常用写作及演示技巧.ppt

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1、北京久其软件股份有限公司,久其通用数据管理平台,常用写作与演示技巧,有关写作和演示,北京久其软件股份有限公司,目录,概述常用写作技巧PPT制作技巧,北京久其软件股份有限公司,广而告之的时代,一言兴邦，一言丧邦众口铄金好事不出门，坏事传千里传媒的力量比以往任何时候都要强大刺激想法行动智慧和洞察力都不是人脑天生就有，依赖于外部信息的输入，经过人脑加工处理，结合以往的经验获得传媒已经深深影响了我们的思维和判断力,北京久其软件股份有限公司,传播时代的生存法则,酒香也怕巷子深文不甚美，其传不远不仅要做得好，而且要告诉别人做得好玉不琢，不成器好珠还得有好椟,北京久其软件股份有限公司,有效传播的准则,简明形

2、象/直观准确/聚焦互动/互信持续全方位,北京久其软件股份有限公司,传播的方式和形式,传播的方式书刊/杂志报纸电视Internet电话/短信传播的形式声音图片文字多媒体,北京久其软件股份有限公司,目录,概述常用写作技巧PPT制作技巧,北京久其软件股份有限公司,未经组织的思想,张三今天不能参会李四明天11:30回来王五经理星期四以前不能参会,会议室明天无法预定会议室星期四前可以预定,星期四开会可以吗,北京久其软件股份有限公司,金字塔结构的思想,对张三、李四都很方便,王五经理也可以参加,会议室也有空,今天的会议改在星期四11:00点开，行吗？,北京久其软件股份有限公司,人脑的局限,阅读是一件非常困难

3、的事情大脑的短期记忆中无法一次容纳9个以上的项目当大脑发现需要处理的项目数量增加到4个或5个以上时，就开始将其归类到不同的逻辑范畴中去，以便于记忆大脑只能逐句理解作者表达的思想，并会假定一同出现的思想在逻辑存在某种关联大脑会将当前的话看作是还未表达的思想的一部分，从而准备接听后面的话。这种预期性的准备工作能够减少大脑进行信息分析的负担大脑一部分思维能力用于识别和解读所读到的词语，另一部分用于找出各种思想之间的关系，只有剩下的思维能力在用于理解所表达思想的涵义,北京久其软件股份有限公司,金字塔结构的原理,任一层次的思想都必须是其下一层次思想的概括每一组中的思想必须属于同一范畴能用一个复数词表示该

4、组的所有思想。同一个层次。并符合MECE准则的要求。原因步骤问题每一组中的思想必须遵循一定的逻辑顺序演绎顺序（大前提、小前提、结论）时间顺序（第一、第二、第三）结构顺序重要性顺序（最重要、次重要，等等）,北京久其软件股份有限公司,文章的结构（一）,标题主标题、副标题简洁、准确、专业序言凤头开场白/压座引出问题/中心思想主题内容牛身充实有力应用金字塔结构结论豹尾掷地有声呼应主题,北京久其软件股份有限公司,文章的结构（二）,北京久其软件股份有限公司,金字塔写作原理,从结论说起,北京久其软件股份有限公司,金字塔中的子结构,纵向模式：引起疑问并回答疑问,1、只在读者需要时才提供信息2、必须在作者做好回

5、答问题的准备前，避免引起读者疑问3、必须在引起读者疑问前，避免先提供回答,横向结构：归纳或演绎关系中的一种,北京久其软件股份有限公司,示例：技术解决方案的一般结构,序言解决方案概述背景概要需求/问题系统目标技术路线和系统框架概述主要技术/业务关注点体系结构设计方案关注点1解决方案关注点2解决方案系统安全设计系统软硬件配置方案系统存储方案系统备份方案系统的组织与实施,北京久其软件股份有限公司,序言的结构,1、序言部分只涉及读者不会对其真实性提出怀疑的内容。不应有需要证明后读者才能接受的东西，如图表等。在向读者表述一些他们可能不同意的思想前，先传递一些他们肯定会认可的信息。2、引出情境的句子的特征

