商务信函基本知识.ppt

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1、商务函电的基本知识,写作练习,英语商务信函写作基本知识,商务信函的写作一般格式,商务信封与信纸的要求,7C原则,商务函电,CORRECTNESS,CLEARNESS,COMPLETENESS,CONCRETENESS,CONCISENESS,COURTESY,CONSIDERATION,7C,7C,7C原则,商务的信函与买卖双方的权力、义务、利害关系、企业形像等息息相关，是制作各种商业单据的依据，以及进行商业活动往来的重要凭证。准确无误是商业信函写作中最最要的原则。商务信函应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。因此，在进行商业信函写作中应反复审核相关信息，如：收信人的职称、姓名、地址、交

2、货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。,正确（correctness）,清楚（clearness）,清楚原则包括两个方面的内容，一是写信者在拟文前知道自己要写什么；二是对文收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误解。这就要求写信者头脑清楚、条理清晰、表达准确，避免使用一些含混不清、模棱二可的词汇。,完整（completeness）,一封完整的商业信函应该是对对方提出的问题逐一回答而且对自己要表达的重要信息说明清楚。信函的完整性有助于建立良好的企业形像，节省双方的商务往来时间而达到预期的效果，避免因重要信息不全而引起不必要的纠纷。,具体（concreteness）,

3、具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实具体、丰富生动，表达要完整。商务信函写作中注意避免类似：soon,at an early date,good,nearly 等笼统的、含混不清的表达法。例如：I will send the samples to you soon.就不如 I will send the samples to you in two weeks.如果能再具体，那就更好了，例如 I will send the samples to you next Monday.,简洁（conciseness）,简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容，并且不影响信函的礼貌性。简洁使

4、信函更加简明有力。商务英语信函的格式要简明扼要，语言要通俗易懂，内容要精练丰富。这要就要写信者在行文过程中尽量选用单间、易懂、朴素的词汇，采用简洁，直接的句子。例：关于贵方要求延期支付5月7日到期的货款一事，现在很高兴的通知您，在对这件事经过慎重考虑后，公司同意多给贵方30天的宽限期来支付款额,公司已同意多给贵方30天的时间来支付5月7日到期的货款,礼貌（courtesy）,为了建立、保持一个友好贸易关系，商务信函往来一般要注意礼貌原则，以理待人。具体的礼貌原则基本包括这样几个方面：遵守国际商务往来惯例；尊重对方风俗习惯；语言表达要客气有分寸，避免使用命令口气；多用友好、肯定的语气，尽量用委婉

5、语气指出对方不尽人意的地方，复信要及时。,体谅（consideration）,体谅是指以对方利益为出发点，站在对方的立场周到、细致的考虑问题，以便得到对方的好感而达到所预期的目的。体谅原则是商务交往中为了促成交易所使用的一种技巧。例:你在8月24日的订单里忘记注明旅行车的颜色。,请让我知道您喜欢哪一种颜色的旅行车，以便我们立即将订货发出,2006年4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”，引

6、发双方发生激烈争吵，导致秘书被迫离职。,Rebecca,I just told you not to assume or take things for granted on Tuesday and you locked me out of my office this evening when all my things are all still in the office because you assume I have my office key on my person.With immediate effect,you do not leave the office until

7、you have checked with all the managers you support-this is for the lunch hour as well as at end of day,OK?,总裁“谴责信”原文,Ms.Rebecca,On Tuesday evening,I failed to enter my office partly because I forgot to hold the key on my person.But had you not locked the door of my office,I would have entered my off

8、ice immediately.So each time you leave the office,could you please check with all the managers you support?Thank you for your consistent support for me.Yours truly,Soon Choo,总裁信件修改稿,常见的信纸规格有以下几种：185*260mm（16K）、210*297mm（A4）、216*279.5mm（信纸）。一般的信纸采用80克100克的普通纸即可。,商务信纸信封,信纸中的设计要素通常包括企业标志、中英文名称、标准色、联系方式

9、、装饰纹样等。设计要素的组合与名片、信封的设计可取其风格样式一致。但需要注意的是，设计时，在信纸上要留够功能区域的面积，不可让设计要素将书写位置占去太多，是信纸失去了原有的功能。,商务信纸信封,商务信纸信封,信纸的一般折叠法是文字向外，先直后横，或先横后直。信笺顺折向上最为适合，因为收信人拆信后，抽出信笺便看见自己的名字。写文言书信时，最好注意这一点。寄往欧美国家的信笺，信纸折叠方式为一分为三地横折。先折信纸的下端，后折信纸的上端，以便收信人拆信后，打开信纸便可看到自己的名字。,信纸折叠方法,折叠信笺的常规方法有：一是先将信笺三等分纵向折叠，然后再将其横折，并令其两端一高一低。此法叫作“以低示

