【培训教材】高效会议 会议主持人技能提升.ppt

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1、高效会议会议主持人技能提升,http:/,http:/,你会开会吗？,“会议主持能力”自测,http:/,生意回顾,周会月会,怎么开？开些什么内容呢？,讨论,http:/,掌握成功会议主持人应具备的素质；运用会议技巧，组织召开高效的会议；达成会议目标，提高会议效率。,课程目标,http:/,课程内容,http:/,会议是学习型组织的修炼场 深度会谈的艺术,会议的能力是现代人必备的团队工作能力。一夫当关的英雄时代已经过去,我们必须与他人愉快的合作才能顺利成事。会议正是团队合作最常用的沟通协调方式。,前 言,http:/,会议主题,会议目的,议程,决议,会议内容,http:/,有效藉蓍团队的集思广

2、益,解决个人无法完成或突破的问题,有效达到会议目标。和谐营造和谐的气氛,使成员对团队有安全感、信任感、认同感,展露个人才能。参与参与的人用心关注,才能让会议得到健全发展。效率当一个会议成功的要素具备后,能在预定的时间内完成开会,这就是效率。学习在参与开会的同时有更多学习的机会。,成功的会议,http:/,会议的管理,会议的成本 会议召开的时机 重要的、紧急的议题 需要集思广益的 无法私下协商的,http:/,了解实际情况的人 有权做决定的人 重大关系的人(执行者或关心此会议的人),与会的资格,http:/,要守时,坚持到底 要做事前准备 针对主题主动发言,简短扼要 对事不对人,不做人身攻击 予

3、以真诚的肯定及赞美 倾听他人发言 用积极的话代替消极发言 以探询、谦虚代替主观论断,与会规则,http:/,会议名称:明确点出主题,使人一目了然(如E_MAIL主题)目的:应详尽说明,方便成员们做相关的资料搜集 时间 地点 议程:应包含开会预定结束时间 准备资料与会人员 主办单位,会议通知需知,http:/,会议通知范例,会议名称:业务会议 目 的:公司本季营业额严重衰退,本次会议将讨论 营业额下降原因,并提出改善对策。时 间:2011.03.18 AM10:00 地 点:大会议室 议 程:1.现况说明 2.各部门报告 3.未来趋势分析 4.振兴方案 准备资料:与会各单位相关报表、资料与会人员

4、:客服主管、MTQC、MT制程、MT技转、设计人员 主办单位:销售部,http:/,由重要到不重要会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。由不尖锐到尖锐将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。由容易到困难让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。,议程设计,http:/,What-什么事？When-什么时候完成？Who-什么人负责？When-什么时候报告？How-如何报告？,决议追踪,http:/,主持人注意事项,独占发言避免冗长的发言,占用大家交流意见的时间。火爆浪子要能容纳他人的发言,不可情绪化与他人发生冲突。优柔

5、寡断要思路清晰,对决议事项要果断、明确。加入冲突应站在中立的立场来化解冲突。操控议程应依照流程引导会议的进行,不可一人操控整个会议的议程。,http:/,视频 东方卫视“头脑风暴”节目,这个节目主持人做得好的地方有哪些？,http:/,背景:除了会议召开的背景,也可让与会人员自我介 绍,并说明对会议的期待,以促进与会人员及会 议气氛的融洽 会议目的 议程:会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间。会议期待,如何开场,http:/,近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响,使得本季的营收目标达标率只有70%。因此今天召开会议主要讨论两大问题,第一就是如何刺激原市场的买气,第二讨论新市场的扩展计

6、划。首先将由销售部周厚坤经理为我们说明目前市场状况,再由各位一起讨论,然后各区市场督导会一一提出配合方案,最后由营销部门整合后提出执行方案。本次会议的进行时间预估为1.5小时。希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡,能够产生一套完整有效的业绩提升计划,大家加油,开场举例说明,http:/,宣达决议 激励动机 评估目标达成 过程回顾 悬念事项,会议总结,如何总结,http:/,如何让大家愿意发言,塑造会议欢乐、和谐的气氛。建立包容、安全的讨论环境。保持客观,对事不对人。不以言立人,不以言废人。设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定

7、与鼓励。有效倾听与良好沟通。,http:/,开放与封闭 空投与指定,发问的技巧,http:/,注视对方 不中途打断 询问不明之处 适当归纳 不任意表露情绪,倾听的技巧,http:/,活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much.掌握主词、动词、形容词 明确数字 运用key word 列点说明:可了解发言重点,归纳出主题方向一言以蔽之,记录的技巧,http:/,小练习-速记,http:/,发言的促动:让大家想发言,并说出想表达的意见。工作分配的促动:鼓励大家主动认领工作,掌握成功的机会。创意的促动:提出一些其他产品的优点,激发大家的创意,将别人的优点用

8、于我们的产品上。问题的促动:主持人应提出一些问题让与会人员了解问题的状况。感情的促动:主持人除了要让与会者体会到你的关怀、感恩、自责、包容、肯定外,还要让与会者自动自发创造和谐的气氛。,会议主持人的工作-促动,http:/,思考,会而不议 议而不决决而不行 行而无果,?,回忆一下，常见的会议问题有哪些？,http:/,会议中的问题,人身攻击 对策:对双方进行安抚 重申议事规则 重提主题进行讨论,http:/,离题 对策:兜一圈切回主题 给予肯定再切断话题 将离题的议题留置最后再做讨论。请他做归纳或替他做归纳。事先请将规则讲清楚 发言限定时间。,会议中的问题,http:/,争议不下对策:暂停会议

9、休会20分钟以上。参与第三者的意见。将双方意见列表比较。进行不记名投票。重整双方意见提出新的方案。重申共同利益。,会议中的问题,http:/,抱怨 对策:同情其不满的情绪。归纳其不满的原因。寻求解决的方法。上级领导发言过于投入对策:装傻发问 重新提出问题 幽默有技巧的提醒长官,会议中的问题,http:/,短话长说 对策:适时的制止发言。梳理其具体的想法。时间不足 对策:选择重要的议题进行讨论。限制发言人数(可事先登记)。限制发言时间。,时间 TIME,会议中的问题,http:/,争功诿过 对策:主持人应制止不当的发言,并给予其适当的肯定。引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定

10、。为反对而反对 对策:请他提出更好的对策。引导他思考是否有考虑周到。,会议中的问题,http:/,独占发言 对策:主持人制止其行为。说明规则并强制执行。消极的话 对策:对发言者的情绪表示理解。提振士气,拟定共同目标。呼喊精神口号。,会议中的问题,http:/,主持会议的原则,以人为本主持人应尊重、肯定与会人员,让每 位与会人员受尊重且能够自我发展。停止操控应在会议中集思广益、促成组织 学习、培养与会能力。不可用职权来控制议程、只求个人决议。目标与过程兼得在过程中达到目标,让每 个人享受到学习的过程。对事不对人 感觉与理性兼顾 解决问题也处理情绪,http:/,积极的发言 明确的发言 尊重的发言 坦承的发言 客观的发言 针对主题,如何发言,http:/,会议内容 什么是成功的会议？与会规则 会议通知需知 决议追踪 主持人如何开场、如何总结、如何让大家发言？主持人如何发问、如何倾听、如何做好会议记录？会议中常见的问题及对策 主持会议的原则,回顾与总结,http:/,周会月会,各小组任意选择一个会议主题进行练习（备注：会议主题即培训开场时各小组讨论的结果）,学以致用-角色演练,http:/,THE END!,http:/,