文书拟写与处理四级、五级.ppt
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1、文 书 拟 写(四级),批转转发性通知报告请示问答函,简报意向书订货单商品说明书,一、批转转发性通知,(一)概念批转、转发、印发公文的通知,统称为批转转发性通知。批转转发性通知是复合体公文。一般来说,被批转、转发、印发的文件大多是公文,但也有计划、调查报告、条例、规定、办法等应用性文种。,(二)类型,3种类型:(1)批转通知:上级机关批转下级机关文书的通知。(2)转发通知:转发上级机关、平级机关以及不相隶属机关文书的通知。(3)印发通知:印发本机关或本机关与其他机关联合制定的文书的通知。,企事业单位制定了规章制度,要求员工遵守,并为此而发出通知。此通知属于()。A、批转通知B、印发通知C、转发
2、通知D、事务通知答案:B,“国务院办公厅关于发布行政机关公文处理办法的()”,括号处理应填入的最恰当的文种是()A、通知B、决定C、通告D、批发答案:A,(三)结构与写法,标题+主送机关+正文+落款+成文日期+转(印)发文件原文1、标题(1)批转、转发通知四元素标题:批转、转发机关+原发文机关+事由+文种,(2)印发通知三要素标题:发文机关+事由+文种事由部分:印发+原文件标题,2、主送机关,收文办理单位,顶格书写,3、正文,结构:批语(转发语、按语)+转发、(印发)(+意义+执行要求),4、落款、成文日期,落款位于正文下,成文日期上。成文日期置于落款下。,5、批转、转发、印发文件原文,位于成
3、文日期下,标题居中排布,不用写“附件”字样。,二、报告,(一)概念报告是向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关询问的公文。,(二)特点,(1)汇报性(2)陈述性(3)事后性,(三)种类,(1)汇报工作报告,用来向上级汇报工作。它又可分为综合工作报告和专题工作报告两种。(2)反映情况报告,用来汇报遇到的问题或情况。(3)答复询问报告,下级机关答复上级机关询问的报告。,某百货公司发生火灾,须向上级部门写报告,此报告属于()。A、呈转报告B、答复询问报告C、反映情况报告D、汇报工作报告答案:,答复上级机关的询问,应该使用()。A、函B、报告C、通知D、意见答案:B,上级机关就某校开学收费事项进行
4、询问,该校答复时应使用()。A、通知B、报告C、函D、请示答案:,公文一般“一文一事”,但可以“一文多事”的是报告中的()。A、答复报告B、专题性报告C、情况报告D、综合性报告答案:D,(四)结构与写法,标题+主送机关+正文+落款+成文日期1标题两种写法:(1)发文机关+事由+文种(2)事由+文种。2、主送机关直接上级机关,一般只有一个。,3、正文,正文的结构:发文缘由+报告事项+结尾。(1)发文缘由,写明报告的目的,或概括提示报告的主要内容,或简要介绍所报告的事项、情况等。介绍结束后往往用“现将报告如下”过渡。,不同种类的报告写法不同汇报工作报告。一般包括各方面或某一方面工作的成绩和经验、问
5、题和不足等。反映情况报告。将突发情况或某一事项的经过、结果、原委、性质等内容,依次撰写清楚。答复报告。答复依据+答复事项。,(2)报告事项,(3)结尾,今后工作的意见。尾语(报告结束语)。常见的结束语多用“特此报告”、“专此报告”、“以上报告,请审阅”等。,(五)注意事项,1.报告事项真实。2.报告时间及时。3.报告不得夹带请示事项。,报告的注意事项是()A、报告不得夹带请示事项B、报告时间及时C、报告的主送机关为上级机关D、报告事项真实答案:C,三、请示,(一)概念请示是下级机关向上级机关请求指示、批准的公文。使用请示应当慎重,凡属于本机关职权范围内可以解决的问题,或上级机关以往政策中明确的
