电子表格的制作.ppt

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1、Excel 学习,电子表格的制作,功能,1、可方便建立、输出各类报表2、输出各种类型图表3、管理已生成的数据、表格和图表4、与其它office程序共享信息5、通过互联网共享信息。,启动,可通过单击“开始/程序/Microsoft excel”拖出一个快捷方式执行,窗口界面,标题栏、菜单栏、工具栏名称框、编辑栏编辑区工作表栏滚动条、状态栏,词汇,工作簿：excel文件，一份电子表格。工作表：由它组成工作簿，默认情况下有三张工作表，可以增加，删除。单元格：工作表的每一格。,新建工作簿,工具栏中的“新建空白文档”按钮“文件”菜单的“新建”命令，可利用模板来创建。快捷键“Ctrl+N”,打开工作簿,工

2、具栏中的“打开”按钮“文件”菜单的“打开”命令快捷键“Ctrl+O”,存盘和退出,工具栏中的“保存”按钮“文件”菜单的“保存”命令保存快捷键“Ctrl+S”退出快捷键“Ctrl+F4”自动保存命令：选择“工具”菜单的“加载宏”命令，选中“自动保存”，单击“工具”菜单，就有一个“自动保存”命令，点击它就可打开“自动保存”对话框，然后设置保存的时间，以及是否在保存时给出提示。,一、数据的种类,标签：表格中的文字数值：由数字和小数点组成的真正的数字公式：以等号（）开头，由单元格、运算符、数值组合而成的字符串。,对单元格、行和列的操作,插入：单击“插入”菜单的“单元格”命令删除：单击“编辑”菜单的“删

3、除”命令，或选中数据后，按“Del”键。复制、移动、自动填充当对某些固定输入项进行输入时，可点击“数据”菜单的“有效性”命令，在“允许”选项中选择“序列”，在“来源”中填写所需单词，单词之间用逗号分隔。,单元格的操作,对多个工作表中相同的单元格输入相同的内容，可按Ctrl键，点击鼠标左键选中多个工作表，然后填充内容。要对单元格进行修改，可选中单元格，然后按F2键。,四则运算和乘方运算,单击要输入公式的单元格，输入等号，输入公式。已有的公式要修改，可选中该单元，按F2键进行修改。,自动求和,当选中一个有数值的区域后，会在状态栏显示出这个区域内所有数值之和。当要统计一行（列）数值之和时，可选中此行

4、（列），单击工具栏中“自动求和”按钮，结果会显示在该行（列）的右边（下边）。要对一区域求和时，可单击放置结果的单元格，单击工具栏中“自动求和”按钮，可用鼠标左键拖动选定范围，按回车键完成操作。,利用函数进行计算,可直接输入函数名、参数在单元格中 单击工具栏中的“粘贴函数”按钮，选定函数名，根据提示完成操作单击“插入”菜单选择“函数”命令。,公式单元格的复制,复制公式中的单元格一般都是相对引用，要对单元格绝对引用，必须在行列标记前加上“$”符号。,日期和时间的运算,1、输入日期的方法：月/日（月日）表示今年的几月几日。年/月/日（年月日）如果年用2位数字输入，年在“029”之间，表示200020

5、29年，其它的数字为19301999。2、日期格式设置：单击“格式”菜单，选择“单元格”命令。按快捷Ctrl+13、日期和时间可以相加、相减,单元格的排版,1、使用格式工具栏2、单击“格式”菜单，选择“单元格”命令。,自动排版功能,1、选中工作表和单元格范围2、单击“格式”菜单，选择“自动套用格式”命令,对数据进行排序,选中要排序的对象，单击工具栏中的“升序”按钮，表示从小到大，单击“降序”按钮，表示从大到小。,鼠标右键的使用,在所选单元格上用鼠标右击，可弹出一个菜单，可以对所选单元格进行复制、剪切、插入、删除等操作。,表格的预览与打印,参照word的功能打印行号和列号的表格：点击“文件”菜单

6、下的“页面设置”命令，在“工作表”选项卡中将“行号列标”复选框选中。打印选定区域：选择“文件/打印区域/设置打印区域”。网格线的消隐：点击“工具”菜单，选择“选项”命令，在“视图”标签中，将“网格线”复选框的钩去掉，即在表格中隐去了网格线。,表格的预览与打印,不在一起的行（列）紧贴在一起打印：选择中间的行（列），点击“数据”菜单，选择“组及分级显示”命令下的“组合”，点击编辑窗口中的“”号，即可折叠行（列）。或者选中行（列）后，点击鼠标右键，选择“隐藏”隐藏0数据：选择“工具/选项/视图/窗口选项/零值（Z）”的复选框去掉。设置打印多页表格表头：点击“文件”菜单，选择“页面设置”命令，然后选“