6、，是能够将你锁定在一个特定的时间、空间，从而为叙述故事做好准备。3、冲突：指推动故事情节发展的因素，并且必须引发读者的“疑问”。常指某种不利的变化，但并不全是。4、需要的长度不要超过两、三段，确保读者和你的思考“站在同一位置上”。,讲故事的逻辑,情境S,冲突C,问题Q,回答（中心思想）A,北京久其软件股份有限公司,序言的顺序,标准式：情境冲突解决方案开门见山式：解决方案情境冲突突出忧虑式：冲突情境解决方案突出信心式：疑问情绪冲突,S：多元化业务战略在过去5年中使公司业务增长了30，而公司在未多元化之前，每年保持15%的增长率C：无法证明多元化战略对公司带来了快速成长Q：如何确保多元化战略促进公

7、司快速成长？A：建议实施“多元化战略的选择与企业成长”项目来研究该问题,北京久其软件股份有限公司,中心思想的要诀,有的放矢（Targeted）,贯穿整体（Over-arching）,掷地有声（Powerful）,言之有据（Supportable）,北京久其软件股份有限公司,检验中心思想是否合乎标准,本公司在甲、乙、丙市场均具有发展潜力,本公司应积极打入新兴市场，在竞争中先发制人,北京久其软件股份有限公司,金字塔结构中思想的关联,向上关联、向下关联、横向关联,北京久其软件股份有限公司,表达的逻辑（一）,中心思想,无可争议的事实陈述,对事实的评论,启示和评论（因此）,主要论据,演绎推理,北京久其软

8、件股份有限公司,演绎推理示例,低成本是任何公司在市场取得长期优势的关键,与竞争对手相比，甲公司的成本处于劣势,因此，甲公司应控制成本,为了保持长期的竞争力，甲公司需降低成本,北京久其软件股份有限公司,表达的逻辑（二）,中心思想,主要论据,归纳推理,北京久其软件股份有限公司,归纳推理示例,明确谁是最重要的客户群体和他们的需求,制定有针对性的推广和销售措施,建立适当的客户联系和后续工作机制,甲公司立即采取行动，制订更有针对性的营销策略，以提高销售业绩,北京久其软件股份有限公司,表达的逻辑（三）,关键句的写法在关键句的层次上，更适合用归纳法而不是演绎法关键句实际上表明了文章的结构关键句的每一个要点都

9、要按照序言的“情境冲突疑问”的模式逐点引出第一个关键句的序言，要提示该要点与文章主题的关系。其他关键句的序言，则要说明与前面已讨论的主题的关系,北京久其软件股份有限公司,目录,概述常用写作技巧PPT制作技巧,北京久其软件股份有限公司,图表在商业交流中的作用,文字交流,声音交流,多媒体交流,图表,英文谚语：A picture is worth a thousand words.,1、迅速传达信息2、直接关注重点3、明确显示相互关系4、鲜明生动表达信息,图表的作用,北京久其软件股份有限公司,准备工作,1,一个PPT只为一类人服务，针对不同听众制作不同层次内容。,2,演讲PPT的场合也非常重要，是一

10、对一？一对多？或者是公开演讲？,3,时间限制,4,演示内容：演讲的类型、内容的安排、论点与论据、内容的组织、内容结构,北京久其软件股份有限公司,制作前的策划,内容组织与结构布局上的考虑风格上的考虑逻辑上的考虑颜色上的考虑过程上的考虑,北京久其软件股份有限公司,内容组织和结构,内容组织逻辑性：时间、地域、原因/结果、重要性、大小、简单/复杂连贯性：有效的过渡提供生动的论据：事实、专家证明、举例/类比、统计资料、你自己的经验内容结构开场白序言主题内容结论结束语,北京久其软件股份有限公司,布局方面的技巧,1,单个幻灯片布局要有空余空间，要有均衡感。幻灯片上面和左右至少留12厘米的边距,2,PPT有标

11、题页、正文、结束页三类幻灯片；体现你的逻辑性,3,一张幻灯片中最多写9行，若多于9行，建议分为两张,4,有图片和文字时，将图片或文字对角排列视觉中心应只有一个,5,完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看有没有不协调的地方。,北京久其软件股份有限公司,风格方面的技巧（一）,1,保持一致的背景，通过“母版”，定义你的PPT风格商业应用中，一般应趋于“保守”的风格,2,所有风格中，最重要的是“简明”的风格；文字要精练，尽量采用标题式,3,充分发挥演示的特长，多用图表说明问题但一张幻灯片上不要超过两个图表,4,图表内容要与幻灯片标题一致图表要表达一个明确的信息图表的内容、表达的信息和表现形式要一