10、己法”，意在表示谦恭之意。二是在折叠信笺时，有意将收信人姓名外露。它叫“外露姓名法”，可令收信人产生亲切感。三是先将信笺纵向对折，随即在折线处再往里卷折1厘米2厘米宽，最后再将其横向对折。此法叫作“公函折信法”，多用于因公通信。,信纸折叠方法,一、信头部分,商务信函基本格式,文书编号,发文者、打字者姓名,受文者称谓,信头,受文者尊称,商务信函基本格式,商务信函基本格式,二、正文部分,开头应酬语,正文,结尾应酬语,正文,开头/结尾应酬语,商务信函基本格式,三信尾部分,日期,署名,祝颂语,附注,商务信函基本格式,恭祝、顺颂、商祺、金安、生意兴隆,标注附件、补述、抄送ENC/P.S./C.C,祝颂语

11、,附注,商务信函基本格式,一般英语商业书信从结构上可分为以下几个部分：信头、编号和日期、封内地址、称呼、事由、信文、结尾语、结尾礼词、签名、其他(附件、注意事项、副本抄送、附启）。,英语信函基本格式,（一）信头（Letter Head):信头一般都是事先就印好的，它表示发信人公司行号名称及地址，使收信人一看就知道发自何方、何处，也便于复信时参考。包括发信人的姓名、地址、网址、电子信箱、电报挂号、电话号码。有的信头还包含公司负责人的姓名和职务职称。,英语信函基本格式,Richard Thomas&Baldwins Ltd.151 Gower Street London,SCT 6DY,Engla

12、nd Tel:63216260 Fax:63302700,letterhead,齐头式,SHANGHAI PHARMACEUTICAL CO.,LTD P.O.Box No.1752,Shanghai 20002,China Tel:63216260 Fax:63302700 E-mail:,letterhead,缩行式,（二）编号和日期1.编号（Reference No.)有的信头下有编号。编号是供参考用的，作用是能使复信与先前发出的信函联系起来。a.卷宗号码(a file number)、b.部门代号（departmental code)，c.辨认代号（initials of the si

13、gner)：口述人和打字人的名字缩写。,英语信函基本格式,你方编号（Your Reference No.),我方编号（Our Reference No.),例如：Your Ref:B-1549 Your Ref:JBD/WM Our Ref:A-3450 Our Ref:WDW/LP,Reference No,（二）编号和日期2.日期（Date):应居信头右下角三至六行处。打印日期注意事项：（1）按“年、月、日”还是“日、月、年”还是“月、日、年”？日期可按“日、月、年”的次序排（英国），如15 Jan.,2008（国际通用）也可按“月、日、年”的次序排（美国），如Jan.15,2008,DA

14、TE,（二）编号和日期2.日期（Date):应居信头右下角三至六行处。打印日期注意事项：（1）按“年、月、日”还是“日、月、年”还是“月、日、年”？日期可按“日、月、年”的次序排（英国），如15 Jan.,2008（国际通用）也可按“月、日、年”的次序排（美国），如Jan.15,2008,DATE,（二）编号和日期2.日期（Date):应居信头右下角三至六行处。打印日期注意事项：（2）月份能否用数字代替,例如，3/9/99？月份要写英文名称，不能用数字代替,例如，3/9/99,DATE,（二）编号和日期2.日期（Date):应居信头右下角三至六行处。打印日期注意事项：（3）年月日之间要不要用标

15、点符号？月份和日期之间不要用标点点开，年份之前，必须用逗号点开 例如，October 1,2000,DATE,(三）封内名称及地址（Inside Name and Address):这是指收信人的名称和地址。距日期两到四行，打在左边。1.写上封内地址的益处：1）发信时可与信封上地址相互对照，以免发信时发生错误 2）收信人读信时可以相互对照 3）便于查阅,英语信函基本格式,经办人（注意事项）如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交将经办人办理，可以在收信人名称住址下面加Attention或Attention of 等字样。Biddle&Sawyer Co.,Ltd,Fit Street,Lon

