应用文书写作概论.ppt

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1、应用文书写作,第一讲 概论,一、学习此课程的意义是当今时代每一个人都有必要掌握的基本技能之一；是为大学生开设的一门专业技能课，是学生毕业后工作的基本技能之一。随着社会的发展和进步，应用文书成了管理国家、处理政务、处理财务、传递信息、组织生产、推广成果、发展科学，以及人们在社会交往、思想交流中使用的重要工具。人们在现实社会里，无论从事何种工作，都离不开应用文书。一般工作人员：写计划、总结、工作或生产、学习方面的汇报；行政人员：撰写报告、请示、通知、通报；经济工作者：要懂得写市场调查、市场预测、合同、产品说明、经济活动分析；各行各业都有自己不同的专业业务文书；就是日常生活中也往往要用：书信、电报、

2、笔记、启示、海报、请柬、条据（收条、借条、请假条。）因此，学习和掌握好应用文书写作，已经成为了人们从事社会活动所必须具备的基本功。,二、什么是应用文书写作1、应用文的文体 文学作品：诗歌、戏剧、散文、小说 文章 非文学作品：记叙文：新闻、通讯、特写、传记、回忆录、史料 以情动人，感染读者；说明文：说明书、知识性教材、科学著作 给人以知（识），交人以（实）用；议论文：政论、科学论文、评论、科学论著、演 讲词、驳论 晓人以理，导人以行；应用文：规范性文书、法定性文书、机关事务文 书、日常类文书、各专业性文书 沟通关系，办理实事。,2、什么是应用文书写作？应用文书：是应用写作的表现形态。应用文书写作

3、，是写作学的一个重要分支。写作：是人们在感受、认识客观事物的过程中，用语言符号把思维结果有选择地记录、表达出来的创造性的精神劳动。应用文书写作：是以实用为目的的写作。应用文书：又称文书，是机关、团体、企事业单位和个人，在日常工作、学习和生活中，为办理公私事务而形成并使用的、具有实用价值和一定惯用文章体式的文字信息载体。,3、什么是应用文书写作的“应用”？就是强调人们在使用应用文书去办理事务、沟通关系时，注意自身行文是否得当、得体，是否符合实际、是否符合要求；有的行文还要考虑到是否符合法律和规章，是否符合党的方针政策；等等。,例：1986年2月，某县县委向县人大常委会党组织和县人民政府党组织提交

4、了19个乡长、镇长任免的建议名单。县人民政府随即据此将这19个乡长、镇长进行任免，并以县人民政府“红头文件”的形式，发至县直属各单位、各乡镇人民政府和有关国家机关。该县人大常委会收到此任免文件后，认为该文件违背了宪法、地方各级人大和人民政府组织法的有关规定，遂建议县政府予以纠正，但县政府并未引起重视。事隔不久，县人大常委会主要负责人又向县委作了专门汇报，县委也未明确表态。在这种情况下，县人大常委会专门召开会议，就县政府这一任免文件进行专题审议。会上常委们一致认为县政府这一任免决定事先未经各乡镇人大通过，不符合法定，通过了将其撤销的决定。,分析：1、这个案例中的县委县政府，就其应用文书写作而言有

5、错误吗？2、错误何在？行文是错误的，错在它们在处理这些应用文书时有失误，没有做到依法行政，因而导致了“红头文件”被撤销的结果。,启示：学习应用文书写作，必须了解社会、熟悉社会。要懂得：国家机关的设置规定与运作程序；国家机关所形成的“条块关系”国家法律、法规、规章和方针政策的制定程序以及权威效力 社会各个行业的产生、发展、各行业之间的相互关系，如何交往、沟通等等初学者往往对社会情况不够了解，而应用写作正是社会写作学，如果不了解社会、不熟悉社会，随着学习的深入，遇到的困难会越来越多。为了能正确、得当地处理应用写作，学者应重视了解社会知识，拓展视野，将所学与社会实践紧密结合起来。做到理论联系实际，相

6、辅相成，相得益彰。,三、应用文书写作的特点1、内容上具有明确的实用性2、形式上表现为规范的格式性3、使用上有严肃的法纪性,1、内容上具有明确的实用性应用文书不同于文学作品，不同于记叙文（动人以情），也不同于说明文（给人以知、教人以用），不同于议论文（晓人以理、导人以行），它是处理事务、沟通关系、办实事而写作的文体。就是说应用文书写作，其内容务实，对象具体，要求明确，讲求实效。文学作品是作者有感而发所产生的，而应用写作则是为了办事而产生的，没有事务需要处理、没有关系需要沟通、没有实事需要办理，就没有应用写作。例如：规划未来，总结过去，表达愿望，申述理由，告晓事项，作出决定，反映情况，交流信息，上

7、传下达等等。应用写作的实用性表现。,2、形式上表现为规范的格式性应用文与其它文体不一样，有着固定的写作格式和处理程序，而且有一些是法定的。写作格式，是指应用文书的写作按照一定的体式规范，这种体式规范是社会长期以来约定俗成的，有的已由行业作出规定，而有的则是法规进行规定。如公文格式：党政机关公文应按中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例的规定；行政机关公文则按照国务院发布的国家行政机关公文处理条例的规定；合同按照中华人民共和国合同法的规定；账册、票据、单据等等需要依据相关法规规定制作，不得随意更改革是规范；平时写信封，也必须依照邮政部门的规定进行规范化。条据（收条、借条、请假条）规定的格