7、工作表”项，在“顶端标题行”中输入“$1：$2”后按确定，就把第1、2行设为了表头。,举例：大奖赛中自动评分及排名,利用SUM、MAX、MIN函数去掉一个最高分和一个最低分，然后求平均，得到选手的最后得分。利用RANK函数自动评定名次。对一名选手要标示出它的最高分和最低分，可选定这名选手的所有评委的打分，点击“格式”菜单，选择“条件格式”命令，设置最大（小）值的格式。,创立图表,一、图表的插入图表分嵌入图表和图表工作表选定单元格区域后，就可按工具栏上的“图表向导”按钮或单击菜单“插入/图表”命令，会弹出“图表向导”对话框进行设置。二、图表的复制与删除,图表的使用,一、格式的完善通过鼠标左键双击

8、图表的某一区域，可弹出各处的格式对话框。二、图表的修改选中图表，单击工具栏中的“图表向导”按钮，对图表进行修改。将图表工作表变为嵌入工作表，可在图表上点击鼠标右键，弹出一个菜单，点击“位置”，选择要嵌入的工作表即可。,图表的使用,三、向图表中添加数据选择含有添加数据的单元格，按“复制”按钮，选中图表，按“粘贴”按钮。或者选择含有添加数据的单元格，移动鼠标指向选定区域的边框上（光标变为箭头箭头），按下鼠标左键将选定区域拖动到希望更新的嵌入式图表中，松开鼠标，数据添加到图表中。,使用数据地图,怎样将“地图”按钮拖动到工具栏：单击“工具”菜单中的“自定义”命令，然后单击“命令”选项卡。在“类别”列表

9、中单击“插入”。将“地图”从“命令”列表拖动到所需的工具栏中。,Excel的错误命令,“”表示单元格中的数据太长。容纳不下。“div/0!”公式被0除。“NAME?”函数或公式中没有可用数据时。“NUM！”函数或公式中数字有错误时，数字超出界限，函数参数类型错误。“REF！”当单元格引用无效时。“VALUE！”错误的参数或运算对象类型。,举例：建立商品月销售明细表,建立32个工作表，131个工作表用来统计这个月中每天的销售明细，第32个工作表用来统计这个月的销售汇总。在汇总时，要调用不同工作表中的数据进行操作。,举例：汇总及网上合并报表,某主管单位有3个下属单位，每个单位需每个月送资产负债表。

10、可在这个主管单位中用excel建立一个工作簿，包括4个工作表，其中3个工作表是下属单位的资产负债表，1个是汇总的资产负债表，将这个工作簿设为“共享工作簿”（点击“工具”菜单“共享工作簿”命令，选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框），将这个文件另存为3个工作簿，分别发送给3个下属单位，3个下属单位填好各自的资产负债表后，利用网络或上报磁盘将文件传到主管单位，在主管单位的微机中将原工作簿打开，点击“工具”菜单里的“合并工作簿”命令，然后选择这3个送来的文件进行合并。,工作表建立链接及汇总,接上题，也可这样实现：先建立一个新资产负债表的工作簿，再另存为三个工作簿（新资产负债表1、2、

11、3）。在新资产负债表工作簿上再新建三个工作表（1、2、3），把资产负债表的格式复制到这三个工作表中，然后将新资产负债表1中有内容的单元格区域选定，进行复制，在新资产负债表的工作表1上第1个单元格上点击鼠标右键，点击“选择性粘贴”，选择“粘贴链接”。其它两个新资产负债有2、3也可类似的进行，再将工作表1、2、3汇总到最后一个工作表中即可。这样当新资产负债表1、2、3中内容发生变化时，新资产负债表也跟着发生变化。,财务函数的应用,PMT 在固定利率下，投资或贷款的等额分期偿还额。Rate 各期利率Nper 总投资期或贷款期PV 现值，从该项投资（贷款）开始已入帐的款项FV 未来值，最后一次付款后的

12、余额Type 指定是期初还是期末付款，初始为0，表示期末,财务函数的应用,NPV 基于一系列的收支现金流和固定贴现率，返回一个投资净现值SLN返回固定资产的每期线性折旧SYD为每个不同阶段分别计算折旧率，开始折旧较快，后来折旧逐渐变慢，也称加速折旧,模拟运算表,又称为数据表，是一个单元格区域，它显示了公式中某个值的变化将如何影响公式的结果。数据表提供了一种快捷手段，它可以通过一步操作计算出多种情况下的值；同时它还是一种有效的方法，可以查看和比较由工作表中不同变化所引起的各种结果。分为单变量数据表 和双变量数据表,创建单变量模拟运算表,单变量模拟运算表的结构特点是，其输入数值被排列在一列中（列引