6、问题,应不在请示之列。,(二)特点,(1)一文一事。(2)请批对应。(3)事前行文。,写“请示”应当()。A、是本机关职权范围内可以解决的事B、集中写几件事C、一文一事D、与报告一起写答案:C,(三)种类,(1)求示性请示,请求上级机关给予政策、认识上的指示的请示。(2)求批性请示,请求上级机关给予批准、认可的请示。,(四)结构与写法,标题+主送机关+正文+落款+成文日期+附注1、标题两种写法:(1)发文机关+事由+文种(2)事由+文种。标题事由中一般不采用“申请”、“请求”等词语,避免和文种构成语意上的重复。2、主送机关一个直接上级机关,不可多头主送。,3、正文,正文的结构:发文缘由+请示事
7、项+结尾。(1)发文缘由,说明请示的意义、依据或背景。(2)请示事项,具体说明需要上级机关审批的事项,还可进一步提出切实可行的办法措施与建议。(3)结尾。书写请示要求。一般用惯用的结束语表示。常用尾语:“当否,请批示”、“以上要求,请予审批”、“妥否,请批复”等。,4、附注,在成文时间下1行居左空2字,用圆括号注明联系人的姓名和电话。,在请示的附注中应注明()A、发送的范围B、联系人的姓名C、附件D、联系人的电话答案:B,(五)注意事项:,(1)主送一个机关。(2)逐级请示。(3)语气宜温和谦恭。,公文的主送机关是直接上级机关的,下列文种可使用的有()。A、报告B、请示C、函D、通报答案:,四
8、、问答函,(一)概念问答函是不相隶属机关就工作问题进行询问或答复的函。(二)类型(1)询问函。(2)答复函。,(三)结构与写法,标题+主送机关+正文+落款+成文日期1标题两种形式:(1)发文机关事由文种。(2)事由文种。,2、正文,正文结构:发文缘由+事项+尾语(1)发文缘由。去函概括发函的目的、根据、原因、背景、意义等内容,复函引述来文的标题、字号等。(2)事项。直陈其事,去函说明询问的问题,复函答复问题。(3)尾语。礼节性用语。询问函尾语:盼复、请予复函、即请函复等。答复函尾语:此复、特此函复、专此函告等。,省财政厅关于同意大学新建教学楼的()”括号中应填写的最恰当的文种是()。A、函B、
9、批复C、通知D、决定答案:,(四)注意事项,1、单位间交往的问答函应采用“信函式格式”行文。2、单位内部交往的信函可采用便函形式。,五、简报,(一)概念简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的的内部常用事务文书,也叫“动态”、“简讯”、“摘报”、“工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。,会议简报是单位内部编发的()文书。A、事务性B、商务性C、章程性D、决策性答案:,简报是单位内部编发的常用事务文书,也叫()。A、情况反映B、简讯C、动态D、内部参考答案:,(二)特点,(1)简,就是指简明扼要。(2)快,就是报道迅速快捷,
10、讲究时效性。(3)新,就是内容新鲜,有新意。(4)实,就是真实准确。,具有“简、快、新、实”特点的文书是()。A、会议记录B、备忘录C、简报D、传真答案:,(三)种类,按时间分,有定期简报、不定期简报;按性质分,有综合简报和专题简报;按内容分,有工作简报、会议简报和动态简报三种。,简报按其内容分有()。A、专题简报B、工作简报C、会议简报D、动态简报答案:,下列哪一种类型的简报具有较强的时效性和机密性?()。A、会议简报B、综合简报C、动态简报D、工作简报答案:,(四)结构与写法,简报结构由报头、报核、报尾三部分构成。1.报头位置:在首页上端,约占首页三分之一版面,下边用横线与报核部分隔开。内
11、容:简报名称、期号、密级、编印单位和印发日期。,1.报头,(1)简报名称。一般用套红印刷的大号字体居中排印,用来反映简报类型。(2)期号。标注在名称正下方下一行,居中,用圆括号标注。(3)密级。标注在名称的左上方,版心的左上角。(4)编印单位。标注在名称、期号下面,间隔线上面居左书写。(5)印发日期。标注在名称、期号的右下方,间隔线上居右书写,写在于编印单位平行的右侧,年月日要齐全。,“简报”的报头部分包括()A、期号 B、导语 C、编印单位 D、印发时间答案:,下列选项中,()不属于简报的报头。A、简报名称 B、期号 C、编印单位 D、印发数量答案:,2.报核,简报中间部分,主要结构是(按语