12、致,5,尽量少的使用动画，尽量少使用声音，特别是一些正规的场合少使用鲜艳的图片，避免喧宾夺主、避免误会,北京久其软件股份有限公司,风格方面的技巧（二）,1,如果有英文不要都用大写显示，大写的英文不好阅读,2,在一页中如果使用了阴影，请保持同样的阴影效果,3,用显眼的颜色区分或斜体或加重突出重点句子或词语在一段文字中不要使用两个以上的颜色进行突出,4,点缀必须具有暗示或象征意义，不要加入无关的点缀，以免分散观众的注意力,5,选择好字体和整体排版效果使观众更容易阅读,北京久其软件股份有限公司,逻辑方面的技巧,1,PPT要有清晰、简明的逻辑，最好就用“并列”或“递进”两类逻辑关系,2,一定要通过不同

13、层次“标题”的分层，标明你整个PPT逻辑关系（最好2级，但不要超过3层纵深）,3,建议每个章节之间，插入一个标题幻灯片,4,演示的时候，顺序播放，切忌幻灯片回翻，使听者混淆,北京久其软件股份有限公司,颜色方面的技巧,1,整个PPT，包括图表，最好不要超过4种颜色,2,整个PPT的几种颜色，色彩强弱要协调，建议多用同一个色调的,3,在表示对比和前景色、背景色时要注意：(1)尽量避免用色差不明显的颜色；（2）尽量避免使用对比刺激的颜色,4,当使用较深的颜色做背景时，文字最好用白色或黄色,5,作好之后，在幻灯机上放一下,北京久其软件股份有限公司,过程方面的技巧,2,最大的忌讳是演讲的时候，对着PPT

14、照本宣科地念上面的文字!,3,主题-暂停-下一个主题，如此循环，注意使用“暂停”使演讲平滑过渡,4,不要试图去用PPT阐述复杂的概念，永远记住PPT只说清晰、简明的事物,5,善用比喻和象征，善于调动听者参与互动谨慎地使用幽默,1,演讲结构：开展白、主体演讲、结束语,北京久其软件股份有限公司,工具选择,1,善于学习借鉴优秀PPT的风格、布局和颜色,2,使用成型/成套的素材库，如麦肯赐等素材库,3,制作工具，如VISIO、Excel、Powerpoint等,北京久其软件股份有限公司,图表的分类,数据类图表条形图/直方图折线图散点图圆饼图雷达图、环形图、星座图、非数据类图表流程图进化图结构图概念图表

15、格,北京久其软件股份有限公司,图表的常见类型,北京久其软件股份有限公司,好的数据图表的要素,北京久其软件股份有限公司,示例：软件业飞速发展,594,935,499,543,923,1,511,2,377,3,739,231,378,77,136,267,116,137,226,191,162,256,292,333,381,436,309,总数,应用软件,应用工具软件,操作系统软件,家用软件,1999,2004,百万美元,2002,2001,2000,758,1,107,1,649,2,461,5,440,3,632,2003,CAGR,65%,14%,18%,65%,48%,高速发展：没有一

16、个强有力的团队加上一定的规模是难以生存的,北京久其软件股份有限公司,示例：软件行业是下大赌注的行业,这是一个知识密集型领域，知识就是财富也意味着笼络一批人才需要付出一定的代价,北京久其软件股份有限公司,示例：项目风险,Source:Standish Group,北京久其软件股份有限公司,其它形式的数据图,收入增长率,EBITDA%,北京久其软件股份有限公司,绘制数据图表的注意事项（一）,平稳增长,高速增长？,一般不要使用非零的纵座标,北京久其软件股份有限公司,绘制数据图表的注意事项（二）,居民人均收入增加了两倍！为什么感觉不只两倍哪？,一般不要使用面积或体积表示对比,北京久其软件股份有限公司,