13、用）或一行中（行引用）。单变量模拟运算表中使用的公式必须引用输入单元格。在一列或一行中，键入要替换工作表上的输入单元格的数值序列。如果输入数值被排成一列，请在第一个数值的上一行且处于数值列右侧的单元格中，键入所需的公式。在同一行中，在第一个公式的右边，分别键入其它公式。,创建单变量模拟运算表,选定包含公式和需要被替换的数值的单元格区域。在“数据”菜单中，单击“模拟运算表”命令。如果模拟运算表是列方向的，请在“输入引用列的单元格”编辑框中，为输入单元格键入引用。如果模拟运算表是行方向的，请在“输入引用行的单元格”编辑框中，为输入单元格键入引用。,创建双变量模拟运算表,双变量模拟运算表中的两组输入

14、数值使用同一个公式。这个公式必须引用两个不同的输入单元格。在工作表的某个单元格内，输入所需的引用两个输入单元格的公式。在公式下面同一列中键入一组输入数值，在公式右边同一行中键入第二组输入数值。选定包含公式以及数值行和列的单元格区域。,创建双变量模拟运算表,在“数据”菜单中，单击“模拟运算表”命令。在“输入引用行的单元格”编辑框中，输入要由行数值替换的输入单元格的引用。在“输入引用列的单元格”编辑框中，输入要由列数值替换的输入单元格的引用。,单变量求解,如果已知一个公式的预期结果，而用于确定此公式结果的输入值未知，就可使用“单变量求解”功能。当进行单变量求解时，Microsoft Excel 会

15、不断改变特定单元格中的值，直到依赖于此单元格的公式返回所需的结果为止。要通过调整其它单元格的数值为某一单元格寻求一个特定值，可单击“工具”菜单中的“单变量求解”命令。,单变量求解,在“目标单元格”编辑框中，输入待求解公式所在单元格的引用。在“目标值”编辑框中，键入所需的结果。在“可变单元格”编辑框中，输入待调整数值所在单元格的引用。此单元格必须由“目标单元格”框指定的单元格的公式引用。,规划求解,如果需要更改公式所使用的多个单元格，同时这些值都有多个限制，您还是可以求解出相应的结果值。规划求解通过调整指定单元格中的值从而计算出所需的结果。,数据管理和分析,数据列表定义：又称数据清单、工作表数据

16、库，它与一张二维数据表相似，数据由若干列组成，每列有一个列标题。与一般工作表的区别必须有列名，每一列必须是同型数据。数据列表中避免空白行和空白列。数据列表可像一般工作表一样进行编辑，又可通过“数据”菜单的“记录单”命令来操作（查看、更改、添加及删除）。,数据管理和分析,数据排序简单数据排序：单击要排序字段列的任意单元格，单击“升序”或“降序”按钮。复杂数据排序选择数据列表中任一单元格；选择“数据”菜单的“排序”命令，出现“排序”对话框；按“主关键字、次关键字、第三关键字”设定排序对象。,数据管理和分析,数据筛选将自己感兴趣的数据选出来，将其它记录暂时隐藏起来的过程。简单自动筛选单击数据列表的任

17、一单元格，选择“数据”菜单的“筛选命令”，在级联菜单中选择“自动筛选”命令。在列标题旁将增加一个向下的筛选箭头，点击筛选箭头进行选择即可。自定义自动筛选前面操作和简单自动筛选相同，只是点击筛选箭头时选择“(自定义）”,数据管理和分析,分类汇总步骤首先进行分类，按特定字段排序；选择“数据”菜单的“分类汇总”；“分类字段”表示按该字段进行分类；“汇总方式”表示进行汇总的函数，如求和、计数、均值等；“选定汇总项”表示用选定的汇总函数进行汇总的对象。取消分类汇总：选择“数据”菜单下的“分类汇总”的命令，在分类汇总对话框中选择“全部删除”按钮。,数据管理和分析,数据透视表（按多个字段进行汇总）建立透视表指定数据源选定数据区域决定数据透视表的布局决定数据透视表的放置位置修改数据透视表更改数据透视表的布局改变汇总方式隐藏和显示数据,窗口的操作,当工作表太长或太宽时，滚动时保持行列标志可见，单击“窗口”菜单中的“冻结窗格”命令同时显示工作表中的两个部分在垂直滚动条的顶端或水平滚动条的右端，指向分割框。当鼠标变为分割指针后，将分割框向上或向左拖至所需的位置。,