16、don,Sw825DY,England.Attention(:)Mr.H.A.Donad,Export Manager或 Attention of,注意事项,（四）称呼（Salutation）：写信人对收信人的一种称呼，其位置比封内地址和经办人行低两行，并与之平头 1.商业函件 1)用“Dear Sirs,”不能单独用“Sirs,”2)美国人用“Gentlemen：”,更加普遍(不能用单数）,单数时称“Dear Sir”3)如果是女性公司，则用“Dear Mesdames,”,英语信函基本格式,称呼后面的标点一般用逗号（，），不用冒号（：）或分号（；），但美国和加拿大等地的来信中，Gentle

17、men 后面用冒号（：）,Salutation,（五）事由（主题）The Subject Line 或 Caption：事由（标题）的作用是让收信人对信的主旨一目了然，写在称呼语下面的两行，一般是在信笺中上部的位置，可在前冠以Subject：或Re：的字样。事由要简单扼要，说明商品名称、数量、信用证或合同号码等即可。eg.Subject:Annual Stockholders Meeting Re:Your Order No.111,英语信函基本格式,（六）信的正文（Body)大多数书信遵循三段的原则：（1）第一段为引导段，自我介绍或说明来信已收到。（2）第二段提供信息或说明事实。（3）第三段

18、设计将来的打算和行动。,英语信函基本格式,（七）结尾语（The Closing Sentences):一般用来总结本文所谈的事项，提示对收信人的要求。如“希望来函或电报订货”，答复询问或作必要的声明等，另外也附加一些略带客套的语气。它在正文结束之后，另起一段。,英语信函基本格式,1）用分词短语开始的：Awaiting your good news,Looking forward to your early reply,Looking forward to receiving your shipping advice,注意:句末用逗号，不用句号。2)用完整句子的：We await your go

19、od news.We hope to receive your early reply.We look forward to your shipping advice.,The Closing Sentences,（八）结束礼词（The Complementary Close）1）商业函件用：Yours faithfully，Faithfully yours，Yours sincerely，Sincerely yours 2）公事函件用：Respectfully yours，Yours respectfully,英语信函基本格式,（九）签名（Signature）签名通常在信尾客套语下空三行的位

20、置。签名可采用不同写法，一般包括：公司名称、写信人的手写签名、写信人的打印签名、写信人的头衔。有时，也可以不写公司名称。例如：Yours truly,General Trading Co.（Signature）John SmithSales Manager,英语信函基本格式,（九）签名（Signature）签名通常在信尾客套语下空三行的位置。签名可采用不同写法，一般包括：公司名称、写信人的手写签名、写信人的打印签名、写信人的头衔。有时，也可以不写公司名称。例如：Yours truly,General Trading Co.（Signature）John SmithSales Manager,英

21、语信函基本格式,附件（Enclosure）假如信封内除信纸外，尚附有其他文件，可以在信中说明附件份数和内容。当附件只有一件时，注明Enclosure 或Encl.即可；一件以上时，要加上编码，以便收信人识别，用Enclosures.说明。Enclosures 3:1.Birth Certificate 2.Visa 3.Letter of Reference,Enclosure,抄送（Carbon copy/C.C.）发信人若需把此信抄送给有关单位，可在附件下方即信左下端打上C.C.，然后打上抄送单位的名称，例如：C.C.:The Bank of ChinaCopies to:director

22、sCc to:CEOCopy to:Sales Manager,附笔（Postscript/P.S.）若写完信后还须附加项目时，就需补述，这类似于中文信中的附言。有时并非真正将忘了写的事情补上，而是故意引起对方的注意。附笔被放在抄送下方。在写完P.S.之后，有时也把签字人姓名的首字母缩写附在最后。eg.P.S.The samples will be mailed to you tomorrow.,写作练习一背景材料 发展有限公司想向订购A公司一批一级（品质）每箱25支（规格）节能灯。请就此写一份询价函。A公司联系人：先生,尊敬的 先生：我对贵公司生产的光源产品有浓厚的兴趣，需订购节能灯管。品质：一级。规格：每箱25支。望尽快就下列条件报价：1.单价；2.交货期限；3.结算方式；4.质量保证方式。如贵方价格合理，且能给予优惠，我公司将考虑大量进货。发展有限公司年月日,写作练习一背景材料 以A公司写一份报价函给发展有限公司,发展有限公司：贵方年月日第23号询价函收悉。兹按贵方需求报价如下：商品：节能灯管 规格：一级 单价：每支元 包装：标准硬质纸箱，每箱:25 支 结算方式：商业汇票 交货方式：送货上门 送货日期：收到订单3日内 我方所报价格很有吸引力，如果贵方订货量在300箱以上，可按照94%的折扣计算。如符合贵方要求，敬请早日订货。恭盼佳音。光源事业部年月日,122,