数字资产的建设与.ppt

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1、数字资产的建设与管理Digital Asset Creation and Management,Jian QinSchool of Information StudiesSyracuse University,10/14/2023,DACM-2005,2,Content,数字资产的建设与管理概述数字资产建设的管理为存档、管理、检索、及剔除数字资产的元数技术支持：标记语言、数据库、实用分类系统数字资产建设与管理的过程结语,10/14/2023,DACM-2005,3,数字资产的表现形式,Photographs,File systems,E-mail systems,Hard disks,Docu

2、ment management repositories,Web servers,Document imaging repositories,Video libraries,有的是原生数字资源，有的需要被转换成数字形式为长期保存和快速传送,10/14/2023,DACM-2005,4,数字资产的特点,数字资产可以是任何数字文件，并且具有潜在的价值或未来再利用的潜在价值数字资产包括:声像图文件网页、结构化的文件（如以标记语言标记的文件）PDF,艺术图形,MS Office文件 文本文件，广告，推销、小册子，产品包装设计等,10/14/2023,DACM-2005,5,数字资产的主要问题,数量庞大

3、常含错误形式格式不一致有风险（如安全风险，财务风险）难以迅速准确地查找到所需要的数字资产数字资产往往是由许多不同的人共同创造的,尽管数字资产有这些问题，它们仍然是各种组织机构中有重要价值和地位的资产,一些与数字资产有关的概念,内容管理系统 Content Management Systems数字资产管理 Digital Asset Management网络内容管理 Web Content Management企业内容管理 Enterprise Content Management数字资源库 Digital Repositories数字图书馆/数字档案馆 Digital Libraries/Ar

4、chives,These terms do not represent just a product or suite of products,nor simply a group of technologies.Instead,these terms also encompass concepts and strategies that describe Next Generation”large-scale,enterprise web implementations and how they will be managed.(Michael J.Halm&Michael Pelikan.

5、(2002).Enterprise Content Management Systems:Beyond Digital Asset Management and Web Content Management Systems.),10/14/2023,DACM-2005,7,“管理”在数字资产建设与管理中的含义,“管理”是指 对某个组织机构的资源的有方向有目的的利用;对某个组织机构的资源及其组成部分的有效率、有效益的处理，包括与资源的创造、转换、存储、保存、及检索的一系列任务。,10/14/2023,DACM-2005,8,内容管理与数字资产管理,数字资产管理要涉及到比内容管理：更大的存储容量要

6、求更复杂的知识产权和使用权 更复杂的内容，往往具有多层次的内容 任何组织机构在今天的数字环境下需要有一个统一的内容管理/数字资产管理策略来避免不必要的重复开销（硬件、licensing,软件开发与支持）,10/14/2023,DACM-2005,9,数字资产管理的“公式”,资产=价值可以出售或租用可以被再利用，因为重新创造会非常昂贵具有社会、文化、教育、科研价值资产=信息+元数据元数据决定资产的价值没有元数据你就无法发现找到你所需要的数字资产数字资产管理=元数据管理数字资产的元数据包括版权许可、使用信息、Metadata can be rights&permissions,usage info

7、rmation,workflow instruction,or other.,10/14/2023,DACM-2005,10,数字资产管理的用途,档案再利用的档案，如为印本或多媒体再利用的档案设计、计划文件、报告等市场行销工具销售数字资产的副产品，CD-ROM,DVD,etc.利用数字资产来促销产品网络档案研究性出版物库学习物件库提高数字资产生产的流程效率，如文件版本管理，订单管理,10/14/2023,DACM-2005,11,数字资产管理的内容,政策和程序哪些属于数字资产管理的范围？谁负责哪些过程（如元数据、数据输入用的模板、审核数字资产，等等）流程：需要按照哪些程序进行数字资产的管理工作