8、式如果不按照规定格式写作，各搞一套，便会产生理解上、执行上的不一致，导致紊乱，影响办事，或造成损失。,3、使用上有严肃的法纪性文学作品、记叙文、说明文、议论文，从作者、写作，到印发、阅读，都没有对作者、制发程序、阅读对象的特别规定。只要你具有写作能力，情之所至，便可以动笔写作，发表出来的作品，谁都可以阅读。反之，如果你不想写，便可以不写；如果你不想阅读，便可以不阅读。但是，应用写作则不然，它从写作到阅读，都有特别的规定作者的规定、制发程序的规定、阅读对象的规定、阅读对象阅读后应如何处理的规定等等，而这些规定都是严格的、严肃的。公务文书，其规定往往是由法律、法规或规章规定的，应严格遵照执行。,比

9、如：规范性文书，必须依照法定的权限和程序，从提案到立案、起草、讨论、审议、表决、通过、公布，具有一整套的程序；公文的制发和处理也有一套完整的交拟、拟稿、会签、签发等程序；合同也经合同法规定必须经邀约、谈判、拟稿、公证等步骤；招投标也由招投标法作了一系列规定。特别指出的是，应用写作必须依法律、法规、规章的规定，依据法定权限，依据有效的法律、法规或规章，做到依法行政，依法行文，依法处事，依法办文。,四、应用文书的分类随着社会的发展和各行各业的发展，随着时代的进步而不断增加，应公文书的新文种不断增加，很难统一划分。为了方便学习和把握，教材中综合考虑应用文书的特点、作用、写作规律以及教学规律，把应用文

10、书分成三大类：1、行政公文2、法规与规章文书3、杂体文书三大类,1、行政公文行政公文，又称行政机关公文，简称公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。根据国家行政机关公文处理办法规定，行政公文分13种。企事业单位、人民团体也常酌情比照使用这些行政公文。13种行政公文，依其特点、作用，又可分为几个小类。,(一)领导指导性公文这类公文包括命令(令)、意见、决定、通知、通报、批复、会议纪要七种。以行文关系或行文方向为标准划分，属于下行文。(二)呈报性公文这类公文包括议案、报告、请示、意见四种。以行文关系或行文方向为标准划分，属于上行文。(

11、三)公布性公文这类公文包括公告、通告两种。以行文关系或行文方向为标准划分，属于泛行文。(四)商洽性公文商洽性公文只有函一种。函多作平行文。人们在工作生活中常把公文称做文件。广义的文件，实际上是应用文书的别称，包括了公务文件和私人文件。狭义的文件，仅指公文。,行政公文的制发和处理程序：（1）拟稿（拟稿完后要填写发文稿纸）（2）审核（3）会签（4）签发,2、法规与规章文书法规与规章文书，常用的有条例、规定、办法、细则、章程，此外，还有守则、规则、准则、制度、公约等。法规与规章文书的含义请见本书有关章节。制发和处理程序：（1）起草（2）审批（3）发布,3、杂体文书杂体文书，是指除行政公文、法规与规章

12、文书之外的、有明确规范的、处理各种事务使用的一切文书种类，常用的有意向书、邀请信、请柬、感谢信、求职函、计划、简报、贺信、慰问信、市场调查报告、可行性研究报告、招标书、投标书、合同及各种诉讼文书等。制发和处理程序文种很多，根据用途，按照具体的要求而定。,五、应用文书写作的要求应用文书是人们据此办事的工具，行文一定要做到：1、观点正确、鲜明2、材料真实、得当3、格式规范、结构合理4、语言要明确、平实、简约、得体,1、观点正确、鲜明应用文书是人们据此办事的工具，观点不正确就不能据以办事；如果强行办事，便会导致失误，或犯下大错。观点正确：，指所确立的观点符合党的路线方针政策，国家法律、法令和规章制度

13、；指符合文中介绍的情况。因此，撰写应用文书，要从客观存在的事实出发，详细地占有材料，用辩证唯物主义的观点和方法进行分析、综合，从这些材料中引出正确的观点。观点鲜明：是指提法要明确，切忌似是而非、模棱两可。文中反映出来的基本思想、基本态度明确，赞成什么、反对什么，肯定什么、否定什么，哪些应该批评，都要表述得清楚，毫不含糊。,2、材料真是、得当材料是应用文体的具体内容，也就是作者为了表明观点，从客观现实中搜集、摄取并写入文章的一系列事实或论据，如具体的事例、数据、引语等。材料与观点的关系十分密切。观点要借助材料来体现，材料必须依据观点来组织，这就是观点和材料的统一。材料必须真实。应用文书的实用性决

