材料归档时应编写归档说明，并经项目负责人审核签字。,二、档案管理,（二）档案借阅1、公司员工因工作需要须借阅档案，必须按规定办理借阅登记手续。借出的档案必须在十天内归还，确因工作需要不能如期归还的，必须办理续借手续。借阅机密档案材料，必须遵守保密制度，原则上不准复制和对外公布。2、借阅审批手续：借阅一般内部档案，须经档案管理部门负责人审批，并办理借阅手续；借阅机密档案，须经公司分管领导批准，并办理借阅手续；公司外人员一般不允许借阅公司档案，确需借阅的，须经公司分管领导批准，并办理

9、借阅手续。3、借阅档案者必须爱护档案，保持档案整洁，严禁涂改，并注意保密，严禁擅自翻印、转借。如确属工作需要翻印，凡属机密档案，须经董事长批准，一般内部档案须经档案管理部门负责人批准。,二、档案管理,（三）档案的销毁 任何单位或个人未经允许无权随意销毁公司档案，若按规定需要销毁时，密级档案总部的须经分管领导批准，各单位的须经本单位董事长或总经理批准；一般内部档案须经本单位档案管理部门负责人批准后方可销毁。并由专人监督。经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写销毁清单。,三、会务组织及服务,（一）了解会议的性质和规模（二）会前准备（三）会中服务（四）会后服务,三、会务组织及服务,（二）会前准备1

10、、筹划会议方案（时间、地点、参加人员、议题、议程、会议要求、后勤服务及其他会务安排）报批2、下发会议通知（特别注意一定通知到每个人）3、准备好会议议题资料（包括会议资料、发言材料、讲话材料等）4、会场布署（会标、座位编排、主席台安排、灯光音响等）5、食宿（自助餐或桌餐、人员安排、住宿安排、车辆安排等）,三、会务组织及服务,（三）会中服务 1、签到查到 2、分发资料 3、茶水保证 4、记录或录音,三、会务组织及服务,（四）会后服务 1、清理会议资料 2、形成纪要或传达精神 3、会议宣传 4、会议议定事项的督办落实。,四、员工文明行为规定,第一条 员工要举止文明，服饰整洁，不得穿拖鞋、背心、睡衣等

11、进入工厂、车间、办公室及公共场所。第二条 公司倡导文明办公。严禁在办公室、电梯及其他公共场所吸烟、嚼槟榔、嚼口香糖，严禁随地吐痰，严禁在大楼内大声喧哗和嬉戏打闹，违者每次罚款5元。,四、员工文明行为规定,第三条 员工要爱护花草树木，不践踏、挖掘、刻划、攀折花草树木或在树枝上晾晒物品，违者每次罚款10元。第四条 严禁在办公区、草坪、食堂内外乱丢纸屑、槟榔渣、口香糖等杂物，违者每次罚款5元。第五条 在员工宿舍内不允许放高功率音响，高声唱歌；楼道内严禁打球，大声喧哗，以免影响他人的办公、学习和休息。,四、员工文明行为规定,第六条 员工一律办理就餐卡并凭餐卡就餐。否则，按5元/餐的标准收取餐费。第七条

12、 就餐时按需打饭，严禁剩饭，否则给予5元/次罚款。第八条 就餐后自觉将残菜等倒入潲水缸内，禁止将汤勺和筷子一并倒入，违者每次罚款5元。,四、员工文明行为规定,第九条 爱惜公物，严禁私自带走食堂餐盘、碗筷，违者视为盗窃，除给予物品价值3倍的经济处罚外，视情节按照公司奖惩制度给予警告及以上行政处分。上述规定执行情况由公司综合管理中心和各单位综合行政部负责检查监督。,五、员工宿舍管理,1、员工宿舍实行总部和各单位分级管理的原则。属于总部的房间交由各单位自行管理的，总部综合管理中心与各单位综合行政部签订管理协议，明确权责，原则上以各单位自行管理为主，总部加强日常检查督导。单位与员工之间在办理住房手续时

13、，要签单定住房协议，明确注意事项，并要求员工缴纳50-200元押金，待员工离开公司时凭押金收据予以退还。属于总部的员工宿舍由综合管理中心后勤服务部统一管理，按申请、承诺、交接等程序办理住房、退房手续。,五、员工宿舍管理,2、员工在居住期间，必须严格遵守住房协议约定的相关事项。不得擅自移交他人，不允许改变房屋结构，经批准后必要的装修在退房时公司不予补偿。不允许在宿舍使用公司配备以外的电器，不允许在宿舍做饭、养宠物，不允许高声喧哗影响他人休息，不允许除合法夫妻外的男女同居，不允许外来人员在宿舍留宿，房间垃圾要倒入指定垃圾桶。,五、员工宿舍管理,3、爱护房间设施，注意住房安全，不允许私自乱拉乱接电源

14、，不允许偷电偷水，一经发现将按公司员工文明行为规定予以重处。凡因个人原因导致安全责任事故的，由个人承担全部责任。,五、员工宿舍管理,4、员工宿舍属于倒班性质的住所，不是福利分房，因此，各单位在安排宿舍时，以考虑工作需要为主。总部各中心正副主任、各单位班子成员、高级技术人员等因工作需要可一人安排一间宿舍，其他人员原则上三人一间宿舍。宿舍一旦统一安排，不允许私自调换，一旦发现，处以200元罚款，并取消住房资格，自行外租住房。,五、员工宿舍管理,5、租住人因故辞职，须到综合管理中心办理退房手续，经移交验收后再办理工资结算。,真诚的祝福,作为每一个走向工作岗位的年轻人，每个人心中都有一个美好的梦想。激情点燃梦想，奋斗改变命运。衷心祝愿大家以金健米业为新的人生起点，通过这个平台，收获事业的成功、爱情的甜蜜和丰厚的回报。,谢谢！,