8、各种工作委员会及与用户和作者联系的联络人技术标准元数据标准：综合的和专业的标记语言程序设计语言为创造、存储、查找、和检索用的数字资产管理系统文件格式:photographic images,presentations,audio files,video files,graphics files模板(templates)标记、存储、显示,10/14/2023,DACM-2005,12,数字资产管理系统作为一种基础软件,集中管理大量的多样化的内容并且为把数字资产向各种渠道发放数字化资产的内容数字资产管理系统吸收、标引、分类、保护、查询、转换、组装、并且输出有经济上或文化上的价值的内容数字资产管理系

9、统为创收和提高管理效益效率提供了许多机会,10/14/2023,DACM-2005,13,数字资产管理的三个基本要素,组织原则元数据必需为数字资产的描述、安全、查询检索、买卖、权限、及其它系统功能服务,构建（architecture）以组成成分和企业价值为基础，可以很方便的扩展系统，提供分散式获取数字资产,功能特点数字资产管理系统的每一个功能模块（如吸收、标引、编目、浏览漫游、转换和输出）必须对各种各样的文件类型和格式通过各种渠道提供完善的支持,10/14/2023,DACM-2005,14,数字资产的管理过程,创造,元数据,存储,发放,评审,再利用,显示,这些步骤由数据库和最新信息技术支持，

10、如HTML,XML,COBRA,JAVA,10/14/2023,DACM-2005,15,数字资产的创造,艺术家、作家、编辑、管理人员、研究人员、教学人员利用现有资源为基础创造的新资源或者是全新的资源将现有的纸本资源通过扫描建立数字资源,创造,元数据,存储,发放,评审,再利用,显示,10/14/2023,DACM-2005,16,元数据,元数据框架元数据标准局部特殊应用的元数据规范词表元数据工具为作者或元数据输入人员所用的工具为系统人员所用的工具元数据的维护,创造,元数据,存储,发放,评审,再利用,显示,10/14/2023,DACM-2005,17,存储,存储系统数据库文档存储管理外包 Ou

11、tsourcing自建 In-house存储在数量和复杂性方面的增长,创造,元数据,存储,发放,评审,再利用,显示,10/14/2023,DACM-2005,18,发放,影响发放的几个因素网络网速网络发展趋势显示装置MonitorPrinter,创造,元数据,存储,发放,评审,再利用,显示,10/14/2023,DACM-2005,19,显示,格式和压缩浏览器网络规模 Scaling图像质量 Image quality,创造,元数据,存储,发放,评审,再利用,显示,10/14/2023,DACM-2005,20,再利用,资产组成部分的再利用用于不同的显示(e.g.,print,online,C

12、D)用于不同的目的(teaching,learning,research,preservation,resale),创造,元数据,存储,发放,评审,再利用,显示,10/14/2023,DACM-2005,21,评审,评审数字资源 collections质量保护保存使用评审数字资产管理系统为本单位需要服务是否能将相关的数字资源联系起来安全性对数字资源的建设和管理过程的评审政策、规程、规则支持建设和管理的工具,创造,元数据,存储,发放,评审,再利用,显示,10/14/2023,DACM-2005,22,总结,数字资产的创建与管理是一个复杂的过程，要求:切实的规划典藏来源和选取技术上和财务上的计划在

13、保存、数字资产增长、系统和应用的可扩展能力，以及人员培训方面的长期计划组织机构内部的各部门之间的合作与协调图书馆在数字资产的创建与管理方面应该起领头的作用,个案研究:John Hopkins University(JHU),数字资产管理项目,来源:Boyce,P.,Felton,M.,Hiltner,B.,Qalawee,M.,and Williamson,J.(2003).Business Plan For The Implementation and Equitable Cost Sharing For a Digital Asset Management System at Johns

14、Hopkins University.http:/,10/14/2023,DACM-2005,24,JHU的用户,数字资产的用户：ArchivalAcademicAdministrative/Communications,Image source:,10/14/2023,DACM-2005,25,Transition of librarys role,The Johns Hopkins University Center for Scholarly Resources(CSR)Coordinating the management of digital assets(images,video,