14、定了其写作必须实事求是、文事相符。就是说，所使用的材料，包括数字、事例、引文都必须真实可靠、准确无误，完全符合实际。因此，要求在使用材料是，认真地查实、核实并严格选择，不能粗心大意，更不能凭空想象，杜撰事实。,选用材料还要得当：不偏不倚、不多不少、刚刚合适。选用材料是否得当，从下面三个方面去衡量：材料是否具有典型性指那些最能说明本质和特点、具有最强说服力的材料，这是选用材料质的方面的要求；材料是否具有代表性就是说选材要精，凡是用一个材料能说明问题的，就不用两个，以避免重复、沉长，这是选用材料在量的方面的要求；材料是否为观点服务是指作者应先占有充分材料，而后形成观点，但是，观点已经形成，则要根据

15、观点的需要来决定材料的取舍，所选的材料均能支持观点。因此，取舍才料的原则是：必须选取能表达观点、支持观点的材料，凡是与观点无关或关系不大的材料，应坚决舍弃。,3、格式规范、结构合理应用文书的格式：是应用文书的尾部特征。由于种类繁多，故其具体的格式各有不同的要求。有的是在长期的使用中形成了的约定俗成的惯用格式，有的是国家法规规定的格式。我们在撰写应用文书的时候，必须依照规定的格式，符合规范要求，以提高办事准确性和办事效率。没有创新可言应用文的结构：是应用文书的内部组织形式。为了表达观点，将材料依一定的顺序组织起来，形成“文章架子”。应用文书结构的方式多种多样，有的同于一般的文章，有开头和结尾、层

16、次和段落、过渡和照应、详写和略写，有的却不同于一般的文章，而是由其特殊的结构内容，即标题、正文（分引据、主体、结尾）、落款。所谓结构合理，就是依据行文的实际需要，采用相适应的结构方式。,4、语言要明确、平实、简约、得体应用文书在长期的使用过程中，逐步形成了自己独特的朴素文风。述事求实、周全，说理平实、严谨，说明质朴、明快，贵用直笔，风格庄重，朴实自然，在语言运用上形成了独特的体式，叫做“事务语体”。它以记述为特征，以实用为目的，不着意追求语言的艺术化，也不以语言的生动为主要标准，而是把语言的明确、平实、简约、得体作为基本要求。,明确：就是表达要明白清楚，准确贴切，数字运用精确、规范，做到不产生

17、歧义，不引起误解，能够使人一看就懂，并可以付诸实践。叶圣陶先生曾经说过这样一段话：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词稳，通体通顺，让人家不折不扣地了解你所说的是什么。”例如，通知：“今天下午在学校舞厅举行卡拉OK总决赛，请参赛者准时参加”问题在哪里？要做到明确，对内容有关的时间、地点、范围、条件等，必须表述准确、周密。,平实：就是所使用的句子平淡无奇，实实在在，朴实不虚浮。其特点是不用和少用形容词之类的附加成分，不用或少用比喻、夸张、渲染、烘托之类的积极修辞方式，而是实实在在地叙述事实、铺陈景物，解剖事理。古人历来推崇平实的语言风格。老子说：“信言不美，美言不信。”办

18、实事的语言，不必追求华美，而华美的语言不落实、不实在，容易引起不同的理解，产生歧义。一般来说，应用文书都采用平实的语言。如：“遵守学校的规章制度，讲文明，讲礼貌，作合格大学生。”“举止文明、礼貌，态度和蔼，谈吐文雅。”,简约：就是叙事简明完备，约而不失一词；说理精辟透彻，简而不遗不缺；既不沉长累赘，也不能言不及义。这就是开门见山，直截了当，实话实说，不绕弯子，不短话长说，不顾弄玄虚，不矫揉造作，而是力求言辞简明扼要，干净利落地表达。例如：“我公司经市计委（2006）35号文件批准，兴建一幢办公营业大楼。”“我校于最近与教育部、国土资源部签定两部共建协议，具体协议如下：”问题何在？,得体：就是要

19、根据不同的对象和场合，掌握好恰当的分寸，语言要能体现作者处理事务的立场和态度，要能为特定的需要服务。写什么，不写什么，怎样措辞，用什么语气，都要与特定的目的、特定的对象和谐一致，使阅文者获得应有的印象，从而收到发文的预期效果。两个方面的要求：一是，问题与语体相适应；二是，行文语言要与行文的目的、语言环境相适应。俗话说；到什么山唱什么歌，看菜吃饭，量体裁衣。都是强调语言运用要受内容、目的、对象、条件的制约，要适应需要。,从内容上讲：下达指标庄重严肃通报错误说理严正报喜祝捷热烈欢快商洽问题谦诚相待申请要求恳切委婉从行文对象来说：上行文侧重陈述事实，少讲道理，语气要诚挚谦恭；下行文应有明确的要求，又要给下级留一定的机动权，用词肯定平和；平行文应尊重对方，使用平等协商的口气。在系统内行文，可以用“行话”、“术语”，但对系统外行文要求浅显通俗,六、怎样学好应用文书写作1、端正学习态度2、要努力学习和掌握相关的法律、法规、规章制度和规范性文件，提高政策水平3、转换语体，努力提高语言运用能力4、要结合实际，多读多练,