17、非数据图的类型,北京久其软件股份有限公司,流程图示例（一）,北京久其软件股份有限公司,流程图示例（二）,设计单位与用户沟通的基础：工程设计图纸及相关的设计文档。设计调整：设计单位会根据用户的意见与建议及时调整设计。,北京久其软件股份有限公司,复杂的流程图,企业流程重组（BPR）,企业资源管理系统实施（ERP）,北京久其软件股份有限公司,进化图示例,昨夜西风凋碧树，独上高楼，望尽天涯路,痴迷的三种境界,衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴,众里寻他千百度，蓦然回首，那人正在灯火阑珊处,北京久其软件股份有限公司,结构图示例,数据层,业务逻辑层,表示层,客户端,数据管理,数据挖掘,报表定义,效绩考评,元数

18、据定义,数据分析与监控预测,系统管理,智能专家系统,Web Server,应用服务器,数据仓库,Browser,北京久其软件股份有限公司,概念图作用力图,数据仓库应用,Internet应用,协同作业,信息整合与共享,业务自动化与数据分析,业务流程重组与再造,灵活的数据体系,安全控制与管理,企业绩效提升,北京久其软件股份有限公司,概念图构成图,北京久其软件股份有限公司,概念图屋顶图,新通信运营模式,民间资本,市场细分,关系营销,历史上电信高增长高利润的吸引民间资本已跨过积累期，具有一定的规模国家政策允许民间资本进入增值电信润讯、国讯、263等企业的主动转型,客户需求向个性、差异化、综合化方向发展

19、，市场不断细分市场细分导致成本提升，民营企业具有成本优势，可对市场进行精耕细作客户希望提供IT综合解决方案，可发挥大量系统集成商的优势,中国社会讲究亲情，关系营销特别适合中国关系营销强调人缘和地缘民营企业一般具有较强的人缘优势和地缘优势,社会环境,北京久其软件股份有限公司,复杂概念图,北京久其软件股份有限公司,矩阵图,北京久其软件股份有限公司,矩阵图的变形,理想/价值,精神,情感,基本需要,一般水平,具竞争力水平,行业领先水平,基本工资健康保险,学习机会团队工作/生活平衡奖金/价值承认,绩效管理 行业发展职业的优越感绩效激励,有效的领导积极向上的企业文化个人参与多元化价值观,感情吸引力,待遇吸

20、引力,事业吸引力,研发人员的激励与企业竞争力,北京久其软件股份有限公司,矩阵图/表格,北京久其软件股份有限公司,甘特图Gantt chart（一）,20世纪提出的图表系统法，后以他的名字来命名的管理图表，它被认为是管理工作上的一次革命，社会历史学家视为20世纪最重要的社会发明表明工作计划中各“事件”之间在时间上的相互关系强调时间和成本在计划和控制中的重要性,北京久其软件股份有限公司,甘特图Gantt chart（二）,甘特图基本是一个线条图，横轴表示时间，纵轴表示活动(任务)，线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况。它直观地表明任务计划在什么时候进行，及实际进展与计划要求的对比把总的计划

21、目标看成人们能够了解和执行的、具有相互关系的一系列计划或各项事件管理者由此极为便利地弄清一项任务(项目)还剩下哪些工作要做,并可评估工作是提前还是滞后，亦或正常进行体现了一个简单基本的控制原理：从计划中选取关键内容并予以密切注视,北京久其软件股份有限公司,甘特图Gantt chart（三）,任务,一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月 八月,A,B,C,D,E,时间,北京久其软件股份有限公司,示例一,04/08/09,04/09/18,04/09/26,04/10/08,04/11/05,04/12/05,04/12/28,04/12/31,需求调研与数据源分析,统计应用客户化开发,集团公司

22、割接,试点省结算加载,试点省割接,全国结算加载,统计系统全面推广,数据验证、测试与系统调整,数据仓库建模,机房施工与设备安装,设备到货签收,分析主题开发,ETL开发,接口下发,北京久其软件股份有限公司,示例二,北京久其软件股份有限公司,示例三,软件选型选型小组准备软件招标文件发放软件招标文件、软件供应商准备项目建议书软件投标文件初审软件演示准备软件供应商确定,北京久其软件股份有限公司,甘特图的变形负荷图,资源,一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月 八月,张三,李四,王五,贺六,钱七,时间,纵轴不再列出活动，而是列出整个部门或特定的资源。负荷图使管理者对生产能力进行计划和控制,北京久其软件股份有限公司,总结,任何事情都没有投机取巧的法门一分耕耘，一分收获；一份投入，一份回报多做多看多学多积累多总结,北京久其软件股份有限公司,谢谢！,