时间管理-忙要忙的有意义.PPT

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1、2023/10/15,1,忙要忙的有意义,主讲 夏世洪,2023/10/15,2,请闭目60秒思考这个问题如果您的余生只剩下3天,您会做哪3件事情?,XIASH,2023/10/15,3,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。1.你通常工作很长时间吗？2.你通常把工作带回家吗？3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.你时常在做重要工作时被打断吗？,2023/10/15,4,8.你在办公室用餐吗？9.

2、在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10.你时常把工作拖到最后一刻，然后很努力地去做完它？11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,2023/10/15,5,总结你的时间掌控,2023/10/15,6,因为我不知道究竟什么对我最重要，所以每件事好像都很重要。,因为每件事好像都很重要所以我不得不每件事都做。,有些人看到我每件事都做，所以，他们期望我

3、什么都做。,每件事都做让我非常忙碌，所以我没有时间去考虑，究竟什么对我最重要。,忙 人 的 告 白,2023/10/15,7,XIASH,时间管理不是什么?,时间本身不是问题.因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多；所以时间管理的问题本身不在于时间,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间。,2023/10/15,8,XIASH,时间管理是什么?,时间管理就是自我管理；自我管理即是改变习惯,以使自己更富绩效,更富效能；把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很对地做完,叫做效能时间管理就是事前的规划或长期的计划。,2023/10/15,9,XIASH,时间管理的误区,工作缺乏计划；组织工作不当；时

4、间控制不够；整理整顿不足；进取意识不强；忙了就好；时间管理能有多大用；身不由己；江山易改、习惯难移。,2023/10/15,10,XIASH,人,为何安于现状?,为何你我都不满意现状,但又想安于现状？1.无奈；2.不确定改变之后会更好；3.因为现状是你我最熟悉的。当你开始不满于现状时,表示会有新的事物发生在你的身上但是要用对“新的思考方式”,2023/10/15,11,XIASH,12点连线（笔不能离纸，折笔为一笔，只能划五笔将12个点连接起来。起笔和落笔汇合一处）,思维游戏,2023/10/15,12,条件：准备一把60格长的软尺，表明你2080岁的时间，每一格是一年。1.6080岁 20年

5、是老年时间，剪去20格，剩下40年黄金时间；2.睡眠每天8小时，40年睡眠13年，剩下27年；3.早、中、晚三餐包括周六、日闲聊活动，每天平均2.5小时，40年用掉4年，剩下23年；,剪时间,XIASH,2023/10/15,13,4.用于交通时间平均每天2小时，40年用掉3年，剩下20年；5.用于打电话、找东西每天1小时，40年用掉1年，剩下19年；6.每天看电视的时间3小时，40年用掉5年，剩下14年；,剪时间游戏,XIASH,2023/10/15,14,7.每天用于娱乐、锻炼、听音乐，如果周六、日花在娱乐、购物上，平均每天3小时，40年用掉5年，剩下9年；8.每天刷牙、洗脸、个人清洁、化

6、妆、看报用1小时，40年用掉1年，剩下8年；9.如果一年有10天休假，40年用掉1年；如果无法集中在工作上1小时，40年用掉1年，两项合计大约2年，剩下6年。,XIASH,2023/10/15,15,结论：人的一生可能只有6年用于工作，合计52560小时。,XIASH,2023/10/15,16,XIASH,时间价值分析,2023/10/15,17,XIASH,时间价值分析,2023/10/15,18,XIASH,时间清单分析,2023/10/15,19,XIASH,工作清单分析,2023/10/15,20,XIASH,工作紧急性分析,2023/10/15,21,XIASH,工作重要性分析,2

7、023/10/15,22,XIASH,高效益活动分析,2023/10/15,23,XIASH,授权分析,2023/10/15,24,XIASH,会见分析,2023/10/15,25,XIASH,会议分析,2023/10/15,26,XIASH,公出分析,2023/10/15,27,时间大盗,14.缺乏个人管理。,7.工作搁置；,13.不会说“不”；,6.职责不明确；,12.拖延；,5.无效沟通；,11.想干得事太多；,4.无效授权或不授权；,10.经常救火；,3.条理不清；,9.没有计划；,2.无效会议；,8.不速之客；,1.电话干扰；,2023/10/15,28,时间管理的演进,个人管理以生

8、活重心为导向！,第四代时间管理,行事强调优先次序，依据轻重缓急将有限的时间与精力加以合理分配，最终实现高效。,第三代时间管理,强调行事日程表，反映时间管理已开始注重规划,第二代时间管理,着重利用便条和备忘录，在忙碌中调配时间与精力,第一代时间管理,XIASH,2023/10/15,29,时间平衡模型图,时间平衡,家人朋友别人的承认和赞许,事业福利财富,身体健康，合理饮食适当休息，休闲娱乐,信仰，爱情哲学思考实现自我价值追问未来,工作,人际关系,健康,慎思,2023/10/15,30,一 目标法则,什么叫目标设定？目标即为个体所追求的东西。设定目标意味着自觉地遵循某一方针、朝着某一方向行动。不愿