15、etc.),Image sources:http:/,Print-based repositories,Digital“collaboratories”,10/14/2023,DACM-2005,26,How Many Digital Assets?,University units:Communications and Public Affaires,Medical Archives,Art History,Design and Publications,Development Communications,Homewood Photography,etc.Total file size(p

16、hotos,slides,digital audios/videos):Low resolution:930,000 MB(2.5 MB per image)High resolution:17,856,000 MB(48 MB per image)Video MB suggested for T1/LAN transfer:57,600 MB Altogether:9,450,600 MB,10/14/2023,DACM-2005,27,Digital Asset Management System,Improved accessibility of digital media assets

17、 Shared costs of maintaining and distributing digital media assetsReduced redundancy,Image source:http:/,10/14/2023,DACM-2005,28,Business Problem,“Should the DAMS be brought in-house or outsourced?”Which solution best meets JHUs requirements?What is the total cost of ownership?How should costs be sh

18、ared?,10/14/2023,DACM-2005,29,Fundamental Questions,“How do the in-house and outsourced solutions differ?”,Image source:http:/,Costs Business benefits Technical issues Risks Security Management,“How should JHU define and measure value?”,10/14/2023,DACM-2005,30,Methodology,ResearchRelevant WebWareSol

19、utions,AnalyzeCurrent JHUEnvironment toDetermine UserRequirements,EvaluatePros/cons of Bringing DAMS In-house,RecommendEquitable MethodFor Cost Sharing,10/14/2023,DACM-2005,31,Storage,Total need:9.5 terabytesIn house costs1.8 terabytes(Microsoft):$13,705.8 terabytes(Sun):$34,916Total cost:Between$72

20、,000-$415,000One-time investmentOutsourced$250 per 10 GB per monthTotal cost:$25,000 per month/$300,000 per yearRecurring cost,Research,Analyze,Evaluate,Recommend,10/14/2023,DACM-2005,32,Total Cost of Ownership,Research,Analyze,Evaluate,Recommend,10/14/2023,DACM-2005,33,Managing Digital Assets,Resea

21、rch,Analyze,Evaluate,Recommend,10/14/2023,DACM-2005,34,Meeting JHUs Requirements,Value Measuring MethodologyFederal Chief Information Officer Council Best Practices Committee(October,2002),Research,Analyze,Evaluate,Recommend,10/14/2023,DACM-2005,35,Value Matrix,Direct user value scoreSocial value sc

22、oreFinancial value scoreOperational value scoreStrategic/political value score,Create a detailed list of benefits for each of these items and assign a score ranging from 1-10.The higher the points,the more value the item has.,10/14/2023,DACM-2005,36,Asset Management Options,URL AssetStoreVaultBrowse

23、rPowerPointZip AssetStore2 PDF ProcessorLeonardo ModuleXML Metadata Bridge,10/14/2023,DACM-2005,37,Recommendation:Bring the DAMS In-House,Key benefits to bringing the DAMS in-house Significantly reduced storage costsReduced download timeImproved securityIncreased tracking capabilitiesMore easily cus

24、tomized2.3 year payback period,Research,Analyze,Evaluate,Recommend,10/14/2023,DACM-2005,38,Sharing the Cost-Requirements,EquitableDepartments with high storage,low usageDepartments with low(no)storage,high usageSimpleHistorically proven to be within 5%actual costEasier to maintainGreater buy-in,Rese

25、arch,Analyze,Evaluate,Recommend,10/14/2023,DACM-2005,39,Sharing the Costs Recommendation,During six month outsourced pilotTrack transactionsEstimate storage requirementsCalculate“usage factor”Average of storage and transactionsUSAGE FACTOR=(%STORAGE+%TRANSACTIONS)/2Apply usage factor as multiplierHardware/software costsSupport/maintenance costsReevaluate usage factor as needed(annual basis,etc),Research,Analyze,Evaluate,Recommend,10/14/2023,DACM-2005,40,Sharing the Costs Example,Example:(14%storage+1%transactions)/2=7.5%(.075),Research,Analyze,Evaluate,Recommend,