12、)标题正文。(1)按语。说明编发这份简报的目的,或对文中所列事项进行评价。(2)标题,一般要求揭示主题,简短醒目。,导语:用一句话或一段话简明扼要地概括全文的主旨或主要内容。一般有四种写法:提问式、结论式、描写式、叙述式。一般要交待清楚谁(某人或某单位),什么时间,干什么(事件),结果怎样等内容。主体:承接开头,用典型而有说服力的材料将导语的内容加以具体化。结尾:进行归纳和总结,或提出希望及今后打算。,(3)正文,可以分为导语主体结尾。,简报导语的写作方式包括()A、提问式 B、结论式 C、描写式 D、叙述式答案:ABCD,3.报尾,位于简报末页下端,用间隔横线与报核部分隔开,包括两个项目:发
13、送对象和印刷份数。(1)发送对象:横线下居左写,包括报(上级)、送(平级)、发(下级),根据实际情况选择。(2)印刷份数:横线下居右注明共印多少份,用圆括号括起来。,(五)注意事项,1、文字简练,篇幅简短,简报一般应该限制在1000字以内,最长不要超过2000字。2、内容真实、准确、典型。3、针对性、指导性强。4、一事一报,切忌面面俱到。,六、意向书,(一)概念意向书是当事人双方或多方之间,在对某项事务正式签订条约、达成协议之前,表达初步设想的意向性文书。意向书为进一步正式签订协议奠定了基础,是“协议书”或“合同”的先导,多用于经济技术的合作领域。,(二)特点1、协商性。2、灵活性。3、简略性
14、。(三)类型按合作关系的不同可分为,加工承揽意向书、建设工程承包意向书、货物运输意向书、财产保险意向书、科技协作意向书。,(四)结构与写法,意向书的结构是:标题+正文+尾部1、标题(1)项目名称+文种。(2)文种,即“意向书”。,2、正文,正文的构成是:导语+主体+结尾(1)导语写明合作各方当事人单位的全称,双方接触的简要情况,磋商后达成的意向性意见。然后用“本着原则,兴建项目”作为导语的结束。(2)主体分条款写明达成的意向性意见,可参照合同或协议的条款排列。(3)结尾一般来说,就可以写明“未尽事宜,在签订正式合同或协议书时再予以补充”一语,以便留有余地。,3、尾部,意向书签订各方单位的法定名
15、称、代表人姓名(签字)并加盖公章、私章及日期。,(五)注意事项,1、语言准确,表达清楚。2、忠实于洽谈内容。,根据下面一段材料写一份格式规范的意向书。,某省对外贸易办公室(甲方)与深圳XX贸易有限公司(乙方),经双方协商同意,确定技术经济合作关系。主要合作内容有高科技产品开发,农副产品深加工与综合利用,外贸出口技术咨询,高新技术以及资金等方面的引进合作。合作方式是双方本着互惠互利共享利益,共担风险的原则,根据具体项目协商,采用具体的多种合作方式。合作程序为由双方商定在适当时间,组团考察,根据考察结果共同拟定合作项目、方式、内容、步骤。甲、乙双方的义务是甲方负责提供其资源、项目、资源和项目的落实
16、。乙方负责提供合作开发项目的技术资料,组织有关技术力量,以及协调开发合作项目的有关关系。协助或代理甲方的产品出口,合作项目产品的出口,甲方所需或双方合作项目所需设备、技术的引进。双方确定具体的联络人员,进行经常的联络工作。此意向书一式四份,各执两份。,参考答案,开展技术经济合作意向书 省对外贸易办公室(甲方)与深圳贸易有限公司(乙方),经双方协商同意,确定如下技术经济合作关系:一、双方合作范围 1.高科技产品开发;2.农副产品深加工与综合利用;3.外贸出口;4.合办第三产业;5.技术咨询;6.高新技术以及资金等方面的引进合作。二、双方义务 1.甲方负责提供其资源、项目、资源和项目的落实。2.乙
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