9、为自己设定目标的原因1.恐惧。怕万一达不到怎么办？会有失败感觉；2.无此意愿。为何要设定目标，每天过得好好的就可以了；3.误将行动当成就。每天忙来忙去，好像很有成就感；其实行动不等于成就，有结果才算有成就。,2023/10/15,31,2023/10/15,32,目标法则,目标刺激我们奋勇向上 制定目标的SMART原则具体的（Specific）可衡量的（Measurable）可达到的（Attainable）相关的（Relevant）基于时间的（Time-based）,2023/10/15,33,目标法则,哈佛大学的研究,2023/10/15,34,目标法则,分解目标的方法（剥洋葱法）,终极目标

10、（人生的真谛）,总体目标（人生核心轴）,长期目标（5-10年）,中期目标（2-3年）,短期目标（0.5-1年）,近期目标（月、周、日等）,2023/10/15,35,目标法则,个人目标的组成部分,个人目标,1.个人悼词,2.生活状况,3.未来5年的梦想,4.愿望：旅行、丰富的阅历和回忆,4a.个人愿望一览表,4b.个人收获展望,5.榜样,6.理想设计,7.生命计划,2023/10/15,36,目标倒金字塔,人生目标年目标季目标月目标周目标日目标,2023/10/15,37,P,A,D,C,不好,好,耗用时间,花时间在计划上才是最节省时间的作法,耗用时间,2023/10/15,38,日计划的步骤

11、,5.事后的检查,4.决定优先顺序,3.预留机动时间给意外的工作,2.估计工作需要的时间,1.列出工作任务,日计划的五个步骤,2023/10/15,39,日计划避免的倾向,第二种倾向：备忘录法,第一种倾向：流水帐法,2023/10/15,40,二 帕累托法则,花最少的力气,获得最多的效益你所完成的工作里,80%的成果,来自于20%的时间,也就是说80%的努力是与成果关系不大。,2023/10/15,41,帕累托法则示意图,80%时间,20%时间,80%成效,20%成效,重要的少数事物,琐碎的多数事物,2023/10/15,42,三 ABC法则,不太重要、不重要数量占65%价值占15%授权、删除

12、,重要性一般数量占20%价值占20%策略性规划，规定期限,极其重要数量占15%价值占65%自己干，不授权,2023/10/15,43,XIASH,四“要事第一”法则,?,?,?,?,A,B,C,D,2023/10/15,44,XIASH,时间管理矩阵图,紧 急 不 紧 急,重要不重要,I,I,I,I,I,I,I,V,*危机*急迫的问题*有期限压力的计划,*防患未然*改进产能*建立人际关系*发掘新机会*规划、目标管理,*不速之客*某些电话*某些信件与报告*某些会议*必要而不重要的问题,*繁琐的工作*某些信件*某些电话*浪费时间之事*有趣的活动,2023/10/15,45,XIASH,正确的行事顺

13、序,2023/10/15,46,不合理的时间配置,2023/10/15,47,明智的时间配置,1.重要的事情着重在 Plan Plan着重在 Do Do着重在 Check Check着重在 Action2.重要的事情要逐渐地交給 信任的部属 这叫“授权”,2023/10/15,48,明智的时间配置,重要,不重要,紧 急,不紧急,I,II,III,IV,一般：25-30%,理想：20-25%,一般：15%,理想：65-80%,一般：50-60%,理想：15%,一般：2-3%,理想：1%,时间管理效率篇,2023/10/15,50,制定规则、遵守纪律,1.在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应

14、于何时截止。2.即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。3.由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。,2023/10/15,51,养成良好的工作习惯,这件事令人感到为难,但是它非做不可,因此我将立即做完它,以便尽早忘掉它；养成速战速决的习惯；将事情切成好几块小块任务,快速地完成每一块的任务；完成最关键的部份,让事情看起来像做完 80%一般。,2023/10/15,52,缩短会议时间的规则,10.限定发言时间，不得超时,9.不打断他人的发言,8.讨论而不争论,7.与会者对会议的成功都有不可推卸的责任,6.准时开会和结束会议,5.超

15、过1小时会议要有书面通知、日程安排表和相关资料,4.与会者将每日或者每的工作表单提交安排人，找出合适开会时间,3.会议期间不得大声喧哗、私下聊天、当众接听手机，外出办事,2.守时。无论何时必须准时参加会议,1.事先将会议的通知（目的、内容、时间）发给与会者,2023/10/15,53,缩短会见时间办法,一、约定时间；二、约定时限；三、事先界定目标；四、设定“窗口”时间。,2023/10/15,54,提高 Email 的处理效率,一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍,然后做分类的动作；养成习惯,一天只有三个时段看 Email；除了急件以外,集中时段回信。,2023/10/15,55,电话沟通省时法,事先的约定与准备；保持简短而明确的开场白；控制通话时间、保持通话主题；过滤电话。,2023/10/15,56,分身术授权,通过别人来完成工作目标只是授予权力适当的权限授予决策权,2023/10/15,57,余暇时间管理,4.使用节省时间的工具,3.娱乐,2.学习,1.睡眠,2023/10/15,58,XIASH,昨天是一张已被注销的支票；明天是一张尚未到期的本票；今天则是随时可运用的现金。请善用它！,2023/10/15,59,谢谢！,XIASH,